Office 365 vs Exchange Online — ¿Cuál es la diferencia? Con un aumento en la adopción de patrones de trabajo híbridos, un número creciente de empresas optan por un conjunto completo de herramientas de productividad para alcanzar sus objetivos comerciales.
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Microsoft 365 y Exchange Online son dos herramientas robustas con funciones como:
- Trabajo colaborativo – Sus equipos pueden trabajar juntos en sincronía con las últimas actualizaciones en el flujo de trabajo con funciones como — compartir archivos o documentos al instante, chats, programar o asistir a reuniones y conferencias en línea utilizando aplicaciones como Skype, etc. Esto permite a sus equipos colaborar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Seguridad de datos – Teniendo en cuenta la sensibilidad de los correos electrónicos comerciales y otros contenidos, los datos están protegidos con cifrado de última generación y autenticación de dos factores (2FA).
- Almacenamiento en la nube – Estas herramientas proporcionan un almacenamiento extenso, como Office 365 que ofrece 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario dependiendo del plan de suscripción elegido.
- Gestión de datos – Archivado de datos, clasificación, búsqueda, programación de correos electrónicos, mensajería, etc. son características orientadas a la productividad.
En esta publicación de blog, comparamos Office 365 directamente con Exchange Online para ayudarlo a comprender las diferencias clave entre las dos herramientas de productividad y poner fin a su incansable viaje de elegir entre ellas según las prioridades específicas de su negocio.
En esta entrada de blog, comparamos Office 365 y Exchange Online para ayudarlo a comprender las principales diferencias entre estas dos herramientas de productividad y poner fin a su interminable búsqueda de elegir entre ellas según sus prioridades comerciales específicas.
Office 365
La primera herramienta es Microsoft 365 (anteriormente llamada Office 365). Bueno, es un software basado en la nube que le ayuda a alcanzar objetivos comerciales con su robusta seguridad, productividad del usuario y autenticidad. Su suite de productividad viene equipada con potentes herramientas como SharePoint, Exchange, Word y más. Evidentemente, también puede acceder a su control de versiones con valor agregado para co-autoría que se introdujo con el lanzamiento de Office 2016.
De acuerdo con un estudio reciente, casi el 75% de las empresas del Fortune 500 tienen actualmente una licencia de Microsoft 365.
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Características de Office 365
- Permite la colaboración en tiempo real en línea colaboración con aplicaciones como SharePoint.
- Archivos y documentos se pueden acceder desde cualquier lugar utilizando una conexión a Internet conexión.
- Ofrece almacenamiento en la nube seguro con una sólida autenticación de dos factores almacenamiento autenticación.
- Permite una comunicación ininterrumpida entre los equipos mediante aplicaciones como Skype y Outlook.
- Proporciona un flujo de trabajo y gestión de tareas eficientes con Microsoft Planner.
- Ofrece un análisis detallado del rendimiento y áreas de mejora.
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Ventajas de Office 365
Comunicación eficiente para la colaboración en equipo
A continuación, Office 365 ofrece aplicaciones como ‘Skype para Negocios’, Teams, Yammer y Outlook para mantener a sus equipos bien conectados en cualquier lugar y en cualquier momento. La comunicación a través de las divisiones se centra y es directa.
- Skype — para realizar videoconferencias, reuniones de negocios, etc. La comunicación puede continuar en otros dispositivos (usando Teams) incluso después de salir de la aplicación de escritorio.
- Outlook — te mantiene interconectado con su rica bandeja de entrada de correo electrónico.
- Teams — actúa como una plataforma de mensajería instantánea, mediante la cual puedes enviar mensajes y compartir archivos al mismo tiempo.
- Yammer — es como una comunidad social que te permite conectarte abiertamente con tu organización.
Microsoft Power Map Para Información Útil
Además, el Power Map de Excel de Office 365 es una herramienta interactiva de visualización de datos en tres dimensiones que te permite obtener información útil que no está disponible en un gráfico o tabla en 2D. Siendo parte de la plataforma Power BI, es experta en proporcionar soluciones para analizar datos, compartir información y visualizar los datos.
La herramienta en 3D también te permite filtrar datos utilizando filtros como:
- Lista
- Rango
- Avanzado
Microsoft Planner Para Un Flujo De Trabajo Organizado
De ahora en adelante, Office 365 le permite utilizar su aplicación Microsoft Planner, que está disponible en sus tres planes. Le permite organizar su trabajo en equipo con gestión de tareas visuales de manera intuitiva y colaborativa.
- Puede acceder a todos los detalles importantes de la tarea en un solo lugar.
- No requiere conocimientos previos de herramientas. Las tablas Kanban se crean en poco tiempo.
- Administre sus tareas desde el Planificador, así como las tareas individuales en otras aplicaciones de Microsoft en un solo lugar.
- El Planificador está conectado y sincronizado con otras aplicaciones de Microsoft, como SharePoint, Microsoft To Do, etc., para una gestión eficiente del trabajo mediante una vista de 360 grados.
Acceso fácil
Microsoft 365 te permite acceder a él de forma remota (con internet) con facilidad, ahorrándote las molestias de configurar un Red Privada Virtual. Funciona sin problemas con tecnologías asistenciales como lectores de pantalla, teclados en diferentes dispositivos, etc.
Además, permite un acceso rápido para navegar con ‘Tell Me’ en lugar de usar la cinta de comandos. Esta herramienta ayuda en la formato o en obtener ayuda al utilizar varias aplicaciones de Office. Su amplia gama de herramientas de accesibilidad puede ayudarte a alcanzar tus objetivos empresariales más rápidamente.
Contras de Office 365
Usabilidad Compleja
Aquí, Office 365 es menos intuitivo en comparación con otras herramientas competitivas y requiere experiencia y conocimientos previos para comprender su funcionamiento. La función de ayuda contiene terminología técnica que puede ser difícil para los usuarios nuevos.
Actualizaciones Constantes Provocan Caída en la Productividad
Office 365 lanza actualizaciones y nuevas características de forma regular, lo que puede ser interesante para los miembros del equipo con conocimientos técnicos, pero podría ralentizar el flujo de trabajo de tu equipo en su conjunto si algunos miembros no tienen un (más o menos) fondo técnico.
Además, las actualizaciones (que no se ajustan al conveniencia o preferencia del usuario) afectan los patrones de trabajo existentes a los que los usuarios deben haberse acostumbrado. En conjunto, esto afecta la gráfica de productividad de una empresa.
A continuación, con Office 365 vs Exchange Online — ¿Cuál es la diferencia? discutiremos Exchange Online.
Exchange Online
La segunda herramienta que estamos comparando en este artículo es Microsoft Exchange Online. Otra solución basada en la nube correo electrónico y calendario que se basa en Microsoft Exchange Server. Te ayuda a colaborar en tus documentos comerciales y te proporciona una bandeja de entrada organizada que prioriza tus correos electrónicos según tu estilo de trabajo.
De acuerdo con una encuesta de 2022, hay aproximadamente 300,000 servidores Exchange Online (que son servidores físicos Windows) que soportan 7.3 mil millones de buzones de correo.
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Como una solución de mensajería hospedada, ofrece tareas, correos electrónicos y contactos desde la web, dispositivos móviles y PCs. La característica más beneficiosa de esta herramienta es que te permite obtener control completo sobre los servicios de mensajería ofrecidos.
Características de Exchange Online
- Facilita la integración con herramientas como Skype para Negocios y SharePoint.
- Protege todos los datos críticos con su herramienta de Prevención de Pérdida de Datos (DLP).
- Permite acceso remoto a datos como contactos, correos electrónicos, calendarios, etc. desde todos los principales navegadores.
- El Centro de Descubrimiento In-Place de Exchange Online (que gestiona el costo de las funciones de cumplimiento de gestión) permite compartir datos entre aplicaciones como Exchange, SharePoint y Skype para Exchange.
- Proporciona seguridad para múltiples dispositivos.
- Cuenta con una interfaz amigable para facilitar la adaptabilidad.
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Ventajas de Exchange Online
Seguridad de datos con DLP
Sin embargo, Microsoft Exchange Online ofrece una Prevención de Pérdida de Datos herramienta que te permite gestionar fácilmente datos sensibles. Dado que las empresas de nivel empresarial involucran ampliamente el intercambio de correos electrónicos que contienen datos críticos para las comunicaciones comerciales, DLP garantiza su seguridad sin obstaculizar el flujo de trabajo.
La política DLP es personalizable. Una característica importante de la regla de flujo de correo de la política DLP es que puede realizar un análisis de datos exhaustivo utilizando coincidencias de diccionarios, coincidencias de palabras clave y otros métodos de evaluación de contenido. Esto también previene situaciones críticas en las que se comparten erróneamente datos sensibles.
Exchange Online cuenta con herramientas integradas de anti-malware y anti-spam, y sus políticas son personalizables. Viene con Administración de Cuarentena para Administradores y Autogestión de Cuarentena para Usuarios Finales.
Caja de entrada
Una caja de entrada eficiente es otro beneficio, donde puede personalizarse con características más inteligentes que permiten una vista e interacción organizadas. De hecho, sus funciones de búsqueda mejoradas te brindan resultados más precisos en poco tiempo. Conéctate fácilmente con la línea interna de las aplicaciones comerciales con personalizaciones utilizando complementos personalizados.
En caso de una bandeja de entrada eliminada accidentalmente, puede fácilmente recuperar los archivos con la ayuda de un soporte eficiente. Esta solicitud de recuperación se puede presentar al equipo de soporte dentro de los 30 días. Además, proporciona enrutamiento personalizado para el correo saliente.
Aumento de la Productividad y Flujo de Trabajo Organizado
Exchange Online ofrece diversas opciones de comunicación a través de diferentes dispositivos. Le proporciona una comunicación sin problemas con características como bandeja de entrada de grupo, tablas de conversación y calendario.
Utilice OneDrive para realizar cambios en tiempo real en los archivos. Además,compartir información con los equipos es más sencillo y rápido utilizando los grupos de Office 365.
Protección Activa Contra Amenazas de Correo Electrónico
Con una herramienta de defensa incorporada, Exchange Online protege fácilmente contra cualquier tipo de amenazas por correo electrónico o intentos de phishing. Su filtrado de correo basura de varias capas evita que su bandeja de entrada reciba correos electrónicos no deseados sofisticados. Además, cuando los servidores de Exchange Online se conectan con otros servidores, utiliza TLS (Transport Layer Security) para cifrar las conexiones.
Desventajas de Exchange Online
Solución de problemas desafiante
En caso de que surja un problema en Exchange Online, identificar la fuente del problema y solucionarlo es difícil. Estos problemas a veces son ingobernables incluso para administradores experimentados y solo pueden ser solucionados por individuos expertos en MS Exchange.
Entrega deficiente
Se han reportado problemas de fallo en la entrega de mensajes sin ninguna razón válida que lo justifique. Además, la clasificación de correo electrónico por la aplicación es errática, ya que a veces los correos electrónicos principales se marcan como spam. Esto puede afectar directamente el rendimiento y el crecimiento de una empresa.
Ahora llegamos a la parte principal del artículo Office 365 vs Exchange Online — ¿Cuál es la diferencia?
Office 365 vs Exchange Online — ¿Cuál es la diferencia?
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Funcionalidad
Microsoft 365
La funcionalidad de esta plataforma basada en la nube funciona como una herramienta de colaboración y administración para empresas. Su suite completa de herramientas de productividad potenciadas ofrece una amplia gama de aplicaciones como MS Word, MS Excel, MS Outlook y MS PowerPoint, que son aplicaciones específicas de escritorio. Sus aplicaciones basadas en servidores incluyen SharePoint y Exchange.
Microsoft Exchange Online
Del mismo modo, es un servicio de correo electrónico basado en la nube que se enfoca en mantener sus datos de correo electrónico y contenido en la nube organizado. Categóricamente, Exchange online es una de las muchas aplicaciones de Office 365. Funciona como un servicio de alojamiento de correo electrónico que envía correos electrónicos, contactos y tareas desde la web, dispositivos móviles o PCs.
Colaboración
Office 365
Permite colaborar a través de grupos de distribución o listas de distribución en Outlook, y a través de carpetas públicas y buzones compartidos. A su vez, permite crear o unirse a grupos a través de correo electrónico o calendario. Con la ayuda de buzones compartidos, que también actúan como buzones genéricos, sus clientes pueden hacer fácilmente consultas sobre sus servicios.
Además, tu equipo comparte o edita contenido en tiempo real utilizando las herramientas de colaboración de Microsoft. Esto garantiza un trabajo bien conectado dentro de los equipos, asegurando un flujo de trabajo sin problemas y un crecimiento de ingresos.
Exchange Online
Siendo una aplicación de mensajería alojada, Exchange online te empodera a ti y a tus equipos para mantener una buena conexión a través de su bandeja de entrada de correo electrónico rica en funciones. Todas las características vienen con un conjunto de beneficios y experiencias de usuario para adaptarse a las necesidades de tu negocio:
- Buzones compartidos – Actúa como un buzón centralizado con múltiples usuarios autorizados. Estos usuarios envían o leen mensajes de correo electrónico para compartir un calendario común.
- Grupos – Consiste en dos o más contactos en una libreta de direcciones común que pueden recibir todos los mensajes (enviados al grupo) juntos. Ayuda a segregar los correos electrónicos según la estructura laboral, departamentos, etc.
- Carpetas Públicas – Al trabajar en una organización o equipo, las carpetas públicas facilitan la recopilación, organización y compartición de información entre los miembros. El contenido en una carpeta pública se organiza jerárquicamente para facilitar la clasificación y búsqueda de datos.
Adecuación para el negocio
Office 365
Ideal para negocios (principalmente empresas) que requieren abundancia de programación de tareas, mensajería, atención al cliente y administración de tiendas. Estas tareas requieren enormes esfuerzos colaborativos. Por lo tanto, las herramientas de Office 365 como Skype, OneDrive, SharePoint, Teams, etc., apoyan estos requisitos ofreciendo:
- Medio sólido de comunicación constante entre los miembros del equipo desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Una capacidad adecuada de almacenamiento de datos.
- A system that keeps your data well-organized and efficiently managed.
Exchange Online
Dado que Exchange Online es esencialmente una solución de mensajería alojada, es más adecuado para empresas (o PYMES) donde la mayoría de los servicios implican menos colaboración y la mayoría de las funciones de correo electrónico. Como Exchange Online proporciona opciones avanzadas de seguimiento y administración de correo electrónico (incluidas herramientas de seguridad de datos sólidas), su negocio se beneficia de él si se ocupa de tareas administrativas y correos electrónicos.
Licencias y escalabilidad
Office 365
Cada usuario de Microsoft 365 puede instalar aplicaciones en hasta 5 escritorios. Cada instalación se activa automáticamente gracias al servicio en la nube asociado a Office 365.
Puedes personalizar las herramientas (o usar una combinación de aplicaciones personalizada) de Office 365 según lo requiera tu negocio. Agregar un nuevo usuario o eliminar uno antiguo se realiza simplemente agregando o eliminando la licencia del usuario.
Exchange Online
Totalmente basado en la nube, por lo que su licencia está disponible a un costo mensual por usuario. Ofrece una escalabilidad sin esfuerzo para su negocio a nivel global. Esta herramienta siendo un correo electrónico basado en la nube hace que la expansión de negocios sea asequible y alcanzable.
Precios
Office 365
Ofrece dos planes de alto valor con características emocionantes para su negocio y uso individual:
- Microsoft 365 Family a $99.99/año – Ofrece uso simultáneo en hasta cinco dispositivos y por 1-6 personas; es compatible con Mac, PC, iPhone, iPad, teléfonos y tabletas Android; tiene 6TB de almacenamiento en la nube (1TB/persona), y más.
- Microsoft 365 Personal a $69.99/año – Ofrece uso en hasta cinco dispositivos; es compatible con PC, iPhone, Mac, Tabletas y Teléfonos Android; 1TB de almacenamiento en la nube.
- Office Home and Student 2021 a $149.99 (compra única) – Accesible en 1 PC o Mac, ofrece Word, Excel y PowerPoint.
Exchange Online
Ofrece tres planes de pago con características extensas para ayudar a que su negocio crezca:
- Exchange Online (Plan 1) a $4/usuario por mes – Ofrece 50 GB de almacenamiento de buzones con una capacidad de correo electrónico de 150 MB, un buzón enfocado para un seguimiento de mensajes fácil, y más.
- Intercambio en línea (Plan 1) a $8/usuario por mes – Además de todo lo que ofrece el Plan 1, incluye DLP (Prevención de Pérdida de Datos) integrada, buzón de 100 GB, servicios de voz en la nube y más.
- Microsoft 365 Business Standard a $12.5/usuario por mes – Ofrece todo lo mencionado en el Plan 1, versión de escritorio de las aplicaciones de Office, 1 TB de almacenamiento en OneDrive y más.
Ideal para pequeñas empresas, los planes de Intercambio en línea ahorran el costo más alto de la licencia en el sitio y del servidor.
Control de Infraestructura
Office 365
No te da acceso directo a sus servidores. Esto limita tu control sobre el acceso, la configuración o las actualizaciones del sistema. En caso de un error técnico, solo un profesional de Microsoft experimentado puede solucionarlo.
Intercambio en línea
Te permite tener control sobre la infraestructura, incluyendo configuración y accesibilidad. En caso de un problema técnico, cualquier profesional de TI experimentado podría resolver el asunto. Además, te permite tener un control completo sobre la protección y soberanía de tus datos.
Recuperación ante desastres
Microsoft 365
Mientras tanto, Microsoft 365 viene con Automatización de la recuperación ante desastres de Windows 365, que permite un proceso automático de recuperación. Actuando como una herramienta para desastres, Office 365 hace copias de seguridad de todos sus datos valiosos y activos en línea.
Además, OneDrive incluye una papelera de reciclaje, que almacena los elementos eliminados y se pueden recuperar desde allí. En caso de que uno o más archivos se corrompan, eliminen o infecten, OneDrive se puede restaurar a un momento anterior.
Exchange Online
Por último, Exchange Online incluye una carpeta de Elementos eliminados. En caso de que accidentalmente haya eliminado algunos datos, archivo o documento, se puede recuperar desde esta carpeta. Una vez que los datos se extraen, se pueden fusionar con una carpeta existente o crear una nueva. Esto se hace sin afectar el acceso del usuario a los datos actuales.
Gracias por leer Office 365 vs Exchange Online: ¿Cuál es la diferencia? Vamos a concluir este artículo ahora.
Office 365 vs Exchange Online: ¿Cuál es la diferencia? (Conclusión)
Definitivamente entendemos que puede ser desafiante elegir uno de estas dos herramientas de productividad basadas en la nube y con muchas características. Por lo tanto, debes entender:
- tus necesidades específicas para tu negocio,
- las funciones principales que afectan el crecimiento de tus ingresos,
- si tu equipo de trabajo es capaz de adaptarse a la nueva estructura,
- si la colaboración y la gestión de tareas son tu prioridad o si es la gestión de clientes y la programación de tareas lo que impulsa tu negocio.
Teniendo en cuenta los factores anteriores, si la colaboración y la comunicación definen el flujo de trabajo y los requisitos de tu equipo (generalmente necesarios para empresas grandes y corporaciones), Office 365 es una elección viable.
Mientras que si eres una empresa que requiere enviar y recibir correos electrónicos de manera extensa, almacenar calendarios o contenido en la nube (generalmente necesario para startups y pymes), entonces Exchange Online puede ser una elección sensata.
Source:
https://infrasos.com/office-365-vs-exchange-online-whats-the-difference/