Office 365 vs Exchange Online — What’s the Difference?

教學

Office 365 vs Exchange Online — 有什麼不同？隨著混合工作模式的增加，越來越多的企業選擇了一套全面的生產力工具套件來實現他們的業務目標。

圖片來源：formstack

Microsoft 365和Exchange Online是兩個功能強大的工具，具有以下功能：

  • 協作工作 – 您的團隊可以通過即時文件或文件共享、聊天、安排或參加線上會議和使用Skype等應用程序來同步工作流程的最新更新。這使您的團隊可以隨時隨地進行協作。
  • 資料安全 – 考慮到商業郵件和其他內容的敏感性，數據使用最先進的加密技術進行保護，並採用雙因素認證（2FA）。
  • 存儲空間 – 這些工具提供廣泛的存儲空間，例如 Office 365 根據所選訂閱計劃，每位用戶提供 1 TB 的雲存儲。
  • 數據管理 – 數據存檔、排序、搜索、郵件排程、消息等均作為生產力導向功能。在這篇博客文章中，我們將 Office 365 直接與 Exchange Online 進行比較，幫助您了解這兩個生產力工具之間的主要區別，從而結束您在根據特定業務優先事項之間做出選擇的不懈旅程。

在這篇部落格文章中，我們將Office 365與Exchange Online進行比較，幫助您理解這兩種生產力工具之間的主要差異，並結束您根據特定業務優先級在兩者之間做出選擇的不懈旅程。

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Office 365

首先，我們來看Microsoft 365（以前稱為Office 365）。它是一款基於雲端的軟件，幫助您通過其強大的安全性、用戶生產力和真實性實現業務目標。它的生產力套件包含強大的工具，如SharePoint、Exchange、Word等。顯然，您還可以訪問其增值的版本控制功能，這是共同創作隨著Office 2016的推出而引入的。

根據最近的研究，目前將近75%的財富500強公司擁有Microsoft 365的授權。

圖片來源：ITSolutions

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Office 365的功能

  • 允許使用SharePoint等應用程式進行即時在線協作。

     

  • 文件和檔案可以透過網際網路連接從任何地方存取。

     

  • 提供具有強大雙因素驗證的安全雲端儲存。

     

  • 啟用團隊內部無間斷通訊，使用Skype和Outlook等應用程式。

     

  • 提供高效的流程和任務管理，使用Microsoft Planner。

     

  • 提供詳細的績效分析和改進領域。

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Office 365的優點

團隊協作的高效通訊

接下來，Office 365提供如’Skype for Business’、Teams、Yammer和Outlook等應用程式，確保您的團隊在任何地方和任何時間都能保持良好聯繫。跨部門的通訊因此得以集中和直接。  

  • Skype —用於舉行視訊會議、商務會議等。即使在退出桌面應用程式後，通訊也可以在其他設備（使用Teams）上繼續進行。

     

  • Outlook — 提供您一個功能豐富的電子郵件收件箱，讓您保持互聯互通。

     

  • Teams — 作為一個即時通訊平台，您可以通過它同時發送消息和共享文件。

     

  • Yammer — 就像一個社交社區，讓您可以公開地與您的組織連接。

Microsoft Power Map 提供有用洞察

此外，Office 365 的 Excel 的 Power Map 是一個互動式的三維數據可視化工具，允許您獲得在二維圖表或表格中無法獲得的實用洞察。作為 Power BI 平台 的一部分，它在提供數據分析、共享數據洞察和 可視化 數據方面非常熟練。

這個三維工具還允許您使用以下過濾器過濾數據：

  • 列表
  • 範圍 
  • 高級

Microsoft Planner 為有組織的工作流程

從今以後，Office 365允許您使用其Microsoft Planner應用程式，該應用程式在其所有三個計劃中均可使用。它讓您以視覺化任務管理的方式組織團隊工作，採用直觀且協作的方法。

  • 您可以在一個地方訪問所有重要任務的詳細信息。 
  • 它不需要任何先前的工具知識。看板可以在短時間內創建。 
  • 您可以在Planner中管理任務，也可以在其他Microsoft應用程式中管理單個任務，所有這些都在一個地方。 
  • Planner與其他Microsoft應用程式（如SharePoint、Microsoft To Do等）連接並同步，以便通過360度視圖進行高效的工作管理。

易於訪問

Microsoft 365 允許您遠端存取（透過網際網路），輕鬆省去了設定虛擬私人網路的麻煩。它與輔助技術如螢幕閱讀器、不同裝置上的鍵盤等配合無間。

此外，它允許快速存取使用「告訴我」功能，而非使用命令列。這個工具在格式化或在使用各種Office應用程式時尋求幫助時很有用。其廣泛的輔助工具可以幫助您更快地實現業務目標。

 

Office 365的缺點

使用複雜度

在這裡，Office 365相比於其他競爭工具來說，直覺性較低，需要經驗和事先知識才能理解其工作方式。幫助功能包含可能對新用戶來說難以理解的技術術語。

 

持續更新導致生產力下降

Office 365經常推出更新和新功能，對於技術嫻熟的團隊成員來說可能很有趣，但如果團隊中有些成員沒有（某種程度上的）技術背景，可能會整體上減慢團隊的工作流程。

此外，這些更新（並非按照用戶的便利或偏好進行）影響了用戶必須習慣的現有工作模式。總體而言，這影響了公司的生產力圖表。

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接下來，在Office 365與Exchange Online之間的區別中，我們將討論Exchange Online。

Exchange Online

本文中比較的第二個工具是Microsoft Exchange Online。這是另一個基於雲的電子郵件和日曆解決方案，基於Microsoft Exchange Server。它幫助您協作您的業務文檔，並為您提供一個有組織的收件箱，根據您的工作風格優先處理您的郵件。

根據一項2022年的調查，大約有300,000台Exchange Online伺服器（這些是實體的Windows伺服器）支援著73億個郵箱。

圖片來源：Speedster

作為一個託管的訊息解決方案，它從網絡、移動設備和個人電腦提供任務、電子郵件和聯繫人。這個工具最有益的特點是它允許您獲得完全控制訊息服務的提供。

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Exchange Online的特點

  • 提供與Skype for Business和SharePoint等工具的簡單整合。

     

  • 保護所有關鍵數據與其數據遺失防護（DLP）工具。

     

  • 允許遠程訪問數據，如聯繫人、電子郵件、日曆等，從所有主要瀏覽器。

     

  • Exchange Online的就地電子發現中心（管理合規性成本功能管理）允許數據在應用程序之間共享，如Exchange、SharePoint和Skype for Exchange。

     

  • 提供多設備安全。

     

  • 具有用戶友好的界面，便於適應。

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Exchange Online的優點

數據安全與DLP

然而，Microsoft Exchange Online 提供了一個數據丟失防護工具，使您能夠輕鬆管理敏感數據。由於企業級業務廣泛涉及包含關鍵數據的電子郵件共享，用於業務通信，DLP 確保其安全而不妨礙工作流程。

DLP 政策是可定制的。DLP 政策郵件流規則的一個重要特點是，它可以使用字典匹配、關鍵字匹配和其他內容評估方法進行廣泛的數據分析。這也防止了涉及敏感數據被誤共享的關鍵情況。

Exchange Online 具有內置的反惡意軟件和反垃圾郵件工具，其政策是可定制的。它帶有隔離管理員管理和隔離終端用戶自我管理。

 

強大的收件箱

高效收件箱是另一個好處，它可以通過更智能的功能個性化，實現更有組織的視圖和交互。事實上，其增強的搜索功能使您能夠在短時間內獲得更準確的結果。通過使用添加項進行自定義，輕鬆連接到業務應用程序的內部線路。

萬一不小心刪除了郵箱，您可以輕鬆地恢復文件，這得益於高效的支持。您可以在30天內向支持團隊提出恢復請求。此外，還提供出站郵件的自定義路由。

 

提高生產力和組織工作流程

Exchange Online通過不同的設備提供各種通信選項。提供您無縫通信的功能，如群組收件箱、對話表和日曆。

使用OneDrive對文件進行即時更改。此外，與團隊分享信息變得更加簡單和快速，使用Office 365群組。

 

主動防護電子郵件威脅

內建防禦工具的Exchange Online能夠有效防護各種電子郵件威脅或釣魚攻擊。其多層次的垃圾郵件過濾功能讓您的收件箱免受精密的垃圾郵件騷擾。此外，當Exchange Online伺服器與其他伺服器連接時，它使用TLS（傳輸層安全協議）來加密連接。

 

Exchange Online的缺點

解決問題的挑戰

若在Exchange Online中出現問題，確定問題來源並進行修復是困難的。有時候，這些問題即使是經驗豐富的管理員也難以處理，只能由具備MS Exchange專業知識的人員來解決。

 

交付能力差

有報告指出，存在無合理理由的郵件交付失敗問題。此外，應用程式對郵件的分類不穩定，有時主要郵件會被標記為垃圾郵件。這可能直接影響公司的性能和成長。

現在我們來到文章的主題：Office 365與Exchange Online之間的區別是什麼？

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Office 365與Exchange Online — 有何不同？

圖片來源：O365CloudExperts

功能性

Microsoft 365

這個基於雲的平台的功能作為企業的協作和管理工具。它提供了全面且功能強大的生產力工具套件，包括MS Word、MS Excel、MS Outlook和MS PowerPoint等桌面特定應用程序。其基於服務器的應用程序包括SharePoint和Exchange。 

Microsoft Exchange Online

同樣地，它是一個專注於組織您的電子郵件數據和雲內容的基於雲的電子郵件服務。從本質上講，Exchange Online是Office 365提供的眾多應用程序之一。它作為一個電子郵件託管服務，從網絡、移動設備或PC發送電子郵件、聯繫人和任務。

 

協作

Office 365

它允許您透過Outlook中的分發群組或分發列表進行協作，並透過公用資料夾和共用郵箱進行協作。反過來，它使您能夠透過電子郵件或日曆建立或加入群組。借助共用信箱的幫助，這些信箱也作為通用信箱，您的客戶可以輕鬆詢問您的服務。

此外，您的團隊透過使用Microsoft的團隊協作工具在實時共享或編輯內容。這確保了團隊內部的良好連接，確保無縫的工作流程和收入增長。

Exchange Online

作為托管消息應用程序，Exchange online使您和您的團隊能夠透過其功能豐富的電子郵件收件箱保持良好連接。所有功能都帶有一組相應的優點和用戶體驗，以適應您的業務需求：

  • 共用信箱 –它作為具有多個授權用戶的集中式信箱。這些用戶發送或閱讀電子郵件消息以共享一個共同的日曆。

     

  • 群組 –它由一個共同的地址簿中的兩個或更多聯繫人組成，他們都可以一起接收發送到群組的消息。它有助於根據工作結構，部門等將電子郵件進行分類。

     

  • 公用資料夾 – 在組織或團隊中工作時，公用資料夾使成員之間的資訊收集、組織和共享變得容易。公用資料夾中的內容以層次結構組織，以便於對數據進行排序和搜索。

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業務適用性

Office 365

適用於需要大量任務排程、訊息傳遞、客戶服務和管理商店的企業（主要是企業）。這些任務需要極大的協作努力。因此，Office 365工具，如Skype、OneDrive、SharePoint、Teams等，通過提供：

  • 團隊成員之間無論何時何地都能保持一致溝通的強大媒介。
  • 足夠的數據存儲容量。 
  • A system that keeps your data well-organized and efficiently managed.
Exchange Online

由於Exchange Online本質上是一種託管式訊息解決方案，因此最適合那些大多數服務涉及較少協作且大多數電子郵件功能的企業（或中小型企業）。由於Exchange Online提供先進的追蹤和電子郵件管理選項（包括強大的數據安全工具），如果您的企業處理行政任務和電子郵件，則可以從中受益。

 

許可和可擴展性

Office 365

每位Microsoft 365用戶可以在最多5台桌面電腦上安裝應用程式。每次安裝都會由與Office 365相關聯的基於雲端的服務自動激活。

您可以根據您的業務需求自定義Office 365的工具（或使用自定義應用程式組合）。添加新用戶或刪除舊用戶只需通過添加或移除用戶許可證即可完成。

Exchange Online

完全基於雲端，因此其許可證按每個用戶每月費用提供。為您的業務在全球範圍內提供輕鬆的可擴展性。這個基於雲端的電子郵件工具使得業務擴張變得經濟實惠且可實現。

價格

Office 365

它提供了兩個高價值計劃，具有令人興奮的功能，適用於您的業務以及個人使用：

  • Microsoft 365 家庭版，每年 $99.99 – 最多可在五台設備上同時使用，適用於 1-6 人；與 Mac、PC、iPhone、iPad、Android 手機和平板電腦兼容；提供 6TB 雲端存儲（每人 1TB），以及更多。

     

  • Microsoft 365 個人版，每年 $69.99 – 最多可在五台設備上使用；與 PC、iPhone、Mac、平板電腦和 Android 手機兼容；提供 1TB 雲端存儲。

     

  • Office 家用和學生版 2021，一次性購買 $149.99 – 可在 1 台 PC 或 Mac 上使用，提供 Word、Excel 和 PowerPoint。 
Exchange Online

它提供了三個付費計劃，具有廣泛的功能，幫助您的業務成長：

  • Exchange Online（計劃 1），每個用戶每月 $4 –  提供 50 GB 郵箱存儲，電子郵件容量為 150 MB，專注收件箱以便於消息追蹤，以及更多。

     

  • Exchange Online (Plan 1)，每位使用者每月$8 – 除了Plan 1的所有功能外，還提供內建的DLP（資料遺失防護），100 GB的郵箱，雲端語音信箱服務等。

     

  • Microsoft 365 Business Standard，每位使用者每月$12.5 – 提供Plan 1中提到的所有功能，Office應用程式的桌面版本，1 TB的OneDrive儲存空間等。

對於小型企業來說，Exchange Online計劃可以讓您避免更昂貴的本地和伺服器授權。

 

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基礎設施控制

Office 365

它不提供對其伺服器的直接訪問。這限制了您對訪問、配置或系統升級的控制。在技術錯誤的情況下，只有熟練的Microsoft專業人員可以糾正問題。 

Exchange Online

它允許您控制基礎設施，包括配置和可訪問性。在技術問題的情況下，任何有經驗的IT專業人員都能夠解決問題。此外，它允許您完全控制您的數據的保護和主權。

 

災難恢復

Microsoft 365

同時，Microsoft 365 附帶了自動化的 Windows 365 災難恢復，這使得恢復過程自動化。作為災難應對工具，Office 365 會將您所有寶貴的數據和資產備份到線上。

此外，OneDrive 包含一個回收站，用於存放已刪除的項目，並可以從中恢復。如果一個或多個文件被損壞、刪除或感染，OneDrive 可以恢復到先前的時間點。

Exchange Online

最後，Exchange Online 包含一個已刪除項目的文件夾。如果您不小心刪除了某些數據、文件或文檔，可以從此文件夾中恢復。一旦數據被提取，您可以將其合併到現有文件夾中或創建一個新文件夾。這樣做不會影響用戶對當前數據的訪問。

 

感謝您閱讀 Office 365 與 Exchange Online — 它們之間的區別。我們將在此結束本文。

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Office 365 vs Exchange Online — 有什麼差異？（結論）

我們確實了解從這兩個功能豐富的基於雲端的生產力工具中選擇一個可能會很具挑戰性。因此，您必須了解：

  • 您特定的業務需求，
  • 影響您收入增長的主要功能，
  • 您的工作人員是否能夠適應新的結構，
  • 如果協作和任務管理是您的首要考慮因素，還是客戶管理和任務排程推動您的業務？

考慮以上因素，如果協作和溝通決定了您的團隊工作流程和需求（通常是大型企業需要的），Office 365是一個可行的選擇。

而如果您的業務需要大量的電子郵件發送和接收，在雲端中存儲日曆或內容（通常是初創企業和中小企業需要的），那麼Exchange Online可能是一個明智的選擇。

Source:
https://infrasos.com/office-365-vs-exchange-online-whats-the-difference/