Exchange Online против Microsoft Office 365. Что лучше всего подходит для хостинга бизнес-почты?

Электронная почта – важный инструмент коммуникации для любого бизнеса. В какой-то момент каждая компания выбирает между сторонним и самостоятельным хостингом электронной почты. Если ваша компания до сих пор использует клиент электронной почты на месте, вы, вероятно, думали о хостинге на основе облака. Однако есть много аспектов, которые следует учитывать относительно хостинга корпоративной электронной почты перед миграцией с местных серверов в облако. И если вы решите мигрировать, стоит ли выбрать автономное решение для электронной почты или пакет, который покрывает несколько потребностей в вашей среде?

В этой статье мы рассмотрим основные моменты, которые следует учитывать при переходе с местного сервера на Exchange Online или полный набор Microsoft 365. Кроме того, вы найдете четкое описание и сравнение двух вариантов. Наконец, прочитав этот блог-пост, вы получите знания, чтобы выбрать подходящее решение для вашей компании.

Exchange Online против Microsoft Office 365

Сравнение Exchange Online и Microsoft Office 365 может быть запутанным, потому что функциональность этих двух продуктов полностью отличается.

Microsoft Office 365 – это облачный сервис программного обеспечения как услуга (SaaS) от Microsoft, который включает в себя такие приложения, как Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel и Outlook, среди других. В состав пакета также входят приложения на основе сервера, такие как SharePoint и Exchange. Но что такое Exchange Online именно?

Exchange Online – это облачный сервис электронной почты от Microsoft, который предоставляет доступ к электронной почте, контактам, календарям и задачам. Включенный в состав Microsoft Office 365, Exchange Online скорее является коллекцией инструментов, чем отдельным продуктом. Exchange Online обычно не конкурирует с Microsoft 365, а дополняет его.

Пользователи могут приобрести один продукт без другого. Например, вы можете приобрести планы Microsoft Exchange Online, не получая полный пакет Microsoft Office 365. В то же время некоторые планы не включают Exchange Online, такие как Microsoft 365 Apps. Всегда есть возможность перейти на Microsoft 365, даже если пользователь сначала выберет только Exchange Online.

Перед сравнением Exchange Online и Microsoft 365 важно избежать путаницы между Exchange Online и Exchange Server, а также между Microsoft 365 и Office 365. Когда все концепции ясны, легче понять, что лучше всего соответствует потребностям вашей компании.

Exchange Online против Exchange Server

Из-за сходства эти два продукта часто путаются, хотя Exchange Online и Exchange Server существенно отличаются. Основные различия заключаются в следующем:

• Сервер. В то время как Microsoft Exchange Online полностью основан на облаке, Exchange Server размещается на выделенных виртуальных или физических серверах.
• Лицензирование. Для работы с Microsoft Exchange Server требуются лицензии на сервер и клиента, в то время как для Microsoft Exchange Online вы платите ежемесячную плату за пользователя.
• Масштабируемость. Microsoft Exchange Online может легко масштабироваться и изменяться как облачное решение, в то время как для Exchange Server это более сложно.

Microsoft 365 против Office 365

В апреле 2020 года произошла изменение бренда Microsoft, и Office 365 стал Microsoft 365. Microsoft объяснила это решение как возможность отражать больше преимуществ и функций, предлагаемых в подписных планах. В основном, только брендинг изменился, в то время как цена и функциональность набора остались прежними.

Microsoft Office 365 против Exchange Online. Как выбрать

Выбор самостоятельного почтового решения или многофункционального набора зависит от потребностей вашего бизнеса. Однако перед принятием окончательного решения следует учитывать несколько аспектов.

Размер бизнеса

Обычно у небольших компаний простая структура. Поэтому многие из них могут безупречно функционировать только с Exchange Online. Конечно, все зависит от каждого конкретного случая, и потребности каждой компании различны. Однако малым предприятиям часто не нужны расширенные функции, которые предлагает Microsoft 365. В то же время, если у вашей компании много сотрудников или сложная структура, Microsoft 365 может быть идеальным вариантом для улучшения операционного процесса.

Сотрудничество

Выбор зависит от того, насколько коллективной является ваша среда. Даже если ваш бизнес небольшой, но все строится на командной работе, вам следует рассмотреть возможность выбора одного из планов Microsoft 365. Таким образом, вы получаете доступ к различным инструментам бизнес-коммуникации (Microsoft Teams, Skype для бизнеса и т. д.), Чтобы упростить рабочий процесс и сделать сотрудничество более эффективным.

Тип бизнеса

При выборе следует учитывать характер вашей компании. Например, если вашему бизнесу требуется система управления данными, решение по хранению данных и коммуникация между сотрудниками, вы можете рассмотреть один из планов Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive и Microsoft Teams – всего лишь несколько приложений, которые могут быть полезны для вашего бизнеса. Однако, если потребности вашей компании ограничиваются электронными взаимодействиями, вы можете легко выбрать только Exchange Online.

Стоимость

Конечно, цена является важным фактором при выборе любого решения для вашего бизнеса. В данном случае стоимость зависит от выбранного плана. Например, Exchange Online стоит от 4 до 8 долларов в месяц на пользователя, тогда как Microsoft 365 начинается с 5 долларов в месяц на пользователя, достигает 20 долларов в месяц за бизнес-пакеты и до 57 долларов в месяц за корпоративный план. Самые дешевые планы отличаются всего на один доллар и предоставляют Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint Online в дополнение к Exchange Online.

Миграция электронной почты на Microsoft 365 и Exchange Online

Если вы решите перейти с Exchange Online на Microsoft 365, это не сильно изменит ваш рабочий процесс. Microsoft 365 расширит возможности совместной работы и коммуникации, а также интегрирует некоторые другие варианты для облегчения операционного процесса. Хотя для этих обновлений может потребоваться некоторое время и ресурсы, этот процесс не является переломным.

Однако, если вы переходите от локальных услуг к облачным, есть много вещей, которые нужно учесть. Надежно ли это решение? Как следует реорганизовать работу? А что насчет отраслевых нормативов, таких как политика хранения данных и шифрования? Это лишь несколько вопросов, которые нужно обдумать при выборе.

Если вы все же решите перейти на Microsoft 365 или Exchange Online, помните, что резервное копирование Microsoft Office — лучший способ защитить ваши данные и сэкономить время и ресурсы в случае инцидента с потерей данных. Перед переходом на Exchange Online или один из планов Microsoft 365, следует учесть несколько критических аспектов, связанных с размещением бизнес-почты. Во-первых, определите, какое у вас текущее почтовое решение, чтобы понять, какие у вас есть варианты миграции. Чтобы избежать трудностей и дополнительных расходов, убедитесь, что все пользователи сети используют Office 2010 или новее. Возможны следующие проблемы:

• Доступ к записям системы доменных имен (DNS). Изменение записей DNS обычно занимает менее часа, если все идет гладко. Однако отсутствие доступа к записям DNS может быть проблематичным, что приводит к значительным задержкам. При переходе на Microsoft 365 вам потребуется доступ к DNS, чтобы подтвердить право собственности на домен и направить электронные письма в новые почтовые ящики. В противном случае все письма будут отправлены на старый сервер.

• Решения и устройства для пересылки электронной почты. Перед миграцией важно подумать о ваших сетевых устройствах, таких как принтеры и сканеры. Вы можете столкнуться с уведомлениями о сбоях и ваши отсканированные документы не будут правильно отправляться по электронной почте. Чтобы избежать этих проблем, выполните полный инвентарь устройств и сервисов, связанных с почтовым сервером. И при миграции убедитесь, что все подключено к вашему новому облачному серверу.

• Соблюдение политики паролей. Помните, что необходимо внедрить строгую политику паролей и включить многофакторную аутентификацию. Это может быть проблемой для пользователей, не использующих облако. Хотя локальный почтовый сервер не защищен от кибербезопасности, как облачный почтовый сервер, он более безопасен. Хорошо то, что в Microsoft 365 требуются сложные пароли. Кроме того, любому пользователю сети приходится менять пароль каждые 90 дней, что затрудняет несанкционированный доступ.

• Потеря файла автозаполнения и подписей. После миграции в новый почтовый ящик вам может потребоваться снова подключить файлы хранения личных данных (PST). Кроме того, ваши подписи и файлы автозаполнения могут исчезнуть. Перед миграцией вам нужно решить, является ли потеря предыдущей настройки проблемой. Конечно, вы можете также перенести эту информацию, но это потребует дополнительной работы. Чтобы избежать неожиданностей, вы должны включить этот аспект в ваш план миграции.

• Обмен календарями. Если ваша компания активно использует функцию календаря, она также должна быть включена в план миграции. Права обмена календаря могут не передаваться автоматически в Microsoft 365. Поэтому сопоставьте права обмена календаря и сделайте их резервную копию перед миграцией.

• Антивирус, антиспам, черные и белые списки. Подумайте, хотите ли вы продолжать использовать существующий антивирус или шлюз антиспама после миграции. У Microsoft 365 есть решения безопасности, которые обеспечивают безопасность электронной почты, поэтому вы можете выбрать включенную защиту. Еще один важный момент – это черные и белые списки. Если вы планируете мигрировать пользовательские списки, подумайте о том, как вы это сделаете, и включите этот пункт в план.

• Новые функции безопасности. Миграция на Microsoft 365 – отличный момент для аудита и обновления вашего плана безопасности. Некоторые функции безопасности электронной почты, которые вы можете рассмотреть для внедрения, – это предотвращение потери данных, зашифрованная электронная почта, архивирование и т. д. Все пакеты Microsoft 365 включают функции безопасности и соответствия. Однако они различаются, поэтому сделайте свой выбор на основе стандартов безопасности вашей отрасли.

Заключение

Microsoft 365 повышает технологический потенциал Exchange Online с помощью ряда полезных функций, которые упрощают сотрудничество и улучшают доступность. Однако всегда помните, что при использовании Exchange Online в облаке хранятся только ваши электронные письма, календари и контакты. С Microsoft 365 весь технический инструментарий основан на облачных технологиях. Так что выбор сужается до одного вопроса: каковы ваши бизнес-требования к сотрудничеству, продуктивности, коммуникации, доступности и, самое главное, к безопасности и защите?

Для защиты ваших данных у вас должна быть всесторонняя стратегия резервного копирования и восстановления данных, а также решение для ее реализации. Попробуйте Бесплатную версию NAKIVO Backup & Replication для защиты ваших данных Microsoft 365 и возможности мгновенного восстановления.