Exchange Online vs Microsoft Office 365. Qual Funciona Melhor para Hospedagem de E-mail Empresarial?

O email é uma ferramenta de comunicação crucial para qualquer empresa. Em algum momento, toda empresa escolhe entre email de terceiros e auto-hospedado. Se sua empresa ainda usa um cliente de email local, você provavelmente já pensou em hospedagem baseada em nuvem. No entanto, há muito a considerar em relação à hospedagem de email empresarial antes de migrar de servidores locais para a nuvem. E se você decidir migrar, deve escolher uma solução de email independente ou um conjunto que cubra múltiplas necessidades em seu ambiente?

Neste artigo, abordaremos os pontos a serem levados em conta ao migrar de um servidor local para o Exchange Online ou um conjunto completo do Microsoft 365. Além disso, você encontrará uma descrição clara e comparação das duas opções. Finalmente, após ler o post do blog, você terá o conhecimento para encontrar a solução certa para sua empresa.

Exchange Online vs. Microsoft Office 365

Comparar o Exchange Online e o Microsoft Office 365 pode ser confuso porque a funcionalidade desses dois produtos é completamente diferente.

Microsoft Office 365 é o conjunto de aplicativos baseados em nuvem da Microsoft como serviço (SaaS), que inclui Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel e Outlook, entre outros. O conjunto também inclui aplicativos baseados em servidor como SharePoint e Exchange. Mas o que é o Exchange Online exatamente?

O Exchange Online é um serviço de email baseado em nuvem da Microsoft que fornece acesso a email, contatos, calendários e tarefas. Incluído no Microsoft Office 365, o Exchange Online é mais uma coleção de ferramentas do que um único produto. O Exchange Online geralmente não compete com o Microsoft 365, mas complementa.

Os usuários podem obter um produto sem o outro. Por exemplo, você pode adquirir planos do Microsoft Exchange Online sem obter a suíte completa do Microsoft Office 365. Ao mesmo tempo, alguns planos não incluem o Exchange Online, como o Microsoft 365 Apps. Sempre há a opção de fazer upgrade para o Microsoft 365, mesmo que um usuário escolha apenas o Exchange Online no início.

Antes de comparar o Exchange Online e o Microsoft 365, é crucial evitar qualquer confusão entre o Exchange Online e o Exchange Server e o Microsoft 365 e o Office 365. Ter todos os conceitos claros torna mais fácil entender o que melhor atenderá às necessidades da sua empresa.

Exchange Online vs. Exchange Server

Devido às semelhanças, esses dois produtos costumam ser confundidos, embora o Exchange Online e o Exchange Server diferenciem significativamente. As principais distinções são:

• Servidor. Enquanto o Microsoft Exchange Online é totalmente baseado na nuvem, o Exchange Server é hospedado em servidores virtuais ou físicos dedicados.
• Licenciamento. O Microsoft Exchange Server requer licenças de servidor e cliente, enquanto no Microsoft Exchange Online, você paga uma taxa mensal por usuário.
• Escala. O Microsoft Exchange Online pode facilmente escalar e desescalar como uma solução baseada na nuvem, enquanto é mais complicado para um Exchange Server.

Microsoft 365 vs. Office 365

Em abril de 2020, a marca da Microsoft mudou e o Office 365 tornou-se Microsoft 365. A Microsoft explicou essa decisão como uma oportunidade de ser mais reflexiva sobre os benefícios e recursos oferecidos nos planos de assinatura. Basicamente, apenas a marca mudou, enquanto o preço e a funcionalidade da suíte permaneceram os mesmos.

O Microsoft Office 365 vs. Exchange Online. Como Escolher

Escolher uma solução de e-mail independente ou uma suíte multifuncional depende das necessidades do seu negócio. No entanto, há vários aspectos que você deve considerar antes de tomar a decisão final.

Tamanho do negócio

Geralmente, pequenas empresas tendem a ter uma estrutura simples. É por isso que muitas delas podem funcionar perfeitamente apenas com o Exchange Online. Claro, isso depende de cada caso específico, e as necessidades são diferentes para cada empresa. No entanto, pequenas empresas frequentemente não precisam dos recursos avançados que o Microsoft 365 oferece. Ao mesmo tempo, se sua empresa tem inúmeros funcionários ou uma estrutura complicada, o Microsoft 365 pode ser uma escolha perfeita para melhorar o fluxo operacional.

Colaboração

A escolha depende de quão colaborativo é o seu ambiente. Mesmo que sua empresa seja pequena, mas seja toda baseada em trabalho em equipe, você deve considerar optar por um dos planos do Microsoft 365. Dessa forma, você tem acesso a várias ferramentas de comunicação empresarial (Microsoft Teams, Skype for Business, etc.) para simplificar o fluxo de trabalho e tornar a colaboração mais eficaz.

Tipo de negócio

Ao escolher, deve levar em conta a natureza da sua empresa. Por exemplo, se o seu negócio requer um sistema de gestão de dados, solução de armazenamento de dados e comunicação entre os funcionários, deve considerar adquirir um dos planos do Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams são apenas algumas das aplicações que podem ser úteis para o seu negócio. No entanto, se as necessidades da sua empresa se limitarem a interações por e-mail, pode facilmente optar apenas pelo Exchange Online.

Custo

Claro, o preço é um fator essencial a considerar ao escolher qualquer solução para a sua empresa. Neste caso, o custo varia dependendo do plano que escolher. Por exemplo, o Exchange Online varia de $4 a $8 por utilizador/mês, enquanto o Microsoft 365 começa em $5 por utilizador/mês, vai até $20 por utilizador/mês para pacotes empresariais e até $57 por utilizador/mês para um plano empresarial. Os planos mais baratos diferem apenas em um dólar, oferecendo-lhe Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint Online, além do Exchange Online.

Migração de Email para o Microsoft 365 e Exchange Online

Se decidir transferir do Exchange Online para o Microsoft 365, isso não mudará drasticamente o seu ambiente de trabalho. O Microsoft 365 ampliará as oportunidades de colaboração e comunicação e integrará algumas outras opções para facilitar o fluxo operacional. Embora estas atualizações possam requerer algum tempo e recursos, o processo não é revolucionário.

No entanto, se estiver a passar de serviços no local para baseados na nuvem, há muito a considerar. A solução é confiável? Como deve ser reestruturado o trabalho? E quanto aos regulamentos da sua indústria, como políticas de retenção e criptografia? Estas são apenas algumas das questões a considerar ao fazer a sua escolha.

Se decidir mudar para o Microsoft 365 ou Exchange Online, lembre-se de que o backup do Microsoft Office é a melhor maneira de proteger seus dados enquanto economiza tempo e recursos em caso de perda de dados. Antes de migrar para o Exchange Online ou um dos planos do Microsoft 365, há alguns aspectos críticos a considerar sobre hospedagem de email empresarial. Em primeiro lugar, determine a sua solução de email atual para entender quais opções de migração estão disponíveis. Para evitar quaisquer dificuldades e despesas adicionais, verifique se todos os utilizadores de rede utilizam o Office 2010 ou posterior. Outros possíveis problemas são:

• Acesso aos registros do Sistema de Nomes de Domínio (DNS). Alterar os registros do DNS geralmente leva menos de uma hora se tudo correr bem. No entanto, não ter acesso aos registros do DNS pode ser problemático, causando atrasos significativos. Ao mudar para o Microsoft 365, você precisa de acesso ao seu DNS para comprovar a propriedade do domínio e direcionar emails para as novas caixas de correio. Caso contrário, todos os emails serão enviados para o servidor antigo.

• Soluções e dispositivos de retransmissão de email. Antes da migração, é crucial pensar nos dispositivos de rede, como impressoras e scanners. Você pode enfrentar notificações de falha e seus documentos digitalizados podem não ser enviados corretamente por email. Para evitar esses problemas, faça um inventário completo dos dispositivos e serviços vinculados ao servidor de email. E durante a migração, certifique-se de conectar tudo ao seu novo servidor em nuvem.

• Conformidade com senhas. Lembre-se de implementar uma política de senha rigorosa e ativar a autenticação multifator. Isso pode ser um problema para usuários não em nuvem. Embora um servidor de email local não seja invulnerável a riscos de segurança cibernética, é mais seguro do que um servidor de email baseado em nuvem. A boa notícia é que o Microsoft 365 exige senhas complexas. Além disso, qualquer usuário da rede precisa alterar sua senha a cada 90 dias, o que dificulta o acesso não autorizado.

• Perda de arquivo de autocompletar e assinaturas. Após migrar para a nova caixa de correio, você pode ter que reanexar os arquivos de armazenamento pessoal (PST). Além disso, suas assinaturas e arquivos de autocompletar podem desaparecer. Antes de migrar, você precisa decidir se a perda da sua configuração anterior é um problema. Claro, você pode migrar esses dados também, mas isso requer trabalho extra. Para evitar surpresas, você deve incluir esse aspecto no seu plano de migração.

• Compartilhamento de calendário. Se sua empresa utiliza intensamente o recurso de calendário, ele também deve ser incluído no plano de migração. As permissões de compartilhamento de calendário podem não ser transferidas automaticamente para o Microsoft 365. Portanto, mapeie as permissões de compartilhamento de calendário e faça backup delas antes da migração.

• Antivírus, anti-spam, listas negras e brancas. Considere se deseja continuar usando seu antivírus ou gateway anti-spam existente após a migração. O Microsoft 365 possui soluções de segurança que mantêm o email seguro, para que você possa optar pela proteção incluída. Outra questão a considerar são as listas negras e brancas. Se estiver planejando migrar listas criadas personalizadas, pense em como fará isso e inclua esse ponto no plano.

• Novos recursos de segurança. A migração para o Microsoft 365 é um ótimo momento para auditar e atualizar seu plano de segurança. Alguns recursos de segurança de email que você pode considerar adotar são prevenção de perda de dados, email criptografado, arquivamento, etc. Todas as suites do Microsoft 365 têm recursos de segurança e conformidade incluídos. No entanto, eles são diferentes, então faça sua escolha com base nos padrões de segurança de sua indústria.

Conclusão

O Microsoft 365 aprimora o potencial tecnológico do Exchange Online com uma variedade de recursos úteis que simplificam a colaboração e melhoram a acessibilidade. No entanto, você deve sempre lembrar que ao usar o Exchange Online, apenas seus emails, calendários e contatos são armazenados na nuvem. Com o Microsoft 365, todo o ambiente tecnológico é baseado na nuvem. Portanto, a escolha se resume a uma pergunta: quais são os requisitos de negócios para colaboração, produtividade, comunicação, acessibilidade e, mais importante, segurança e proteção?

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