Exchange Online vs Microsoft Office 365. Cosa funziona meglio per l’hosting di posta elettronica aziendale?

L’email è uno strumento di comunicazione cruciale per qualsiasi attività. Ad un certo punto, ogni azienda sceglie tra un’email di terze parti e un’email auto-ospitata. Se la tua azienda utilizza ancora un client email in loco, probabilmente hai pensato all’hosting basato su cloud. Tuttavia, c’è molto da considerare riguardo all’hosting dell’email aziendale prima di migrare dai server in loco al cloud. E se decidi di migrare, dovresti scegliere una soluzione email stand-alone o una suite che copra molteplici esigenze nel tuo ambiente?

In questo articolo, affronteremo i punti da tenere in considerazione quando si passa da un server in loco a Exchange Online o a un set completo di Microsoft 365. Inoltre, troverai una chiara descrizione e comparazione delle due opzioni. Infine, dopo aver letto il post del blog, avrai le conoscenze per trovare la soluzione adatta per la tua azienda.

Exchange Online vs. Microsoft Office 365

Confrontare Exchange Online e Microsoft Office 365 potrebbe essere confuso perché le funzionalità di questi due prodotti sono completamente diverse.

Microsoft Office 365 è il software come servizio (SaaS) basato su cloud di Microsoft, che include Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel e Outlook, tra gli altri. La suite include anche applicazioni basate su server come SharePoint ed Exchange. Ma cos’è esattamente Exchange Online?

Exchange Online è un servizio email basato su cloud di Microsoft che fornisce accesso a email, contatti, calendari e attività. Incluso in Microsoft Office 365, Exchange Online è più una raccolta di strumenti che un singolo prodotto. Exchange Online di solito non compete con Microsoft 365 ma piuttosto lo integra.

Gli utenti possono ottenere un prodotto senza l’altro. Ad esempio, è possibile acquistare i piani di Microsoft Exchange Online senza ottenere l’intera suite di Microsoft Office 365. Allo stesso tempo, alcuni piani non includono Exchange Online, come ad esempio le App di Microsoft 365. C’è sempre la possibilità di aggiornare a Microsoft 365, anche se un utente sceglie solo Exchange Online all’inizio.

Prima di confrontare Exchange Online e Microsoft 365, è fondamentale evitare qualsiasi confusione tra Exchange Online e Exchange Server e tra Microsoft 365 e Office 365. Avere tutti i concetti chiari rende più facile capire cosa soddisferà meglio le esigenze della tua azienda.

Exchange Online vs. Exchange Server

A causa delle somiglianze, questi due prodotti sono spesso confusi, anche se Exchange Online e Exchange Server differiscono significativamente. Le principali distinzioni sono:

• Server. Mentre Microsoft Exchange Online è interamente basato sul cloud, Exchange Server è ospitato su server virtuali o fisici dedicati.
• Licenze. Microsoft Exchange Server richiede licenze per server e client, mentre con Microsoft Exchange Online si paga una tariffa mensile per utente.
• Scalabilità. Microsoft Exchange Online può scalare e descalare senza sforzo come soluzione basata su cloud, mentre è più complicato per un Exchange Server.

Microsoft 365 vs. Office 365

Nell’aprile 2020, il marchio di Microsoft è cambiato e Office 365 è diventato Microsoft 365. Microsoft ha spiegato questa decisione come un’opportunità per essere più riflettenti sui vantaggi e sulle funzionalità offerti nei piani di abbonamento. In sostanza, solo il marchio è cambiato, mentre il prezzo e le funzionalità della suite sono rimasti gli stessi.

Microsoft Office 365 vs Exchange Online. Come scegliere

Scegliere una soluzione email autonomo o una suite multipurpose dipende dalle esigenze della tua azienda. Tuttavia, ci sono diversi aspetti che dovresti considerare prima di prendere la decisione finale.

Dimensione aziendale

Solitamente, le piccole imprese tendono ad avere una struttura semplice. Ecco perché molte di esse possono funzionare perfettamente solo con Exchange Online. Naturalmente, dipende da ogni caso specifico e le esigenze sono diverse per ogni azienda. Tuttavia, le piccole imprese spesso non hanno bisogno delle funzionalità avanzate che Microsoft 365 offre. Allo stesso tempo, se la tua azienda ha numerosi dipendenti o una struttura complicata, Microsoft 365 potrebbe essere la soluzione ideale per migliorare il flusso operativo.

Collaborazione

La scelta dipende da quanto sia collaborativo il tuo ambiente. Anche se la tua azienda è piccola, ma si basa sul lavoro di squadra, dovresti considerare di optare per uno dei piani di Microsoft 365. In questo modo, hai accesso a vari strumenti di comunicazione aziendale (Microsoft Teams, Skype for Business, ecc.) per semplificare il flusso di lavoro e rendere la collaborazione più efficace.

Tipo di azienda

Mentre scegli, dovresti tenere conto della natura della tua azienda. Ad esempio, se la tua attività richiede un sistema di gestione dati, una soluzione di archiviazione dati e comunicazione tra dipendenti, dovresti considerare l’acquisto di uno dei piani di Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams sono solo alcune delle applicazioni che possono essere utili per la tua attività. Tuttavia, se le esigenze della tua azienda si limitano alle interazioni via email, puoi facilmente scegliere solo Exchange Online.

Costo

Certo, il prezzo è un fattore essenziale da considerare quando si sceglie qualsiasi soluzione per la tua azienda. In questo caso, il costo varia a seconda del piano che scegli. Ad esempio, Exchange Online va da $4 a $8 per utente/mese, mentre Microsoft 365 parte da $5 per utente/mese, arriva fino a $20 per pacchetti business e fino a $57 per piano enterprise. I piani più economici differiscono solo di un dollaro, offrendoti Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint Online oltre a Exchange Online.

Migrazione della posta elettronica a Microsoft 365 e Exchange Online

Se decidi di passare da Exchange Online a Microsoft 365, ciò non cambierà radicalmente il tuo ambiente di lavoro. Microsoft 365 amplierà le opportunità di collaborazione e comunicazione e integrerà altre opzioni per facilitare il flusso operativo. Anche se questi aggiornamenti possono richiedere un po’ di tempo e risorse, il processo non è un cambio di gioco.

Tuttavia, se stai passando dai servizi in loco a quelli basati su cloud, ci sono molte cose da considerare. La soluzione è affidabile? Come dovrebbe essere ristrutturato il lavoro? E cosa succede con le normative del settore, come le politiche di conservazione e crittografia? Queste sono solo alcune domande da considerare quando prendi la tua decisione.

Se decidi di passare a Microsoft 365 o Exchange Online, ricorda che il backup di Microsoft Office è il modo migliore per proteggere i tuoi dati, risparmiando tempo e risorse in caso di perdita di dati. Prima di migrare a Exchange Online o uno dei piani di Microsoft 365, ci sono alcuni aspetti critici da considerare per quanto riguarda l’hosting di posta elettronica aziendale. Prima di tutto, determina la tua attuale soluzione di posta elettronica per capire quali opzioni di migrazione hai a disposizione. Per evitare difficoltà e spese extra, verifica che tutti gli utenti della rete utilizzino Office 2010 o versioni successive. Altri possibili problemi sono:

• Accesso ai record del Sistema dei Nomi di Dominio (DNS). Il cambio dei record DNS di solito richiede meno di un’ora se tutto va bene. Tuttavia, non avere accesso ai record DNS può essere problematico e causare ritardi significativi. Quando passi a Microsoft 365, hai bisogno di accesso al tuo DNS per dimostrare la proprietà del dominio e indirizzare le email alle nuove caselle di posta. Altrimenti, tutte le email verranno inviate al vecchio server.

• Soluzioni e dispositivi per l’inoltro delle email. Prima della migrazione, è fondamentale pensare ai dispositivi di rete, come stampanti e scanner. Potresti ricevere notifiche di errore e i documenti scannerizzati potrebbero non essere inviati correttamente via email. Per evitare questi problemi, esegui un inventario completo dei dispositivi e dei servizi collegati al server di posta elettronica. E durante la migrazione, assicurati di collegare tutto al tuo nuovo server cloud.

• Conformità alle password. Ricorda di implementare una rigorosa politica sulle password e abilitare l’autenticazione a più fattori. Questo potrebbe essere un problema per gli utenti non cloud. Anche se un server di posta elettronica in locale non è immune ai rischi informatici, è più sicuro rispetto a un server di posta elettronica basato su cloud. La cosa positiva è che Microsoft 365 richiede password complesse. Inoltre, ogni utente di rete deve cambiare la propria password ogni 90 giorni, il che ostacola l’accesso non autorizzato.

• Perdita del file di autocompletamento e delle firme. Dopo la migrazione alla nuova casella di posta, potresti dover riassociare i file di archiviazione personale (PST). Inoltre, le tue firme e i file di autocompletamento potrebbero scomparire. Prima della migrazione, devi decidere se la perdita della tua configurazione precedente è un problema. Naturalmente, puoi anche migrare questi dati, ma richiede un lavoro extra. Per evitare sorprese, è consigliabile includere questo aspetto nel piano di migrazione.

• Condivisione del calendario. Se la tua azienda utilizza molto la funzione di calendario, questa dovrebbe essere inclusa nel piano di migrazione. Le autorizzazioni di condivisione del calendario potrebbero non trasferirsi automaticamente a Microsoft 365. Pertanto, mappa le autorizzazioni di condivisione del calendario e fai un backup prima della migrazione.

• Antivirus, anti-spam, liste nere e bianche. Considera se vuoi continuare a utilizzare il tuo antivirus o gateway anti-spam esistente dopo la migrazione. Microsoft 365 ha soluzioni di sicurezza che mantengono sicure le email, quindi puoi optare per la protezione inclusa. Un altro problema da considerare sono le liste bianche e nere. Se stai pianificando di migrare liste create su misura, pensa a come farlo e includi questo punto nel piano.

• Nuove funzionalità di sicurezza. La migrazione a Microsoft 365 è un ottimo momento per auditare e aggiornare il tuo piano di sicurezza. Alcune funzionalità di sicurezza delle email che potresti considerare di adottare sono la prevenzione della perdita di dati, l’email criptata, l’archiviazione, ecc. Tutte le suite Microsoft 365 includono funzionalità di sicurezza e conformità. Tuttavia, sono diverse, quindi fai la tua scelta in base agli standard di sicurezza del tuo settore.

Conclusioni

Microsoft 365 migliora il potenziale tecnologico di Exchange Online con una serie di funzionalità utili che semplificano la collaborazione e migliorano l’accessibilità. Tuttavia, ricorda sempre che mentre utilizzi Exchange Online, solo le tue email, calendari e contatti sono memorizzati nel cloud. Con Microsoft 365, l’intero ambiente tecnologico è basato sul cloud. Quindi, la scelta si riduce a una domanda: quali sono i requisiti del tuo business per la collaborazione, la produttività, la comunicazione, l’accessibilità e, soprattutto, la sicurezza e la protezione?

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