Exchange Online vs. Microsoft Office 365. Was ist am besten für das Hosting von Geschäfts-E-Mails geeignet?

E-Mail ist ein entscheidendes Kommunikationsmittel für jedes Unternehmen. Irgendwann entscheidet sich jedes Unternehmen zwischen einem Drittanbieter und einem selbstgehosteten E-Mail-Dienst. Wenn Ihr Unternehmen immer noch einen internen E-Mail-Client verwendet, haben Sie wahrscheinlich über eine Cloud-basierte Bereitstellung nachgedacht. Es gibt jedoch viel zu beachten in Bezug auf das Hosting von Geschäftse-Mails, bevor Sie von internen Servern in die Cloud migrieren. Und wenn Sie sich für eine Migration entscheiden, sollten Sie eine eigenständige E-Mail-Lösung oder eine Suite wählen, die mehrere Anforderungen in Ihrer Umgebung abdeckt?

In diesem Artikel werden die Punkte behandelt, die beim Wechsel von einem internen Server zu Exchange Online oder einem vollständigen Satz von Microsoft 365 zu berücksichtigen sind. Darüber hinaus finden Sie eine klare Beschreibung und einen Vergleich der beiden Optionen. Nach dem Lesen des Blogbeitrags haben Sie das Wissen, um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Exchange Online vs. Microsoft Office 365

Der Vergleich von Exchange Online und Microsoft Office 365 kann verwirrend sein, da die Funktionalität dieser beiden Produkte völlig unterschiedlich ist.

Microsoft Office 365 ist die Microsoft-Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Suite von Anwendungen, zu denen Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel und Outlook gehören, unter anderem. Die Suite umfasst auch serverbasierte Anwendungen wie SharePoint und Exchange. Aber was ist Exchange Online genau?

Exchange Online ist ein Microsoft-Cloud-basierter E-Mail-Dienst, der Zugriff auf E-Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben bietet. Im Rahmen von Microsoft Office 365 ist Exchange Online eher eine Toolsammlung als ein einzelnes Produkt. Exchange Online konkurriert in der Regel nicht mit Microsoft 365, sondern ergänzt es eher.

Benutzer können ein Produkt ohne das andere erhalten. Zum Beispiel können Sie Microsoft Exchange Online-Pläne kaufen, ohne die vollständige Microsoft Office 365-Suite zu erhalten. Gleichzeitig enthalten einige Pläne kein Exchange Online, wie z. B. die Microsoft 365-Apps. Es besteht immer die Möglichkeit, auf Microsoft 365 zu aktualisieren, auch wenn ein Benutzer zunächst nur Exchange Online wählt.

Bevor Sie Exchange Online und Microsoft 365 vergleichen, ist es wichtig, jegliche Verwirrung zwischen Exchange Online und Exchange Server sowie Microsoft 365 und Office 365 zu vermeiden. Wenn alle Konzepte klar sind, ist es einfacher zu verstehen, was den Bedürfnissen Ihres Unternehmens am besten entspricht.

Exchange Online vs. Exchange Server

Aufgrund der Ähnlichkeiten werden diese beiden Produkte in der Regel verwechselt, obwohl Exchange Online und Exchange Server erheblich unterschiedlich sind. Die Hauptunterschiede sind:

• Server. Während Microsoft Exchange Online vollständig cloudbasiert ist, wird Exchange Server auf dedizierten virtuellen oder physischen Servern gehostet.
• Lizenzierung. Microsoft Exchange Server erfordert Server- und Clientlizenzen, während bei Microsoft Exchange Online eine monatliche Gebühr pro Benutzer gezahlt wird.
• Skalierbarkeit. Microsoft Exchange Online kann mühelos als cloudbasierte Lösung skaliert und deskaliert werden, während dies für einen Exchange Server komplizierter ist.

Microsoft 365 vs. Office 365

Im April 2020 änderte sich das Branding von Microsoft, und Office 365 wurde zu Microsoft 365. Microsoft erklärte diese Entscheidung als Chance, die Vorteile und die Funktionen der Abonnementpläne besser widerzuspiegeln. Grundsätzlich änderte sich nur das Branding, während der Preis und die Funktionalität der Suite gleich blieben.

Microsoft Office 365 vs. Exchange Online. Wie wählt man aus

Die Wahl zwischen einer eigenständigen E-Mail-Lösung oder einer multifunktionalen Suite hängt von den Geschäftsanforderungen ab. Es gibt jedoch mehrere Aspekte, die Sie vor der endgültigen Entscheidung berücksichtigen sollten.

Unternehmensgröße

In der Regel haben kleine Unternehmen eine einfache Struktur. Deshalb können viele von ihnen problemlos nur mit Exchange Online funktionieren. Natürlich hängt es von jedem einzelnen Fall ab, und die Bedürfnisse sind bei jedem Unternehmen unterschiedlich. Kleine Unternehmen benötigen oft nicht die erweiterten Funktionen, die Microsoft 365 bietet. Wenn Ihr Unternehmen jedoch zahlreiche Mitarbeiter oder eine komplizierte Struktur hat, könnte Microsoft 365 perfekt sein, um den Betriebsablauf zu verbessern.

Zusammenarbeit

Die Wahl hängt davon ab, wie kooperativ Ihre Umgebung ist. Selbst wenn Ihr Unternehmen klein ist, aber alles auf Teamarbeit basiert, sollten Sie erwägen, einen der Microsoft 365-Pläne zu wählen. Auf diese Weise erhalten Sie Zugang zu verschiedenen Tools für die Geschäftskommunikation (Microsoft Teams, Skype for Business usw.), um den Arbeitsablauf zu vereinfachen und die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.

Unternehmensart

Bei der Auswahl sollten Sie die Natur Ihres Unternehmens berücksichtigen. Wenn beispielsweise Ihr Geschäft ein Datenverwaltungssystem, eine Datenspeicherlösung und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern erfordert, sollten Sie erwägen, eines der Microsoft Office 365-Pläne zu erhalten. SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams sind nur einige Anwendungen, die für Ihr Unternehmen nützlich sein können. Wenn die Bedürfnisse Ihres Unternehmens jedoch auf E-Mail-Interaktionen beschränkt sind, können Sie problemlos Exchange Online wählen.

Kosten

Natürlich ist der Preis ein wesentlicher Faktor bei der Auswahl jeder Lösung für Ihr Unternehmen. In diesem Fall variieren die Kosten je nach dem von Ihnen gewählten Plan. Exchange Online reicht beispielsweise von 4 bis 8 US-Dollar pro Benutzer/Monat, während Microsoft 365 bei 5 US-Dollar pro Benutzer/Monat beginnt, bis zu 20 US-Dollar pro Benutzer/Monat für Geschäftspakete und bis zu 57 US-Dollar pro Benutzer/Monat für einen Unternehmensplan. Die günstigsten Pläne unterscheiden sich nur um einen Dollar und bieten Ihnen zusätzlich zu Exchange Online Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint Online.

E-Mail-Migration zu Microsoft 365 und Exchange Online

Wenn Sie sich entscheiden, von Exchange Online zu Microsoft 365 zu wechseln, ändert sich Ihre Arbeitsumgebung nicht dramatisch. Microsoft 365 erweitert die Zusammenarbeits- und Kommunikationsmöglichkeiten und integriert einige andere Optionen, um den Betriebsablauf zu erleichtern. Obwohl diese Updates möglicherweise etwas Zeit und Ressourcen erfordern, ist der Prozess kein Spielveränderer.

Wenn Sie jedoch von Vor-Ort-Services auf Cloud-basierte umsteigen, gibt es viel zu beachten. Ist die Lösung zuverlässig? Wie sollte die Arbeit umstrukturiert werden? Und was ist mit Ihren Branchenvorschriften, wie Aufbewahrungs- und Verschlüsselungsrichtlinien? Dies sind nur einige Fragen, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, zu Microsoft 365 oder Exchange Online zu wechseln, denken Sie daran, dass die Sicherung von Microsoft Office die beste Möglichkeit ist, Ihre Daten zu schützen und gleichzeitig Ihre Zeit und Ressourcen bei einem Datenverlustvorfall zu sparen. Bevor Sie zu Exchange Online oder einem der Microsoft 365-Pläne migrieren, gibt es einige wichtige Aspekte zu berücksichtigen, was die Hosting von Geschäftsemails betrifft. Bestimmen Sie zunächst Ihre aktuelle E-Mail-Lösung, um zu verstehen, welche Migrationsoptionen Ihnen zur Verfügung stehen. Um Schwierigkeiten und zusätzliche Kosten zu vermeiden, überprüfen Sie, ob alle Netzwerkbenutzer Office 2010 oder neuer verwenden. Weitere mögliche Probleme sind:

• Zugriff auf DNS-Einträge. Die Änderung der DNS-Einträge dauert normalerweise weniger als eine Stunde, wenn alles reibungslos verläuft. Wenn Sie jedoch keinen Zugriff auf die DNS-Einträge haben, kann dies zu erheblichen Verzögerungen führen. Beim Wechsel zu Microsoft 365 benötigen Sie Zugriff auf Ihre DNS, um den Besitz der Domäne nachzuweisen und E-Mails an die neuen Postfächer weiterzuleiten. Andernfalls werden alle E-Mails an den alten Server gesendet.

• E-Mail weitergeleitete Lösungen und Geräte. Vor der Migration ist es entscheidend, über Ihre Netzwerkgeräte nachzudenken, wie Drucker und Scanner. Sie könnten Fehlerbenachrichtigungen erhalten und Ihre gescannten Dokumente werden nicht korrekt per E-Mail gesendet. Um diese Probleme zu vermeiden, führen Sie eine vollständige Inventur der Geräte und Dienste durch, die mit dem E-Mail-Server verbunden sind. Und während der Migration stellen Sie sicher, dass alles mit Ihrem neuen Cloud-Server verbunden ist.

• Passwortkonformität. Denken Sie daran, eine strenge Passwortrichtlinie umzusetzen und die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren. Dies könnte für Nicht-Cloud-Benutzer ein Problem sein. Obwohl ein Vor-Ort-E-Mail-Server nicht unverwundbar gegenüber Cybersicherheitsrisiken ist, ist er sicherer als ein Cloud-basierter E-Mail-Server. Das Gute ist, dass Microsoft 365 komplexe Passwörter erfordert. Außerdem muss jeder Netzwerkbenutzer sein Passwort alle 90 Tage ändern, was unbefugten Zugriff verhindert.

• Verlust von Autovervollständigungsdatei und Signaturen. Nach der Migration zum neuen Postfach müssen Sie möglicherweise die persönlichen Speicher (PST)-Dateien erneut anhängen. Außerdem können Ihre Signaturen und Autovervollständigungsdateien verschwinden. Bevor Sie migrieren, müssen Sie entscheiden, ob der Verlust Ihrer vorherigen Einrichtung ein Problem darstellt. Natürlich können Sie diese Daten auch migrieren, aber es erfordert zusätzliche Arbeit. Um keine Überraschungen zu erleben, sollten Sie diesen Aspekt in Ihren Migrationsplan aufnehmen.

• Kalenderfreigabe. Wenn Ihr Unternehmen die Kalenderfunktion intensiv nutzt, sollte sie auch in den Migrationsplan aufgenommen werden. Die Kalenderfreigabeberechtigungen werden möglicherweise nicht automatisch auf Microsoft 365 übertragen. Daher sollten die Kalenderfreigabeberechtigungen abgebildet und vor der Migration gesichert werden.

• Antivirus, Anti-Spam, Black- und Whitelists. Überlegen Sie, ob Sie nach der Migration weiterhin Ihre vorhandene Antivirus- oder Anti-Spam-Gateway verwenden möchten. Microsoft 365 bietet Sicherheitslösungen, die E-Mails sicher halten, sodass Sie sich für den enthaltenen Schutz entscheiden können. Ein weiterer zu berücksichtigender Punkt sind Black- und Whitelists. Wenn Sie benutzerdefinierte Listen migrieren möchten, überlegen Sie, wie Sie dies tun möchten, und nehmen Sie diesen Punkt in den Plan auf.

• Neue Sicherheitsfunktionen. Die Migration zu Microsoft 365 ist ein guter Zeitpunkt, um Ihren Sicherheitsplan zu überprüfen und zu aktualisieren. Einige E-Mail-Sicherheitsfunktionen, die Sie in Betracht ziehen könnten, sind Datenverlustprävention, verschlüsselte E-Mails, Archivierung usw. Alle Microsoft 365-Suiten enthalten Sicherheits- und Compliance-Funktionen. Sie sind jedoch unterschiedlich, treffen Sie also Ihre Wahl basierend auf den Sicherheitsstandards Ihrer Branche.

Schlussfolgerung

Microsoft 365 erweitert das technologische Potenzial von Exchange Online um eine Reihe nützlicher Funktionen, die die Zusammenarbeit vereinfachen und die Zugänglichkeit verbessern. Sie sollten jedoch immer daran denken, dass bei der Verwendung von Exchange Online nur Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte in der Cloud gespeichert sind. Mit Microsoft 365 ist die gesamte technische Umgebung jedoch cloud-basiert. Die Wahl reduziert sich also auf eine Frage: Was sind Ihre geschäftlichen Anforderungen an Zusammenarbeit, Produktivität, Kommunikation, Zugänglichkeit und vor allem Sicherheit und Schutz?

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