Exchange Online vs. Microsoft Office 365. Wat werkt het best voor zakelijke e-mailhosting?

E-mail is een cruciaal communicatiemiddel voor elk bedrijf. Op een gegeven moment kiest elk bedrijf tussen een derde partij en zelf-gehoste e-mail. Als uw bedrijf nog steeds een e-mailclient op locatie gebruikt, heeft u waarschijnlijk nagedacht over hosting in de cloud. Er is echter veel om rekening mee te houden wat betreft de hosting van zakelijke e-mails voordat u migreert van lokale servers naar de cloud. En als u besluit te migreren, moet u dan kiezen voor een op zichzelf staande e-mailoplossing of een suite die meerdere behoeften in uw omgeving dekt?

In dit artikel zullen we de punten behandelen om rekening mee te houden bij de overstap van een lokale server naar Exchange Online of een volledige set van Microsoft 365. Bovendien vindt u een duidelijke beschrijving en vergelijking van de twee opties. Na het lezen van de blogpost heeft u de kennis om de juiste oplossing voor uw bedrijf te vinden.

Exchange Online vs. Microsoft Office 365

Het vergelijken van Exchange Online en Microsoft Office 365 kan verwarrend zijn omdat de functionaliteit van deze twee producten volledig verschillend is.

Microsoft Office 365 is de Microsoft-cloudgebaseerde software-als-een-service (SaaS) suite van toepassingen, waaronder Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel en Outlook, onder andere. De suite omvat ook servergebaseerde toepassingen zoals SharePoint en Exchange. Maar wat is Exchange Online precies?

Exchange Online is een Microsoft-cloudgebaseerde e-mailservice die toegang geeft tot e-mail, contacten, agenda’s en taken. Inbegrepen in Microsoft Office 365, is Exchange Online meer een verzameling van tools dan een enkel product. Exchange Online concurreert meestal niet met Microsoft 365, maar vult het eerder aan.

Gebruikers kunnen één product krijgen zonder het andere. Bijvoorbeeld, je kunt Microsoft Exchange Online-plannen kopen zonder de volledige Microsoft Office 365-suite te krijgen. Tegelijkertijd bevatten sommige plannen geen Exchange Online, zoals de Microsoft 365-apps. Er is altijd een optie om te upgraden naar Microsoft 365, zelfs als een gebruiker eerst alleen Exchange Online kiest.

Voordat je Exchange Online en Microsoft 365 vergelijkt, is het cruciaal om verwarring tussen Exchange Online en Exchange Server en tussen Microsoft 365 en Office 365 te vermijden. Het helder hebben van alle concepten maakt het gemakkelijker om te begrijpen wat het beste voldoet aan de behoeften van je bedrijf.

Exchange Online vs. Exchange Server

Vanwege de overeenkomsten worden deze twee producten meestal verward, hoewel Exchange Online en Exchange Server aanzienlijk verschillen. De belangrijkste onderscheidingen zijn:

• Server. Terwijl Microsoft Exchange Online volledig op de cloud is gebaseerd, wordt Exchange Server gehost op toegewijde virtuele of fysieke servers.
• Licenties. Microsoft Exchange Server vereist server- en clientlicenties, terwijl je bij Microsoft Exchange Online een maandelijkse vergoeding per gebruiker betaalt.
• Schaalbaarheid. Microsoft Exchange Online kan moeiteloos opschalen en afschalen als een op de cloud gebaseerde oplossing, terwijl dit ingewikkelder is voor een Exchange Server.

Microsoft 365 vs. Office 365

In april 2020 veranderde de branding van Microsoft, en Office 365 werd Microsoft 365. Microsoft legde deze beslissing uit als een kans om meer reflectief te zijn op de voordelen en functies die worden aangeboden in de abonnementsplannen. In feite veranderde alleen de branding, terwijl de prijs en functionaliteit van de suite hetzelfde bleven.

Microsoft Office 365 vs. Exchange Online. Hoe te kiezen

Het kiezen van een op zichzelf staande e-mailsoplossing of een alles-in-één suite hangt af van de behoeften van uw bedrijf. Er zijn echter verschillende aspecten waar u rekening mee moet houden voordat u de uiteindelijke keuze maakt.

Bedrijfsgrootte

Meestal hebben kleine bedrijven een eenvoudige structuur. Daarom kunnen veel van hen foutloos functioneren met alleen Exchange Online. Natuurlijk is dit afhankelijk van elk specifiek geval, en de behoeften zijn verschillend voor elk bedrijf. Kleine ondernemingen hebben vaak niet de geavanceerde functies nodig die Microsoft 365 biedt. Tegelijkertijd kan Microsoft 365, als uw bedrijf talrijke werknemers heeft of een ingewikkelde structuur, perfect zijn om de operationele stroom te verbeteren.

Samenwerking

De keuze hangt af van hoe collaboratief uw omgeving is. Zelfs als uw bedrijf klein is, maar draait om teamwork, moet u overwegen om een van de Microsoft 365-abonnementen te kiezen. Op deze manier krijgt u toegang tot verschillende zakelijke communicatietools (Microsoft Teams, Skype voor Bedrijven, enz.) om de workflow te vereenvoudigen en de samenwerking effectiever te maken.

Bedrijfstype

Bij het kiezen moet u rekening houden met de aard van uw bedrijf. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een gegevensbeheersysteem, een oplossing voor gegevensopslag en communicatie tussen werknemers vereist, moet u overwegen om een van de Microsoft Office 365-abonnementen aan te schaffen. SharePoint, OneDrive en Microsoft Teams zijn slechts enkele toepassingen die nuttig kunnen zijn voor uw bedrijf. Als de behoeften van uw bedrijf echter beperkt zijn tot e-mailinteracties, kunt u eenvoudig Exchange Online kiezen.

Kosten

Natuurlijk is de prijs een essentiële factor om rekening mee te houden bij het kiezen van een oplossing voor uw bedrijf. In dit geval varieert de prijs afhankelijk van het gekozen abonnement. Zo varieert Exchange Online van $4 tot $8 per gebruiker/maand, terwijl Microsoft 365 begint bij $5 per gebruiker/maand, oplopend tot $20 per gebruiker/maand voor zakelijke pakketten en tot $57 per gebruiker/maand voor een enterprise-abonnement. De goedkoopste abonnementen verschillen slechts met één dollar, waardoor u Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint Online naast Exchange Online krijgt.

E-mailmigratie naar Microsoft 365 en Exchange Online

Als u besluit over te stappen van Exchange Online naar Microsoft 365, zal dit uw werkomgeving niet drastisch veranderen. Microsoft 365 zal de samenwerkings- en communicatiemogelijkheden uitbreiden en enkele andere opties integreren om de operationele stroom te vergemakkelijken. Hoewel deze updates wat tijd en middelen kunnen vergen, is het proces geen gamechanger.

Echter, als u overstapt van on-site diensten naar cloudgebaseerde diensten, zijn er veel zaken om rekening mee te houden. Is de oplossing betrouwbaar? Hoe moet het werk worden herstructureerd? En wat zijn uw branchevoorschriften, zoals bewaar- en versleutelingsbeleid? Dit zijn slechts enkele vragen om te overwegen bij het maken van uw keuze.

Als u toch besluit over te stappen op Microsoft 365 of Exchange Online, onthoud dan dat een back-up van Microsoft Office de beste manier is om uw gegevens te beschermen terwijl u tijd en middelen bespaart bij een gegevensverliesincident. Voordat u migreert naar Exchange Online of een van de Microsoft 365-abonnementen, zijn er enkele kritieke aspecten om rekening mee te houden met betrekking tot het hosten van zakelijke e-mail. Allereerst bepaalt u uw huidige e-mailsysteem om te begrijpen welke migratieopties u beschikbaar heeft. Om eventuele moeilijkheden en extra kosten te vermijden, controleert u of alle netwerkgebruikers Office 2010 of nieuwer gebruiken. Andere mogelijke problemen zijn:

• Toegang tot de domeinnaamsysteem (DNS) records. Het wijzigen van de DNS-records duurt meestal minder dan een uur als alles soepel verloopt. Het niet hebben van toegang tot de DNS-records kan echter problematisch zijn en aanzienlijke vertragingen veroorzaken. Bij de overstap naar Microsoft 365 heeft u toegang tot uw DNS nodig om domeineigendom te bewijzen en e-mails naar de nieuwe postvakken te sturen. Anders worden alle e-mails naar de oude server gestuurd.

• E-mail doorgestuurde oplossingen en apparaten. Voor migratie is het cruciaal om na te denken over uw netwerkapparaten, zoals printers en scanners. U kunt te maken krijgen met foutmeldingen en uw gescande documenten worden niet correct per e-mail verzonden. Om deze problemen te voorkomen, voert u een volledige inventarisatie uit van de apparaten en services die zijn gekoppeld aan de e-mailserver. En tijdens de migratie moet u ervoor zorgen dat alles is verbonden met uw nieuwe cloudserver.

• Wachtwoordconformiteit. Vergeet niet om een strikt wachtwoordbeleid in te voeren en tweefactorauthenticatie in te schakelen. Dit kan een probleem zijn voor niet-cloudgebruikers. Hoewel een lokale e-mailserver niet onkwetsbaar is voor cybersecurityrisico’s, is deze veiliger dan een op de cloud gebaseerde e-mailserver. Het goede nieuws is dat Microsoft 365 complexe wachtwoorden vereist. Bovendien moet elke netwerkgebruiker zijn wachtwoord elke 90 dagen wijzigen, wat ongeautoriseerde toegang belemmert.

• Verlies van auto-aanvullenbestand en handtekeningen. Na de migratie naar de nieuwe mailbox moet u mogelijk de persoonlijke opslag (PST) bestanden opnieuw koppelen. Bovendien kunnen uw handtekeningen en auto-aanvulbestanden verdwijnen. Voordat u migreert, moet u beslissen of het verlies van uw vorige configuratie een probleem is. Natuurlijk kunt u deze gegevens ook migreren, maar dit vereist extra werk. Om verrassingen te voorkomen, moet u dit aspect opnemen in uw migratieplan.

• Agenda delen. Als uw bedrijf de agenda-functie veel gebruikt, moet deze ook worden opgenomen in het migratieplan. De machtigingen voor het delen van de agenda worden mogelijk niet automatisch overgezet naar Microsoft 365. Breng daarom de machtigingen voor het delen van de agenda in kaart en maak er een back-up van voordat u migreert.

• Antivirus, anti-spam, zwarte- en witte lijsten. Overweeg of je na de migratie wilt doorgaan met je bestaande antivirus- of anti-spamgateway. Microsoft 365 heeft beveiligingsoplossingen die e-mail veilig houden, dus je kunt kiezen voor de meegeleverde bescherming. Een ander punt om te overwegen zijn de witte- en zwarte lijsten. Als je van plan bent om aangepaste lijsten te migreren, denk dan na over hoe je dat zult doen en neem dit punt op in het plan.

• Nieuwe beveiligingsfuncties. Migratie naar Microsoft 365 is een goed moment om je beveiligingsplan te controleren en bij te werken. Enkele e-mailbeveiligingsfuncties die je zou kunnen overwegen zijn gegevensverliespreventie, versleutelde e-mail, archivering, enz. Alle Microsoft 365 suites hebben beveiligings- en nalevingsfuncties inbegrepen. Ze zijn echter verschillend, dus maak je keuze op basis van de beveiligingsnormen van jouw branche.

Conclusie

Microsoft 365 verbetert het technologische potentieel van Exchange Online met een reeks handige functies die samenwerking vereenvoudigen en toegankelijkheid verbeteren. Je moet echter altijd onthouden dat bij het gebruik van Exchange Online alleen je e-mails, agenda’s en contacten in de cloud worden opgeslagen. Met Microsoft 365 is de hele technische omgeving echter op de cloud gebaseerd. Dus, de keuze komt neer op één vraag: wat zijn je zakelijke vereisten voor samenwerking, productiviteit, communicatie, toegankelijkheid en, het belangrijkst, beveiliging en bescherming?

Om je gegevens te beschermen, moet je een uitgebreide strategie voor gegevensback-up en herstel hebben, evenals een oplossing om deze uit te voeren. Probeer de Gratis Editie van NAKIVO Backup & Replication om je Microsoft 365-gegevens te beschermen en deze direct herstelbaar te hebben.