Exchange Online vs. Microsoft Office 365. O que Funciona Melhor para Hospedagem de E-mail Empresarial?

O e-mail é uma ferramenta de comunicação crucial para qualquer empresa. Em algum momento, toda empresa escolhe entre e-mail de terceiros e auto-hospedado. Se sua empresa ainda usa um cliente de e-mail local, você provavelmente pensou em hospedagem baseada em nuvem. No entanto, há muito a considerar sobre a hospedagem de e-mail corporativo antes de migrar dos servidores locais para a nuvem. E se você decidir migrar, deve escolher uma solução de e-mail independente ou um conjunto que cubra várias necessidades em seu ambiente?

Neste artigo, abordaremos os pontos a serem considerados ao migrar de um servidor local para o Exchange Online ou um conjunto completo do Microsoft 365. Além disso, você encontrará uma descrição clara e uma comparação das duas opções. Finalmente, após ler o post do blog, você terá o conhecimento para encontrar o ajuste certo para sua empresa.

Exchange Online vs. Microsoft Office 365

Comparar o Exchange Online e o Microsoft Office 365 pode ser confuso porque a funcionalidade desses dois produtos é completamente diferente.

O Microsoft Office 365 é o conjunto de aplicativos baseado em nuvem da Microsoft, como serviço (SaaS), que inclui o Microsoft Word, o Microsoft PowerPoint, o Microsoft Excel e o Outlook, entre outros. O conjunto também inclui aplicativos baseados em servidor como o SharePoint e o Exchange. Mas o que é o Exchange Online exatamente?

O Exchange Online é um serviço de e-mail baseado em nuvem da Microsoft que fornece acesso a e-mail, contatos, calendários e tarefas. Incluído no Microsoft Office 365, o Exchange Online é mais uma coleção de ferramentas do que um único produto. O Exchange Online geralmente não concorre com o Microsoft 365, mas sim o complementa.

Os usuários podem adquirir um produto sem o outro. Por exemplo, você pode comprar planos do Microsoft Exchange Online sem obter o conjunto completo do Microsoft Office 365. Ao mesmo tempo, alguns planos não incluem o Exchange Online, como os Aplicativos Microsoft 365. Sempre há a opção de fazer upgrade para o Microsoft 365, mesmo que um usuário escolha apenas o Exchange Online inicialmente.

Antes de comparar o Exchange Online e o Microsoft 365, é crucial evitar qualquer confusão entre Exchange Online e Exchange Server e entre Microsoft 365 e Office 365. Ter todos os conceitos claros facilita a compreensão do que melhor atenderá às necessidades da sua empresa.

Exchange Online vs. Exchange Server

Devido às semelhanças, esses dois produtos costumam ser confundidos, embora o Exchange Online e o Exchange Server diferem significativamente. As principais distinções são:

• Servidor. Enquanto o Microsoft Exchange Online é totalmente baseado na nuvem, o Exchange Server é hospedado em servidores virtuais ou físicos dedicados.
• Licenciamento. O Microsoft Exchange Server requer licenças de servidor e cliente, enquanto no Microsoft Exchange Online, você paga uma taxa mensal por usuário.
• Escala. O Microsoft Exchange Online pode escalar e desescalar facilmente como uma solução baseada na nuvem, enquanto é mais complicado para um Exchange Server.

Microsoft 365 vs. Office 365

Em abril de 2020, a marca da Microsoft mudou e o Office 365 passou a se chamar Microsoft 365. A Microsoft explicou essa decisão como uma oportunidade de refletir melhor sobre os benefícios e as funcionalidades oferecidas nos planos de assinatura. Basicamente, apenas a marca mudou, enquanto o preço e a funcionalidade da suíte permaneceram os mesmos.

Microsoft Office 365 vs. Exchange Online. Como Escolher

Escolher uma solução de e-mail independente ou uma suíte multipropósito depende das necessidades do seu negócio. No entanto, há vários aspectos que você deve considerar antes de tomar a decisão final.

Tamanho do negócio

Geralmente, pequenas empresas tendem a ter uma estrutura simples. É por isso que muitas delas podem funcionar perfeitamente apenas com o Exchange Online. Claro, isso depende de cada caso específico, e as necessidades são diferentes para cada empresa. No entanto, pequenas empresas muitas vezes não precisam dos recursos avançados que o Microsoft 365 oferece. Ao mesmo tempo, se a sua empresa tem numerosos funcionários ou uma estrutura complicada, o Microsoft 365 pode ser uma opção perfeita para melhorar o fluxo operacional.

Colaboração

A escolha depende de quão colaborativo é o seu ambiente. Mesmo que o seu negócio seja pequeno, mas seja todo baseado em trabalho em equipe, você deve considerar optar por um dos planos do Microsoft 365. Dessa forma, você terá acesso a várias ferramentas de comunicação empresarial (Microsoft Teams, Skype for Business, etc.) para simplificar o fluxo de trabalho e tornar a colaboração mais eficaz.

Tipo de negócio

Ao escolher, você deve levar em consideração a natureza da sua empresa. Por exemplo, se o seu negócio requer um sistema de gerenciamento de dados, solução de armazenamento de dados e comunicação entre funcionários, você deve considerar adquirir um dos planos do Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams são apenas algumas das aplicações que podem ser úteis para o seu negócio. No entanto, se as necessidades da sua empresa se limitarem às interações por e-mail, você pode facilmente escolher apenas o Exchange Online.

Custo

Claro, o preço é um fator essencial a ser considerado ao escolher qualquer solução para o seu negócio. Neste caso, o custo varia dependendo do plano que você escolher. Por exemplo, o Exchange Online varia de $4 a $8 por usuário/mês, enquanto o Microsoft 365 começa em $5 por usuário/mês, vai até $20 por usuário/mês para pacotes empresariais e até $57 por usuário/mês para um plano empresarial. Os planos mais baratos diferem apenas em um dólar, oferecendo a você o Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint Online além do Exchange Online.

Migração de E-mail para o Microsoft 365 e Exchange Online

Se você decidir migrar do Exchange Online para o Microsoft 365, isso não mudará drasticamente o seu ambiente de trabalho. O Microsoft 365 expandirá as oportunidades de colaboração e comunicação e integrará algumas outras opções para facilitar o fluxo operacional. Embora essas atualizações possam exigir algum tempo e recursos, o processo não é um divisor de águas.

Se você estiver migrando de serviços locais para baseados em nuvem, há muito a considerar. A solução é confiável? Como o trabalho deve ser reestruturado? E quanto às regulamentações da sua indústria, como políticas de retenção e criptografia? Essas são apenas algumas questões a serem consideradas ao fazer sua escolha.

Se você decidir mudar para o Microsoft 365 ou Exchange Online, lembre-se de que o backup do Microsoft Office é a melhor maneira de proteger seus dados enquanto economiza tempo e recursos em um incidente de perda de dados. Antes de migrar para o Exchange Online ou um dos planos do Microsoft 365, existem alguns aspectos críticos a serem considerados em relação ao hospedagem de e-mail empresarial. Em primeiro lugar, determine sua solução de e-mail atual para entender quais opções de migração estão disponíveis. Para evitar quaisquer dificuldades e despesas extras, verifique se todos os usuários da rede utilizam o Office 2010 ou mais recente. Outros problemas possíveis são:

• Acesso aos registros do Sistema de Nomes de Domínio (DNS). A alteração dos registros do DNS geralmente leva menos de uma hora se tudo correr bem. No entanto, não ter acesso aos registros do DNS pode ser problemático, causando atrasos significativos. Ao mudar para o Microsoft 365, você precisa ter acesso ao seu DNS para comprovar a propriedade do domínio e direcionar e-mails para as novas caixas de correio. Caso contrário, todos os e-mails serão enviados para o servidor antigo.

• Soluções e dispositivos de retransmissão de e-mail. Antes da migração, é crucial pensar nos seus dispositivos de rede, como impressoras e scanners. Você poderá enfrentar notificações de falha e seus documentos digitalizados não serão enviados corretamente por e-mail. Para evitar esses problemas, faça um inventário completo dos dispositivos e serviços vinculados ao servidor de e-mail. E durante a migração, certifique-se de conectar tudo ao seu novo servidor na nuvem.

• Conformidade com senhas. Lembre-se de implementar uma política de senhas rigorosa e ativar a autenticação multifator. Isso pode ser um problema para usuários que não usam a nuvem. Embora um servidor de e-mail local não seja invulnerável a riscos de cibersegurança, é mais seguro do que um servidor de e-mail baseado na nuvem. A boa notícia é que o Microsoft 365 exige senhas complexas. Além disso, qualquer usuário de rede precisa alterar sua senha a cada 90 dias, o que dificulta o acesso não autorizado.

• Perda de arquivo de autocompletar e assinaturas. Após migrar para a nova caixa de correio, você pode precisar anexar novamente os arquivos de armazenamento pessoal (PST). Além disso, suas assinaturas e arquivos de autocompletar podem desaparecer. Antes da migração, você precisa decidir se a perda da sua configuração anterior é um problema. Claro, você pode migrar esses dados também, mas isso requer trabalho extra. Para evitar surpresas, você deve incluir esse aspecto no seu plano de migração.

• Compartilhamento de calendário. Se sua empresa faz uso intensivo do recurso de calendário, ele também deve ser incluído no plano de migração. As permissões de compartilhamento de calendário podem não ser transferidas automaticamente para o Microsoft 365. Portanto, mapeie as permissões de compartilhamento de calendário e faça backup delas antes da migração.

• Antivírus, anti-spam, listas negras e brancas. Considere se deseja continuar usando seu antivírus ou gateway de anti-spam existente após a migração. O Microsoft 365 possui soluções de segurança que mantêm o e-mail seguro, portanto, você pode optar pela proteção incluída. Outra questão a ser considerada são as listas negras e brancas. Se você planeja migrar listas personalizadas, pense em como fará isso e inclua esse ponto no plano.

• Novos recursos de segurança. A migração para o Microsoft 365 é um ótimo momento para auditar e atualizar seu plano de segurança. Alguns recursos de segurança de e-mail que você pode considerar adotar são prevenção de perda de dados, e-mail criptografado, arquivamento, etc. Todas as suítes do Microsoft 365 possuem recursos de segurança e conformidade incluídos. No entanto, eles são diferentes, portanto, faça sua escolha com base nos padrões de segurança da sua indústria.

Conclusão

O Microsoft 365 aprimora o potencial tecnológico do Exchange Online com uma variedade de recursos úteis que simplificam a colaboração e melhoram a acessibilidade. No entanto, você deve sempre lembrar que, ao usar o Exchange Online, apenas seus e-mails, calendários e contatos são armazenados na nuvem. Com o Microsoft 365, todo o ambiente tecnológico é baseado em nuvem. Portanto, a escolha se resume a uma pergunta: quais são os requisitos da sua empresa para colaboração, produtividade, comunicação, acessibilidade e, o mais importante, segurança e proteção?

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