Exchange Online vs. Microsoft Office 365: ¿Cuál funciona mejor para el alojamiento de correo empresarial?

El correo electrónico es una herramienta de comunicación crucial para cualquier empresa. En algún momento, cada empresa elige entre un correo electrónico alojado por terceros o alojado por ellos mismos. Si su empresa todavía utiliza un cliente de correo electrónico en las instalaciones, probablemente haya pensado en la opción de alojamiento en la nube. Sin embargo, hay mucho que considerar en cuanto al alojamiento de correo electrónico empresarial antes de migrar de los servidores locales a la nube. Y si decide migrar, ¿debería elegir una solución de correo electrónico independiente o una suite que cubra múltiples necesidades en su entorno?

En este artículo, cubriremos los puntos a tener en cuenta al pasar de un servidor local a Exchange Online o a un conjunto completo de Microsoft 365. Además, encontrará una descripción clara y una comparación de las dos opciones. Finalmente, después de leer la publicación del blog, tendrá el conocimiento necesario para encontrar la opción adecuada para su empresa.

Exchange Online vs. Microsoft Office 365

Comparar Exchange Online y Microsoft Office 365 puede ser confuso porque la funcionalidad de estos dos productos es completamente diferente.

Microsoft Office 365 es el conjunto de aplicaciones de software como servicio (SaaS) basado en la nube de Microsoft, que incluye Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel y Outlook, entre otros. El conjunto también incluye aplicaciones basadas en servidores como SharePoint y Exchange. Pero, ¿qué es exactamente Exchange Online?

Exchange Online es un servicio de correo electrónico basado en la nube de Microsoft que brinda acceso a correo electrónico, contactos, calendarios y tareas. Incluido en Microsoft Office 365, Exchange Online es más una colección de herramientas que un solo producto. Exchange Online generalmente no compite con Microsoft 365, sino que complementa.

Los usuarios pueden obtener un producto sin el otro. Por ejemplo, puedes adquirir planes de Microsoft Exchange Online sin obtener el conjunto completo de Microsoft Office 365. Al mismo tiempo, algunos planes no incluyen Exchange Online, como las Microsoft 365 Apps. Siempre hay opción de actualizar a Microsoft 365, incluso si un usuario elige solo Exchange Online al principio.

Antes de comparar Exchange Online y Microsoft 365, es crucial evitar cualquier confusión entre Exchange Online y Exchange Server, y Microsoft 365 y Office 365. Tener todos los conceptos claros hace más fácil entender qué satisfará mejor las necesidades de tu empresa.

Exchange Online vs. Exchange Server

Debido a las similitudes, estos dos productos suelen confundirse, aunque Exchange Online y Exchange Server difieren significativamente. Las principales distinciones son:

• Servidor. Mientras que Microsoft Exchange Online es completamente basado en la nube, Exchange Server se hospeda en servidores virtuales o físicos dedicados.
• Licenciamiento. Microsoft Exchange Server requiere licencias de servidor y cliente, mientras que con Microsoft Exchange Online pagas una tarifa mensual por usuario.
• Escalabilidad. Microsoft Exchange Online puede escalar y desescalar sin esfuerzo como solución basada en la nube, mientras que es más complicado para un Exchange Server.

Microsoft 365 vs. Office 365

En abril de 2020, la marca de Microsoft cambió, y Office 365 se convirtió en Microsoft 365. Microsoft explicó esta decisión como una oportunidad para ser más reflexivos sobre los beneficios y las características ofrecidas en los planes de suscripción. Básicamente, solo cambió la marca, mientras que el precio y la funcionalidad de la suite permanecieron iguales.

Microsoft Office 365 vs. Exchange Online. Cómo elegir

Elegir una solución de correo electrónico independiente o una suite multipropósito depende de las necesidades de su empresa. Sin embargo, hay varios aspectos que debe considerar antes de tomar la decisión final.

Tamaño de la empresa

Por lo general, las empresas pequeñas tienden a tener una estructura simple. Por eso, muchas de ellas pueden funcionar perfectamente con Exchange Online solamente. Por supuesto, depende de cada caso específico, y las necesidades son diferentes para cada empresa. Sin embargo, las pequeñas empresas a menudo no necesitan las características avanzadas que ofrece Microsoft 365. Al mismo tiempo, si su empresa tiene numerosos empleados o una estructura complicada, Microsoft 365 podría ser perfecto para mejorar el flujo operativo.

Colaboración

La elección depende de qué tan colaborativo sea su entorno. Incluso si su negocio es pequeño, pero se trata de trabajo en equipo, debería considerar optar por uno de los planes de Microsoft 365. De esta manera, obtiene acceso a varias herramientas de comunicación empresarial (Microsoft Teams, Skype for Business, etc.) para simplificar el flujo de trabajo y hacer que la colaboración sea más efectiva.

Tipo de empresa

Al elegir, deberías tener en cuenta la naturaleza de tu empresa. Por ejemplo, si tu negocio requiere un sistema de gestión de datos, una solución de almacenamiento de datos y comunicación entre empleados, deberías considerar obtener uno de los planes de Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams son solo algunas de las aplicaciones que pueden ser útiles para tu empresa. Sin embargo, si las necesidades de tu empresa se limitan a interacciones por correo electrónico, puedes elegir fácilmente solo Exchange Online.

Costo

Por supuesto, el precio es un factor esencial a considerar al elegir cualquier solución para tu empresa. En este caso, el costo varía dependiendo del plan que elijas. Por ejemplo, Exchange Online tiene un rango de $4 a $8 por usuario/mes, mientras que Microsoft 365 comienza en $5 por usuario/mes, llega hasta $20 por usuario/mes para paquetes empresariales y hasta $57 por usuario/mes para un plan empresarial. Los planes más económicos difieren en solo un dólar, ofreciéndote Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint Online además de Exchange Online.

Migración de correo electrónico a Microsoft 365 y Exchange Online

Si decides trasladarte de Exchange Online a Microsoft 365, esto no cambiará drásticamente tu entorno de trabajo. Microsoft 365 ampliará las oportunidades de colaboración y comunicación e integrará algunas otras opciones para facilitar el flujo operativo. Aunque estas actualizaciones pueden requerir algo de tiempo y recursos, el proceso no será un cambio radical.

Sin embargo, si estás pasando de servicios en el lugar a basados en la nube, hay mucho que considerar. ¿Es la solución confiable? ¿Cómo debería reestructurarse el trabajo? ¿Y qué pasa con las regulaciones de tu industria, como las políticas de retención y encriptación? Estas son solo algunas preguntas a considerar al tomar tu decisión.

Si decides cambiar a Microsoft 365 o Exchange Online, recuerda que la copia de seguridad de Microsoft Office es la mejor manera de proteger tus datos mientras ahorras tiempo y recursos en caso de pérdida de datos. Antes de migrar a Exchange Online o uno de los planes de Microsoft 365, hay algunos aspectos críticos a considerar con respecto al alojamiento de correo electrónico empresarial. En primer lugar, determina tu solución de correo electrónico actual para comprender qué opciones de migración tienes disponibles. Para evitar dificultades y gastos adicionales, verifica que todos los usuarios de la red utilicen Office 2010 o una versión más nueva. Otros posibles problemas son:

• Acceso a los registros del Sistema de Nombres de Dominio (DNS). Cambiar los registros DNS generalmente toma menos de una hora si todo va bien. Sin embargo, no tener acceso a los registros DNS puede ser problemático, causando retrasos significativos. Al cambiar a Microsoft 365, necesitas acceso a tu DNS para demostrar la propiedad del dominio y dirigir los correos electrónicos a los nuevos buzones. De lo contrario, todos los correos electrónicos se enviarán al servidor antiguo.

• Soluciones y dispositivos de retransmisión de correo electrónico. Antes de la migración, es crucial pensar en tus dispositivos de red, como impresoras y escáneres. Podrías enfrentar notificaciones de fallos y tus documentos escaneados no se enviarán correctamente por correo electrónico. Para evitar estos problemas, realiza un inventario completo de los dispositivos y servicios vinculados al servidor de correo electrónico. Y durante la migración, asegúrate de conectar todo a tu nuevo servidor en la nube.

• Cumplimiento de contraseñas. Recuerda implementar una estricta política de contraseñas y activar la autenticación multifactor. Esto podría ser un problema para los usuarios que no utilizan la nube. Aunque un servidor de correo electrónico local no es invulnerable a los riesgos de ciberseguridad, es más seguro que un servidor de correo electrónico basado en la nube. Lo bueno es que Microsoft 365 requiere contraseñas complejas. Además, cualquier usuario de red debe cambiar su contraseña cada 90 días, lo que obstaculiza el acceso no autorizado.

• Pérdida de archivos de autocompletar y firmas. Después de migrar al nuevo buzón, es posible que tengas que volver a adjuntar los archivos de almacenamiento personal (PST). Además, tus firmas y archivos de autocompletar pueden desaparecer. Antes de migrar, debes decidir si la pérdida de tu configuración anterior es un problema. Por supuesto, también puedes migrar estos datos, pero requiere trabajo adicional. Para evitar sorpresas, debes incluir este aspecto en tu plan de migración.

• Compartir calendarios. Si tu empresa utiliza intensivamente la función de calendario, también debería incluirse en el plan de migración. Es posible que los permisos de compartir calendarios no se transfieran automáticamente a Microsoft 365. Por lo tanto, mapea los permisos de compartir calendarios y haz una copia de seguridad antes de la migración.

• Antivirus, anti-spam, listas negras y blancas. Considera si deseas seguir utilizando tu antivirus o pasarela anti-spam existente después de la migración. Microsoft 365 tiene soluciones de seguridad que mantienen el correo electrónico seguro, por lo que puedes optar por la protección incluida. Otro aspecto a considerar son las listas blancas y negras. Si planeas migrar listas creadas personalizadas, piensa en cómo lo harás e incluye este punto en el plan.

• Nuevas características de seguridad. La migración a Microsoft 365 es un gran momento para auditar y actualizar tu plan de seguridad. Algunas características de seguridad de correo electrónico que podrías considerar adoptar son la prevención de pérdida de datos, correo electrónico cifrado, archivado, etc. Todas las suites de Microsoft 365 incluyen características de seguridad y cumplimiento. Sin embargo, son diferentes, así que elige en función de los estándares de seguridad de tu industria.

Conclusión

Microsoft 365 mejora el potencial tecnológico de Exchange Online con una variedad de características útiles que simplifican la colaboración y mejoran la accesibilidad. Sin embargo, debes recordar siempre que mientras uses Exchange Online, solo tus correos electrónicos, calendarios y contactos se almacenan en la nube. Con Microsoft 365, todo el entorno tecnológico está basado en la nube. Entonces, la elección se reduce a una pregunta: ¿cuáles son los requisitos comerciales para la colaboración, productividad, comunicación, accesibilidad y, lo más importante, seguridad y protección?

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