Exchange Online vs. Microsoft Office 365。ビジネスメールホスティングに最適なのはどちらですか？

ビジネスにとって、メールは重要なコミュニケーションツールです。ある時点で、すべての企業はサードパーティ製品と自己ホストのメールの間で選択を行います。会社がまだオンサイトのメールクライアントを使用している場合、クラウドベースのホスティングについて考えたことがあるかもしれません。ただし、オンサイトサーバーからクラウドへの移行前に、ビジネスメールホスティングについて考慮すべきことがたくさんあります。そして、移行を決定した場合、環境のさまざまなニーズをカバーするスタンドアロンのメールソリューションを選ぶべきでしょうか？

本記事では、オンサイトサーバーからExchange OnlineまたはMicrosoft 365の完全なセットに移行する際に考慮すべきポイントについて説明します。さらに、2つのオプションの明確な説明と比較も示します。最後に、ブログ記事を読んだ後、会社に最適な選択肢を見つける知識を持つことができます。

Exchange Online vs. Microsoft Office 365

Exchange OnlineとMicrosoft Office 365を比較すると、これら2つの製品の機能がまったく異なるため、混乱するかもしれません。

Microsoft Office 365は、Microsoftのクラウドベースのソフトウェアサービス（SaaS）スイートであり、Microsoft Word、Microsoft PowerPoint、Microsoft Excel、Outlookなどのアプリケーションが含まれています。また、SharePointやExchangeなどのサーバーベースのアプリケーションも含まれています。しかし、Exchange Onlineとは具体的には何でしょうか？

Exchange Onlineは、メール、連絡先、カレンダー、タスクにアクセスできるMicrosoftのクラウドベースのメールサービスです。Microsoft Office 365に含まれており、Exchange Onlineは単体の製品ではなく、ツールのコレクションとして提供されます。Exchange Onlineは通常、Microsoft 365と競合するのではなく、補完する役割を担っています。

ユーザーは片方の製品を入手することができます。例えば、Microsoft Exchange Onlineプランを入手せずに完全なMicrosoft Office 365スイートを入手することができます。同時に、Microsoft 365 AppsのようにExchange Onlineを含まないプランもあります。ユーザーが最初にExchange Onlineのみを選択した場合でも、Microsoft 365にアップグレードするオプションが常にあります。

Exchange OnlineとMicrosoft 365を比較する前に、Exchange OnlineとExchange Server、Microsoft 365とOffice 365の混同を避けることが重要です。すべての概念を明確にしておくと、企業のニーズに最適なものが何かを理解しやすくなります。

Exchange Online対Exchange Server

これら2つの製品は類似しているため、通常混同されますが、Exchange OnlineとExchange Serverには大きな違いがあります。主な違いは次のとおりです。

• サーバー。Microsoft Exchange Onlineは完全にクラウドベースですが、Exchange Serverは専用の仮想または物理サーバーにホストされています。
• ライセンス。Microsoft Exchange Serverにはサーバーライセンスとクライアントライセンスが必要ですが、Microsoft Exchange Onlineではユーザーごとに月額料金が発生します。
• 拡張性。Microsoft Exchange Onlineはクラウドベースのソリューションとして簡単にスケーリングおよびデスケーリングできますが、Exchange Serverではより複雑です。

Microsoft 365対Office 365

2020年4月、マイクロソフトのブランドが変更され、Office 365はMicrosoft 365となりました。マイクロソフトは、この決定を購読プランで提供される利点と機能をより反映する機会として説明しました。基本的には、ブランディングの変更のみが行われ、スイートの価格と機能は変わりませんでした。

Microsoft Office 365対Exchange Online。どちらを選ぶかの方法

スタンドアロンのメールソリューションか多目的スイートを選択するかは、ビジネスのニーズに依存します。ただし、最終的な選択をする前に考慮すべきいくつかの側面があります。

ビジネスの規模

通常、小規模企業はシンプルな構造を持つ傾向があります。そのため、多くの場合、Exchange Onlineのみで完璧に機能することができます。もちろん、それは各個別のケースに依存し、各企業のニーズは異なります。ただし、小規模企業は、マイクロソフト365が提供する高度な機能が必要な場合は少ないことがよくあります。同時に、従業員が多数いるか複雑な構造を持つ場合は、業務フローを改善するためにマイクロソフト365がうってつけかもしれません。

コラボレーション

選択肢は、環境がどれだけ協力的かによって異なります。ビジネスが小規模でもチームワークに関する場合、Microsoft 365のプランの1つを選択することを検討すべきです。これにより、さまざまなビジネスコミュニケーションツール（Microsoft Teams、Skype for Businessなど）にアクセスして、ワークフローを簡素化し、コラボレーションをより効果的に行うことができます。

ビジネスタイプ

会社の性質を考慮して選択する際には、データ管理システム、データストレージソリューション、従業員間のコミュニケーションが必要な場合は、Microsoft Office 365のプランの1つを選択することを検討すべきです。SharePoint、OneDrive、Microsoft Teamsなど、ビジネスに役立つアプリケーションがいくつかあります。しかし、会社のニーズが電子メールのやり取りに限定されている場合は、Exchange Onlineのみを選択することが簡単です。

コスト

もちろん、ビジネスのためのソリューションを選択する際には価格も重要な要素です。この場合、選択したプランに応じてコストが異なります。たとえば、Exchange Onlineの価格は1ユーザー/月あたり4ドルから8ドルまでで、Microsoft 365はユーザー/月あたり5ドルから始まり、ビジネス向けのパックでは20ドルまで、エンタープライズプランでは57ドルまで上がります。最も安いプランはたった1ドルの差ですが、Exchange Onlineに加えてMicrosoft Teams、OneDrive、SharePoint Onlineが提供されます。

Microsoft 365およびExchange Onlineへの電子メール移行

Exchange OnlineからMicrosoft 365に移行する場合、作業環境が大きく変わることはありません。Microsoft 365はコラボレーションとコミュニケーションの機会を拡大し、運用フローを容易にするためのいくつかのオプションを統合します。これらのアップデートには時間とリソースが必要かもしれませんが、プロセス自体は大きな変化をもたらすものではありません。

しかし、オンサイトサービスからクラウドベースのサービスに移行する場合、考慮すべきことがたくさんあります。ソリューションは信頼できるでしょうか？作業をどのように再構築すべきですか？そして、保持や暗号化ポリシーなどの業界規制はどうですか？これは選択をする際に考慮すべきいくつかの質問に過ぎません。

Microsoft 365やExchange Onlineに切り替えることを決定した場合、Microsoft Officeのバックアップは、データを保護し、データ損失の際に時間とリソースを節約する最良の方法です。Exchange OnlineやMicrosoft 365のプランに移行する前に、ビジネスメールホスティングに関するいくつかの重要な側面を考慮する必要があります。まず第一に、現在のメールソリューションを特定し、利用可能な移行オプションを理解する必要があります。何らかのトラブルや追加費用を避けるために、すべてのネットワークユーザーがOffice 2010またはそれ以降のバージョンを利用していることを確認してください。その他の可能な問題は：

• ドメインネームシステム（DNS）レコードのアクセス。 DNSレコードの変更は通常、すべてがスムーズに進む場合には1時間未満で行われます。ただし、DNSレコードにアクセスできないと問題が発生し、大幅な遅延を引き起こす可能性があります。Microsoft 365に切り替える際には、DNSにアクセスしてドメインの所有権を証明し、新しいメールボックスに電子メールを送信する必要があります。それ以外の場合、すべての電子メールが古いサーバーに送信されてしまいます。

• 電子メールリレーのソリューションとデバイス。移行前に、プリンターやスキャナーなどのネットワークデバイスについて考えることが重要です。障害通知が発生したり、スキャンした文書が正しくメールされない可能性があります。これらの問題を回避するために、電子メールサーバーにリンクされたデバイスとサービスの完全なインベントリを実行してください。また、移行中には、すべてを新しいクラウドサーバーに接続することを確認してください。

• パスワードのコンプライアンス。厳格なパスワードポリシーを実装し、多要素認証を有効にすることを忘れないでください。これは非クラウドユーザーにとって問題になる可能性があります。オンプレミスの電子メールサーバーは、サイバーセキュリティリスクには無防備ではありませんが、クラウドベースの電子メールサーバーよりも安全です。良いことに、Microsoft 365では複雑なパスワードが必要です。さらに、すべてのネットワークユーザーは、パスワードを90日ごとに変更する必要があり、不正アクセスを妨げます。

• 自動入力ファイルと署名の喪失。新しいメールボックスに移行した後、個人用ストレージ（PST）ファイルを再添付する必要があります。さらに、署名と自動入力ファイルが消える可能性があります。移行前に、以前の設定が失われることが問題かどうかを決定する必要があります。もちろん、このデータも移行できますが、追加の作業が必要です。驚きを避けるために、この側面を移行計画に含めるべきです。

• カレンダーの共有。会社がカレンダー機能を重視している場合は、それも移行計画に含める必要があります。カレンダーの共有権限は、自動的にMicrosoft 365に転送されない場合があります。したがって、カレンダーの共有権限をマッピングし、移行前にバックアップを取ってください。

• ウイルス対策、スパム対策、ブラックリスト、ホワイトリスト。移行後に既存のウイルス対策やスパム対策ゲートウェイを使用するかどうか考えてみてください。Microsoft 365にはメールを安全に保つセキュリティソリューションがありますので、含まれている保護を選択できます。考慮すべき別の問題は、ホワイトリストとブラックリストです。カスタム作成のリストを移行する予定の場合は、その方法を考えて、計画にこのポイントを含めてください。

• 新しいセキュリティ機能。Microsoft 365への移行は、セキュリティ計画を監査して更新する絶好の機会です。採用を検討すべき一部のメールセキュリティ機能には、データ漏えい防止、暗号化メール、アーカイブなどがあります。すべてのMicrosoft 365スイートにはセキュリティおよびコンプライアンス機能が含まれています。ただし、それらは異なりますので、あなたの業界のセキュリティ基準に基づいて選択してください。

結論

Microsoft 365は、Exchange Onlineの技術的可能性を拡張し、コラボレーションを簡素化し、アクセシビリティを向上させる一連の便利な機能を提供します。ただし、Exchange Onlineを使用する場合は、メール、カレンダー、連絡先のみがクラウドに保存されます。Microsoft 365では、全体のテクノロジー環境がクラウドベースになります。したがって、選択肢は1つの質問に絞られます。それは、コラボレーション、生産性、コミュニケーション、アクセシビリティ、そして何よりもセキュリティと保護のビジネス要件が何であるかということですか？

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