L’e-mail est un outil de communication crucial pour toute entreprise. À un moment donné, chaque société choisit entre un e-mail tiers et un e-mail auto-hébergé. Si votre entreprise utilise encore un client e-mail sur site, vous avez probablement réfléchi à l’hébergement basé sur le cloud. Cependant, il y a beaucoup à considérer concernant l’hébergement d’e-mails professionnels avant de migrer des serveurs sur site vers le cloud. Et si vous décidez de migrer, devriez-vous choisir une solution e-mail autonome ou une suite qui couvre plusieurs besoins dans votre environnement?
Dans cet article, nous aborderons les points à prendre en compte lors du passage d’un serveur sur site à Exchange Online ou à un ensemble complet de Microsoft 365. De plus, vous trouverez une description claire et une comparaison des deux options. Enfin, après avoir lu le billet de blog, vous aurez les connaissances nécessaires pour trouver la solution adaptée à votre entreprise.
Exchange Online vs Microsoft Office 365
Comparer Exchange Online et Microsoft Office 365 peut être déroutant car la fonctionnalité de ces deux produits est complètement différente.
Microsoft Office 365 est la suite d’applications logicielles en tant que service (SaaS) basée sur le cloud de Microsoft, qui comprend Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel et Outlook, entre autres. La suite comprend également des applications basées sur des serveurs telles que SharePoint et Exchange. Mais qu’est-ce qu’Exchange Online exactement?
Exchange Online est un service de messagerie électronique basé sur le cloud de Microsoft qui donne accès aux e-mails, contacts, calendriers et tâches. Inclus dans Microsoft Office 365, Exchange Online est plus une collection d’outils qu’un produit unique. Exchange Online ne rivalise généralement pas avec Microsoft 365 mais le complète plutôt.
Les utilisateurs peuvent obtenir un produit sans l’autre. Par exemple, vous pouvez acheter des plans Microsoft Exchange Online sans obtenir la suite complète Microsoft Office 365. En même temps, certains plans n’incluent pas Exchange Online, comme les applications Microsoft 365. Il y a toujours une option pour passer à Microsoft 365, même si un utilisateur choisit uniquement Exchange Online au début.
Avant de comparer Exchange Online et Microsoft 365, il est crucial d’éviter toute confusion entre Exchange Online et Exchange Server, ainsi que Microsoft 365 et Office 365. Avoir tous les concepts clairs facilite la compréhension de ce qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise.
Exchange Online vs. Exchange Server
En raison des similitudes, ces deux produits sont généralement confondus, même si Exchange Online et Exchange Server diffèrent considérablement. Les principales distinctions sont:
- Serveur. Alors que Microsoft Exchange Online est entièrement basé sur le cloud, Exchange Server est hébergé sur des serveurs virtuels ou physiques dédiés.
- License. Microsoft Exchange Server nécessite des licences serveur et client, tandis qu’avec Microsoft Exchange Online, vous payez des frais mensuels par utilisateur.
- Scalabilité. Microsoft Exchange Online peut facilement évoluer et régresser en tant que solution basée sur le cloud, tandis qu’il est plus compliqué pour un serveur Exchange.
Microsoft 365 vs. Office 365
En avril 2020, le branding de Microsoft a changé et Office 365 est devenu Microsoft 365. Microsoft a expliqué cette décision comme une opportunité d’être plus représentatif des avantages et des fonctionnalités offerts dans les plans d’abonnement. Fondamentalement, seul le branding a changé, tandis que le prix et les fonctionnalités de la suite sont restés les mêmes.
Microsoft Office 365 vs Exchange Online. Comment choisir
Choisir une solution de messagerie autonome ou une suite polyvalente dépend de vos besoins commerciaux. Cependant, il y a plusieurs aspects à considérer avant de faire le choix final.
Taille de l’entreprise
En général, les petites entreprises tendent à avoir une structure simple. C’est pourquoi beaucoup d’entre elles peuvent fonctionner parfaitement avec Exchange Online uniquement. Bien sûr, cela dépend de chaque cas spécifique, et les besoins sont différents pour chaque entreprise. Cependant, les petites entreprises n’ont souvent pas besoin des fonctionnalités avancées que Microsoft 365 offre. En même temps, si votre entreprise compte de nombreux employés ou une structure compliquée, Microsoft 365 pourrait être parfait pour améliorer le flux opérationnel.
Collaboration
Le choix dépend de la collaboration de votre environnement. Même si votre entreprise est petite, mais qu’elle est entièrement axée sur le travail d’équipe, vous devriez envisager d’opter pour l’un des plans Microsoft 365. De cette façon, vous avez accès à divers outils de communication d’entreprise (Microsoft Teams, Skype for Business, etc.) pour simplifier le flux de travail et rendre la collaboration plus efficace.
Type d’entreprise
Lors du choix, vous devriez tenir compte de la nature de votre entreprise. Par exemple, si votre entreprise nécessite un système de gestion des données, une solution de stockage des données et une communication entre les employés, vous devriez envisager d’obtenir l’un des plans Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive et Microsoft Teams ne sont que quelques applications qui peuvent être utiles pour votre entreprise. Cependant, si les besoins de votre entreprise se limitent aux interactions par e-mail, vous pouvez facilement choisir Exchange Online uniquement.
Coût
Bien sûr, le prix est un facteur essentiel à prendre en compte lors du choix de toute solution pour votre entreprise. Dans ce cas, le coût varie en fonction du plan que vous choisissez. Par exemple, Exchange Online varie de 4 à 8 dollars par utilisateur/mois, tandis que Microsoft 365 commence à 5 dollars par utilisateur/mois, va jusqu’à 20 dollars par utilisateur/mois pour les packs professionnels, et jusqu’à 57 dollars par utilisateur/mois pour un plan entreprise. Les plans les moins chers diffèrent d’un seul dollar, vous donnant accès à Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint Online en plus d’Exchange Online.
Migration des e-mails vers Microsoft 365 et Exchange Online
Si vous décidez de passer de Exchange Online à Microsoft 365, cela ne changera pas radicalement votre environnement de travail. Microsoft 365 élargira les possibilités de collaboration et de communication et intégrera d’autres options pour faciliter le flux opérationnel. Même si ces mises à jour peuvent nécessiter du temps et des ressources, le processus n’est pas révolutionnaire.
Cependant, si vous passez des services sur site à des services basés sur le cloud, il y a beaucoup à considérer. La solution est-elle fiable ? Comment devrait-on restructurer le travail ? Et qu’en est-il de vos réglementations sectorielles, telles que les politiques de conservation et de cryptage ? Ce ne sont que quelques-unes des questions à prendre en compte lors de votre choix.
Si vous décidez de passer à Microsoft 365 ou à Exchange Online, rappelez-vous que la sauvegarde de Microsoft Office est le meilleur moyen de protéger vos données tout en économisant votre temps et vos ressources en cas de perte de données. Avant de migrer vers Exchange Online ou l’un des plans Microsoft 365, il y a certains aspects critiques à considérer concernant l’hébergement de messagerie professionnelle. Tout d’abord, déterminez votre solution de messagerie actuelle pour comprendre quelles options de migration sont disponibles. Pour éviter tout problème et dépense supplémentaire, vérifiez que tous les utilisateurs du réseau utilisent Office 2010 ou une version ultérieure. D’autres problèmes possibles sont :
- Accès aux enregistrements du système de noms de domaine (DNS). Changer les enregistrements DNS prend généralement moins d’une heure si tout se passe bien. Cependant, ne pas avoir accès aux enregistrements DNS peut poser problème, entraînant des retards importants. Lorsque vous passez à Microsoft 365, vous avez besoin d’accéder à votre DNS pour prouver la propriété du domaine et diriger les e-mails vers les nouvelles boîtes aux lettres. Sinon, tous les e-mails seront envoyés à l’ancien serveur.
- Solutions et dispositifs de relais d’email. Avant la migration, il est crucial de penser à vos dispositifs réseau, tels que les imprimantes et les scanners. Vous pourriez rencontrer des notifications d’échec et vos documents numérisés ne seront pas envoyés correctement par email. Pour éviter ces problèmes, réalisez un inventaire complet des dispositifs et services liés au serveur de messagerie. Et lors de la migration, assurez-vous de connecter tout à votre nouveau serveur cloud.
- Conformité aux mots de passe. N’oubliez pas de mettre en place une politique de mots de passe stricte et d’activer l’authentification multi-facteurs. Cela pourrait poser problème pour les utilisateurs non-cloud. Bien qu’un serveur de messagerie sur site ne soit pas invulnérable aux risques de cybersécurité, il est plus sécurisé qu’un serveur de messagerie basé sur le cloud. La bonne chose est que Microsoft 365 exige des mots de passe complexes. De plus, tout utilisateur du réseau doit changer son mot de passe tous les 90 jours, ce qui entrave l’accès non autorisé.
- Perte du fichier d’autocomplétion et des signatures. Après la migration vers la nouvelle boîte aux lettres, vous pourriez devoir réattacher les fichiers de stockage personnels (PST). De plus, vos signatures et fichiers d’autocomplétion peuvent disparaître. Avant de migrer, vous devez décider si la perte de votre configuration précédente pose problème. Bien sûr, vous pouvez également migrer ces données, mais cela nécessite un travail supplémentaire. Pour éviter toute surprise, vous devriez inclure cet aspect dans votre plan de migration.
- Partage de calendrier. Si votre entreprise utilise intensivement la fonctionnalité de calendrier, elle doit également être incluse dans le plan de migration. Les autorisations de partage de calendrier pourraient ne pas être transférées automatiquement vers Microsoft 365. Par conséquent, cartographiez les autorisations de partage de calendrier et sauvegardez-les avant la migration.
- Antivirus, anti-spam, listes noire et blanche. Considérez si vous souhaitez continuer à utiliser votre antivirus ou passerelle anti-spam existant après la migration. Microsoft 365 propose des solutions de sécurité qui protègent les e-mails, vous pouvez donc opter pour la protection incluse. Un autre point à considérer concerne les listes noires et blanches. Si vous envisagez de migrer des listes personnalisées, réfléchissez à la manière dont vous le ferez et incluez ce point dans le plan.
- Nouvelles fonctionnalités de sécurité. La migration vers Microsoft 365 est un excellent moment pour auditer et mettre à jour votre plan de sécurité. Certaines fonctionnalités de sécurité des e-mails que vous pourriez envisager d’adopter sont la prévention de la perte de données, les e-mails chiffrés, l’archivage, etc. Toutes les suites Microsoft 365 incluent des fonctionnalités de sécurité et de conformité. Cependant, elles sont différentes, alors faites votre choix en fonction des normes de sécurité de votre secteur d’activité.
Conclusion
Microsoft 365 améliore le potentiel technologique d’Exchange Online avec une gamme de fonctionnalités utiles qui simplifient la collaboration et améliorent l’accessibilité. Cependant, n’oubliez pas que lors de l’utilisation d’Exchange Online, seuls vos e-mails, calendriers et contacts sont stockés dans le cloud. Avec Microsoft 365, l’ensemble de l’environnement technique est basé sur le cloud. Ainsi, le choix se réduit à une question : quels sont vos besoins commerciaux en matière de collaboration, de productivité, de communication, d’accessibilité et, surtout, de sécurité et de protection?
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Source:
https://www.nakivo.com/blog/exchange-online-vs-microsoft-office-365-for-business-email-hosting/