تبادل عبر الإنترنت مقابل Microsoft Office 365. ما الذي يعمل بشكل أفضل لاستضافة البريد الإلكتروني للشركات؟

البريد الإلكتروني هو أداة اتصال حيوية لأي عمل تجاري. في نقطة ما، تختار كل شركة بين بريد إلكتروني مستضاف من طرف ثالث أو مضيف ذاتيٍ. إذا كانت شركتك تستخدم لا يزال عميل بريد إلكتروني محلي، فقد فكرت بالتأكيد في الاستضافة القائمة على السحابة. ومع ذلك، هناك الكثير للاعتبار فيما يتعلق باستضافة البريد الإلكتروني للأعمال قبل الانتقال من الخوادم الموجودة في الموقع إلى السحابة. وإذا قررت الانتقال، هل يجب عليك اختيار حل بريد إلكتروني مستقل أم مجموعة تغطي احتياجات متعددة في بيئتك؟

في هذا المقال، سنغطي النقاط التي يجب أخذها في الاعتبار عند الانتقال من خادم موجود في الموقع إلى Exchange Online أو مجموعة كاملة من Microsoft 365. بالإضافة إلى ذلك، ستجد وصفًا ومقارنة واضحة للخيارين. وأخيرًا، بعد قراءة المقال، ستكون لديك المعرفة لاختيار الحل المناسب لشركتك.

مقارنة بين Exchange Online وMicrosoft Office 365

قد يكون مقارنة بين Exchange Online وMicrosoft Office 365 مربكة لأن وظيفة هاتين المنتجتين مختلفة تمامًا.

Microsoft Office 365 هو مجموعة تطبيقات خدمية (SaaS) مستضافة في السحابة من مايكروسوفت، تشمل Microsoft Word وMicrosoft PowerPoint وMicrosoft Excel، وOutlook، بالإضافة إلى غيرها. تتضمن المجموعة أيضًا تطبيقات مستضافة على الخادم مثل SharePoint وExchange. ولكن ما هو Exchange Online بالضبط؟

Exchange Online هو خدمة بريد إلكتروني مستضافة في السحابة من مايكروسوفت تمنح الوصول إلى البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والتقويمات والمهام. يشمل Exchange Online عادةً في Microsoft Office 365، وهو أكثر من مجرد منتج واحد، بل هو مجموعة من الأدوات. عادةً ما لا يتنافس Exchange Online مع Microsoft 365 ولكن يكمله.

يمكن للمستخدمين الحصول على منتج واحد بدون الآخر. على سبيل المثال، يمكنك شراء خطط Microsoft Exchange Online دون الحصول على مجموعة Microsoft Office 365 الكاملة. في الوقت نفسه، قد لا تتضمن بعض الخطط Exchange Online، مثل تطبيقات Microsoft 365. هناك دائمًا خيار للترقية إلى Microsoft 365، حتى لو اختار المستخدم Exchange Online فقط في البداية.

قبل مقارنة Exchange Online و Microsoft 365، من الضروري تجنب أي ارتباك بين Exchange Online و Exchange Server و Microsoft 365 و Office 365. إن وضوح جميع المفاهيم يجعل من الأسهل فهم ما الذي سيستوفي احتياجات شركتك بشكل أفضل.

Exchange Online مقابل Exchange Server

بسبب التشابه، يتم الخلط عادةً بين هذين المنتجين، على الرغم من أن Exchange Online و Exchange Server يختلفان بشكل كبير. الاختلافات الرئيسية هي:

• الخادم. بينما يعتمد Microsoft Exchange Online بالكامل على السحابة، يتم استضافة Exchange Server على خوادم افتراضية أو فيزيائية مخصصة.
• الترخيص. يتطلب Microsoft Exchange Server تراخيص للخادم والعميل، بينما مع Microsoft Exchange Online، تدفع رسومًا شهرية لكل مستخدم.
• التوسعة. يمكن لـ Microsoft Exchange Online التوسع والتقليل بسهولة كحل مبني على السحابة، بينما يعد الأمر أكثر تعقيدًا بالنسبة لـ Exchange Server.

Microsoft 365 مقابل Office 365

في أبريل 2020، تغيرت العلامة التجارية لشركة مايكروسوفت، وأصبح Office 365 يعرف بـ Microsoft 365. وشرحت مايكروسوفت هذا القرار كفرصة لأن يكون أكثر تمثيلاً للفوائد والميزات المقدمة في خطط الاشتراك. أساساً، تغيرت العلامة التجارية فقط، بينما ظلت أسعار الحزمة والوظائف كما هي.

مايكروسوفت أوفيس 365 مقابل إكسشينج أونلاين. كيفية الاختيار

اختيار حل بريد إلكتروني مستقل أو حزمة متعددة الاستخدامات يعتمد على احتياجات عملك. ومع ذلك، هناك عدة جوانب يجب مراعاتها قبل اتخاذ القرار النهائي.

حجم العمل

عادةً ما تمتلك الشركات الصغيرة هيكل بسيط. لهذا السبب، يمكن للكثير منها أن تعمل بسلاسة باستخدام إكسشينج أونلاين فقط. بالطبع، يعتمد ذلك على كل حالة محددة، والاحتياجات تختلف من شركة لأخرى. ومع ذلك، غالباً ما لا تحتاج الشركات الصغيرة إلى الميزات المتقدمة التي يقدمها مايكروسوفت 365. في الوقت نفسه، إذا كانت لديك شركة تضم عدداً كبيراً من الموظفين أو هيكل تنظيمي معقد، فإن مايكروسوفت 365 قد يكون خياراً مثالياً لتحسين تدفق العمليات.

التعاون

يعتمد الاختيار على مدى تعاون بيئتك. حتى إذا كانت شركتك صغيرة، ولكن كل شيء يتعلق بالعمل الجماعي، يجب أن تفكر في اختيار أحد خطط مايكروسوفت 365. بهذه الطريقة، تحصل على وصول إلى مجموعة متنوعة من أدوات الاتصال التجاري (مايكروسوفت تيمز، سكايب للأعمال، إلخ) لتبسيط سير العمل وجعل التعاون أكثر فعالية.

نوع العمل

أثناء اختيارك، يجب أن تأخذ في الاعتبار طبيعة شركتك. على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تحتاج إلى نظام إدارة البيانات، وحلول تخزين البيانات، والتواصل بين الموظفين، فيجب عليك النظر في الحصول على أحد خطط Microsoft Office 365. SharePoint، OneDrive وMicrosoft Teams هي بعض التطبيقات التي يمكن أن تكون مفيدة لشركتك. ومع ذلك، إذا كانت احتياجات شركتك مقتصرة على التفاعلات عبر البريد الإلكتروني، يمكنك بسهولة اختيار Exchange Online فقط.

التكلفة

بالطبع، السعر عامل أساسي يجب مراعاته عند اختيار أي حل لشركتك. في هذه الحالة، تتغير التكلفة اعتمادًا على الخطة التي تختارها. على سبيل المثال، يتراوح سعر Exchange Online بين 4 و 8 دولار للمستخدم/الشهر، بينما تبدأ Microsoft 365 من 5 دولار للمستخدم/الشهر، وتصل إلى 20 دولار للحزم العملية، وتصل إلى 57 دولار للمستخدم/الشهر لخطة المؤسسة. تختلف أرخص الخطط بدولار واحد فقط، مما يمنحك Microsoft Teams، OneDrive، وSharePoint Online بالإضافة إلى Exchange Online.

ترحيل البريد الإلكتروني إلى Microsoft 365 وExchange Online

إذا قررت الانتقال من Exchange Online إلى Microsoft 365، فلن يؤدي هذا إلى تغيير جذري في بيئة عملك. سيوسع Microsoft 365 فرص التعاون والتواصل ويدمج بعض الخيارات الأخرى لتسهيل تدفق العمليات. على الرغم من أن هذه التحديثات قد تتطلب بعض الوقت والموارد، إلا أن العملية ليست محدثة للعب.

ومع ذلك، إذا كنت تنتقل من الخدمات المقدمة في الموقع إلى الخدمات القائمة على السحابة، فهناك الكثير للنظر فيه. هل الحل موثوق؟ كيف يجب إعادة تنظيم العمل؟ وماذا عن لوائح صناعتك، مثل سياسات الاحتفاظ والتشفير؟ هذه أسئلة قليلة فقط للنظر فيها عند اتخاذ القرار.

إذا قررت الانتقال إلى Microsoft 365 أو Exchange Online، تذكر أن نسخ احتياطية لبرنامج Microsoft Office هي أفضل طريقة لحماية بياناتك مع توفير وقتك ومواردك في حالة فقدان البيانات. قبل الانتقال إلى Exchange Online أو أحد خطط Microsoft 365، هناك بعض الجوانب الحرجة التي يجب النظر فيها بخصوص استضافة البريد الإلكتروني للشركات. أولاً، حدد حل البريد الإلكتروني الحالي الخاص بك لفهم الخيارات المتاحة لديك للهجرة. لتجنب أي صعوبات ومصاريف إضافية، تحقق من أن جميع مستخدمي الشبكة يستخدمون Office 2010 أو أحدث. المشكلات الأخرى المحتملة هي:

• الوصول إلى سجلات نظام أسماء النطاق (DNS). يستغرق تغيير سجلات DNS عادة أقل من ساعة إذا كان كل شيء يسير بسلاسة. ومع ذلك، عدم الحصول على الوصول إلى سجلات DNS يمكن أن يكون مشكلة، مما يسبب تأخيرات كبيرة. عند التبديل إلى Microsoft 365، تحتاج إلى الوصول إلى DNS الخاص بك لإثبات ملكية النطاق وتوجيه الرسائل البريدية إلى صناديق البريد الجديدة. وإلا، ستُرسَل جميع الرسائل البريدية إلى الخادم القديم.

• حلول وأجهزة إعادة توجيه البريد الإلكتروني. قبل الترحيل، من الأهمية بمكان التفكير في أجهزة الشبكة الخاصة بك، مثل الطابعات والماسحات الضوئية. قد تواجه إشعارات فشل ولن تتمكن من إرسال المستندات الممسوحة بشكل صحيح. لتجنب هذه المشاكل، قم بإجراء جرد كامل للأجهزة والخدمات المرتبطة بخادم البريد الإلكتروني. وأثناء الترحيل، تأكد من توصيل كل شيء بخادم السحابة الجديد الخاص بك.

• امتثال كلمة المرور. تذكر أن تنفذ سياسة كلمة مرور صارمة وتمكين المصادقة متعددة العوامل. قد تكون هذه مشكلة بالنسبة للمستخدمين غير السحابيين. على الرغم من أن خادم البريد الإلكتروني في الموقع ليس غير قابل للثغرات أمنية، إلا أنه أكثر أمانًا من خادم البريد الإلكتروني القائم على السحابة. الشيء الجيد هو أن Microsoft 365 يتطلب كلمات مرور معقدة. بالإضافة إلى ذلك، يجب على أي مستخدم شبكة تغيير كلمة مروره كل 90 يومًا، مما يعيق الوصول غير المصرح به.

• فقدان ملف الإكمال التلقائي والتواقيع. بعد الترحيل إلى صندوق البريد الجديد، قد تضطر إلى إعادة توصيل ملفات التخزين الشخصية (PST). بالإضافة إلى ذلك، قد تختفي التواقيع وملفات الإكمال التلقائي الخاصة بك. قبل الترحيل، يجب عليك أن تقرر ما إذا كان فقدان الإعداد السابق مشكلة بالنسبة لك. بالطبع، يمكنك أيضًا نقل هذه البيانات، ولكن يتطلب ذلك عملاً إضافيًا. لتجنب أي مفاجآت، يجب عليك تضمين هذا الجانب في خطة الترحيل الخاصة بك.

• مشاركة التقويم. إذا كانت شركتك تستخدم ميزة التقويم بشكل كبير، يجب أيضًا تضمينها في خطة الترحيل. قد لا تنتقل أذونات مشاركة التقويم تلقائيًا إلى Microsoft 365. لذلك، قم برسم أذونات مشاركة التقويم ونسخها احتياطيًا قبل الترحيل.

• برامج مكافحة الفيروسات ومكافحة البريد المزعج والقوائم السوداء والبيضاء. النظر في ما إذا كنت ترغب في الاستمرار في استخدام برنامج مكافحة الفيروسات الحالي أو بوابة مكافحة البريد المزعج بعد الترحيل. لديها حلول أمان Microsoft 365 التي تحافظ على سلامة البريد الإلكتروني، لذا يمكنك اختيار الحماية المتضمنة. واحدة من القضايا الأخرى للنظر فيها هي القوائم السوداء والبيضاء. إذا كنت تخطط لترحيل القوائم المخصصة، فكر في كيفية القيام بذلك وقم بتضمين هذه النقطة في الخطة.

• ميزات أمان جديدة. الترحيل إلى Microsoft 365 هو لحظة عظيمة لتدقيق وتحديث خطة الأمان الخاصة بك. بعض ميزات أمان البريد الإلكتروني التي قد تنظر إلى اعتمادها هي منع فقدان البيانات والبريد الإلكتروني المشفر والأرشفة، إلخ. جميع مجموعات Microsoft 365 تتضمن ميزات الأمان والامتثال. ومع ذلك، فهي مختلفة، لذا اصنع اختيارك بناءً على معايير أمان صناعتك.

الختام

تعزز Microsoft 365 الإمكانات التكنولوجية لـ Exchange Online بمجموعة من الميزات المفيدة التي تبسط التعاون وتحسن إمكانية الوصول. ومع ذلك، يجب عليك دائمًا أن تتذكر أنه أثناء استخدام Exchange Online، يتم تخزين رسائل البريد الإلكتروني والتقويمات وجهات الاتصال الخاصة بك فقط في السحابة. مع Microsoft 365، يعتمد بيئة التكنولوجيا بأكملها على السحابة. لذا، تتقلص الخيارات إلى سؤال واحد: ما هي متطلبات عملك من حيث التعاون والإنتاجية والاتصال والوصول و، الأهم من ذلك، الأمان والحماية؟

لحماية بياناتك، يجب أن تكون لديك استراتيجية شاملة للنسخ الاحتياطي واستعادة البيانات بالإضافة إلى حلاً لتنفيذها. جرب الإصدار المجاني من NAKIVO Backup & Replication لحماية بيانات Microsoft 365 الخاصة بك وجعلها قابلة للاسترداد على الفور.