Como a Microsoft coloca, equipes e canais são onde o ‘trabalho real é feito’. Vamos analisar mais de perto os canais e chats do Teams.
O Microsoft Teams é uma ferramenta complexa que permite aos usuários colaborar usando uma mistura de aplicativos fornecidos pelo Microsoft 365, como arquivos do OneDrive, bibliotecas do SharePoint, Listas da Microsoft, Planejador, Aprovações e muitos outros. Neste artigo, vou ajudá-lo a entender os canais e chats do Microsoft Teams.
O que é uma equipe no Microsoft Teams?
A team is a collaboration space for internal groups and you can set who has access to each team. For instance, you might give everyone in your organization access to a team or restrict it to specific people. Teams are subdivided into channels. There will always be at least one channel in a team.
As equipes são boas para organizar o trabalho que acontece ao longo de um longo período de tempo e permitem que você:
- Criar canais para organizar arquivos, aplicativos e postagens
- Adicionar abas para gerenciar o acesso a informações ou aplicativos. Você pode adicionar uma aba que contenha acesso a um quadro do Planejador, por exemplo.
- Todos os canais têm uma aba de Arquivos por padrão. Isso permite que você organize arquivos associados a um projeto e trabalhe neles juntos individualmente ou em tempo real.
- Você pode vincular reuniões à sua equipe
- Você pode compartilhar canais com outras organizações e adicionar usuários externos
Porque as equipes precisam ser configuradas e estruturadas, elas são mais adequadas para projetos de longo prazo iniciados em seu departamento, localização ou negócio.
Mais sobre Petri: Como Criar uma Equipe no Microsoft Teams
Usando canais no Microsoft Teams
Os canais permitem que você organize o trabalho e as informações em uma equipe. Por exemplo, cada projeto de cliente pode ter seu próprio canal dedicado. Você pode ter uma equipe de vendas que trabalha na venda de diferentes produtos. Assim, você poderia criar vários canais com informações e aplicativos conectados a cada produto.
Os canais são uma ótima maneira de organizar informações e mantê-las em um só lugar para que seja fácil encontrar o que você precisa para concluir uma tarefa ou projeto. Pode ser um arquivo, uma postagem ou informações contidas em um aplicativo.
Ao terminar de trabalhar em um projeto, os canais podem ser ocultados da lista de canais associados a uma equipe ou arquivados.
Ao adicionar um novo canal a uma equipe, você pode optar por dar acesso a todos na equipe ou restringir o novo canal a pessoas específicas. O recurso de Canais Compartilhados também facilita dar acesso a parceiros comerciais a um canal, se você precisar compartilhar as informações fora de sua organização. Os canais compartilhados permitem que você compartilhe um canal com usuários externos em vez de toda uma equipe.
Os membros da equipe podem ajustar as notificações que recebem de um canal. Ao contrário do chat, onde as notificações são definidas globalmente, os usuários podem configurar notificações com base em canal. Você pode optar por receber todas as notificações, nenhuma – exceto respostas diretas e @menções, ou sua própria opção personalizada. Isso realmente pode ajudar na sobrecarga de notificações.
Mais sobre Petri: Como usar Canais Compartilhados no Microsoft Teams
Conversas individuais e em grupo no Microsoft Teams
A melhor maneira de pensar em conversas no Teams é como uma conversa no estilo do WhatsApp. As conversas podem ser individuais, com um grupo de pessoas e incluir usuários externos. As conversas são mais adequadas para discussões de curto prazo que não exigem que você organize informações ou acesse ferramentas que o ajudarão a concluir um projeto ou tarefa.
A maior diferença entre conversas e equipes é que você não pode organizar o trabalho em canais. Em uma conversa, você pode colaborar em arquivos e adicionar aplicativos, se necessário. Também vale ressaltar que usuários externos não podem fazer upload de arquivos em conversas.
As conversas são mais adequadas para projetos de curto prazo que provavelmente não exigirão muita organização. Por exemplo, você pode usar uma conversa para:
- Compartilhar informações durante uma reunião
- Colaboração única em um documento
- Conversa geral que não precisa ser estruturada
A desvantagem das conversas é que elas podem se tornar confusas rapidamente. Se uma conversa durar muitas semanas, porque as informações não estão estruturadas, pode ser difícil encontrar as informações de que você precisa. E os tópicos podem ser esquecidos ou o trabalho não concluído porque se perdem no meio do ruído.
Usar conversas para projetos e discussões de longo prazo é difícil porque você não pode gerenciar e acompanhar o progresso das conversas individuais.
Fazendo as coisas com equipes e canais
Para aproveitar todo o poder do Microsoft Teams, você precisa configurar equipes em sua organização. Isso não quer dizer que o chat não tenha lugar em sua estratégia de colaboração. Mas tenha em mente que o chat do Teams não difere muito do WhatsApp, que provavelmente você não gostaria de usar para os negócios sérios de fazer as coisas.