Come Microsoft afferma, i team e i canali sono dove si svolge il ‘vero lavoro’. Esaminiamo più da vicino i canali e le chat di Teams.
Microsoft Teams è uno strumento complesso che consente agli utenti di collaborare utilizzando una miscela di app fornite da Microsoft 365, come i file di OneDrive, le librerie di SharePoint, Microsoft Lists, Planner, Approvazioni e molte altre. In questo articolo, ti aiuterò a capire i canali e le chat di Microsoft Teams.
Cos’è un team in Microsoft Teams?
A team is a collaboration space for internal groups and you can set who has access to each team. For instance, you might give everyone in your organization access to a team or restrict it to specific people. Teams are subdivided into channels. There will always be at least one channel in a team.
I team sono utili per organizzare il lavoro che si svolge nel tempo e ti consentono di:
- Creare canali per organizzare file, app e post
- Aggiungere schede per gestire l’accesso alle informazioni o alle app. Potresti aggiungere una scheda che contiene l’accesso a una bacheca di Planner, per esempio.
- Tutti i canali hanno una scheda File di default. Questo ti consente di organizzare i file associati a un progetto e di lavorarci insieme individualmente o in tempo reale.
- Puoi collegare le riunioni al tuo team
- Puoi condividere i canali con altre organizzazioni e aggiungere utenti esterni
Poiché i team devono essere configurati e strutturati, sono più adatti a progetti a lungo termine avviati nel tuo dipartimento, sede o azienda.
Ulteriori informazioni su Petri: Come creare un team in Microsoft Teams
Utilizzo dei canali in Microsoft Teams
I canali ti consentono di organizzare il lavoro e le informazioni in un team. Ad esempio, ogni progetto per un cliente potrebbe avere il suo canale dedicato. Potresti avere un team di vendita che lavora alla vendita di diversi prodotti. Quindi potresti creare diversi canali con informazioni e app collegate a ciascun prodotto.
I canali sono un ottimo modo per organizzare le informazioni e tenerle tutte in un unico posto in modo che sia facile trovare ciò di cui hai bisogno per completare un compito o un progetto. Potrebbe essere un file, un post o informazioni contenute in un’applicazione.
Quando hai finito di lavorare su un progetto, i canali possono essere nascosti dall’elenco dei canali associati a un team o archiviati.
Quando aggiungi un nuovo canale a un team, puoi scegliere se dare a tutti i membri del team l’accesso o limitare il nuovo canale a persone specifiche. La funzione Canali condivisi ti consente anche di facilitare l’accesso dei partner commerciali a un canale se hai bisogno di condividere le informazioni al di fuori della tua organizzazione. I canali condivisi ti consentono di condividere un canale con utenti esterni anziché con un intero team.
I membri del team possono regolare le notifiche che ricevono da un canale. A differenza della chat, dove le notifiche sono impostate globalmente, gli utenti possono configurare le notifiche per ciascun canale. Puoi scegliere di ricevere tutte le notifiche, nessuna – tranne risposte dirette e @mentions, o una tua opzione personalizzata. Questo può davvero aiutare a evitare un sovraccarico di notifiche.
Più su Petri: Come utilizzare i canali condivisi di Microsoft Teams
Chat individuali e di gruppo di Microsoft Teams
Il modo migliore per pensare alle chat in Teams è simile a una conversazione di stile WhatsApp. Le chat possono essere individuali, con un gruppo di persone e includere utenti esterni. Le chat sono più adatte per discussioni a breve termine che non richiedono di organizzare informazioni o accedere a strumenti che ti aiuteranno a completare un progetto o un’attività.
La differenza più grande tra le chat e i team è che non puoi organizzare il lavoro in canali. In una chat, puoi collaborare su file e aggiungere app se necessario. È anche importante notare che gli utenti esterni non possono caricare file nelle chat.
Le chat sono più adatte per progetti a breve termine che probabilmente non richiedono molta organizzazione. Ad esempio, puoi utilizzare una chat per:
- Condividere informazioni durante una riunione
- Collaborazione rapida su un documento
- Conversazione generale che non ha bisogno di essere strutturata
Lo svantaggio delle chat è che possono diventare rapidamente ingestibili. Se una chat dura molte settimane, a causa dell’informalità delle informazioni, può essere difficile trovare le informazioni di cui hai bisogno. E i temi possono essere dimenticati o il lavoro non completato perché si perdono nel rumore.
Utilizzare le chat per progetti e discussioni a lungo termine è difficile perché non puoi gestire e monitorare il progresso delle singole conversazioni.
Ottenere risultati con team e canali
Per sfruttare appieno il potenziale di Microsoft Teams è necessario configurare i team nella tua organizzazione. Ciò non significa che la chat non abbia un ruolo nella tua strategia di collaborazione. Ma tieni presente che la chat di Teams non differisce molto da WhatsApp, che probabilmente non vorresti utilizzare per le attività importanti di lavoro.