Según Microsoft, los equipos y los canales son donde se realiza el ‘trabajo real’. Veamos más de cerca los canales y los chats de Teams.
Microsoft Teams es una herramienta compleja que permite a los usuarios colaborar utilizando una mezcla de aplicaciones proporcionadas por Microsoft 365, como archivos de OneDrive, bibliotecas de SharePoint, listas de Microsoft, Planner, Aprobaciones y muchas otras. En este artículo, voy a ayudarte a entender los canales y los chats de Microsoft Teams.
¿Qué es un equipo en Microsoft Teams?
A team is a collaboration space for internal groups and you can set who has access to each team. For instance, you might give everyone in your organization access to a team or restrict it to specific people. Teams are subdivided into channels. There will always be at least one channel in a team.
Los equipos son buenos para organizar el trabajo que ocurre durante un largo período de tiempo y te permiten:
- Crear canales para organizar archivos, aplicaciones y publicaciones
- Agregar pestañas para gestionar el acceso a la información o aplicaciones. Podrías agregar una pestaña que contenga acceso a un tablero de Planner, por ejemplo.
- Todos los canales tienen una pestaña de Archivos por defecto. Esto te permite organizar archivos asociados con un proyecto y trabajar en ellos juntos de forma individual o en tiempo real.
- Puedes enlazar reuniones a tu equipo
- Puedes compartir canales con otras organizaciones y añadir usuarios externos
Debido a que los equipos necesitan ser configurados y estructurados, son más adecuados para proyectos a largo plazo iniciados en tu departamento, ubicación o negocio.
Más en Petri: Cómo Crear un Equipo en Microsoft Teams
Usar canales en Microsoft Teams
Los canales te permiten organizar el trabajo y la información en un equipo. Por ejemplo, cada proyecto de cliente podría tener su propio canal dedicado. Podrías tener un equipo de ventas que trabaja en la venta de diferentes productos. Por lo tanto, podrías crear varios canales con información y aplicaciones conectadas a cada producto.
Los canales son una excelente manera de organizar la información y mantenerla en un solo lugar para que sea fácil encontrar lo que necesitas para completar una tarea o proyecto. Podría ser un archivo, una publicación o información contenida en una aplicación.
Cuando hayas terminado de trabajar en un proyecto, los canales pueden ocultarse de la lista de canales asociados con un equipo o archivarse.
Cuando agregas un nuevo canal a un equipo, puedes elegir dar acceso a todos en el equipo o restringir el nuevo canal a personas específicas. La función de Canales compartidos también facilita dar acceso a socios comerciales a un canal si necesitas compartir la información fuera de tu organización. Los canales compartidos te permiten compartir un canal con usuarios externos en lugar de todo un equipo.
Los miembros del equipo pueden ajustar las notificaciones que reciben de un canal. A diferencia del chat, donde las notificaciones se establecen de forma global, los usuarios pueden configurar las notificaciones en función de cada canal. Puedes optar por recibir todas las notificaciones, ninguna, excepto respuestas directas y menciones, o tu propia opción personalizada. Esto realmente puede ayudar con la sobrecarga de notificaciones.
Más sobre Petri: Cómo usar los canales compartidos de Microsoft Teams
Chats individuales y grupales en Microsoft Teams
La mejor manera de pensar en los chats en Teams es como una conversación al estilo de WhatsApp. Los chats pueden ser individuales, con un grupo de personas e incluir usuarios externos. Los chats son más adecuados para discusiones a corto plazo que no requieren que organices información o accedas a herramientas que te ayudarán a completar un proyecto o tarea.
La mayor diferencia entre los chats y los equipos es que no puedes organizar el trabajo en canales. En un chat, puedes colaborar en archivos y agregar aplicaciones si es necesario. También es importante tener en cuenta que los usuarios externos no pueden cargar archivos en los chats.
Los chats son más adecuados para proyectos a corto plazo que probablemente no requieran mucha organización. Por ejemplo, puedes usar un chat para:
- Compartir información durante una reunión
- Colaboración rápida y única en un documento
- Conversación general que no necesita estar estructurada
La desventaja de los chats es que pueden volverse difíciles de manejar rápidamente. Si un chat dura muchas semanas, debido a que la información no está estructurada, puede ser difícil encontrar la información que necesitas. Y los temas pueden olvidarse o el trabajo no completarse porque se pierden en el ruido.
Usar chats para proyectos y discusiones a largo plazo es complicado porque no puedes gestionar y hacer un seguimiento del progreso de las conversaciones individuales.
Haciendo cosas con equipos y canales
Para aprovechar al máximo el poder de Microsoft Teams, necesitas configurar equipos en tu organización. Eso no quiere decir que el chat no tenga un lugar en tu estrategia de colaboración. Pero ten en cuenta que el chat de Teams no difiere mucho de WhatsApp, que probablemente no querrías usar para los asuntos serios de hacer cosas.