Wie Microsoft es ausdrückt, sind Teams und Kanäle der Ort, an dem ‘die eigentliche Arbeit erledigt wird’. Schauen wir uns Teams-Kanäle vs. Chats genauer an.
Microsoft Teams ist ein komplexes Werkzeug, das es Benutzern ermöglicht, mithilfe einer Mischung von Apps von Microsoft 365 zusammenzuarbeiten, wie z. B. OneDrive-Dateien, SharePoint-Bibliotheken, Microsoft Lists, Planner, Genehmigungen und viele andere. In diesem Artikel werde ich Ihnen helfen, Microsoft Teams-Kanäle vs. Chat zu verstehen.
Was ist ein Team in Microsoft Teams?
A team is a collaboration space for internal groups and you can set who has access to each team. For instance, you might give everyone in your organization access to a team or restrict it to specific people. Teams are subdivided into channels. There will always be at least one channel in a team.
Teams sind gut geeignet, um Arbeit zu organisieren, die über einen längeren Zeitraum stattfindet, und sie ermöglichen es Ihnen, Folgendes zu tun:
- Kanäle erstellen, um Dateien, Apps und Beiträge zu organisieren
- Registerkarten hinzufügen, um den Zugriff auf Informationen oder Apps zu verwalten. Sie könnten beispielsweise eine Registerkarte hinzufügen, die Zugriff auf ein Planner-Board enthält.
- Alle Kanäle haben standardmäßig eine Dateien-Registerkarte. Dadurch können Sie Dateien organisieren, die mit einem Projekt verbunden sind, und gemeinsam daran arbeiten, individuell oder in Echtzeit.
- Sie können Meetings mit Ihrem Team verknüpfen
- Sie können Kanäle mit anderen Organisationen teilen und externe Benutzer hinzufügen
Weil Teams eingerichtet und strukturiert werden müssen, eignen sie sich besser für langfristige Projekte, die in Ihrer Abteilung, Ihrem Standort oder Ihrem Unternehmen initiiert werden.
Mehr zu Petri: Wie man ein Team in Microsoft Teams erstellt
Die Verwendung von Kanälen in Microsoft Teams
Kanäle helfen Ihnen, Arbeit und Informationen in einem Team zu organisieren. Zum Beispiel könnte jedes Kundenprojekt seinen eigenen dedizierten Kanal haben. Sie könnten ein Verkaufsteam haben, das an verschiedenen Produkten arbeitet. So könnten Sie mehrere Kanäle mit Informationen und Apps erstellen, die mit jedem Produkt verbunden sind.
Kanäle sind eine großartige Möglichkeit, Informationen zu organisieren und an einem Ort zu halten, damit es einfach ist, das zu finden, was Sie benötigen, um eine Aufgabe oder ein Projekt abzuschließen. Es könnte sich um eine Datei, einen Beitrag oder Informationen in einer App handeln.
Wenn Sie mit einem Projekt fertig sind, können Kanäle entweder aus der Liste der mit einem Team verbundenen Kanäle ausgeblendet oder archiviert werden.
Wenn Sie einem Team einen neuen Kanal hinzufügen, können Sie wählen, ob alle Teammitglieder Zugriff haben oder den neuen Kanal auf bestimmte Personen beschränken. Die Funktion für freigegebene Kanäle erleichtert es Ihnen auch, Geschäftspartnern Zugriff auf einen Kanal zu gewähren, wenn Sie Informationen außerhalb Ihrer Organisation teilen müssen. Freigegebene Kanäle ermöglichen es Ihnen, einen Kanal mit externen Benutzern anstelle eines gesamten Teams zu teilen.
Teammitglieder können die Benachrichtigungen, die sie von einem Kanal erhalten, anpassen. Im Gegensatz zum Chat, bei dem Benachrichtigungen global festgelegt sind, können Benutzer Benachrichtigungen auf Kanalebene konfigurieren. Sie können wählen, ob Sie alle Benachrichtigungen erhalten, keine – außer direkten Antworten und @Erwähnungen, oder Ihre eigene benutzerdefinierte Option. Dies kann wirklich bei der Benachrichtigungsflut helfen.
Mehr über Petri: Wie man Microsoft Teams Shared Channels verwendet
Microsoft Teams Einzel- und Gruppenchats
Der beste Weg, Chats in Teams zu verstehen, ist wie eine WhatsApp-Unterhaltung. Chats können eins zu eins sein, mit einer Gruppe von Personen und externe Benutzer einschließen. Chats eignen sich am besten für kurzfristige Diskussionen, die keine Organisation von Informationen oder den Zugriff auf Tools erfordern, die Ihnen bei der Durchführung eines Projekts oder einer Aufgabe helfen.
Der größte Unterschied zwischen Chats und Teams besteht darin, dass Sie keine Arbeit in Kanälen organisieren können. In einem Chat können Sie zwar an Dateien zusammenarbeiten und bei Bedarf Apps hinzufügen. Es ist jedoch erwähnenswert, dass externe Benutzer keine Dateien in Chats hochladen können.
Chats eignen sich am besten für kurzfristige Projekte, die wahrscheinlich keine umfangreiche Organisation erfordern. Sie können beispielsweise einen Chat verwenden, um:
- Informationen während eines Meetings zu teilen
- Schnelle einmalige Zusammenarbeit an einem Dokument
- Allgemeine Unterhaltung, die nicht strukturiert sein muss
Der Nachteil von Chats ist, dass sie schnell unhandlich werden können. Wenn ein Chat viele Wochen dauert, weil die Informationen nicht strukturiert sind, kann es schwierig sein, die benötigten Informationen zu finden. Und Themen können entweder vergessen werden oder die Arbeit wird nicht abgeschlossen, weil sie im Lärm untergeht.
Die Verwendung von Chats für langfristige Projekte und Diskussionen ist schwierig, da Sie den Fortschritt einzelner Unterhaltungen nicht verwalten und verfolgen können.
Erledigen von Aufgaben mit Teams und Kanälen
Um die volle Leistung von Microsoft Teams zu nutzen, müssen Sie Teams in Ihrer Organisation einrichten. Das heißt nicht, dass der Chat keinen Platz in Ihrer Zusammenarbeitsstrategie hat. Aber bedenken Sie, dass sich der Teams-Chat nicht so sehr von WhatsApp unterscheidet, den Sie wahrscheinlich nicht für die ernsthafte Aufgabe verwenden möchten, Dinge zu erledigen.