כפי שמציין מיקרוסופט, צוותים וערוצים הם המקומות בהם ‘העבודה האמיתית נעשית’. בואו נסתכל קרוב יותר על ערוצי צוותים נגד צ'אטים.
מיקרוסופט צימצם הוא כלי מורכב שמאפשר למשתמשים לשתף פעולה באמצעות מערכות של Microsoft 365, כמו קבצי OneDrive, ספריות SharePoint, רשימות Microsoft, Planner, אישורים, ועוד. במאמר זה, אני אעזור לך להבין את ערוצי צוותים נגד צ'אט במיקרוסופט צימצם.
מהו צוות במיקרוסופט צימצם?
A team is a collaboration space for internal groups and you can set who has access to each team. For instance, you might give everyone in your organization access to a team or restrict it to specific people. Teams are subdivided into channels. There will always be at least one channel in a team.
צוותים טובים לארגון עבודה שקורה לאורך זמן רב והם מאפשרים לך:
- ליצור ערוצים לארגן קבצים, אפליקציות ופוסטים
- להוסיף לשוניות לניהול גישה למידע או אפליקציות. תוכל להוסיף לשונית שמכילה גישה ללוח תוכניות לדוגמה.
- כל הערוצים מכילים לשונית קבצים כברירת מחדל. זה מאפשר לך לארגן קבצים הקשורים לפרויקט ולעבוד עליהם ביחד באופן יחידני או בזמן אמת.
- תוכל לקשר פגישות לצוות שלך
- תוכל לשתף ערוצים עם ארגונים אחרים ולהוסיף משתמשים חיצוניים
מאחר וצוותים צריכים להיות מוגדרים ומאורגנים, הם מתאימים יותר לפרויקטים לטווח ארוך שמופעלים במחלקתך, מיקומך או עסקך.
עוד בפטרי: כיצד ליצור צוות במיקרוסופט צימצם
שימוש בערוצים ב-Microsoft Teams
ערוצים מאפשרים לך לארגן עבודה ומידע בצוות. לדוגמה, כל פרויקט לקוח עשוי לכלול ערוץ מוקדש לו. יתכן ויש לך צוות מכירות שעובד על מכירת מוצרים שונים. לכן, תוכל ליצור מספר ערוצים עם מידע ויישומים הקשורים לכל מוצר.
ערוצים הם דרך נהדרת לארגן מידע ולשמור אותו במקום אחד כך שקל למצוא את מה שצריך כדי להשלים משימה או פרויקט. זה עשוי להיות קובץ, פוסט, או מידע המוכל ביישום.
כאשר אתה מסיים לעבוד על פרויקט, ניתן להסתיר ערוצים מרשימת הערוצים המשויכים לצוות או לארכיון אותם.
כאשר אתה מוסיף ערוץ חדש לצוות, תוכל לבחור האם לאפשר לכולם בצוות גישה או להגביל את הערוץ החדש לאנשים ספציפיים. תכונת הערוצים המשותפים גם עשויה להקל עליך לאפשר גישה לשותפי עסקים לערוץ אם תצטרך לשתף את המידע מחוץ לארגון שלך. ערוצים משותפים מאפשרים לך לשתף ערוץ אחד עם משתמשים חיצוניים במקום צוות שלם.
חברי הצוות יכולים להתאים את ההתראות שהם מקבלים מערוץ. להבדיל מהצ'אט, שבו ההתראות מוגדרות באופן גלובלי, משתמשים יכולים להגדיר התראות באופן פר-ערוצי. תוכל לבחור לקבל את כל ההתראות, אף אחת – פרט לתגובות ישירות ו@תגובות, או אפשרות מותאמת אישית. זה יכול לעזור באובדן התראות.
עוד על Petri: איך להשתמש בערוצים משותפים ב-Microsoft Teams
שיחות חד-ל-חד וקבוצתיות ב-Microsoft Teams
הדרך הטובה ביותר לחשוב על שיחות ב-Teams היא כמו שיחה בסגנון WhatsApp. שיחות יכולות להיות חד-ל-חד, עם קבוצת אנשים, ולכלול משתמשים חיצוניים. שיחות מתאימות ביותר לדיונים קצרי טווח שאינם דורשים ממך לארגן מידע או לגשת לכלים שיעזרו לך להשלים פרויקט או משימה.
ההבדל הגדול ביותר בין שיחות וקבוצות הוא שאינך יכול לארגן עבודה לתוך ערוצים. בשיחה, תוכל לשתף פעולה על קבצים ולהוסיף אפליקציות אם צריך. כדאי גם לשים לב שמשתמשים חיצוניים לא יכולים להעלות קבצים לשיחות.
שיחות מתאימות ביותר לפרויקטים קצרי טווח שלא צפויים לדרוש הרבה ארגון. לדוגמה, תוכל להשתמש בשיחה כדי ל:
- לשתף מידע במהלך פגישה
- שיתוף פעולה חד-פעמי על מסמך
- שיחה כללית שאינה צריכה להיות מובנית
החסרון של שיחות הוא שהן יכולות להפוך לבלתי ניתנות לניהול מהר. אם שיחה נמשכת שבועות רבים, בגלל שהמידע אינו מובנה, יכול להיות קשה למצוא את המידע שאתה זקוק אליו. ונושאים יכולים להישכח או לעבודה שלא הושלמה משום שהן נאבדות ברעש.
שימוש בשיחות לפרויקטים ודיונים ארוכי טווח הוא קשה מאחר שאינך יכול לנהל ולעקוב אחר התקדמות שיחות אישיות.
לבצע דברים עם צוותים וערוצים
כדי לנצל את כוחו המלא של Microsoft Teams, עליך להקים צוותים בארגון שלך. זה לא אומר שצ'אט אין מקום באסטרטגיית השיתוף שלך. אך תשים לב, צ'אט ב-Teams אינו שונה הרבה מ-WhatsApp, שאולי לא תרצה להשתמש בו לעסקים רציניים.