Office 365 Groups vs Distribuzione Liste — Qual è la differenza? Office 365 (ora conosciuto solo come Microsoft 365) è una suite di strumenti produttivi che ha svolto un ruolo vitale nel rivoluzionare la definizione di successo per molte organizzazioni fino ad oggi.
Secondo i dati del 2022, Microsoft Office 365 controlla quasi la metà del mercato della produttività in ufficio.
Con entusiasmanti abbonamenti gratuiti e piani a pagamento robusti, Office 365 offre una varietà di funzionalità per la tua attività. Bene, Office 365 Groups e le Liste di Distribuzione sono due degli aspetti ricchi di funzionalità tra i tanti.
Quando si parla di un gruppo di persone all’interno di un’organizzazione, le Liste di Distribuzione e i Gruppi di Office 365 sembrano essere praticamente la stessa cosa, lasciando quindi i proprietari di aziende a chiedersi quale sia la scelta migliore. Sebbene l’obiettivo principale di questi due sia facilitare la comunicazione tra i dipendenti, presentano differenze distintive che influenzano la loro efficacia.
I Gruppi di Office 365 Groups offrono al tuo team un’ottima esperienza di lavoro collaborativo, mentre le liste di distribuzione possono aiutare a risolvere i tuoi problemi di invio di email in massa.
In questo post del blog, abbiamo confrontato sia i Gruppi di Office 365 Groups che le Liste di Distribuzione, coprendo i loro aspetti notevoli e le principali differenze tra loro. Il confronto ti aiuta a scegliere la migliore opzione per la tua azienda in base alle tue specifiche esigenze.
Dovremmo iniziare con Gruppi di Office 365 vs Liste di Distribuzione – Qual è la differenza?
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Gruppi Office 365
Prima di tutto, Office 365 Groups è un servizio cross-applicazione focalizzato sulla collaborazione tra utenti, sia all’interno dell’organizzazione che al di fuori della tua azienda. Un gruppo viene avviato e gestito da qualsiasi utente.
A sua volta, ti consente di collaborare facilmente con i membri del tuo team o modificare documenti (secondo le politiche predefinite del tuo progetto). Questi gruppi vengono creati utilizzando altri strumenti Office 365 come Planner, Outlook on the web, SharePoint, Outlook Mobile, ecc. Per soddisfare le esigenze di lavoro contemporanee, questi gruppi funzionano come strumenti di auto-servizio dinamici che sono completamente sicuri.
Caratteristiche dei Gruppi Office 365
- Chiunque può unire gruppi pubblici gruppi senza richiedere permesso.
- La creazione di gruppi può essere controllata.
- Condivisione documenti facile al di fuori dell’organizzazione utilizzando la funzionalità Accesso Ospite.
- I gruppi eliminati possono essere ripristinati e riappaiono nel pannello di navigazione.
- Organizzazione facile con etichettatura.
Tipi di Gruppi Office 365
- Gruppi di Distribuzione – Utilizzati per email di gruppo (per comunicazione e collaborazione).
- Gruppi di Distribuzione Dinamici – Aiuta a inviare email di massa all’interno dell’MS Exchange Organizzazione.
- Gruppi di Sicurezza – Concede il permesso per accedere a strumenti Office 365 come SharePoint.
- Gruppo di sicurezza abilitato per posta elettronica — Utilizzato per concedere il permesso di accessibilità a Office 365
risorse quando più di una persona cerca di accedere alla stessa casella di posta. - Gruppo Microsoft 365 — Aiuta a concedere i permessi, le caselle di posta condivise e la collaborazione.
- Gruppo Dinamico — Permette la gestione dinamica dei membri tramite query di appartenenza.
- Gruppo SharePoint — Aiuta nella gestione dell’accesso ai siti.
Vantaggi dei Gruppi di Office 365
Facile configurazione e gestione delle etichette
Inoltre, l’interfaccia di Office 365 replica l’interfaccia utente di Microsoft Exchange Administration. Le gruppi sono facili da configurare e non richiedono alcuna conoscenza pregressa o la necessità di imparare un nuovo software. Ha il layout intuitivo di Microsoft Office e quindi funziona come una comoda opzione self-service per la creazione e la collaborazione.
Inoltre, in base alle etichette di posta elettronica categorizzate, puoi facilmente creare una politica di mantenimento per aiutarti a gestire il contenuto (eliminazione, mantenimento, archiviazione, ecc.)
Collaborazione per un lavoro di squadra efficiente
Certamente, Office 365 Groups semplifica la coordinazione tra i membri del team per un flusso di lavoro ben connesso in cui ogni membro del team ha accesso alle informazioni. Migliora la collaborazione attraverso le seguenti funzioni:
- OneNote Notebook
- Squadre
- Pianificatore
- File
- SharePoint
Pertanto, Office 365 Gruppi agiscono come uno spazio di lavoro condiviso e migliorano gli sforzi di squadra della tua organizzazione. È possibile partecipare a riunioni, avviare conversazioni, prendere appunti e condividere documenti con i membri dell’organizzazione indipendentemente dalla loro accessibilità a Customer Engagement On-Prem.
Politiche Migliorate per Controllare la Creazione di Gruppi
In primo luogo, Office 365 consente a ogni utente di creare fino a 250 gruppi. Un numero eccessivo di gruppi inutili può anche aggiungere un fattore di complessità al flusso di lavoro. Per limitare la creazione di tali gruppi, le rigorose politiche di Office 365 offrono la possibilità di controllare la creazione di qualsiasi nuovo gruppo. Questa capacità di limitare la creazione di gruppi si applica a Yammer, Planner, Microsoft Teams, SharePoint e Outlook.
Svantaggi dei Gruppi di Office 365
Permessi dei Gruppi Domanda Sicurezza Dati
Poiché tutti gli utenti del tenant ottengono l’accesso ai gruppi di Office 365, è opportuno notare che hanno il diritto di modificare una Raccolta di Siti di Gruppo o modificare/aggiornare un documento. Questo li equipara a funzionalità speciali come log di controllo. In questo modo la maggior parte dei controlli viene lasciata a disposizione degli utenti finali, e questo mette la sicurezza dei dati a rischio.
Problemi di Compatibilità
Di conseguenza, i gruppi di Office 365 non sono visibili in Outlook 2013 e quindi sono compatibili solo con Office 2016. Inoltre, l’integrazione di Office 365 è possibile solo con Outlook 2016.
Successivamente con Office 365 Groups vs Distribution Lists — Qual è la differenza? è quello di introdurre le Distribution Lists.
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Elenchi di distribuzione
Gli elenchi di distribuzione, noti anche come gruppi di distribuzione, vengono utilizzati principalmente per inviare email di notifica a più di un contatto.
Come accennato, è soprattutto utile quando devi inviare email a un gruppo di persone o a una squadra, senza dover aggiungere indirizzi individualmente. A differenza dei gruppi di Office 365, negli elenchi di distribuzione, una persona proveniente da fuori dell’organizzazione si unisce solo dopo aver ricevuto il permesso di accesso dall’amministratore.
Caratteristiche degli elenchi di distribuzione
- Ti consente di aggiungere, elencare o eliminare membri da un elenco di distribuzione.
- Ti aiuta a inviare email a più persone contemporaneamente.
- Permette una distribuzione più semplice dei report.
- Il nome del gruppo viene espanso in membri.
- Crea indirizzi email dedicati.
Tipi di elenchi di distribuzione
- Statico — Viene utilizzato per inviare email a un elenco statico di indirizzi di contatto. Aggiungi manualmente contatti o elenchi di distribuzione senza alcuna restrizione.
- Dinamico — Appartiene al gruppo mail enable Active Directory, focalizzato sull’accelerazione dello scambio di email di massa all’interno del Microsoft Exchange Organization.
Vantaggi degli elenchi di distribuzione
Invio di email di massa facile
Allo stesso modo, invii email di massa a un grande gruppo di contatti nella tua lista contemporaneamente, senza dover aggiungere manualmente ‘cc’ o ‘bcc’ ogni volta come nei metodi di posta elettronica tradizionali. Pertanto, agisce come una soluzione semplice per gestire la comunicazione con più membri del team contemporaneamente. Le email ricevute vengono replicate e inviate agli inbox di più contatti, consentendo la ricezione della stessa email allo stesso tempo da parte di tutti i membri del team.
Cancellazione e gestione dei dati semplici
È possibile eliminare una determinata lista di distribuzione utilizzando gli strumenti di creazione stessi. Questi possono anche essere eliminati in PowerShell. Le liste di distribuzione vuote vengono trovate ed eliminate utilizzando specifici comandi. Inoltre, tieni traccia delle email in modo conveniente.
Email mirate con liste
I messaggi possono essere indirizzati a un gruppo specifico di contatti con funzionalità di segmentazione. Le liste di distribuzione sono poco costose e vengono create e gestite senza alcun problema.email mirate aiutano nelle promozioni di prodotti, nel costruire la consapevolezza del marchio, nel costruire relazioni con clienti attuali o passati, ecc.
Svantaggi delle liste di distribuzione
Mancanza di visibilità delle risposte
Quando un membro del team risponde a una certa email inviata a una lista di distribuzione, gli altri destinatari non vengono informati del fatto. Ciò influisce sulla comunicazione o discussione efficiente tra i dipendenti. Inoltre, non esistono registri trasparenti di conversazioni email.
Controllo limitato
Evidentemente, le liste di distribuzione consentono solo un controllo limitato o nullo sulle risposte o azioni richieste. Un membro non può assegnare richieste a un singolo membro del team. Non è possibile aggiungere note interne o private a qualsiasi richiesta di supporto.
Gruppi di Office 365 contro Liste di distribuzione – Un rapido confronto
Funzione
Gruppi di Office 365
Consentono di collaborare con i contatti preferiti all’esterno e all’interno dell’organizzazione. Utilizza app come SharePoint, Planner, ecc. per tali scopi. Di conseguenza, migliora il flusso di lavoro collaborativo con la collaborazione di squadra.
Liste di distribuzione
Vengono utilizzate per inviare email a un gruppo di destinatari senza dover aggiungere indirizzi email individuali ogni volta che si invia un’email.
Condivisibilità
Gruppi di Office 365
Con la sua funzione di collaborazione, Office 365 Groups ti consente di condividere una raccolta di risorse con il tuo team. Utilizza app come Calendario condiviso, Inbox di Outlook o una libreria di documenti per scopi di condivisione di documenti o file. Inoltre, offre inbox e calendari condivisi.
Elenchi di distribuzione
Gli Elenchi di distribuzione non consentono la condivisione in quanto non c’è visibilità delle risposte individuali alle email ricevute all’interno delle squadre. Consentono solo l’invio di email in blocco, ma non risposte trasparenti dirette. Non offrono alcuna inbox condivisa e le email vengono inviate solo ai membri.
Requisiti di licenza
Office 365 Groups
Offre una versione gratuita abbonamento Azure AD oltre ai suoi piani a pagamento. Per lo più, il suo abbonamento gratuito offre la maggior parte delle funzionalità di Office 365. Ma se hai un abbonamento Azure AD Premium, gli utenti possono unire un gruppo indipendentemente dal fatto di possedere o meno una licenza AAD P1.
Elenchi di distribuzione
Le Liste di Distribuzione appaiono come oggetti di Exchange Online e insieme appaiono come gruppi in Azure AD. Le appartenenze degli oggetti abilitati per la posta sono supportate dalle Liste di Distribuzione, tuttavia, queste rimangono invisibili nel report AD. Può essere utilizzato nella sottoscrizione gratuita così come in altre sottoscrizioni AAD.
Ripristino del Gruppo
Gruppi Office 365
A deleted Microsoft 365 Group can be restored if you are the administrator (global or group). The deleted groups are retrieved within 30 days after deletion. You can find a deleted group by clicking on ‘Groups’, followed by ‘Deleted Groups’.
Liste di Distribuzione
Non esiste alcun modo possibile per recuperare un gruppo eliminato nelle Liste di Distribuzione. L’unico modo è creare una nuova DG (Distribution Group) con tutti gli indirizzi email di nuovo.
Creazione
Gruppi Office 365
Sia gli amministratori che gli utenti finali creano manualmente un Gruppo Office 365. Questi possono anche essere creati automaticamente utilizzando strumenti come Yammer, Planner, SharePoint, ecc. Questi gruppi possono essere creati nel Centro Amministrazione Office 365, Centro Amministrazione Exchange o PowerShell.
Liste di Distribuzione
Gli utenti finali creano elenchi di distribuzione in Outlook selezionando la scheda ‘Persone’ nelle impostazioni dell’Address Book. I nuovi contatti vengono aggiunti a una lista man mano che servono. Gli elenchi di distribuzione creati si trovano nella cartella ‘Contatti’ in Microsoft Outlook.
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Gestione
Gruppi Office 365
I Gruppi Office 365 vengono gestiti utilizzando cmdlet di PowerShell (un comando leggero utilizzato in PowerShell). Questi comandi sono utili per:
- Ottenere un gruppo unificato.
- Rimuovere o modificare un gruppo esistente.
- Elencare in ordine i Gruppi Office 365, ecc.
Elenchi di distribuzione
Per creare, modificare o eliminare un elenco di distribuzione, è possibile utilizzare Exchange Online PowerShell o il Centro di amministrazione di Exchange. Il processo richiede circa 2-5 minuti per essere completato.
Grazie per aver letto “Gruppi di Office 365 contro elenchi di distribuzione – Qual è la differenza?”. Concluderemo questo articolo di blog.
Gruppi di Office 365 contro elenchi di distribuzione – Qual è la differenza? (Conclusione)
L’estensione della collaborazione di squadra influenza direttamente la produttività aziendale e il tasso di crescita.
Pertanto, Office 365 Groups è un potente set di strumenti di collaborazione – come SharePoint, Planner, ecc. – che modella il flusso di lavoro dell’organizzazione.
Le liste di distribuzione sono un robusto strumento per l’invio di email di gruppo/massa. Ma i suoi limiti – come la mancanza di condivisione, l’assenza di risposte email trasparenti e la possibilità di ripristinare le liste eliminate – lo pongono esponenzialmente dietro agli Office 365 Gruppi, se confrontati.
Con Office 365 Gruppi, rimani informato su email e discussioni che riguardano i tuoi interessi in vari gruppi e invii email utilizzando gli alias di diversi gruppi. Con le liste di distribuzione, non puoi fare né l’uno né l’altro.
In definitiva, la decisione di scegliere tra Office 365 Gruppi o Liste di distribuzione dipende da come un amministratore desidera gestire gli account e i contatti.
Ma ti consigliamo di scegliere Office 365 Gruppi come tua opzione principale perché è una scelta più orientata al ROI e può realizzare tutto ciò che le Liste di distribuzione possono e altro ancora (essendo un sottoinsieme degli Office 365 Gruppi), il che non è vero viceversa.
Source:
https://infrasos.com/office-365-groups-vs-distribution-lists-whats-the-difference/