Office 365群组与分发列表-有何区别？Office365（现仅称为Microsoft 365）是一套生产工具，迄今已在彻底改变了许多组织成功定义方面发挥了至关重要的作用。
根据2022年的数据，Microsoft Office 365几乎控制了办公生产力市场的一半。
通过令人兴奋的免费订阅和强大的付费计划，Office 365具有多种功能可供您的业务使用。好吧，Office365群组和分发列表是其中众多功能丰富的方面之一。
在组织内部的一群人中，分发列表和Office 365群组似乎几乎相同，这让业务所有者疑惑哪一个是更好的选择。尽管这两者的主要目标都是促进员工之间的沟通，但它们之间存在着影响其有效性的显著差异。员工之间的沟通，它们具有不同的特点，影响其有效性。
Office 365 群组为您的团队提供了出色的协作工作体验，而分发列表可以帮助解决您的批量邮件问题。
在本博客文章中，我们比较了Office 365 群组和分发列表，涵盖了它们的显著方面和它们之间的主要区别。这些比较可以帮助您根据您的具体需求为您的业务选择最佳选项。
我们开始比较Office 365群组和分发列表 – 有何区别？
Office 365组
首先，Office 365组是一个跨应用程序的服务，专注于组织内部以及外部用户之间的协作。任何用户都可以启动和管理一个组。
反过来，它使您可以轻松地与团队成员协作或根据项目的预定义策略编辑文档。这些组是使用其他Office 365工具（如Planner、Outlook网页版、SharePoint、Outlook移动版等）创建的。为了满足现代工作需求，这些组作为完全安全的动态自助服务工具。
Office 365组的特性
- 任何人都可以加入公共群组，无需请求许可。
- 群组创建可以受到控制。
- 通过使用访客访问功能，可以轻松地在组织外部共享文档。
- 已删除的群组可以恢复，并重新出现在导航面板中。
- 通过标签轻松组织。
Office 365群组的类型
- 分发群组 —用于群发邮件（用于沟通和协作）。
- 动态分发群组 —有助于在MS Exchange组织内部发送大量电子邮件。
- 安全群组 —授予访问Office 365工具（如SharePoint）的权限。
- 电子邮件启用的安全组 —用于授予对Office 365的访问权限
当多于一个人试图访问同一收件箱时，用于授予对资源的访问权限。 - Microsoft 365组 —有助于授予权限、共享收件箱和协作。
- 动态组 —通过成员资格查询实现成员资格的动态管理。
- SharePoint组 —有助于管理对网站的访问。
Office 365组的优点
易于设置和标签管理
此外，Office 365界面复制了Microsoft Exchange Administration的用户界面。群组设置简单，无需任何先验知识或学习新软件的需求。它拥有直观的Microsoft Office布局，因此作为创建和协作的便捷自助服务选项。
此外，基于分类的电子邮件标签，您可以轻松创建保留策略，帮助您管理内容（删除、保留、存档等）。
高效团队合作的协作
当然，Office 365群组简化了团队成员之间的协调，实现了每个团队成员都能访问信息的紧密工作流程。它通过以下功能改善了协作：
- OneNote笔记本
- 电子邮件
- 团队
- 规划师
- 文件
- SharePoint
因此，Office 365组作为共享工作空间，增强了您组织的团队合作。您能够加入会议、开始对话、记下笔记，并与组织成员共享文档，无论他们是否能够访问本地客户参与。
改进的政策以控制组创建
主要来说，Office 365赋予每个用户创建多达250个群组的能力。大量不必要的群组也可能给工作流程增加复杂性。为了限制此类群组的创建，严格的Office 365策略为您提供了控制创建任何新群组的能力。这种限制群组创建的能力适用于Yammer、Planner、Microsoft Teams、SharePoint和Outlook。
Office 365群组的缺点
群组权限问题数据安全
兼容性问题
因此，Office 365 组在Outlook 2013中不可见，因此仅与Office 2016兼容。此外，Office 365的集成仅可能与Outlook 2016实现。
接下来介绍Office 365组与分发列表之间的区别——介绍分发列表。
另请阅读查看Office 365用户报告
分发列表
分发列表，也称为分发组，主要用于向多个联系人发送电子邮件通知。
如前所述，当您需要向一组人或团队发送电子邮件，而不需要逐个添加地址时，它主要是有用的。与Office 365组不同，在分发列表中，来自组织外部的人员只有在获得管理员的访问权限许可后才能加入。
分发列表的功能
- 允许您从分发列表中添加、列出或删除成员。
- 帮助您一次性向多人发送电子邮件。
- 使 报告 分发更简单。
- 群组名称扩展至成员。
- 您创建专用的电子邮件地址。
还请阅读 部署Office 365管理工具
分发列表的类型
- 静态 —用于向一组静态的联系人地址发送电子邮件。您可以手动添加联系人或分发列表，没有任何限制。
- 动态 —它属于邮件启用的活动目录组，专注于加快微软Exchange组织内的批量电子邮件交换。
分发列表的优点
轻松发送批量电子邮件
同样地，您可以同时向列表中的大量联系人发送大量电子邮件，而不需要在每次发送时手动添加“抄送”或“密送”，这与传统的电子邮件方法不同。因此，它成为了一种简便的解决方案，可以同时管理与多个团队成员的沟通。收到的电子邮件会被复制并发送到多个联系人的收件箱，使得所有团队成员能够同时收到相同的电子邮件。
简单的数据删除和管理
您可以使用创建工具本身删除某个分发列表。这些列表也可以在PowerShell中删除。使用特定命令可以找到并删除空的分发列表。此外，您还可以方便地跟踪电子邮件。
针对列表的目标电子邮件
通过分段功能，可以将消息定向到特定的联系人组。分发列表成本低廉，创建和管理起来毫不费力。针对特定目标的电子邮件有助于产品促销、建立品牌知名度、与现有或过去的客户建立关系等。
分发列表的缺点
缺乏响应可见性
当团队成员回复发送到分发列表的特定电子邮件时，其他收件人无法得知此回复。这影响了员工之间有效的沟通或讨论。此外，没有透明的电子邮件对话记录。
有限控制
显然，分发列表只允许有限的或没有控制回复或所需操作的能力。成员不能将请求分配给个别团队成员。您不能向任何支持请求添加内部备注或私人备注。
Office 365组与分发列表的快速比较
功能
Office 365组
它们允许您与组织内外您喜欢的联系人进行协作。它使用SharePoint、Planner等应用程序来实现这一目的。因此，它通过团队协作增强了协作工作流程。
分发列表
它们用于发送电子邮件给一组收件人，而无需每次发送电子邮件时都添加单独的电子邮件地址。
可共享性
Office 365组
借助其协作功能，Office 365 组允许您与团队共享一组资源。它使用共享日历、Outlook 收件箱或文档库等应用程序来实现文档或文件共享目的。此外，它还提供共享收件箱和日历。
分发列表
分发列表不允许共享，因为团队内部对收到的电子邮件的个人回复没有可见性。它只允许批量发送电子邮件，但没有直接透明的回复。它不提供任何共享收件箱，并且电子邮件仅发送给成员。
许可证要求
Office 365 组
它提供免费的Azure AD 订阅除了其付费计划之外。大多数情况下，其免费订阅提供大部分Office 365功能。但如果您拥有 Azure AD Premium 订阅，则用户无论是否拥有 AAD P1 许可证，都可以加入该组。
分发列表
分发列表作为Exchange Online的对象出现，并且在Azure AD中一起作为组出现。邮件启用对象的成员资格由分发列表支持，然而，这些在AD报告中保持不可见。它可以在免费订阅以及其他AAD订阅中使用。
组恢复
Office 365组
A deleted Microsoft 365 Group can be restored if you are the administrator (global or group). The deleted groups are retrieved within 30 days after deletion. You can find a deleted group by clicking on ‘Groups’, followed by ‘Deleted Groups’.
分发列表
在分发列表中没有可能的方法来恢复已删除的组。唯一的方法是创建一个新的DG（分发组）并重新添加所有电子邮件地址。
创建
Office 365组
管理员和最终用户都可以手动创建Office 365组。这些组也可以通过使用Yammer、Planner、SharePoint等工具自动创建。这些组可以在Office 365管理中心、Exchange管理中心或PowerShell中创建。
分发列表
最终用户在Outlook中通过选择地址簿设置中的“人员”选项卡来创建通讯组列表。新联系人根据需要被添加到列表中。创建的通讯组列表位于Microsoft Outlook的“联系人”文件夹中。
另请阅读部署Office 365管理
管理
Office 365组
Office 365组使用PowerShell cmdlets（在PowerShell中使用的轻量级命令）进行管理。这些命令在以下方面非常有用：
- 获取统一组。
- 删除或编辑现有组。
- 按顺序列出Office 365组等。
通讯组列表
要创建、编辑或删除通讯组列表，您可以使用Exchange Online PowerShell或Exchange管理中心。整个过程大约需要2-5分钟完成。
感谢您阅读Office 365组与通讯组列表之间的区别。我们将结束这篇博文。
Office 365组与通讯组列表 – 有什么区别？（结论）
团队协作的程度直接影响业务的生产力和增长。
因此，Office 365组是一个强大的协作工具套件——如SharePoint、Planner等——它塑造了组织的工作流程。
分发列表是一个强大的群组/批量邮件发送功能。但它的限制——如缺乏共享性、无法透明地回复邮件以及无法恢复已删除的列表——使它与Office 365 群组相比相形见绌。
使用Office 365群组，您可以及时了解影响您多个群组的邮件和讨论，并使用多个群组的别名发送邮件。而使用分发列表，您无法实现这两个功能。
最终，选择Office 365群组还是分发列表的决策取决于管理员如何管理账户和联系人。
但我们建议您选择Office 365群组作为首选，因为它是一种更注重投资回报的选择，可以完成分发列表所能做的一切，而且还能做更多（因为它是Office 365群组的一个子集），反之则不成立。
Source:
https://infrasos.com/office-365-groups-vs-distribution-lists-whats-the-difference/