Grupos de Office 365 vs Listas de Distribución — ¿Cuál es la Diferencia? Office 365 (ahora conocido solo como Microsoft 365) es un conjunto de herramientas productivas que ha desempeñado un papel vital en la revolución de la definición de éxito para muchas organizaciones hasta la fecha.
Según datos de 2022, Microsoft Office 365 controla casi la mitad del mercado de productividad de oficina.
Con sus emocionantes suscripciones gratuitas y robustos planes de pago, Office 365 tiene una variedad de características para ofrecer a su empresa. Bueno, los Grupos de Office 365 y las Listas de Distribución son dos de los muchos aspectos ricos en características de esta.
Cuando se trata de un grupo de personas dentro de una organización, las Listas de Distribución y los Grupos de Office 365 parecen ser virtualmente iguales, dejando a los propietarios de negocios preguntándose cuál es la mejor elección. Aunque el objetivo principal de estos dos es facilitarla comunicación entre empleados, tienen diferencias distintivas que afectan su efectividad.
Los Grupos de Office 365 brindan a su equipo una excelente experiencia de trabajo colaborativo, mientras que las listas de distribución pueden ayudar a resolver susproblemas de envío masivo de correos electrónicos.
En esta publicación de blog, hemos comparado tanto los Grupos de Office 365 como las Listas de Distribución, cubriendo sus aspectos notables y las diferencias clave entre ellos. La comparación le ayuda a elegir la mejor opción para su negocio según sus necesidades específicas.
¿Empezamos con Grupos de Office 365 vs Listas de Distribución — ¿Cuál es la Diferencia?
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Grupos de Office 365
En primer lugar, los Grupos de Office 365 es un servicio que abarca varias aplicaciones enfocado en la colaboración entre los usuarios, tanto dentro como fuera de su organización. Cualquier usuario puede iniciar y administrar un grupo.
A su vez, esto le permite colaborar fácilmente con los miembros de su equipo o editar documentos (según las políticas predefinidas de su proyecto). Estos grupos se crean utilizando otras herramientas de Office 365 como Planner, Outlook en la web, SharePoint, Outlook Mobile, etc. Para cumplir con las demandas laborales contemporáneas, estos grupos funcionan como herramientas de autoservicio dinámicas que son completamente seguras.
Características de Grupos de Office 365
- Cualquiera puede unirse a grupos públicos grupos sin requerir permiso.
- La creación de grupos puede controlarse.
- Compartir documentos fácilmente fuera de la organización utilizando la función de Acceso de Invitado.
- Los grupos eliminados pueden restaurarse y reaparecer en el panel de navegación.
- Organización fácil con etiquetado.
Tipos de Grupos de Office 365
- Grupos de Distribución — Utilizado para correos electrónicos grupales (para comunicación y colaboración).
- Grupos de Distribución Dinámicos — Ayuda a enviar correos masivos dentro de la Organización de MS Exchange.
- Grupos de Seguridad — Otorga permiso de acceso a herramientas de Office 365 como SharePoint.
- Grupo de Seguridad Habilitado para Correo Electrónico — Utilizado para otorgar permisos de acceso a Office 365
recursos cuando más de una persona intenta acceder a la misma bandeja de entrada. - Grupo de Microsoft 365 — Ayuda a otorgar permisos, buzones compartidos y colaboración.
- Grupo Dinámico — Permite la gestión dinámica de las membresías a través de consultas de membresía.
- Grupo de SharePoint — Ayuda en la gestión del acceso a los sitios.
Ventajas de los Grupos de Office 365
Fácil Configuración y Administración de Etiquetas
Además, la interfaz de Office 365 replica la interfaz de usuario de Microsoft Exchange Administration. Las grupos son fáciles de configurar y no requieren ningún conocimiento previo ni la necesidad de aprender sobre ningún nuevo software. Tiene el diseño intuitivo de Microsoft Office y, por lo tanto, funciona como una opción de autoservicio conveniente para la creación y colaboración.
Además, en base a las etiquetas de correo electrónico categorizadas, fácilmente puedes crear una política de retención para ayudarte a gestionar el contenido (eliminación, conservación, archivo, etc.)
Colaboración para un trabajo en equipo eficiente
Ciertamente, Office 365 Groups simplifica la coordinación entre los miembros del equipo para un flujo de trabajo bien conectado donde cada miembro del equipo tiene acceso a la información. Mejora la colaboración a través de las siguientes funciones:
- Cuaderno de OneNote
- Correos electrónicos
- Equipos
- Planificador
- Archivos
- SharePoint
Por lo tanto, Office 365 Grupos actúan como un espacio de trabajo compartido y mejoran los esfuerzos de equipo de su organización. Puede unirse a reuniones, iniciar conversaciones, tomar notas y compartir documentos con los miembros de la organización, independientemente de su acceso a Cliente de Participación On-Prem.
Políticas mejoradas para controlar la creación de grupos
Principalmente, Office 365 capacita a cada usuario para crear hasta 250 grupos. Un gran número de grupos innecesarios también puede terminar agregando un factor de complejidad al flujo de trabajo. Para limitar la creación de grupos, las estrictas políticas de Office 365 te brindan la capacidad de controlar la creación de cualquier nuevo grupo. Esta capacidad de limitar la creación de grupos se aplica a Yammer, Planner, Microsoft Teams, SharePoint y Outlook.
Contras de los Grupos de Office 365
Permisos de Grupo Pregunta Seguridad de Datos
Dado que todos los usuarios del inquilino tienen acceso a los grupos de Office 365, vale la pena señalar que tienen derecho a alterar una Colección de Sitios de Grupo o editar/actualizar un documento. Esto les otorga funciones especiales como registros de auditoría. De esta manera, la mayoría de los controles quedan a disposición de los usuarios finales, y esto pone la seguridad de los datos en riesgo.
Problemas de Compatibilidad
Por lo tanto, los Grupos de Office 365 no son visibles en Outlook 2013 y, por lo tanto, son compatibles solo con Office 2016. Además, la integración de Office 365 solo es posible con Outlook 2016.
A continuación, con los Grupos de Office 365 frente a las Listas de Distribución: ¿Cuál es la diferencia? es presentar las Listas de Distribución.
Listas de Distribución
Las Listas de Distribución, también conocidas como Grupos de Distribución, se utilizan principalmente para enviar correos electrónicos de notificación a más de un contacto.
Como se señaló, es especialmente útil cuando tienes que enviar correos electrónicos a un grupo de personas o a un equipo, sin necesidad de agregar direcciones individualmente. A diferencia de los Grupos de Office 365, en las Listas de Distribución, una persona de fuera de la organización se une solo después de obtener permiso de acceso del administrador.
Características de las Listas de Distribución
- Te permite agregar, listar o eliminar miembros de una lista de distribución.
- Te ayuda a enviar correos electrónicos a varias personas a la vez.
- Permite una distribución más simple de reportes.
- El nombre del grupo se expande en miembros.
- Crea direcciones de correo electrónico dedicadas.
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Tipos de listas de distribución
- Estático — Se utiliza para enviar correos electrónicos a una lista estática de direcciones de contacto. Agregas contactos o listas de distribución manualmente sin ninguna restricción.
- Dinámico — Pertenece al grupo de Active Directory habilitado para correo, centrado en acelerar el intercambio de correos electrónicos masivos dentro de la organización de Microsoft Exchange.
Beneficios de las listas de distribución
Envío fácil de correos electrónicos en masa
Al igual que, envías correos electrónicos masivos a un gran grupo de contactos de tu lista simultáneamente, sin tener que agregar manualmente ‘cc’ o ‘bcc’ cada vez, como en los métodos de correo electrónico tradicionales. Por lo tanto, actúa como una solución fácil para manejar la comunicación con varios miembros del equipo al mismo tiempo. Los correos electrónicos recibidos se replican y se envían a las bandejas de entrada de varios contactos, permitiendo que todos los miembros del equipo reciban el mismo correo electrónico al mismo tiempo.
Eliminación y Gestión de Datos Simple
Puedes eliminar una lista de distribución determinada usando las herramientas de creación mismas. Estas también se pueden eliminar en PowerShell. Las listas de distribución vacías se encuentran y se eliminan usando comandos específicos. Además, también puedes rastrear los correos electrónicos de forma conveniente.
Correos Electrónicos Dirigidos con Listas
Los mensajes pueden dirigirse a un grupo específico de contactos con características de segmentación. Las listas de distribución son económicas y se crean y gestionan sin ningún problema. Los correos electrónicos específicos de destino ayudan en la promoción de productos, la construcción de la conciencia de marca, la construcción de relaciones con clientes actuales o anteriores, etc.
Contras de las Listas de Distribución
Falta de Visibilidad de Respuesta
Cuando un miembro del equipo responde a un correo electrónico enviado a una lista de distribución, los demás destinatarios no pueden enterarse de ello. Esto afecta la comunicación o discusión eficiente entre los empleados. Además, no hay registros transparentes de las conversaciones por correo electrónico.
Control Limitado
Claramente, las listas de distribución solo permiten un control limitado o nulo sobre las respuestas o acciones requeridas. Un miembro no puede asignar solicitudes a un miembro del equipo individual. No se pueden agregar notas internas o notas privadas a ninguna solicitud de soporte.
Grupos de Office 365 Vs Listas de Distribución – Una Comparación Rápida
Función
Grupos de Office 365
Permiten colaborar con sus contactos preferidos tanto fuera como dentro de la organización. Utiliza aplicaciones como SharePoint, Planner, etc. para esos propósitos. Como resultado, mejora el flujo de trabajo colaborativo con la colaboración de equipo.
Listas de Distribución
Se utilizan para enviar correos electrónicos a un grupo de destinatarios sin necesidad de agregar direcciones de correo electrónico individuales cada vez que se envía un correo electrónico.
Compartibilidad
Grupos de Office 365
Con su función de colaboración, Office 365 Groups te permite compartir una colección de recursos con tu equipo. Utiliza aplicaciones como Calendario Compartido, Bandeja de Entrada de Outlook o una biblioteca de documentos para compartir documentos o archivos. Además, ofrece bandejas de entrada y calendarios compartidos.
Listas de Distribución
Las Listas de Distribución no permiten la compartibilidad ya que no hay visibilidad de las respuestas individuales a los correos electrónicos recibidos dentro de los equipos. Solo permite el envío masivo de correos electrónicos pero no respuestas directas transparentes. No ofrece ninguna bandeja de entrada compartida, y los correos electrónicos solo se envían a los miembros.
Requerimientos de Licencia
Office 365 Groups
Ofrece una suscripción gratuita a Azure AD además de sus planes de pago. Mayormente, su suscripción gratuita ofrece la mayoría de las características de Office 365. Pero si tienes una suscripción a Azure AD Premium, los usuarios se unen a un grupo independientemente de poseer o no una licencia AAD P1.
Listas de Distribución
Las listas de distribución aparecen como objetos de Exchange Online y juntas aparecen como grupos en Azure AD. Las membresías de los objetos habilitados para correo son compatibles con las listas de distribución, sin embargo, estas permanecen invisibles en el informe de AD. Se puede obtener en la suscripción gratuita así como en otras suscripciones de AAD.
Restauración de grupos
Grupos de Office 365
A deleted Microsoft 365 Group can be restored if you are the administrator (global or group). The deleted groups are retrieved within 30 days after deletion. You can find a deleted group by clicking on ‘Groups’, followed by ‘Deleted Groups’.
Listas de distribución
No hay forma posible de recuperar un grupo eliminado en las listas de distribución. La única manera es crear un nuevo DG (grupo de distribución) con todas las direcciones de correo electrónico nuevamente.
Creación
Grupos de Office 365
Tanto los administradores como los usuarios finales crean manualmente un grupo de Office 365. Estos también pueden ser creados automáticamente utilizando herramientas como Yammer, Planner, SharePoint, etc. Estos grupos pueden ser creados en el Centro de administración de Office 365, el Centro de administración de Exchange, o PowerShell.
Listas de distribución
Los usuarios finales crean Listas de Distribución en Outlook seleccionando la pestaña ‘Personas’ en la configuración del Libro de Direcciones. Los nuevos contactos se agregan a una lista según sea necesario. Las Listas de Distribución creadas se encuentran en la carpeta ‘Contactos’ de Microsoft Outlook.
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Gestión
Grupos de Office 365
Los Grupos de Office 365 se gestionan usando cmdlets de PowerShell (un comando ligero usado en PowerShell). Estos comandos son útiles para:
- Obtener un Grupo Unificado.
- Eliminar o editar un grupo existente.
- Enlistar los Grupos de Office 365 en orden, etc.
Listas de Distribución
Para crear, editar o eliminar una lista de distribución, puedes usar Exchange Online PowerShell o el Centro de administración de Exchange. El proceso tarda aproximadamente de 2 a 5 minutos en completarse.
Gracias por leer Grupos de Office 365 vs Listas de Distribución — ¿Cuál es la Diferencia? Concluiremos este artículo del blog.
Grupos de Office 365 vs Listas de Distribución – ¿Cuál es la Diferencia? (Conclusión)
El grado de colaboración en equipo impacta directamente en la productividad empresarial y la tasa de crecimiento.
Por lo tanto, Grupos de Office 365 es un conjunto poderoso de herramientas de colaboración — como SharePoint, Planner, etc. — que moldea el flujo de trabajo de la organización.
Las Listas de Distribución son una robusta herramienta de envío de correos electrónicos en grupo o por lotes. Pero sus limitaciones, como la falta de compartibilidad, la ausencia de respuestas de correo electrónico transparentes y la facilidad para restaurar listas eliminadas, lo colocan exponencialmente detrás de Office 365 Grupos, en comparación.
Con Office 365 Grupos, te mantienes informado sobre los correos electrónicos y las discusiones que afectan tus intereses en múltiples grupos y envías correos electrónicos utilizando los alias de varios grupos. Con las Listas de Distribución, no puedes hacer ninguna de estas cosas.
En última instancia, la decisión de elegir Office 365 Grupos o Listas de Distribución depende de cómo un administrador quiera gestionar las cuentas y los contactos.
Pero recomendamos que elijas Office 365 Grupos como tu opción principal, porque es una opción más orientada al retorno de la inversión y puede lograr todo lo que las Listas de Distribución pueden y más (ya que es un subconjunto de Office 365 Grupos), lo cual no es cierto viceversa.
Source:
https://infrasos.com/office-365-groups-vs-distribution-lists-whats-the-difference/