Office 365群組 vs 發送清單 —— 有何不同？Office 365（現在僅稱為Microsoft 365）是一套生產工具套件，迄今已在革新許多組織成功定義方面扮演了至關重要的角色。
根據2022年的數據，微軟Office 365控制著幾乎一半的辦公生產力市場。
憑藉精彩的免費訂閱和強大的付費計劃，Office 365有多種功能可供您的業務使用。嗯，Office 365群組和發送清單就是眾多豐富功能之一。
當談到組織內的一群人時，Distribution Lists 和 Office 365 Groups 看起來幾乎相同，這讓企業主猶豫不決該選擇哪一個。儘管這兩者的主要目標都是促進員工之間的溝通，它們卻具有不同的差異，影響了它們的效能。員工之間的溝通，它們都有獨特的區別，影響了它們的效果。
Office 365 Groups 提供了您的團隊一個出色的協作工作體驗，而分發列表可以幫助解決您的大量郵件發送問題。
在這篇博客文章中，我們將比較 Office 365 Groups 和 Distribution Lists —— 涵蓋它們的顯著方面和主要區別。這些比較可以幫助您根據您的特定需求為您的業務選擇最佳選擇。
我們是否應該從 Office 365 Groups vs Distribution Lists —— 有何區別？開始呢？
另請閱讀 試用我們的Office 365群組報告
Office 365群組
首先，Office 365群組是一項跨應用程式的服務，專注於組織內部及外部用戶之間的協作。任何用戶都可以啟動和管理群組。
進而，它使您能夠輕鬆地與團隊成員協作或編輯文件（根據專案的既定政策）。這些群組是使用其他Office 365工具（如Planner、Outlook網頁版、SharePoint、Outlook Mobile等）建立的。為了滿足當代的工作需求，這些群組作為完全安全的動態自助服務工具運作。
Office 365群組的功能
- 任何人都可以加入公開的群組，無需獲得許可。
- 群組的創建可以受到控制。
- 通過使用訪客訪問功能，可以輕鬆地在組織外部共享文檔。
- 已刪除的群組可以恢復，並重新出現在導航面板中。
- 通過標籤進行輕鬆組織。
Office 365群組的類型
- 分發群組 —用於群發郵件（用於通信和協作）。
- 動態分發群組 —有助於在MS Exchange組織內發送大量電子郵件。
- 安全群組 —授予訪問Office 365工具（如SharePoint）的權限。
- 電子郵件啟用安全群組—用於授予Office 365的存取權限
當超過一人嘗試存取同一收件箱時，用於資源的存取權限。 - Microsoft 365群組—有助於授予權限、共享收件箱和協作。
- 動態群組—通過會員資格查詢實現會員資格的動態管理。
- SharePoint群組—有助於管理對網站的存取。
Office 365群組的優點
易於設置和標籤管理
此外，Office 365的界面複製了Microsoft Exchange Administration的用戶界面。群組的設置簡單易行，不需要任何先前的知識或學習新軟件的需求。它擁有與Microsoft Office直觀的布局，因此作為一個方便的自助服務選項，用於創建和協作。
此外，基於分類的電子郵件標籤，您可以輕鬆創建保留策略，幫助您管理內容（刪除、保留、歸檔等）。
協作以實現高效的團隊合作
當然，Office 365群組簡化了團隊成員之間的協調，實現了一個每個團隊成員都能夠訪問信息的良好連接的工作流程。它通過以下功能改善了協作：
- OneNote筆記本
- 電子郵件
- 團隊
- 規劃師
- 檔案
- SharePoint
因此，Office 365群組作為共享工作空間，增強了您組織的團隊合作。您能夠加入會議、開始對話、記錄筆記，並與組織成員分享文件，無論他們是否能夠訪問內部部署客戶參與。
改善政策以控制群組建立
主要地，Office 365 賦予每個 用戶 創建多達 250 個群組的能力。大量不必要的群組也可能會增加工作流程的複雜性。為了限制這種群組的創建，Office 365 政策 提供了控制創建任何 新群組 的能力。這種限制群組創建的能力適用於 Yammer、Planner、Microsoft Teams、SharePoint 和 Outlook。
Office 365 群組的缺點
群組權限問題數據安全性
兼容性問題
因此，Office 365群組在Outlook 2013中不可見，因此僅與Office 2016兼容。此外，Office 365的整合僅可能與Outlook 2016實現。
接下來，我們將介紹Office 365群組與分發列表之間的區別—什麼是分發列表？
另請閱讀查看Office 365用戶報告
分發列表
分發列表，也稱為分發組，主要用於向多個聯繫人發送電子郵件通知。
如前所述，當您需要向一群人或團隊發送電子郵件，而不需要單獨添加地址時，它主要是有用的。與Office 365群組不同，在分發列表中，來自組織外部的人員只有在獲得管理員的訪問權限後才能加入。
分發列表的功能
- 允許您從分發列表中添加、列出或刪除成員。
- 幫助您一次性向多人發送電子郵件。
- 使 報告 分發更簡單。
- 群組名稱擴展為成員。
- 您創建專用的電子郵件地址。
另請閱讀 部署 Office 365 管理工具
分配列表的類型
- 靜態 — 用於向靜態的聯繫人地址列表發送電子郵件。您可以手動添加聯繫人或分配列表，沒有任何限制。
- 動態 — 它屬於郵件啟用的活動目錄組，專注於加快Microsoft Exchange組織內的批量電子郵件交換。
分配列表的優點
輕鬆發送批量電子郵件
同樣地，您可以向聯繫人列表中的大量群組發送大量電子郵件，而無需像傳統電子郵件方法那樣每次手動添加“cc”或“bcc”。因此，它成為一種簡單的解決方案，可以同時管理與多個團隊成員的通信。收到的電子郵件會被複製並發送到多個聯繫人的收件箱，使所有團隊成員能夠同時收到相同的電子郵件。
簡單的數據刪除和管理
您可以使用創建工具本身刪除某個分發列表。這些也可以在PowerShell中刪除。使用特定命令找到並刪除空的分發列表。此外，您還可以方便地跟踪電子郵件。
針對性電子郵件與列表
可以通過分段功能將消息針對性地發送給特定群組的聯繫人。分發列表成本低廉，並且可以無麻煩地創建和管理。針對性電子郵件有助於產品促銷，建立品牌知名度，建立與現有或過去客戶的關係等。
分發列表的缺點
缺乏回應可見性
當團隊成員回覆發送到分發列表的某封電子郵件時，其他收件人不會收到通知。這影響了員工之間的有效溝通或討論。此外，沒有透明的電子郵件對話記錄。
控制有限
顯然，分發列表僅允許有限的或沒有對回覆或所需行動的控制。成員無法將請求分配給個別團隊成員。您無法在任何支持請求中添加內部註釋或私人註釋。
Office 365群組與分發列表 – 快速比較
功能
Office 365群組
它們允許您與組織內外您喜歡的聯繫人協作。它使用SharePoint、Planner等應用程序來實現這一目的。因此，它通過團隊協作增強了協作工作流程。
分發列表
它們用於發送電子郵件給一群收件人，而無需每次發送電子郵件時都添加個別電子郵件地址。
可分享性
Office 365群組
透過其協作功能，Office 365 Groups 讓您可以與團隊共享一組資源。它使用共享日曆、Outlook 收件箱或文檔庫等應用程序來實現文檔或文件共享。此外，它還提供共享收件箱和日曆。
分發列表
分發列表不允許共享性，因為團隊內部對收到的電子郵件的個別回應沒有可見性。它只允許批量發送電子郵件，但不允許直接透明的回應。它不提供任何共享收件箱，電子郵件僅發送給成員。
許可要求
Office 365 Groups
它提供免費的Azure AD 訂閱，此外還有其付費計劃。大多數情況下，其免費訂閱提供大部分Office 365功能。但如果您有 Azure AD Premium 訂閱，用戶加入一個團體，無論是否擁有 AAD P1 許可證。
分發列表
通訊群組清單以Exchange Online的物件形式出現，並在Azure AD中共同顯示為群組。郵件啟用的物件的成員資格由通訊群組清單支援，然而，這些在AD報告中保持不可見。它可以在免費訂閱以及其他AAD訂閱中使用。
群組還原
Office 365群組
A deleted Microsoft 365 Group can be restored if you are the administrator (global or group). The deleted groups are retrieved within 30 days after deletion. You can find a deleted group by clicking on ‘Groups’, followed by ‘Deleted Groups’.
通訊群組清單
沒有任何方法可以恢復已刪除的通訊群組清單中的群組。唯一的方法是重新創建一個新的DG（通訊群組），並再次添加所有電子郵件地址。
創建
Office 365群組
Office 365群組可以由管理員和終端用戶手動創建，也可以通過使用Yammer、Planner、SharePoint等工具自動創建。這些群組可以在Office 365管理中心、Exchange管理中心或PowerShell中創建。
通訊群組清單
用戶可以在Outlook中透過選擇「人員」標籤來在通訊錄設定中建立郵寄清單。新聯絡人會根據需要隨時添加到清單中。所建立的郵寄清單位於Microsoft Outlook的「聯絡人」資料夾中。
亦可閱讀 部署Office 365管理
管理
Office 365群組
Office 365群組是透過PowerShell cmdlets（在PowerShell中使用的輕量級命令）進行管理的。這些命令在以下方面非常有用：
- 獲取一個統一群組。
- 移除或編輯現有群組。
- 列出Office 365群組的順序等。
郵寄清單
要建立、編輯或移除一個分發名單，您可以使用Exchange Online PowerShell或Exchange管理員中心。這個過程大約需要2-5分鐘來完成。
感謝您閱讀Office 365 Groups與分發名單的區別—有什麼不同？我們將結束這篇部落格文章。
Office 365 Groups與分發名單的區別—有什麼不同？（結論）
團隊協作的範圍直接影響業務的生產力和增長。
因此，Office 365 Groups是一套強大的協作工具套件—如SharePoint、Planner等—這些工具塑造了組織的工作流程。
發送清單是一個強大的群組/批量發送郵件工具。但它的限制——如缺乏共享功能、透明的電子郵件回應、以及恢復已刪除清單的功能——使其在與Office 365 Groups相比時明顯落後。
使用Office 365 Group，您可以及時了解影響您在多個群組中的興趣的電子郵件和討論，並使用多個群組的別名發送郵件。使用發送清單，您都做不到。
最終，選擇使用Office 365群組還是發送清單取決於管理員如何管理帳戶和聯繫人。
但我們建議您選擇Office 365群組作為首選，因為這是一個更注重投資回報的選擇，可以完成發送清單能夠實現的所有功能，甚至更多（因為它是Office 365群組的一部分），反之則不成立。
Source:
https://infrasos.com/office-365-groups-vs-distribution-lists-whats-the-difference/