קבוצות Office 365 נגד רשימות התפלגות – מה ההבדל? Office 365 (כעת ידוע רק כ-Microsoft 365) הוא אוסף של כלים יעילים ששיחק תפקיד חיוני במהפכת ההגדרה של הצלחה עבור ארגונים רבים עד כה.
לפי נתונים משנת 2022, Microsoft Office 365 שולטת בכמעט חצי השוק לייצור במשרד.
עם מנויים חינמיים מרגשים ותוכניות בתשלום חזקות, Office 365 מציעה מגוון תכונות לעסק שלך. אכן, קבוצות Office 365 ורשימות התפלגות הן שני האספקטים העשירים ביותר במגוון התכונות האלה.
כאשר מדובר בקבוצת אנשים בתוך ארגון, רשימות ההפצה וקבוצות Office 365 כאילו נראות כמעט זהות, ומשאירות בעלי עסקים תהייה לגבי איזו מהן היא הבחירה הטובה יותר. למרות שהמטרה העיקרית של שתי הקבוצות היא לסייע בתקשורת בין העובדים, הן מגיעות עם הבדלים בלתי ניכרים שמשפיעים על היעילות שלהן.
קבוצות Office 365 מעניקות לצוות שלך חוויית עבודה שיתופית מעולה, בעוד שרשימות ההפצה יכולות לסייע בפתרון של בעיות של שליחת מיילים בכמויות גדולות.
בפוסט הבלוג הזה, השווינו בין קבוצות Office 365 לבין רשימות ההפצה — כולל את הנקודות המיוחדות שלהן וההבדלים המרכזיים ביניהן. השוואה זו תעזור לך לבחור את האפשרות הטובה ביותר עבור עסקך בהתבסס על צרכיך הספציפיים.
האם נתחיל עם קבוצות Office 365 נגד רשימות ההפצה — מה ההבדל?
קבוצות Office 365
קודם כל, קבוצות Office 365 הן שירות בין יישומים המתמקד בשיתוף פעולה בין משתמשים, בתוך הארגון כמו גם מחוץ לחברה שלך. קבוצה מתחילה ונשלטת על ידי כל משתמש.
בתור כך, זה מאפשר לך לשתף פעולה בקלות עם חבריך לצוות או לערוך מסמכים (על פי מדיניות קבועה מראש של הפרויקט שלך). קבוצות אלו נוצרות באמצעות כלים אחרים של Office 365 כגון Planner, Outlook באינטרנט, SharePoint, Outlook Mobile וכו'. כדי לעמוד בדרישות העבודה המודרניות, קבוצות אלו פועלות ככלים שירות עצמי דינמיים שהם בטוחים לחלוטין.
תכונות של קבוצות Office 365
- כל אחד יכול להצטרף לקבוצות ציבוריותקבוצות בלי צורך ברשות.
- יכולת לשלוט ביצירת קבוצות.
- שיתוף קבצים קל מחוץ לארגון באמצעות תכונת גישה לאורחים.
- קבוצות שנמחקו יכולות להתאושש ולהופיע שוב בלוח הניווט.
- ארגון קל באמצעות סיומות.
סוגים של קבוצות Office 365
- קבוצות משוואה —משמשות לדואר אלקטרוני קבוצתי (לתקשורת ושיתוף פעולה).
- קבוצות משוואה דינמיות —מסייעות בשליחת דואר בקנה גדול בתוך הארגון MS Exchange.
- קבוצות אבטחה —מאפשרות גישה לכלי Office 365 כמוSharePoint.
- קבוצת אבטחה מותאמת לדוא"ל —משמשת להענקת הרשאות לגישה לאוסף המשרד 365
משאבים כאשר יותר מאדם אחד מנסה לגשת לתיבת דוא"ל זהה. - קבוצת מיקרוסופט 365 —עוזרת בהענקת הרשאות, תיבות דוא"ל משותפות ושיתוף פעולה.
- קבוצה דינמית —מאפשרת ניהול דינמי של השיעורים באמצעות שאילתות שיעורים.
- קבוצת SharePoint —עוזרת בניהול הגישה לאתרים.
שימו לב גם Office 365 מול Exchange Online — מה ההבדל?
יתרונות של קבוצות Office 365
התקנה קלה וניהול תוויות
חוץ מזה, ממשק Office 365 משקף את ממשק המשתמש של Microsoft Exchange Administration. הקבוצות קלות להקמה, ואינן דורשות ידע מוקדם או צורך ללמוד על שום תוכנה חדשה. יש לה את הפריסה האינטואיטיבית של Microsoft Office ולכן פועל כאפשרות עצמית נוחה ליצירה ושיתוף פעולה.
בנוסף, על סמך תוויות הדואר האלקטרוני המקובעות, אתה יכול בקלות ליצור מדיניות שמירה כדי לעזור לך לנהל את התוכן (מחיקה, שמירה, ארכיון וכו ').
שיתוף פעולה לעבודה יעילה בקבוצה
בהחלט, Office 365 Groups מקלים על התאמה בין חברי הקבוצה לקשר ברור לזרימת העבודה שבה לכל חבר קבוצה יש גישה למידע. זה משפר את השיתוף הפעולה דרך הפונקציות הבאות:
- OneNote Notebook
- Emails
- Teams
- תכנית זמנית
- קבצים
- SharePoint
לכן, Office 365 קבוצות משמשות כגישה משותפת למרחב עבודה ומשפרות את מאמצי הצוות של הארגון שלך. אתה יכול להצטרף לימים, להתחיל שיחות, לרשום הערות ולשתף קבצים עם חברי הארגון, בלי קשר לנגישותם ל-שירותי משאבות קבוצתיים מקומיים.
מדיניות משופרת לשליטה ביצירת קבוצות
בעיקר, Office 365 מאפשר לכל משתמש ליצור עד 250 קבוצות. מספר גדול של קבוצות שאינן הכרחיות יכולות גם להוסיף גורם מורכבות לזרימת העבודה. כדי להגביל את יצירת קבוצות כאלה, המדיניות של Office 365 מספקת לך את היכולת לשלוט ביצירת קבוצות חדשות. היכולת להגביל את יצירת הקבוצות חלה על Yammer, Planner, Microsoft Teams, SharePoint ו-Outlook.
חסרונות של קבוצות Office 365
שאלות רישיון ובטיחות נתונים
מאחר וכל המשתמשים בדייר מקבלים גישה לקבוצות Office 365, כדאי לציין שהם זכאים לשינוי קבוצת אתר האגף או לעריכה/עדכון מסמך. זה מעניק להם תכונות מיוחדות כמו רשומות בדיקה. בדרך זו, רוב השליטות מותנים בידי המשתמשים הסופיים, וזה מעמיד את בטיחות הנתונים בסיכון.
בעיות תאימות
לכן, קבוצות Office 365 אינן גלויות ל-Outlook 2013 ולכן תואמות רק ל-Office 2016. כמו כן, אינטגרציה של Office 365 אפשרית רק עם Outlook 2016.
הבא עם Office 365 Groups מול Distribution Lists – מה ההבדל? הוא להציג את רשימות ההפצה.
שימו לב גם בדוק דוחות משתמשי Office 365
רשימות הפצה
רשימות הפצה, המכונות גם רשימות משובחות, משמשות בעיקר לשליחת דואר אלקטרוני הודעות ליותר מאיש אחד.
כפי שצויין, זה שימושי בעיקר כשאתה צריך לשלוח דואר אלקטרוני לקבוצה של אנשים או לצוות, מבלי שצריך להוסיף כתובות באופן בודד. שלא כמו קבוצות Office 365, ברשימות הפצה, אדם מבחוץ מצטרף רק אחרי שקיבל הרשאה לגישה מהמנהל.
תכונות של רשימות הפצה
- מאפשר לך להוסיף, לרשום או למחוק חברים מרשימת הפצה.
- מסייע לך לשלוח דואר אלקטרוני למספר אנשים בבת אחת.
- מאפשר שיותר פשוט פירוט פיזור.
- שם הקבוצה מורחב לחברים.
- אתה יוצר כתובות דוא"ל מיוחדות.
קרא גם מערכת ניהול Office 365
סוגים של רשימות פיזור
- סטטי — זהו כלי לשליחת מיילים לרשימה סטטית של כתובות קשר. אתה מוסיף ידנית אנשים קשר או רשימות פיזור ללא מגבלות.
- דינמי — זה שייך לקבוצת הדוא"ל המופעלת Active Directory, שמתמקדת בקיצור זמן השיחה המיידית של מיילים בקרב Microsoft Exchange ארגון.
יתרונות של רשימות פיזור
שליחת מיילים בקיצור בקלות
באופן שווה, אתה שולח מיילים בקיבוצים לקבוצה גדולה של אנשי קשר ברשימתך בו-זמנית, מבלי שצריך להוסיף 'cc' או 'bcc' בכל פעם באופן ידני כמו בשיטות המיילים המסורתיות. לכן, זו פתרון קל לניהול תקשורת עם מספר חברי צוות בו-זמנית. המיילים הנקלטים מועתקים ונשלחים לתיבות הדואר של מספר אנשי קשר רבים, מה שמאפשר לקבל את אותו מייל בו-זמנית על ידי כל חברי הצוות.
מחיקת וניהול נתונים פשוטים
אפשר למחוק רשימת משלוח מסוימת באמצעות כלי היצירה עצמם. אפשר גם למחוק אותם בPowerShell. רשימות המשלוח הריקות מוצאות ומוחקות באמצעות פקודות מסוימות. בנוסף, אפשר גם לעקוב אחר מיילים באופן נוח.
מיילים ממוקדים עם רשימות
הודעות יכולות להיות ממוקדות על קבוצה ספציפית של אנשי קשר באמצעות תכונות חלוקה. רשימות משלוח הן זולות ונוצרות ונוהלות בלי שום בעיות.מיילים ממוקדים לפי מטרה עוזרים בקידום מוצרים, בניית מודעות מותג, בניית קשרים עם לקוחות קיימים או קודמים וכו'.
חסרונות של רשימות משלוח
חוסר נגישות לתגובות
כאשר חבר צוות עונה על מייל מסוים שנשלח לרשימת התפוצה, המקבלים האחרים אינם יכולים לקבל הכרה על כך. זה משפיע על תקשורת או דיון יעיל בין העובדים. כמו כן, אין רשומות שקופות של שיחות מיילים.
שליטה מוגבלת
ברור שרשימות התפוצה מאפשרות שליטה מוגבלת או ללא שליטה על תגובות או פעולות הנדרשות. חבר לא יכול להקצות בקשות לחבר צוות בודד. אין אפשרות להוסיף הערות פנימיות או פרטיות לכל בקשות תמיכה.
Office 365 Groups מול רשימות התפוצה – השוואה מהירה
פונקציה
Office 365 Groups
הם מאפשרים לך לשתף פעולה עם האנשי קשר המועדפים עליך מחוץ כמו גם בתוך הארגון. הם משתמשים באפליקציות כמו SharePoint, Planner וכד' למטרות אלו. כתוצאה מכך, זה משפר את זרימת העבודה השותפה עם שיתוף פעולה צוותי.
רשימות התפוצה
הם משמשים לשליחת מיילים לקבוצת מקבלים מבלי לצרף כתובות מייל בודדות כל פעם שאתה שולח מייל.
שיתוף
Office 365 Groups
באמצעות תכונת השיתוף העבודה, קבוצות Office 365 מאפשרות לך לשתף אוסף של משאבים עם הצוות שלך. היא משתמשת באפליקציות כגון שנהל משותף, תיקיית דואר Outlook, או ספריית מסמכים למטרות שיתוף מסמכים או קבצים. כמו כן, היא מציעה תיקיות דואר משותפות ולוחות זמנים.
רשימות הפצה
רשימות הפצה אינן מאפשרות שיתוף יכולת מאחר ואין נגישות לתגובות בודדות של האיש לקבלת הודעות דואר באותם צוותים. היא מאפשרת שליחת דואר בקנה מידה גדול אך לא תגובות שקופות ישירות. היא אינה מציעה תיקיות דואר משותפות והודעות הדואר נשלחות רק לחברים.
דרישות רישיון
קבוצות Office 365
היא מציעה חינם מנוי Azure AD בנוסף לתוכניות התשלום שלה. ברוב המקרים המנוי החינם שלה מציע רוב התכונות של Office 365. אך אם יש לך מנוי Azure AD Premium, משתמשים יכולים להצטרף לקבוצה ללא קשר לכך שיש להם רישיון AAD P1 או לא.
רשימות הפצה
רשימות הפצה מופיעות כאובייקטים של Exchange Online ויחד מופיעות כקבוצות ב-Azure AD. מידע על החברים באובייקטים המאפשרים דואר אלקטרוני נתמך על ידי רשימות ההפצה, עם זאת, אלה נשארים בלתי נראים בדו"ח AD. ניתן להשיג אותו במנוי חינם כמו גם במנויים אחרים של AAD.
שחזור קבוצה
קבוצות Office 365
A deleted Microsoft 365 Group can be restored if you are the administrator (global or group). The deleted groups are retrieved within 30 days after deletion. You can find a deleted group by clicking on ‘Groups’, followed by ‘Deleted Groups’.
רשימות הפצה
אין שום דרך אפשרית לשחזר קבוצה מותקפנה ברשימות הפצה. הדרך היחידה היא ליצור קבוצת פצה חדשה (DG) עם כל כתובות הדואר האלקטרוני מחדש.
יצירה
קבוצות Office 365
המנהלים, כמו גם משתמשי הסוף, יוצרים באופן ידני קבוצת Office 365. ניתן גם ליצור אותם אוטומטית באמצעות כלים כגון Yammer, Planner, SharePoint וכד'. ניתן ליצור קבוצות אלה במרכז הניהול של Office 365, מרכז הניהול של Exchange, או PowerShell.
רשימות הפצה
משתמשים בסיסיים יוצרים רשימות משווקים ב-Outlook על ידי בחירת הכרטיסייה 'אנשים' בהגדרות ספר הכתובות. האנשי קשר החדשים מוספים לרשימה כפי שנדרש. הרשימות המשווקים שנוצרו ממוקמות בתיקייה 'אנשי קשר' ב-Microsoft Outlook.
שקול גם לקרוא לממש אוסף Office 365
ניהול
קבוצות Office 365
ניהול קבוצות Office 365 מתבצע באמצעות פקודות PowerShell (פקודה קלה המשמשת ב-PowerShell). פקודות אלו שימושיות ב:
- קבלת קבוצה מאוחדת.
- הסרה או עריכה של קבוצה קיימת.
- רשימה של קבוצות Office 365 בסדר, וכו'.
רשימות משווקים
ליצירה, עריכה או מחיקת רשימת פצצת מניות, תוכלו להשתמש ב-Exchange Online PowerShell או במרכז הניהול של Exchange. התהליך ייקח בערך 2-5 דקות להשלמה.
תודה שקראתם את "קבוצות Office 365 מול רשימות פצצת מניות – מה ההבדל?" נסיים את מאמר הבלוג הזה.
כמו כן, קראו Office 365 מול G Suite – מהי האימייל הטוב ביותר?
קבוצות Office 365 מול רשימות פצצת מניות – מה ההבדל? (סיום)
המידה שבה קבוצות עובדים יחד משפיעה ישירות על הפרודוקטיביות של העסק ועל קצב הגדילה שלו.
לכן, קבוצות Office 365 הן סט חזק של כלים לשיתוף פעולה – כגון SharePoint, Planner ועוד – שמעצבים את זרימת העבודה של הארגון workflow.
רשימות הפצה הן מתכון חזק לשליחת דואר אלקטרוני בקבוצות/בקנה מידה גדול. אך המגבלות שלהן – כמו חוסר נגישות, חוסר תגובות דואר אלקטרוני שקופות, ואת היכולת לשחזר רשימות שנמחקו – מניחות אותו מאוד מאחורי קבוצות של Office 365 כאשר משווים.
עם קבוצות של Office 365, אתה תמיד מעודכן על הדואר האלקטרוני והדיונים המשפיעים על העניינים שלך במספר קבוצות ושולח דואר אלקטרוני באמצעות כמה שמות קישורים של קבוצות. עם רשימות הפצה, אין דבר כזה.
בסופו של דבר, ההחלטה לבחור בין קבוצות של Office 365 או רשימות הפצה מתייחסת לאיך מנהל החשבון רוצה לנהל את החשבונות והקשרים.
אך אנו ממליצים שתבחר בקבוצות של Office 365 כאפשרות הראשונה שלך כיוון שזו בחירה מונטיד יותר ויכולה להשיג כל מה שרשימות הפצה יכולות לעשות ועוד (כפי שהיא תת-קבוצה של קבוצות של Office 365), מה שאינו נכון להפך.
Source:
https://infrasos.com/office-365-groups-vs-distribution-lists-whats-the-difference/