A Microsoft modificou os procedimentos para profissionais de TI e administradores do Exchange exportarem itens de caixa de correio para um arquivo PST. Em um ambiente Servidor Exchange local, isso é feito rapidamente a partir do Centro de Administração do Exchange (EAC). No entanto, no Office 365, é um pouco mais complicado. Na verdade, é bastante envolvido. Não se preocupe – Neste guia, explicarei todas as diferentes maneiras de exportar uma caixa de correio do Office 365 para PST, começando com a pesquisa de conteúdo do eDiscovery.
História da exportação de caixas de correio para PST: O que mudou?
O Exchange Server (local) historicamente teve um processo muito direto para exportar a caixa de correio de um usuário para um arquivo PST.
- Usando o Centro de Administração do Exchange (EAC), você precisa ir para Destinatários -> Caixas de Correio.
- A partir daí, você precisa procurar pelo seu usuário, selecioná-lo, clicar no botão ‘…’, e então clicar em Exportar para um arquivo PST.
- A wizard would open with a few questions including requesting a network UNC path for the location of the PST file. That was it!
Como a segurança se tornou progressivamente mais importante no contexto da conformidade e da administração baseada em função, a Microsoft deslocou essa tarefa “facilmente acessível” para um nível mais profundo no ambiente de Segurança e Conformidade do Microsoft 365. Como você verá abaixo, os profissionais de TI devem executar vários passos para exportar uma caixa de correio para um arquivo PST. Vamos começar, estamos em uma jornada emocionante!
Como exportar uma caixa de correio do Office 365 para PST via pesquisa de conteúdo de eDiscovery
Como mencionei acima, a Microsoft mudou o método de acesso principal para exportar o conteúdo das caixas de correio dos usuários, incluindo e-mails, itens de calendário e até mesmo a caixa de correio de arquivamento para Microsoft Purview (anteriormente o site do Centro de Conformidade do Microsoft 365). É aqui que realizaremos nossa pesquisa de conformidade.
Sob a categoria de “Soluções” à esquerda está Pesquisa de conteúdo. No entanto, antes de realizarmos a pesquisa, precisamos adicionar um papel específico à nossa conta de administrador para que tenhamos permissão para fazê-lo. Vamos começar por aí.
Usando o Microsoft Purview para confirmar a segurança
Antes de iniciar uma pesquisa, precisamos adicionar dois papéis específicos à nossa conta de administrador – o papel de Gerenciador de eDiscovery e o papel de Administrador de eDiscovery. Esse papel não é atribuído a nenhuma conta por padrão. Ele precisa ser adicionado explicitamente.
- Vamos começar com o site do Microsoft Purview.
- A partir daqui, vamos expandir ‘ Funções e escopos‘ e clicar em Permissões.
- Abaixo das soluções do Microsoft Purview, clique em Funções. Aqui, temos todas as funções e grupos de funções especificando vários direitos de permissão no ecossistema do Microsoft 365.
- Estamos procurando a função de gerente de eDiscovery. Lá está, clique nela e, em seguida, clique no botão Editar.
- Isso abrirá outro assistente. Vamos clicar em Escolher usuários bem no meio.
- Em seguida, vou selecionar meu nome e clicar em Selecionar.
- I did the same for ‘eDiscovery Administrator’. Click Next a few more times, then click Save.
Estamos quase prontos, exceto que o assistente diz que talvez precisemos aguardar até uma hora para que as alterações se propaguem no sistema.
Iniciando uma pesquisa de conteúdo
O próximo passo é iniciar a pesquisa criando uma pesquisa de conteúdo.
- No mesmo portal, na categoria Soluções, clique em Pesquisa de conteúdo, em seguida, clique no botão + Nova pesquisa.
- Insira um Nome e uma Descrição conforme desejar.
- Na tela de Locais, altere o Status para Caixas de correio de troca para Ativado. Em seguida, clique no link Escolher usuários, grupos ou equipes.
- I have selected my mailbox (Michael Reinders) and clicked Done. Then, I clicked Next.
- Como queremos exportar a caixa de correio completa, manteremos a tela de Condições vazia. Se precisássemos filtrar ou buscar e-mails específicos com um assunto particular, poderíamos fazer isso. Isso é especialmente poderoso para situações que exigem que você pesquise todas as caixas de correio do locatário em busca de e-mails com um assunto específico. Você pode facilmente encontrá-los todos e opcionalmente excluí-los todos!
- Na tela de Reveja sua pesquisa, confirme que tudo parece bom e clique em Enviar.
- Na tela ‘Reveja sua pesquisa’, confirme que tudo parece bom e clique em Enviar.
- Nossa nova pesquisa agora mostra um status de ‘Iniciando’.
Como meu locatário e caixa de correio são tão pequenos, levou apenas alguns segundos para a pesquisa ser concluída, mas pode variar.
Exportando e baixando o arquivo PST
A próxima fase inclui executar a exportação da nuvem e baixar o arquivo PST.
- Primeiro, clique na pesquisa concluída, clique no menu Ações na parte inferior e selecione Exportar resultados.
- Em seguida, no menu ‘Exportar resultados’, as configurações padrão estão em sua maioria OK para nossos propósitos. Normalmente, eu seleciono a opção do meio em Opções de saída: Todos os itens, incluindo aqueles com formato não reconhecido, criptografados, ou que não foram indexados por outros motivos. Pessoalmente, quero pegar o máximo possível, independentemente do que realmente irei obter. Quando terminar, clique em Exportar.
- Após um curto período, recebemos a confirmação de que um novo trabalho foi criado. Clique em OK nesse diálogo.
- Em seguida, clique na guia Exportar no topo. Cliquei em nossa exportação e consigo ver o progresso atual.
- A fase de Agendamento começou. Eventualmente, será concluída. Clique no botão atualizar e finalmente mostrará Concluído. Clique novamente para ver os detalhes.
- Agora, podemos ver alguns bons detalhes. A exportação PST está pronta para download. Primeiro, precisaremos copiar a ‘Chave de exportação’ para a área de transferência, então clique no botão ‘Copiar para a área de transferência’ no meio. Em seguida, clique em Baixar resultados no topo do menu.
- Em seguida, você será solicitado a abrir um arquivo. Este é o download da ‘Ferramenta de Exportação de eDiscovery do Microsoft Office 365’. Você SEMPRE pode contar com os engenheiros e o marketing da Microsoft para serem pouco sucintos!
- Quando você vir o diálogo ‘Instalação do Aplicativo – Aviso de Segurança’, clique no botão Instalar.
- A new ‘eDiscovery Export Tool‘ dialog will open. Paste the export key into the first field, then click the Browse button to choose a location for the PST file.
- Aqui, também expandi Opções Avançadas e personalizei o nome do arquivo PST como indicado. Clique em Iniciar quando estiver pronto para iniciar a exportação.
- Isso irá preparar os dados e então salvá-los na sua localização. Estamos prontos!
Veja, isso foi bem fácil mesmo com muitas etapas envolvidas no processo.
É possível exportar uma caixa de correio do Office 365 para PST do Exchange Online?
Bem, sim e não. Como mencionei no início deste artigo, não há uma GUI direta no Centro de Administração do Exchange (na nuvem) para exportar uma caixa de correio para PST. Então tecnicamente a resposta é não.
No entanto, de certa forma, o serviço do Exchange Online está sendo utilizado para fornecer os dados da pesquisa de conteúdo do eDiscovery. Então, tecnicamente é sim. Eu sei, isso é um pouco confuso.
Como usar o Outlook para exportar uma caixa de correio do Office 365 para PST
O outro método principal “legado” disponível para exportar uma caixa de correio do Office 365 para PST é usar a funcionalidade de Importação/Exportação integrada no cliente de desktop Outlook. Isso não está disponível no Outlook na Web e no Outlook baseado na web para Windows.
Esse não é um método ideal por alguns motivos – o principal sendo que um administrador não pode fazer isso diretamente. Eles precisam estar na frente do computador do usuário ou acessá-lo remotamente para facilitar. Não é eficiente. Mas, vamos seguir os passos para completude.
- No Outlook, clique no menu Arquivo no canto superior esquerdo.
- À esquerda, clique em Abrir e Exportar, depois escolha Importar/Exportar.
- Uma caixa de Assistente de Importação e Exportação será aberta. Selecione Exportar para um arquivo e clique em Avançar.
- Na tela Exportar para um Arquivo, escolha a opção Arquivo de Dados do Outlook (.pst) e clique em Avançar.
- Na tela Exportar Arquivo de Dados do Outlook, certifique-se de clicar na primeira linha. Deve ser o endereço de e-mail do usuário em questão. Isso apenas diz ao assistente para pegar TODOS os conteúdos da caixa de correio. Além disso, certifique-se de que Incluir subpastas esteja marcado, então clique em Avançar.
- Na tela final, simplesmente clique no botão Procurar para escolher onde deseja que o arquivo PST seja salvo.
- Clique em Concluir e você será solicitado a inserir uma senha opcional. Você pode optar por inserir uma ou deixá-la em branco. Tenha cuidado aqui, por razões óbvias.
E lá está o arquivo backup.pst na minha pasta Downloads. Voilà!
É possível exportar uma caixa de correio do Office 365 para PST com PowerShell?
I will have to say Yes. However, the process is rather extensive, and the complete procedure is outside the scope of this particular post. I could certainly write an entire post on this topic alone!
Por enquanto, mas, sinta-se à vontade para revisar a documentação do Microsoft Learn para saber mais.
Qual é a melhor maneira de exportar uma caixa de correio do Office 365 para PST?
Em conclusão, existem várias maneiras de exportar uma caixa de correio do Office 365 para arquivos PST. O melhor método para você dependerá de suas necessidades específicas. Recomendo que você use a Ferramenta de Exportação de eDiscovery no site do Microsoft 365 Purview. Depois de exportar suas caixas de correio para arquivos PST, você pode usá-los para uma variedade de finalidades, como fazer backup de seus dados, migrar para um novo sistema de e-mail ou simplesmente arquivar seus e-mails antigos.
Aqui estão algumas dicas adicionais quando você precisar exportar uma caixa de correio do Office 365 para um arquivo PST:
- Se você estiver exportando um grande número de caixas de correio, pode levar algum tempo para concluir o processo.
- Certifique-se de ter espaço de armazenamento suficiente em seu computador para armazenar os arquivos PST.
- Se você estiver exportando dados confidenciais, pode ser uma boa ideia criptografar os arquivos PST.
I hope this helps! Please leave a question or comment below and thanks for reading!
Artigo relacionado: