Tipo di Gruppi di Microsoft Office 365 Spiegati – Migliori Pratiche. Tutto sommato, Microsoft (Office) 365 offre alle imprese uno spazio di lavoro produttivo purché gli strumenti più appropriati siano utilizzati per un flusso di lavoro ottimizzato. Gruppi di Office 365aiuta gli amministratori a configurare le impostazioni degli utenti in modo da migliorare la collaborazione e le prestazioni del team.
In questo post del blog, esamineremo in dettaglio i tipi di Gruppi di Microsoft Office 365, le loro caratteristiche, i loro casi d’uso migliori, le sfide affrontate da un amministratore durante la gestione delle applicazioni di Office 365, e come gestire al meglio i Gruppi di Microsoft Office 365 per garantire un aumento della produttività del team e la crescita aziendale.
Cosa Sono i Microsoft Office 365 Groups?
Prima di tutto, Microsoft Office 365 Groups è un servizio cross member offerto da Microsoft che ti aiuta a collaborare con i tuoi colleghi in tempo reale. Tutto ciò, pur creando fogli di calcolo, inviando email, pianificando riunioni, ecc. Gli Amministratori del Gruppo hanno il potere di aggiungere o rimuovere qualsiasi contatto dal gruppo.
Leggi anche Distribuisci Report sui Gruppi Office 365
Caratteristiche dei Microsoft Office 365 Groups
Aggiunta Membri
A contact doesn’t require permission(s) to join a group if it is a Public Group. However, the administrator receives the permission request via email (which is then accepted or rejected), if the group is a Private Group. Once accepted, the contact has access to the OneNote Notebook, group mailbox, calendar, and the Team Site.
Controllo del Gruppo
Successivo, con Microsoft 365 consente anche a ogni utente di creare fino a 250 gruppi. Allo stesso tempo, ci sono politiche che limitano la creazione di gruppi che è controllata o disabilitata in Yammer, SharePoint, Planner, Teams e Outlook.
Ripristino del Gruppo
È possibile ripristinare alcuni contenuti nei gruppi di Microsoft Office 365 dopo la cancellazione. Una volta cancellato un gruppo, rimane nella cartella Gruppi Eliminati per un massimo di 30 giorni dopo la cancellazione e può essere ripristinato entro questo periodo. Una volta ripristinato, i gruppi rianimati appaiono nel riquadro di navigazione. Inoltre, i contenuti che possono essere ripristinati sono oggetti AAD, Yammer, SharePoint, indirizzi di gruppo SMTP, calendari condivisi e caselle di posta.
Gestione Etichette
Etichettare il contenuto del gruppo lo mantiene organizzato e ti consente di intraprendere l’azione appropriata per un gruppo specifico facilmente. Puoi archiviare, eliminare o mantenere il contenuto in base alla tua classificazione del gruppo creando una politica di mantenimento separata per ciascuna.
Membri Dinamici
È una funzionalità di Microsoft 365 in cui è possibile creare una membership di gruppo definita in base alle proprietà degli utenti utilizzando AAD, il che aiuta a gestire facilmente un gruppo di grandi dimensioni.
Reporting
Inoltre, il Report Dashboard consente di ottenere informazioni dettagliate sulle attività passate e correnti in ciascuno dei prodotti, come ad esempio nuovi gruppi creati, gruppi appena utilizzati, ecc., e gli amministratori di Skype, Exchange e SharePoint possono visualizzarli.
Siamo giunti alla parte principale di questo articolo di blog. Successivamente, Spiegazione dei tipi di gruppi di Microsoft Office 365 – Best Practices.
Spiegazione dei tipi di gruppi di Microsoft Office 365 – Best Practices
Gruppi di Distribuzione
Nota anche come elenchi di distribuzione, è un’app client di posta elettronica utilizzata per inviare email di massa o più richieste di incontri a più persone. Sono utilizzati solo con le app di posta elettronica come Exchange.
Non possono far parte delle liste di controllo degli accessi discrezionali (DACL) perché non sono abilitati alla sicurezza, e quindi non può essere creato un gruppo con la capacità di controllare l’accesso ai dati condivisi. Questi gruppi sono statici e non è possibile assegnare loro autorizzazioni.
Caratteristiche Dei Gruppi Di Distribuzione
- Non possono essere annidati in un gruppo di sicurezza ma possono essere annidati in un gruppo di sicurezza abilitato alla posta.
- Una lista di distribuzione non può essere installata in un’altra lista di distribuzione o in un gruppo SharePoint.
- Le App Power non possono essere condivise con i Gruppi Di Distribuzione.
Utilizzo Dei Gruppi Di Distribuzione
Gruppi di distribuzione dinamici
Il punto chiave di questo tipo di gruppo è che viene utilizzato per gruppi più grandi. Dinamico per natura e ci deve essere almeno un proprietario di un Gruppo di Distribuzione Dinamico. Ogni volta che un messaggio viene inviato nel Gruppo di Distribuzione Dinamico, un Active Directory garantisce che una membership aggiornata sia in funzione.
Caratteristiche dei Gruppi di Distribuzione Dinamici
- I membri vengono filtrati automaticamente a causa della selezione dell’attributo utente nel Active Directory.
- Facile amministrazione gestione.
- Questi vengono creati facilmente utilizzando il Console di gestione di Exchange.
Casi d’uso dei Gruppi di Distribuzione Dinamici
Questi gruppi vengono utilizzati per comunicare e collaborare all’interno e al di fuori dell’organizzazione in modo più efficace.
Ad esempio, potresti voler creare un gruppo di distribuzione dinamico per inviare un annuncio di posta elettronica riguardante un nuovo prodotto o servizio. Un gruppo per i rappresentanti delle vendite, un altro per il team SEO, ecc.
Gruppi di Sicurezza
Un amministratore in un Gruppo di Sicurezza concede l’accesso a una pagina SharePoint a un certo gruppo di membri. Poiché la sua funzionalità consiste solo nell’amministrare il gruppo e non nell’indulgere nell’aggiunta o rimozione di contatti, l’amministrazione è più semplice.
Poiché un Gruppo di Sicurezza può comprendere utenti e dispositivi, viene creato facilmente per i dispositivi utilizzando servizi di gestione dei dispositivi mobili come Intune.
Caratteristiche dei Gruppi di Sicurezza
- Comprendono utenti o dispositivi, che li gestiscono simultaneamente, e vengono aggiunti a una squadra.
- Possono essere dinamici. È possibile concedere l’accesso degli utenti cercando posizione, titolo, ecc.
Casi d’uso dei Gruppi di Sicurezza
Gruppo di sicurezza abilitato per posta
La sua funzionalità è simile a quella del Gruppo di sicurezza, ma non può essere gestito in modo dinamico come nel caso di quest’ultimo. Usato anche per concedere l’accesso alle notifiche e alle risorse in AD (come pagine web, siti SharePoint, ecc.) agli utenti.
Fonte immagine: GroupID
Questo tipo di gruppo assegna permessi ai suoi membri e invia anche messaggi a tutti i contatti del gruppo.
Caratteristiche del Gruppo di Sicurezza Abilitato per Posta
- Può essere aggiunto ai Team.
- Possono essere creati, modificati o rimossi nel Centro Amministrazione Exchange (EAC) o nella Shell di Gestione Exchange (EMS).
- Il gruppo di sicurezza abilitato per posta fornisce una casella postale condivisa ai suoi membri.
Casi d’uso del Gruppo di Sicurezza Abilitato per Posta
- Adatto alle PMI e alle aziende per aiutare nell’accesso controllato ai permessi e nei transazioni di posta elettronica solo a persone o gruppi di persone specifici.
- Ti consente di controllare chi invia e-mail dall’organizzazione, con quale frequenza le invia e se leggono o meno un’e-mail.
Migliora la tua Sicurezza Active Directory & Azure AD
Provateci gratuitamente, accesso a tutte le funzionalità. – Disponibili oltre 200 modelli di report AD. Personalizzate facilmente i vostri report AD.
Leggi anche Distribuire report di password Office 365
Gruppo Microsoft 365
Con il Gruppo Microsoft 365, collaborare facilmente con i vostri team e anche con contatti esterni all’organizzazione (se abilitato dall’amministratore). Potete creare questo gruppo in oltre 15 modi diversi. Accedetevi anche a questo gruppo tramite app per dispositivi mobili, come Outlook per Android o iOS.
Caratteristiche del Gruppo Microsoft 365
- Unirsi al gruppo è facile, a patto che le impostazioni siano impostate su Pubblico.
- A member subscribes to the conversations on the group via email.
- Ogni gruppo dispone di spazio di archiviazione altrettanto ampio di ‘One Drive’.
Casi d’uso del Gruppo Microsoft 365
- Se il vostro team desidera conversazioni e-mail e un calendario condiviso, allora un gruppo dovrebbe idealmente essere creato in Outlook.
- Nel caso in cui desiderino un’interazione di chat diretta, allora il gruppo viene creato in Teams.
Gruppo Dinamico
I Gruppi Dinamici sono risparmio di tempo e migliorano la tua sicurezza della rete. Questi hanno i propri membri del gruppo con determinate regole definite (builder di regole basate su grafici). I membri vengono aggiornati dinamicamente seguendo gli attributi dell’utente o del dispositivo. È necessario avere abbonamenti Azure AD Premium P1 o P2 per utilizzare il Gruppo Dinamico.
Caratteristiche del Gruppo Dinamico
- Utilizzare URL LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) per definire regole in conformità con i membri del gruppo.
- Gli utenti e i dispositivi non possono essere insieme in un unico gruppo.
- Consente di creare un gruppo dinamico “Report diretto” per i membri che rapportano allo stesso manager.
Casi d’uso del gruppo dinamico
- Fornisce agli utenti l’accesso a applicazioni e risorse aziendali comuni.
- Può anche essere utilizzato per la collaborazione tra gruppi di utenti (ad esempio, team di vendita e team di marketing) dove ogni membro ha accesso solo alle app e risorse specifiche di cui hanno bisogno.
Leggi anche Usa i report degli utenti di Office 365
Gruppo SharePoint
Un gruppo SharePoint è composto da membri che hanno insieme un permesso predefinito per accedere a siti o contenuti, facilitando così il lavoro di squadra collaborativo.
Fonte immagine: Roland Wanner
SharePoint consente la personalizzazione delle funzionalità. Anche se offre varie funzionalità robuste pre-costruite, tuttavia, è possibile personalizzare ogni contenuto in base alle esigenze del proprio business.
Caratteristiche del gruppo SharePoint
- Personalizzabile e dotato di numerose funzionalità predefinite.
- Integrabilità facilmente con le app esistenti.
- Offre un’amministrazione centralizzata e un efficiente Document Management.
Casi d’uso del gruppo SharePoint
- Vantaggioso per gruppi di persone focalizzate sul raggiungimento di uno scopo condiviso, come la crescita delle entrate, lo sviluppo aziendale, ecc.
- Fornisce uno spazio virtuale in cui i membri del team possono comunicare tra loro utilizzando argomenti e file creati in SharePoint Online.
- Può anche essere utilizzato per la gestione dei progetti.
Come gestire i gruppi di Microsoft Office 365?
Sfide affrontate dal gruppo amministratore
- Adozione degli utenti — Monitoraggio Office 365 dell’adozione delle applicazioni e della gestione degli acquisti da parte degli utenti finali è dispendioso in termini di tempo e risorse per il team IT.
- Sicurezza e rischi — Il rischio di perdita dei dati (inoltro o download di dati critici) e accesso continuo (diritti di accesso degli utenti esterni) sono due fattori di rischio principali.
- Risoluzione dei problemi — Office 365 genera una grande quantità di dati poiché è interconnesso con varie app. Navigare nelle attrezzature native per identificare il problema e risolvere il problema (i) può essere impegnativo.
- Prestazioni ed Efficienza — I sistemi devono essere monitorati regolarmente per verificare la quantità di utilizzo, eventuali anomalie, capacità di prestazione, ecc.
Modi per gestire i Microsoft Office 365 Groups
Strategia di Governance Prima della Distribuzione del Gruppo
Prima di distribuire i Microsoft Office 365 Groups nel framework della tua organizzazione, la strategia dovrebbe essere delineata tenendo in considerazione i seguenti punti:
- Perché il gruppo deve essere attivato?
- Per quanto tempo il gruppo dovrebbe esistere?
- Come gestire i cambiamenti?
- In che modo i cambiamenti dovrebbero riflettersi nel gruppo?
- Tenendo in considerazione le politiche di denominazione ed espirazione di Microsoft.
Impostazioni del Gruppo Definite
Poiché i gruppi sono oggetti nell’AAD: Ogni volta che crei un piano per SharePoint o un sito Team, viene creato automaticamente un nuovo gruppo; Azure AD può garantire in modo centralizzato la sicurezza, la gestione e la governance di un gruppo. Quindi è importante considerare di pilotare il gruppo con un numero minore di membri piuttosto che introdurlo direttamente a tutta l’organizzazione.
Questo può essere fatto definendo le impostazioni di accesso o impostazioni che possono controllare e limitare la capacità di creazione di gruppi dei membri attraverso il loro assegnato Ruoli di gruppo — proprietari, membri o ospiti.
Governance dell’identità
Sorgente immagine: Petri
Utilizzare Gestione dei diritti in Azure AD per razionalizzare il modo in cui vengono concessi i permessi di accesso. Le autorizzazioni di accessibilità automatizzate sono processi per le richieste di flusso di lavoro: Politiche di scadenza, revisioni e assegnazioni.
Strategia di Implementazione dei Gruppi
Consigliamo di implementare i gruppi gradualmente anziché tutti insieme. Questa strategia aiuta a identificare se i gruppi stanno dimostrando di essere produttivi o meno e gli utenti possono essere guidati riguardo ai gruppi durante la creazione stessa.
Uso dei Canali di Comunicazione nei Gruppi
Che si tratti di comunicazione tramite email nella casella di posta di Outlook, chat dirette nei canali di Teams o interazioni tramite thread di Yammer, è saggio educare gli utenti riguardo ai metodi di comunicazione, come:
- Garantire che le conversazioni siano produttive e coerenti.
- Utilizzare i canali appropriati per scopi specifici, ad esempio utilizzare l’email per condividere documenti, Teams per risposte rapide, ecc.
Grazie per aver letto Microsoft Office 365 Group Types Explained – Best Practices. Concluderemo questo articolo blog.
Microsoft Office 365 Group Types Explained – Best Practices (Conclusion)
Per riassumere, in Office 365, i Gruppi sono i servizi fondamentali che a volte sono gestiti dal team SharePoint, dal team Exchange o a volte dal team Identity Management, ecc. Ogni soluzione tende a risolvere un problema specifico o migliorare una determinata sezione aziendale.
Fonte immagine: Imperial College London
È la dimensione della tua organizzazione e il flusso di lavoro che influenzano insieme la scelta del gruppo più adatto alle tue specifiche esigenze aziendali.
Source:
https://infrasos.com/microsoft-office-365-group-types-explained-best-practices/