נסביר סוגי קבוצות Microsoft Office 365 – מיטב המומחים. לסיים, Microsoft (Office) 365 מספקת לעסקים מרחב עבודה מוצלח במידה וכלי העבודה המתאימים ביותר משמשים לזרימת עבודה חלקה. קבוצות Office 365 עוזרות למנהלים להגדיר את ההגדרות של המשתמש כך שישפרו שיתוף צוות וביצועים.
בפוסט בבלוג זה, אנו מתעמקים בסוגי קבוצות Microsoft Office 365, התכונות שלהן, השימושים המומלצים, האתגרים שמתמודדים איתם מנהל בעת ניהול יישוםי Office 365, ואיך לנהל באופן הטוב ביותר קבוצות Microsoft Office 365 כדי להבטיח הגברת פרודוקטיביות צוות וצמיחת עסקים.
מהם קבוצות Microsoft Office 365?
קודם כל, קבוצות Microsoft Office 365 הן שירות מפגש חברים שמספק מיקרוסופט המאפשר לך לשתף פעולה עם חבריך לצוות בזמן אמת. הכל זה, תוך כדי יצירת גיליונות אלקטרוניים, שליחת מיילים, תאריך פגישות, וכו '. מנהלי הקבוצה בעלי כוח להוסיף או להסיר כל אנשי קשר מהקבוצה.
גם קראו ממשק Office 365 דו"ח קבוצות
תכונות של קבוצות Microsoft Office 365
הוספת חברים
A contact doesn’t require permission(s) to join a group if it is a Public Group. However, the administrator receives the permission request via email (which is then accepted or rejected), if the group is a Private Group. Once accepted, the contact has access to the OneNote Notebook, group mailbox, calendar, and the Team Site.
שליטה בקבוצה
לאחר מכן, עם Microsoft 365 זה גם מאפשר לכל משתמש ליצור עד 250 קבוצות. באותו הזמן, ישנם מדיניות שמגבילות את יצירת הקבוצות שנשלטת או מושבת ביימר, שימולד, מפגשים, צוותים ואימיילים.
שחזור קבוצות
ניתן לשחזר תוכן מסוים בקבוצות של Microsoft Office 365 לאחר מחיקה. ברגע שקבוצה מושמדת, היא נשארת בתיקייה "קבוצות מושמדות" למשך עד 30 יום לאחר המחיקה וניתן לשחזרה בטווח זה. ברגע שנשחזרה, הקבוצות המת灰חרות מופיעות בפאנל הניווט. כמו כן, התוכן שניתן לשחזר הוא אובייקטים AAD, ימר, שימולד, כתובות קבוצת SMTP, לוחות שנה משותפים ותיקיות דואר.
ניהול תוויות
תיוג התוכן של הקבוצה משאיר אותו מאורגן ומאפשר לך לקחת פעולה מתאימה עבור קבוצה ספציפית בקלות. ניתן לארגן, למחוק או לשמור את התוכן בהתאם לקיטוג הקבוצה שלך על ידי יצירת מדיניות שמירה נפרדת עבור כל אחת מהן.
שיוויון דינמי
זה תכונה של Microsoft 365 שבה אפשר ליצור קבוצת חברים מוגדרת על בסיס תכונות משתמשים באמצעות AAD – מה שעוזר לנהל בקלות קבוצה גדולה.
דיווח
כמו כן, לדף דיווח מסך מותאם אישית מאפשר לך לקבל תובנות לגבי פעילויות קודמות ונוכחיות תחת כל מוצר, כגון קבוצות חדשות שנוצרו, קבוצות שנמצאו לראשונה וכו ', ומנהלי סקייפ, מנהלי חיבור ומנהלי SharePoint יכולים לצפות בהם.
הגענו לחלק העיקרי של מאמר הבלוג הזה. בשלב הבא, הסבר על סוגי קבוצות Microsoft Office 365 – כללי הנציגות הטובים ביותר.
הסבר על סוגי קבוצות Microsoft Office 365 – כללי הנציגות הטובים ביותר
קבוצות משייכים
הידוע גם כרשימות משייכים, זהו יישום לשליחת אימיילים בשידור או בקשות לפגישה מרובות למספר רב של אנשים. הם משמשים רק עם יישומי הדוא"ל כמו חיבור.
אינם יכולים להיות חלק מה-רשימות בקרת גישה בצפיפות (DACLs – Discretionary Access Control Lists) מכיוון שהם לא מופעלים בכלפי, ולכן אי אפשר ליצור קבוצה עם יכולת ל-שלוט בגישה לנתונים משותפים. קבוצות אלה הן סטטיות, ואין אפשרות להקצות הרשאות אליהן.
תכונות של קבוצות ההפצה
- לא ניתן להכליל אותן לתוך קבוצת אבטחה אך אפשר להכליל אותן בתוך קבוצת אבטחת מיילים.
- לא ניתן להתקין רשימת הפצה אחת בתוך רשימת הפצה אחרת או בתוך קבוצת SharePoint.
- אפליקציות Power Apps לא יכולות להיות משותפות עם קבוצות ההפצה.
מקרי שימוש של קבוצות ההפצה
קבוצות משווקים דינמיות
נקודת המפתח של סוג קבוצה זה היא שהוא משמש לקבוצות גדולות יותר. דינמי בטבעו וחייב להיות לפחות בעל אחריות אחד של קבוצת משווקים דינמית. בכל פעם שהודיעה נשלחת בקבוצת המשווקים הדינמית, Active Directory מוודא שהחברות המשודרות המעודכנות בפועל.
תכונות של קבוצות משווקים דינמיות
- החברים מסוננים אוטומטית בגלל המשתמש בחיפוש התכונה בActive Directory.
- פיקודים קלים ניהול.
- אלו נוצרים בקלות באמצעות הKובינטור הניהול של Exchange.
מקרים שימוש בקבוצות משוואה דינמיות
אלו קבוצות משמשות לתקשורת ושיתוף פעולה בתוך הארגון ומחוץ לו בצורה יעילה יותר.
לדוגמה, עשוי להיות רצונך ליצור קבוצת משוואה דינמית קבוצה לשליחת הודעת דואר אלקטרוני על הודעה על מוצר או שירות חדש. קבוצה אחת למפקחים מכירות, קבוצה נוספת לצוות SEO, וכו'.
קבוצות בטיחות
תכונות של קבוצות אבטחה
- מכילות משתמשים או מכשירים, שניהם מנוהלים בו זמנית ומוספים לקבוצה.
- יכולות להיות דינאמיות. אפשר להעניק למשתמש גישה על ידי חיפוש על פי מיקום, תאריך, וכו'.
שימושים של קבוצות אבטחה
- אידאלי לאיסוף חשבונות משתמשים, חשבונות מחשב וכו 'המונחים תחת רמת רשות ספציפית ומדיניות תחת גג אחד של תוכן שניתן לנהל בקלות.
- הגבל את מספר המשתמשים המשתמשים באתרי SharePoint ובשירותים שלך.
קבוצת אבטחה מועברת דואר
הפונקציונליות שלו דומה לזו של קבוצת האבטחה, אך אינה ניתנת לניהול דינאמי כפי שניתן במקרה של האחרון. משמשים גם להענקת הרשאות לגישה להודעות ולמשאבים בAD (כגון דפי אינטרנט, אתרי SharePoint וכו '). למשתמשים.
מקור התמונה: GroupID
סוג קבוצה זו מקצה הרשאות לחבריה וגם שולח מסרים לכל הקשרים של הקבוצה.
תכונות של קבוצת ביטחון מועברת בדואר
- יכול להוסף לקבוצות.
- אפשר ליצור, לערוך או להסיר אותם במרכז הניהול של Exchange (EAC) או ב- Exchange Management Shell (EMS).
- דואר מועבר קבוצת ביטחון מספקת תיבת דואר משותפת לחבריה.
שימושים של קבוצת ביטחון מועברת בדואר
- מתאים לחברות קטנות ובינוניות ומובילות כדי לעזור בגישה מבוקרת להרשאות ועיסוקים בדואר אלקטרוני רק לאנשים מסוימים או קבוצות של אנשים.
- נותן לך את היכולת לשלוט מי שולח מיילים מהארגון שלך, כמה פעמים הם שולחים, והאם הם קוראים מייל או לא.
שפר את ביטחונך ב- Active Directory וב- Azure AD
נסו אותנו בשביל חינם, גישה לכל התכונות. – יש לכם מעל 200 תבניות דו"ח של AD זמינות. תוכלו להתאים בקלות דוחות AD משלכם.
קבוצת Microsoft 365
עם קבוצת Microsoft 365, אתם יכולים לשתף פעולה בקלות עם הצוותים שלכם כמו גם עם אנשי קשר מחוץ לארגון (אם מותר על ידי המנהל). אתם יכולים ליצור קבוצה זו ביותר מ-15 דרכים שונות. גם גישה לקבוצה זו באפליקציות ניידות, כמו Outlook ל-Android או iOS.
תכונות של קבוצת Microsoft 365
- הצטרפות לקבוצה היא קלה, כל עוד ההגדרות מוגדרות כציבוריות.
- A member subscribes to the conversations on the group via email.
- לכל קבוצה יש את האחסון כמו שיש ב-‘One Drive’.
שימושים של קבוצת Microsoft 365
- אם הצוות שלכם רוצה שיחות דואר אלקטרוני ולוח שנה משותף, אז כדאי ליצור קבוצה ב-Outlook.
- במקרה שהם רוצים אינטראקציה ישירה כמו צ'אט, אז הקבוצה נוצרת ב-Teams.
קבוצה דינאמית
קבוצות דינאמיות חוסכות זמן ומשפרות את האבטחה של הרשת שלךרשת בטחונית. יש להם חברות קבוצה משלהם עם כללים מסוימים (בנאי כללים מבוסס תמונה). החברות מתעדכנות באופן דינאמי על פי תכונות המשתמש או המכשיר. אתה צריך שיהיה לך מנויים Azure AD Premium P1 או P2 כדי להשתמש בקבוצה הדינאמית.
תכונות של קבוצה דינאמית
- השתמש כתובת URL LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) כדי להגדיר כללים בהתאם לחברי הקבוצה.
- משתמשים ומכשירים לא יכולים להיות ביחד בקבוצה אחת.
- מאפשר לך ליצור קבוצה דינמית "דו"ק ישיר" לחברים מדווחים לאותו מנהל.
תרחישים שימושיים של קבוצה דינמית
- מספקים למשתמשים גישה ליישומים ומשאבים עסקיים משותפים.
- ניתן גם להשתמש בה בשיתוף פעולה בין קבוצות משתמשים (למשל, קבוצת המכירות וקבוצת השיווק) שבה כל חבר יש גישה רק לאפליקציות ומשאבים ספציפיים שהם צריכים.
קבוצת SharePoint
קבוצת SharePoint מורכבת מחברים שיש להם יחד רשות הרשאה מוגדרת מראש לגשת לאתרים או תוכן, מה שמאפשר עבודה בצוות במשותף.
מקור התמונה: רולנד ואנר
SharePoint מאפשר שינויים מותאמים אישית בתכונות. למרות שהוא מגיע עם מגוון תכונות מובנות מראש חזקות, עדיין, אתה יכול להתאים כל תוכן בהתאם לדרישות העסק שלך.
תכונות של קבוצת SharePoint
- מותאמים אישית ומגיעים עם מספר תכונות מובנות מראש.
- ניתן לשלב אותו בקלות עם האפליקציות הקיימות שלך.
- מספק שליטה מרכזית וניהול תיקים יעיל הנהלה.
מקרים שימוש של קבוצת SharePoint
- יעיל עבור צוותים שבהם חברים ממוקדים בהשגת מטרה משותפת כגון צמיחת הכנסות, פיתוח עסקי וכו'.
- מספק מרחב וירטואלי שבו חברי הצוות יכולים לתקשר אחד עם השני באמצעות נושאים וקבצים שנוצרו ב-SharePoint Online.
- ניתן גם להשתמש בו לניהול פרויקטים.
איך לנהל קבוצות מיקרוסופט Office 365?
אתגרים שעומדים בפני מנהל הקבוצה
- אפסיית משתמשים — עקיבה משרד 365 יישומי אימוץ וניהול של קופונים מהמשתמשים הסופיים זה עובד זמן רב כמו גם משאבים מוצש עבור צוות ה-IT.
- אבטחה וסיכונים — הסיכון של אבדן נתונים (שיתוף או הורדה של נתונים קריטיים) וגישה מתמשכת (זכות הגישה של משתמשים חיצוניים) הם שני גורמים סיכון עיקריים .
- פתרון בעיות — Office 365 מייצר נתונים רבים כפי שהוא מחובר לאפליקציות רבות. ניווט בכלים המקוריים כדי לזהות את הבעיה ולפתור את הבעיה (ס) יכול להיות מאתגר.
- ביצועים ויעילות — מערכות צריכות להיות נמדדות באופן קבוע כדי לבדוק את כמות השימוש, תקלות (אם יש כאלה), יכולת ביצועים וכו'.
דרכים לנהל קבוצות מייצגות של Microsoft Office 365
אסטרטגיה לשליטה לפני ׇפרויקט הקבוצות
לפני שמפעילים את קבוצות Microsoft Office 365 במסגרת הארגון שלך, כדאי לפרוס את האסטרטגיה בהתחשב בנקודות הבאות:
- מדוע צריכה הקבוצה להיות מתוקשרת?
- כמה זמן צריכה הקבוצה להתקיים?
- כיצד לנהל את השינויים?
- באילו אופנים צריכים השינויים להשתקפות בקבוצה?
- בהתחשב במדיניות השמות והפקיעה של מיקרוסופט.
הגדרות קבוצה מוגדרות
מאחר וקבוצות הן עצמים ב-AAD: בכל פעם שאתה יוצר תוכנית אתר שימושיות של SharePoint או Team Site, קבוצה חדשה נוצרת אוטומטית; Azure AD יכולה לאבטח, לנהל ולשלוט בקבוצה במרכז. על כן, חשוב לשקול לנסות את הקבוצה עם קבוצה קטנה יותר של חברים מאשר להכניס אותה ישירות לכל הארגון.
זה יכול להתבצע על ידי הגדרת ההגנה על הגדרות שיכולות לשלוט ולהגביל את יכולת היצירה של הקבוצה על ידי החברים דרך הנתונים שהוקצו תפקידי קבוצה — בעלים, חברים, או אורחים.
גישה ושליטה על זהות
מקור התמונה: Petri
השתמשו בניהול זכויות ב Azure AD כדי להגביר את האופן שבו מקבלים רשיות גישה. הגבלות גישה אוטומטיות הן תהליכים לבקשות עבודה: מדיניות שעות חובה, ביקורות והקצאות.
אסטרטגיית הגדרת קבוצות
אנו ממליצים שיהיו מופנות בשלבים ולא כולם יחד. אסטרטגיה זו עוזרת לזהות אם הקבוצות משתלטות על פריון או לא, והמשתמשים יכולים לקבל הדרכה לגבי הקבוצות במהלך היצירה עצמה.
שימוש בערוצי תקשורת בקבוצות
בין אם זו תקשורת באמצעות מיילים בתיבת דואר פנימית Outlook, צ'אטים ישירים בערוצי Teams, או אינטראקציה באמצעות קווי דיבור ב-Yammer, חשוב לחנך את המשתמשים לגבי שיטות התקשורת, כגון:
- הבטחת שהשיחות תורמות ועקביות.
- שימוש בערוצים הנכונים למטרות מסוימות, כמו שימוש בדואר אלקטרוני לשיתוף קבצים, Teams לתגובה מהירה וכו'.
תודה על קריאת Microsoft Office 365 Group Types Explained – Best Practices. נסכים את המאמר הבלוג הזה.
Microsoft Office 365 Group Types Explained — Best Practices (מסקנה)
מתקציר, ב־Office 365, קבוצות הם השירותים היסודיים שנשלטים לעיתים על ידי צוות SharePoint, צוות Exchange, או לעיתים על ידי צוות ניהול זהות וכו'. כל פתרון מתמודד עם בעיה מסוימת או משפר מגזר עסקי מסוים.
מקור התמונה: Imperial College London
גודל הארגון שלך והזרם העבודה משפיעים יחד על בחירת הקבוצה המתאימה ביותר לצרכי העסק המסוימים שלך.
Source:
https://infrasos.com/microsoft-office-365-group-types-explained-best-practices/