Tipos de Grupos do Microsoft Office 365 Explicados – Melhores Práticas. No geral, a Microsoft (Office) 365 oferece às empresas um ambiente de trabalho produtivo desde que as ferramentas mais apropriadas sejam utilizadas para um fluxo de trabalho otimizado. Grupos do Office 365 ajudam os administradores a configurar as configurações do usuário de forma a aprimorar a colaboração e o desempenho da equipe.
Neste post do blog, vamos analisar detalhadamente os tipos de Grupos do Microsoft Office 365, suas características, seus casos de uso (melhores), os desafios enfrentados por um administrador ao gerenciar aplicativo(s) do Office 365, e como gerenciar melhor os Grupos do Microsoft Office 365 para garantir um aumento na produtividade da equipe e crescimento empresarial.
O que são Grupos do Microsoft Office 365?
Em primeiro lugar, o Microsoft Office 365 Groups é um serviço de membros cruzados oferecido pela Microsoft que ajuda você a colaborar com seus colegas de equipe em tempo real. Tudo isso, enquanto também cria planilhas, envia emails, agenda reuniões, etc. Os Administradores do Grupo têm o poder de adicionar ou remover qualquer contato do grupo.
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Recursos do Microsoft Office 365 Groups
Adição de Membros
A contact doesn’t require permission(s) to join a group if it is a Public Group. However, the administrator receives the permission request via email (which is then accepted or rejected), if the group is a Private Group. Once accepted, the contact has access to the OneNote Notebook, group mailbox, calendar, and the Team Site.
Controle de Grupo
Em seguida, com o Microsoft 365, também permite que cada usuário crie até 250 grupos. Ao mesmo tempo, existem políticas que limitam a criação de grupos, que é controlada ou desabilitada no Yammer, SharePoint, Planner, Teams e Outlook.
Restauração de Grupo
Certos conteúdos podem ser restaurados em grupos do Microsoft Office 365 após a exclusão. Uma vez que um grupo é excluído, ele permanece na pasta de Grupos Excluídos por até 30 dias após a exclusão e pode ser restaurado dentro desse período. Uma vez restaurado, os grupos revividos aparecem na barra de navegação. Além disso, os conteúdos que podem ser restaurados são objetos AAD, Yammer, SharePoint, endereços de grupo SMTP, calendários compartilhados e caixas de correio.
Gerenciamento de Rótulos
Rotular o conteúdo do grupo o mantém organizado e permite que você tome a ação apropriada para um grupo específico facilmente. Você pode arquivar, excluir ou manter o conteúdo com base na classificação do seu grupo, criando uma política de retenção separada para cada um.
Membro Dinâmico
É uma característica do Microsoft 365 em que você pode criar uma associação de grupo definida com base nas propriedades do usuário usando o AAD — o que ajuda a gerenciar facilmente um grupo grande.
Relatórios
Além disso, o Painel de Relatório permite obter insights sobre atividades passadas e atuais em cada produto, como novos grupos criados, grupos usados recentemente, etc., e administradores do Skype, administradores do Exchange e administradores do SharePoint podem visualizá-los.
Chegamos à parte principal deste artigo de blog. Em seguida, as Explicações das Tipos de Grupos do Microsoft Office 365 – Boas Práticas.
Tipos de Grupos do Microsoft Office 365 Explained — Boas Práticas
Grupos de Distribuição
Também chamados de Listas de Distribuição, é um aplicativo de email usado para enviar emails em massa ou várias solicitações de reunião para várias pessoas. Eles são usados apenas com aplicativos de email como o Exchange.
Não podem fazer parte das DACLs (Listas de Controle de Acesso Discricionário) porque não estão habilitados para segurança, e portanto um grupo com capacidade para controlar o acesso aos dados compartilhados não pode ser criado. Esses grupos são estáticos, e não é possível atribuir permissões a eles.
Características dos Grupos de Distribuição
- Não podem ser aninhados em um grupo de segurança, mas podem ser aninhados em um grupo de segurança habilitado para email.
- Uma lista de distribuição não pode ser instalada em outra lista de distribuição ou em um grupo SharePoint.
- Os Power Apps não podem ser compartilhados com Grupos de Distribuição.
Casos de Uso dos Grupos de Distribuição
Grupos de Distribuição Dinâmicos
O ponto chave deste tipo de grupo é que é usado para grupos maiores. É dinâmico e deve haver pelo menos um proprietário de um Grupo de Distribuição Dinâmico. Cada vez que uma mensagem é enviada no Grupo de Distribuição Dinâmico, um Active Directory garante que uma associação atualizada esteja em funcionamento.
Recursos dos Grupos de Distribuição Dinâmicos
- Os membros são filtrados automaticamente por causa da seleção do atributo usuário no Active Directory.
- Gerenciamento fácil de administração gerenciamento.
- Estes são criados facilmente usando o Console de Gerenciamento do Exchange.
Casos de uso de Grupos de Distribuição Dinâmicos
Estes grupos são usados para se comunicar e colaborar dentro e fora da organização de forma mais eficaz.
Por exemplo, você pode querer criar um grupo de distribuição dinâmico para enviar um anúncio por e-mail sobre um novo produto ou serviço. Um grupo para representantes de vendas, outro para a equipe de SEO, etc.
Grupos de Segurança
Um administrador em um Grupo de Segurança concede acesso a uma página do SharePoint a um determinado grupo de membros. Como sua funcionalidade consiste apenas em administrar o grupo e não se envolver em adicionar ou remover contatos, a administração é mais fácil.
Como um Grupo de Segurança pode abranger usuários e dispositivos, é criado facilmente para dispositivos usando serviços de gerenciamento de dispositivos móveis, como Intune.
Recursos dos Grupos de Segurança
- Consistem em usuários ou dispositivos, que os gerenciam simultaneamente, e são adicionados a uma equipe.
- Podem ser dinâmicos. Você pode conceder acesso do usuário pesquisando localização, título, etc.
Casos de Uso dos Grupos de Segurança
- Ideal para coletar contas de usuários, contas de computador, etc., que são atribuídas permissões e políticas sob um único teto de conteúdo facilmente gerenciável.
- Limite o número de usuários que acessam seus sites e serviços do SharePoint.
Grupo de Segurança Habilitado para Correio
Sua funcionalidade é semelhante à do Grupo de Segurança, mas não pode ser gerenciada dinamicamente como é o caso do último. Também usado para conceder permissão de acesso para notificações e recursos no AD (como Páginas da Web, sites do SharePoint, etc.) aos usuários.
Fonte de imagem: GroupID
Este tipo de grupo atribui permissões aos seus membros e também envia mensagens a todos os contatos do grupo.
Recursos do Grupo de Segurança Habilitado para Correio
- Pode ser adicionado aos Times.
- Eles podem ser criados, modificados ou removidos no Centro de Administração do Exchange (EAC) ou no Shell de Gerenciamento do Exchange (EMS).
- O grupo de segurança habilitado para correio fornece uma caixa de correio compartilhada aos seus membros.
Casos de Uso do Grupo de Segurança Habilitado para Correio
- Adequados para PMEs e empresas para ajudar na acesso controlado de permissões e transações de email apenas para certas pessoas ou grupos de pessoas.
- Dá a você a capacidade de controlar quem envia emails da sua organização, com que frequência eles os enviam e se eles os leem ou não.
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Grupo Microsoft 365
Com o Grupo Microsoft 365, você pode colaborar facilmente com sua equipe e, se permitido pelo administrador, com contatos externos à organização. Você pode criar esse grupo de mais de 15 maneiras diferentes. Além disso, você também pode acessar esse grupo em aplicativos móveis, como Outlook para Android ou iOS.
Recursos do Grupo Microsoft 365
- Aderir ao grupo é fácil, desde que as configurações estejam definidas como Públicas.
- A member subscribes to the conversations on the group via email.
- Cada grupo possui armazenamento tão convidativo quanto o ‘One Drive’.
Casos de Uso do Grupo Microsoft 365
- Se sua equipe deseja conversas de e-mail e um calendário compartilhado, então um grupo deve ser criado idealmente no Outlook.
- Caso desejem uma interação de chat direta, então o grupo é criado no Teams.
Grupo Dinâmico
Grupos Dinâmicos economizam tempo e melhoram sua segurança de rede. Estes têm suas próprias associações de grupo com certas regras definidas (construtor de regras baseadas em gráficos). As associações são atualizadas dinamicamente seguindo os atributos do usuário ou dispositivo. Você precisa ter assinaturas do Azure AD Premium P1 ou P2 para usar o Grupo Dinâmico.
Recursos do Grupo Dinâmico
- Use URL do LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) para definir regras de acordo com os membros do grupo.
- Usuários e dispositivos não podem estar juntos em um único grupo.
- Permite que você crie um Grupo Dinâmico de ‘Relatório Direto’ para os membros relacionados ao mesmo gerente.
Casos de Uso do Grupo Dinâmico
- Fornecer aos usuários acesso a aplicativos e recursos de negócios comuns.
- Também pode ser usado para colaboração entre grupos de usuários (por exemplo, equipe de vendas e equipe de marketing), onde cada membro tem acesso apenas aos aplicativos e recursos específicos de que precisam.
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Grupo do SharePoint
O Grupo do SharePoint é composto por membros que coletivamente têm permissão predefinida para acessar sites ou conteúdo, permitindo assim o trabalho em equipe colaborativo.
Fonte da Imagem: Roland Wanner
O SharePoint permite a personalização de recursos. Embora venha com vários recursos robustos pré-construídos, ainda assim, você pode personalizar cada conteúdo de acordo com suas necessidades de negócios.
Recursos do Grupo SharePoint
- Personalizável e possui vários recursos embutidos.
- Facilmente integrável com seus aplicativos existentes.
- Oferece administração centralizada e gerenciamento de documentos eficiente Management.
Casos de Uso do Grupo SharePoint
- Beneficial para equipes com membros focados em alcançar um propósito compartilhado, como crescimento de receita, desenvolvimento de negócios, etc.
- Fornece um espaço virtual onde os membros da equipe podem se comunicar entre si usando tópicos e arquivos que foram criados no SharePoint Online.
- Também pode ser usado para gerenciamento de projetos.
Como Gerenciar Grupos do Microsoft Office 365?
Desafios Enfrentados pelo Administrador do Grupo
- Adesão do Usuário — Rastreamento do Office 365 Aplicativo de adoção e gerenciamento de compras a partir dos usuários finais é demorado e também esgota recursos para a equipe de TI.
- Segurança e Riscos — O risco de perda de dados (encaminhamento ou download de dados críticos) e acesso contínuo (direitos de acesso de usuários externos) são dois fatores de risco principais.
- Solução de Problemas — O Office 365 gera grande volume de dados, pois está interconectado com várias aplicações. Navegar pelas ferramentas nativas para identificar o problema e resolvê-lo pode ser desafiador.
- Desempenho e Eficiência —Os sistemas precisam ser monitorados regularmente para verificar a quantidade de uso, anormalidades (se houver), capacidade de desempenho, etc.
Leia também Confira a Ferramenta de Relatório do Office 365
Formas de Gerenciar Grupos do Microsoft Office 365
Estratégia de Governança Antes da Implantação do Grupo
Antes de implantar os Grupos do Microsoft Office 365 no quadro da sua organização, a estratégia deve ser estabelecida com os seguintes pontos em mente:
- Por que o grupo precisa ser provisionado?
- Por quanto tempo o grupo deve existir?
- Como gerenciar as mudanças?
- De que forma as mudanças devem refletir no grupo?
- Considerando as políticas de nomenclatura e expiração da Microsoft.
Configurações de Grupo Definidas
Desde que os grupos são objetos no AAD: Toda vez que você cria um plano de SharePoint ou de um Site do Team, um novo grupo é criado automaticamente; Azure AD pode securizar, gerenciar e governar centralmente um grupo. Portanto, é importante considerar testar o grupo com um grupo menor de membros do que introduzi-lo diretamente na organização inteira.
Isso pode ser feito definindo as configurações de acesso ou configurações que podem controlar e limitar a capacidade de criação de grupos dos membros por meio de suas atribuições Funções de grupo — proprietários, membros ou convidados.
Governança de Identidade
Fonte da imagem: Petri
Use Gestão de Direitos no Azure AD para racionalizar a maneira como as permissões de acesso são concedidas. As permissões automáticas de acessibilidade são processos para solicitações de fluxo de trabalho: Políticas de expiração, revisões e atribuições.
Estratégia de Lançamento em Grupos
Recomendamos que os grupos sejam lançados em etapas em vez de tudo de uma vez. Essa estratégia ajuda a identificar se os grupos estão se mostrando produtivos ou não, e os usuários podem ser orientados sobre os grupos durante a criação.
Uso de Canais de Comunicação nos Grupos
Seja a comunicação por meio de e-mails na caixa de correio do Outlook, conversas diretas em canais do Teams ou interação por meio de threads do Yammer, é sábio educar os usuários sobre os métodos de comunicação, como:
- Garantir que as conversas sejam produtivas e consistentes.
- Usar os canais apropriados para fins específicos, como usar e-mail para compartilhar documentos, Teams para resposta rápida, etc.
Obrigado por ler “Tipos de Grupos do Microsoft Office 365 Explicações – Melhores Práticas”. Vamos concluir este artigo de blog.
Tipos de Grupos do Microsoft Office 365 Explicações — Melhores Práticas (Conclusão)
Para resumir, no Office 365, os Grupos são os serviços fundamentais que às vezes são gerenciados pela equipe do SharePoint, pela equipe do Exchange, ou às vezes pela equipe de Gerenciamento de Identidade, etc. Cada solução tende a um problema específico ou melhora uma determinada seção de negócios.
Fonte da imagem: Imperial College London
É o tamanho da sua organização e o fluxo de trabalho que juntos impactam a escolha do grupo mais adequado às suas necessidades de negócios específicas.
Source:
https://infrasos.com/microsoft-office-365-group-types-explained-best-practices/