Tipos de Grupos do Microsoft Office 365 Explicados – Melhores Práticas. No geral, o Microsoft (Office) 365 oferece às empresas um espaço de trabalho produtivo desde que as ferramentas mais apropriadas sejam aproveitadas para um fluxo de trabalho otimizado. Grupos do Office 365 auxilia os administradores a configurarem as configurações do usuário para aprimorar a colaboração e o desempenho da equipe.
Neste post do blog, examinamos em profundidade os tipos de Grupos do Microsoft Office 365, suas características, seus casos de uso (melhores), os desafios enfrentados por um administrador ao gerenciar aplicativo(s) do Office 365, e como gerenciar melhor os Grupos do Microsoft Office 365 para garantir um aumento na produtividade da equipe e crescimento empresarial.
O que são Grupos do Microsoft Office 365?
Em primeiro lugar, os Grupos do Microsoft Office 365 são um serviço de membros cruzados oferecido pela Microsoft que ajuda você a colaborar com seus colegas de equipe em tempo real. Tudo isso, enquanto também cria planilhas, envia emails, agenda reuniões, etc. Os Administradores do Grupo têm o poder de adicionar ou remover qualquer contato do grupo.
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Recursos dos Grupos do Microsoft Office 365
Adição de Membros
A contact doesn’t require permission(s) to join a group if it is a Public Group. However, the administrator receives the permission request via email (which is then accepted or rejected), if the group is a Private Group. Once accepted, the contact has access to the OneNote Notebook, group mailbox, calendar, and the Team Site.
Controle do Grupo
Em seguida, com o Microsoft 365, também permite que cada usuário crie até 250 grupos. Ao mesmo tempo, existem políticas que limitam a criação de grupos, que é controlada ou desativada no Yammer, SharePoint, Planner, Teams e Outlook.
Restauração de Grupos
Certos conteúdos podem ser restaurados em grupos do Microsoft Office 365 após a exclusão. Uma vez que um grupo é excluído, ele permanece na pasta de Grupos Excluídos por até 30 dias após a exclusão e pode ser restaurado dentro desse período. Uma vez restaurado, os grupos revividos aparecem na barra de navegação. Além disso, os conteúdos que podem ser restaurados são objetos AAD, Yammer, SharePoint, endereços de grupo SMTP, calendários compartilhados e caixas de correio.
Gerenciamento de Rótulos
Rotular o conteúdo do grupo o mantém organizado e permite que você tome a ação apropriada para um grupo específico facilmente. Você pode arquivar, excluir ou manter o conteúdo com base na classificação do seu grupo, criando uma política de retenção separada para cada um.
Associação Dinâmica
É uma funcionalidade do Microsoft 365 na qual você pode criar um grupo de membros definidos com base nas propriedades do usuário usando o AAD — o que ajuda a gerenciar facilmente um grupo grande.
Relatórios
Além disso, o Painel de Relatórios permite obter insights sobre atividades passadas e atuais em cada produto, como novos grupos criados, grupos usados recentemente, etc., e administradores do Skype, administradores do Exchange e administradores do SharePoint podem visualizá-los.
Chegamos à parte principal deste artigo de blog. Em seguida, Microsoft Office 365 Group Types Explained – Best Practices.
Microsoft Office 365 Group Types Explained — Melhores Práticas
Grupos de Distribuição
Também chamados de Listas de Distribuição, é um aplicativo de email usado para enviar emails em massa ou várias solicitações de reunião para várias pessoas. Eles são usados apenas com aplicativos de email como o Exchange.
Eles não podem fazer parte das ACLs (Listas de Controle de Acesso Discrecional) porque não estão habilitados para segurança, e, portanto, um grupo com capacidade para controlar acesso a dados compartilhados não pode ser criado. Esses grupos são estáticos, e não é possível atribuir permissões a eles.
Características dos Grupos de Distribuição
- Não podem ser aninhados em um grupo de segurança, mas podem ser aninhados em um grupo de segurança habilitado para e-mail.
- Uma lista de distribuição não pode ser instalada em outra lista de distribuição ou em um grupo do SharePoint.
- Power Apps não podem ser compartilhados com Grupos de Distribuição.
Usos dos Grupos de Distribuição
Grupos de Distribuição Dinâmicos
O ponto chave desse tipo de grupo é que ele é usado para grupos maiores. Dinâmico por natureza e deve haver pelo menos um proprietário de um Grupo de Distribuição Dinâmico. Cada vez que uma mensagem é enviada no Grupo de Distribuição Dinâmico, um Active Directory garante que uma associação atualizada esteja em funcionamento.
Características dos Grupos de Distribuição Dinâmicos
- Os membros são filtrados automaticamente devido à seleção do atributo usuário no Active Directory.
- Fácil administração gestão.
- Elas são criadas facilmente usando o Console de Gerenciamento do Exchange.
Casos de Uso de Grupos de Distribuição Dinâmicos
Esses grupos são usados para se comunicar e colaborar dentro e fora da organização de forma mais eficaz.
Por exemplo, você pode querer criar um grupo de distribuição dinâmico para enviar um anúncio de e-mail sobre um novo produto ou serviço. Um grupo para vendedores, outro para a equipe de SEO, etc.
Grupos de Segurança
Um administrador em um Grupo de Segurança concede acesso a uma página do SharePoint a um determinado grupo de membros. Como sua funcionalidade consiste apenas em administrar o grupo e não se envolver em adicionar ou remover contatos, a administração é mais fácil.
Como um Grupo de Segurança pode abranger usuários e dispositivos, ele é criado facilmente para dispositivos usando serviços de gerenciamento de dispositivos móveis como Intune.
Características dos Grupos de Segurança
- Consistem em usuários ou dispositivos, que os gerenciam simultaneamente e são adicionados a uma equipe.
- Podem ser dinâmicos. Você pode conceder acesso do usuário pesquisando localização, título, etc.
Casos de Uso dos Grupos de Segurança
- Ideal para coletar contas de usuário, contas de computador, etc. que são atribuídas permissões e políticas específicas sob um único teto de conteúdo facilmente gerenciável.
- Limite o número de usuários que acessam seus sites e serviços do SharePoint.
Grupo de Segurança Habilitado para Correio
Sua funcionalidade é semelhante à do Grupo de Segurança, mas não pode ser gerenciada dinamicamente como é o caso deste último. Também usado para conceder permissão de acesso para notificações e recursos no AD (como páginas da Web, sites do SharePoint, etc.) aos usuários.
Fonte de imagem: GroupID
Este tipo de grupo atribui permissões aos seus membros e também envia mensagens a todos os contatos do grupo.
Recursos do Grupo de Segurança Habilitado para Correio
- Pode ser adicionado aos Times.
- Eles podem ser criados, modificados ou removidos no Centro de Administração do Exchange (EAC) ou no Shell de Gerenciamento do Exchange (EMS).
- O grupo de segurança habilitado para correio fornece uma caixa de correio compartilhada aos seus membros.
Casos de Uso do Grupo de Segurança Habilitado para Correio
- Adequados para PMEs e empresas para ajudar na acesso controlado de permissões e transações de e-mail apenas para certas pessoas ou grupos de pessoas.
- Dá a você a capacidade de controlar quem envia e-mails da sua organização, com que frequência eles os enviam e se eles lêem um e-mail ou não.
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Leia também Implantar Relatórios de Senhas do Office 365
Grupo Microsoft 365
Com o Grupo Microsoft 365, você pode colaborar facilmente com sua equipe e também com contatos fora da organização (se habilitado pelo administrador). Você pode criar esse grupo de mais de 15 maneiras diferentes. Além disso, acesse esse grupo nas aplicações móveis também, como Outlook para Android ou iOS.
Recursos do Grupo Microsoft 365
- Juntar-se ao grupo é fácil, desde que as configurações estejam definidas como Público.
- A member subscribes to the conversations on the group via email.
- Cada grupo possui armazenamento tão convidativo quanto o ‘One Drive’.
Casos de Uso do Grupo Microsoft 365
- Se sua equipe deseja conversas de e-mail e um calendário compartilhado, então um grupo deve ser criado idealmente no Outlook.
- Caso eles queiram uma interação de chat direta, então o grupo é criado no Teams.
Grupo Dinâmico
Grupos Dinâmicos economizam tempo e melhoram sua segurança de rede. Estes têm suas próprias associações de grupo com regras definidas (construtor de regras baseadas em gráfico). As associações são atualizadas dinamicamente seguindo os atributos do usuário ou dispositivo. Você precisa ter assinaturas do Azure AD Premium P1 ou P2 para usar o Grupo Dinâmico.
Recursos do Grupo Dinâmico
- Use URL do LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) para definir regras de acordo com os membros do grupo.
- Usuários e dispositivos não podem estar juntos em um único grupo.
- Permite criar um grupo dinâmico de ‘Relatório Direto’ para os membros relacionados ao mesmo gerente.
Casos de Uso do Grupo Dinâmico
- Fornecer aos usuários acesso a aplicativos e recursos de negócios comuns.
- Também pode ser usado para colaboração entre grupos de usuários (por exemplo, equipe de vendas e equipe de marketing), onde cada membro tem acesso apenas aos aplicativos e recursos específicos de que precisam.
Leia também Use os Relatórios de Usuários do Office 365
Grupo do SharePoint
O Grupo do SharePoint é composto por membros que coletivamente têm permissão pré-definida para acessar sites ou conteúdo, permitindo assim o trabalho em equipe colaborativo.
Fonte de Imagem: Roland Wanner
O SharePoint permite a personalização de recursos. Embora venha com vários recursos robustos pré-construídos, ainda assim, você pode personalizar cada conteúdo de acordo com suas necessidades de negócios.
Recursos do Grupo SharePoint
- Personalizável e possui vários recursos integrados.
- Facilmente integrável com seus aplicativos existentes.
- Oferece administração centralizada e gerenciamento eficiente de documentos Management.
Casos de Uso do Grupo SharePoint
- Beneficial para equipes com membros focados em alcançar um propósito compartilhado, como crescimento de receita, desenvolvimento de negócios, etc.
- Fornece um espaço virtual onde os membros da equipe podem se comunicar entre si usando tópicos e arquivos que foram criados no SharePoint Online.
- Também pode ser usado para gerenciamento de projetos.
Como Gerenciar Grupos do Microsoft Office 365?
Desafios enfrentados pelo administrador do grupo
- Adesão do usuário — Rastreamento do Office 365 Aplicativo de adoção e gerenciamento de compras a partir dos usuários finais consome tempo e recursos para a equipe de TI.
- Segurança e Riscos — O risco de perda de dados (encaminhamento ou download de dados críticos) e acesso contínuo (direitos de acesso de usuários externos) são dois fatores de risco principais.
- Solução de problemas — O Office 365 gera uma grande quantidade de dados, pois está interconectado com várias aplicações. Navegar pelas ferramentas nativas para identificar o problema e resolvê-lo pode ser desafiador.
- Desempenho e Eficiência — Os sistemas precisam ser monitorados regularmente para verificar a quantidade de uso, anomalias (se houver), capacidade de desempenho, etc.
Leia também Confira a Ferramenta de Relatório do Office 365
Formas de Gerenciar Grupos do Microsoft Office 365
Estratégia de Governança Antes da Implantação de Grupos
Antes de implantar os Grupos do Microsoft Office 365 em sua estrutura organizacional, a estratégia deve ser estabelecida levando em consideração os seguintes pontos:
- Por que o grupo precisa ser provisionado?
- Por quanto tempo o grupo deve existir?
- Como gerenciar as mudanças?
- De que maneira as mudanças devem se refletir no grupo?
- Considerando as políticas de nomenclatura e expiração da Microsoft.
Configurações de Grupo Definidas
Uma vez que os grupos são objetos no AAD: Toda vez que você cria um plano de SharePoint ou um site do Team, um novo grupo é criado automaticamente; O Azure AD pode proteger, gerenciar e governar centralmente um grupo. Portanto, é importante considerar o piloto do grupo com um grupo menor de membros do que introduzi-lo diretamente à toda a organização.
Isso pode ser feito definindo as configurações de acesso ou configurações que podem controlar e limitar a capacidade de criação de grupo dos membros por meio de suas atribuições Funções de grupo — proprietários, membros ou convidados.
Governança de Identidade
Fonte da imagem: Petri
Use Gerenciamento de direitos em Azure AD para racionalizar a maneira como as permissões de acesso são concedidas. As permissões de acessibilidade automáticas são processos para solicitações de fluxo de trabalho: Políticas de expiração, revisões e atribuições.
Estratégia de Lançamento em Grupos
Recomendamos que os grupos sejam lançados em etapas em vez de tudo de uma vez. Essa estratégia ajuda a identificar se os grupos estão se mostrando produtivos ou não, e os usuários podem ser guiados sobre os grupos durante a criação.
Uso de Canais de Comunicação nos Grupos
Seja a comunicação por meio de e-mails na caixa de correio do Outlook, conversas diretas em canais do Teams ou interação por meio de threads do Yammer, é prudente educar os usuários sobre os métodos de comunicação, como:
- Garantindo que as conversas sejam produtivas e consistentes.
- Usar os canais apropriados para fins específicos, como usar e-mail para compartilhar documentos, Teams para resposta rápida, etc.
Obrigado por ler Microsoft Office 365 Tipos de Grupo Explicados – Melhores Práticas. Vamos concluir este artigo.
Microsoft Office 365 Tipos de Grupo Explicados – Melhores Práticas (Conclusão)
Para resumir, no Office 365, os Grupos são os serviços fundamentais que às vezes são gerenciados pela equipe do SharePoint, pela equipe do Exchange ou às vezes pela equipe de Gerenciamento de Identidade, etc. Cada solução tende a um problema específico ou melhora uma determinada seção do negócio.
Fonte da imagem: Imperial College London
É o tamanho da sua organização e o fluxo de trabalho que juntos afetam a escolha do grupo mais adequado às suas necessidades específicas de negócio.
Source:
https://infrasos.com/microsoft-office-365-group-types-explained-best-practices/