Comparando SharePoint vs OneDrive: Visión general completa

Office 365 es un servicio en la nube que es popular entre los servicios proporcionados por Microsoft. SharePoint es un componente de Microsoft Office y OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube. Ambos servicios se pueden utilizar para guardar archivos en la nube, pero los dos servicios tienen diferencias así como similitudes. Microsoft promueve activamente sus servicios en la nube, incluyendo SharePoint Online con OneDrive, y si has decidido utilizar los servicios mencionados proporcionados por Microsoft, es importante saber cuál puede satisfacer mejor tus necesidades.

Esta publicación de blog cubre Microsoft Office SharePoint vs OneDrive, así como sus casos de uso, características y la diferencia entre OneDrive y SharePoint para ayudarte a decidir qué servicio utilizar.

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es una plataforma de software destinada a mejorar el proceso de trabajo en organizaciones grandes y está pensada para una mejor colaboración de usuarios, flujo de documentos y automatización de procesos. Puedes crear un portal de SharePoint que incluya sitios wiki, blogs y paneles donde puedes publicar documentos y comentarios. Las principales características de SharePoint son:

• A SharePoint portal allows you to create an internal corporate web site.
• Los usuarios pueden colaborar y editar un archivo compartido en el servidor simultáneamente, así como intercambiar documentos, noticias, enlaces y otros recursos.
• Control de la resolución de tareas y control de las tareas en las que se está trabajando.
• La capacidad de crear una estructura empresarial transparente en formato electrónico.
• Mejora de la comunicación entre departamentos y empleados. Puedes crear paneles para discutir proyectos y tareas.
• Automatización de procesos empresariales: no es necesario realizar una lista significativa de operaciones manualmente, lo que permite a tus trabajadores ahorrar tiempo.

La interfaz de un portal de SharePoint te permite generar informes, notificar a los trabajadores sobre eventos importantes, publicar noticias, ajustar procesos empresariales con formularios y crear perfiles de usuario. SharePoint tiene una amplia funcionalidad y puede integrarse con otras aplicaciones de Microsoft Office y mensajeros.

Al mismo tiempo, debes tener en cuenta otros aspectos del uso de SharePoint antes de compararlo con OneDrive:

• A high number of features makes the product heavyweight and its deployment difficult. Users should spend time getting familiarized with the product and its functionality.
• La integración de SharePoint es buena con productos de Microsoft pero tiene baja compatibilidad con software desarrollado por otros proveedores.
• La implementación de SharePoint requiere costos adicionales en licencias, productos pagos (componentes) y un proceso de implementación complejo.
• El tiempo necesario para implementar SharePoint en una infraestructura local puede ser largo debido a la complejidad del proceso de implementación.

¿Cómo se implementa SharePoint?

SharePoint es un producto de software que es un componente opcional de Microsoft Office. Ten en cuenta que Microsoft Office se puede implementar de tres formas: Microsoft Office 2016 (u otras versiones independientes/localizadas como 2010, 2012, 2019, etc.), Microsoft Office 365 y Microsoft Office Online.

Office 365 es una solución que se ejecuta en una nube pública de Microsoft. Si utilizas SharePoint como parte de Office 365, puedes evitar el complejo proceso de implementación requerido para una versión independiente de SharePoint, como SharePoint Server 2016. Sin embargo, si implementas SharePoint 2016 en tu infraestructura local, todos los datos se almacenan en tus propios servidores y no están disponibles para servidores de terceros. Office 365 se proporciona como un servicio de suscripción y debes pagar cada mes. Office 365 siempre está disponible como la última versión de Microsoft Office e incluye todas las actualizaciones recientes, pero necesitas acceso a internet al menos una vez al mes para activar la licencia.

Office 2016 (y otras versiones independientes/on-premises) solo necesita ser comprado una vez y puede ser utilizado durante un período ilimitado de tiempo. Después de instalar las aplicaciones de Microsoft Office, siempre están disponibles en el dispositivo utilizado para la instalación de las aplicaciones para ti y tus colegas, independientemente de la disponibilidad de la conexión a internet.

Office Online es una versión gratuita de Microsoft Office con funcionalidad limitada que se puede utilizar en un navegador web. Word, Excel, PowerPoint y OneNote son componentes de Office Online. SharePoint no está incluido con las aplicaciones de Office Online. Es un poco confuso, pero SharePoint Online se clasifica como un componente de Office 365.

Solo SharePoint Online, que es un componente de Office 365, se examina a continuación en esta publicación del blog en la comparación entre SharePoint y OneDrive.

¿Qué es OneDrive?

Microsoft OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que permite a los usuarios almacenar archivos en la Nube de Microsoft. OneDrive era conocido anteriormente como SkyDrive, FolderShare, Office de Windows Live y LiveMesh. Puedes acceder a OneDrive con o sin un navegador web instalando la aplicación de OneDrive. Hay dos tipos de OneDrive: OneDrive y OneDrive para Empresas.

OneDrive es espacio en la nube personal para almacenar archivos para usuarios personales. Todos los usuarios que tienen una cuenta de Microsoft pueden almacenar 5 GB de archivos en OneDrive de forma gratuita. Si un usuario desea usar más espacio de almacenamiento que ese en OneDrive, deberían comprar una suscripción personal de Office 365 o una suscripción de 100 GB de OneDrive. Si compras una suscripción personal de Office 365, obtienes más características de OneDrive en comparación con la suscripción solo de almacenamiento. Puedes cargar archivos en OneDrive, acceder a OneDrive desde diferentes dispositivos y sincronizar la carpeta de OneDrive en esos dispositivos con el almacenamiento en la nube de OneDrive. Puedes compartir archivos y carpetas en OneDrive con los usuarios necesarios.

OneDrive para Empresas (anteriormente conocido como SkyDrive Pro) es lo mismo que OneDrive pero contiene características adicionales destinadas a fines comerciales. Un administrador de la organización gestiona OneDrive para empresas para que los usuarios en tu equipo colaboren en documentos y otros archivos. El administrador puede restringir las opciones de uso compartido para los usuarios. Un usuario debe iniciar sesión usando una cuenta de trabajo, no una cuenta personal, para poder usar OneDrive para Empresas. Las políticas especiales de retención disponibles para OneDrive para Empresas permiten a los administradores recuperar archivos eliminados por los usuarios. Varios usuarios pueden editar un documento simultáneamente, y también está disponible el control de versiones de documentos.

OneDrive para Empresas se puede utilizar de forma independiente (plan Office 365 Business) y con SharePoint Online (plan Office 365 Business Premium). Las bibliotecas de SharePoint de una empresa pueden sincronizarse con el ordenador local de un usuario mediante el uso de OneDrive. OneDrive para Empresas y SharePoint Online pueden integrarse entre sí. Puedes considerar OneDrive como almacenamiento backend y SharePoint puede considerarse la interfaz frontend para imaginar mejor cómo se implementa la integración de estas dos plataformas. Un enlace a archivos compartidos en OneDrive se puede utilizar como enlace para SharePoint Online.

Ahora, después de la explicación de SharePoint y OneDrive, comparemos SharePoint vs OneDrive para Empresas desde algunos puntos de vista.

SharePoint vs OneDrive: Casos de Uso

El caso de uso principal de SharePoint es la colaboración de usuarios y la edición de archivos comunes por parte de los usuarios simultáneamente. Se recomienda SharePoint para su uso por equipos. Se crea un portal web interno para este fin y se puede configurar análisis. En cuanto a OneDrive, el caso de uso principal es almacenar archivos y compartir archivos si es necesario. No se puede crear un sitio web en la plataforma de OneDrive, pero se puede usar OneDrive como almacenamiento para un sitio web creado mediante el uso de SharePoint. OneDrive para Empresas se adopta para el uso por parte de empleados y para proyectos individuales. Los datos almacenados en SharePoint no son los datos privados de un usuario. OneDrive se puede utilizar opcionalmente para almacenar copias de seguridad en la nube.

SharePoint vs OneDrive: Compartir Archivos

Ambas plataformas se pueden utilizar para compartir archivos, lo que es una opción similar. Sin embargo, existe una diferencia entre OneDrive y SharePoint. SharePoint se utiliza para crear un sitio interno para uso dentro de una empresa para compartir documentos, colaboración de usuarios y edición de documentos. Un administrador de sistema de la empresa define qué archivos pueden ser compartidos y accedidos por los usuarios. Al usar OneDrive para Negocios, los archivos son privados y no pueden ser accesibles para otros usuarios hasta que el usuario (propietario) comparta los archivos. Los archivos personales de OneDrive pueden ser compartidos y guardados en el sitio del equipo de SharePoint.

SharePoint	OneDrive
Proporciona un sistema de colaboración y compartición	Proporciona almacenamiento en la nube para un equipo
Puede ser accedido por cualquiera que tenga acceso a internet	Puede ser accedido por cualquiera que tenga acceso a internet
Puede ser gestionado por propiedades y permisos del sistema Azure Active Directory	Puede ser gestionado por permisos del sistema Azure Active Directory y políticas de compartición de archivos

Las capacidades de compartición de SharePoint son más amplias que las capacidades de compartición de OneDrive.

SharePoint vs OneDrive: Encriptación

Tanto SharePoint como OneDrive cifran archivos y conexiones a Internet, pero SharePoint ofrece más opciones de seguridad. Los protocolos de cifrado TLS y SHA-2 son compatibles con estos servicios de Microsoft y las conexiones SSL utilizan claves de cifrado de 2048 bits. Según Microsoft, los datos se almacenan cifrados en servidores en centros de datos utilizados por plataformas en la nube. Los datos de SharePoint Online y OneDrive están cifrados con BitLocker a nivel de disco.

Conclusión

La elección de la solución depende de las necesidades de su empresa. Si necesita almacenar archivos en la nube, o compartir archivos y editar archivos ocasionalmente junto con otros usuarios simultáneamente, puede utilizar Microsoft OneDrive para Empresas. Si necesita crear un portal web corporativo para una colaboración de un gran número de usuarios en su empresa, considere el uso de SharePoint Online, que es un componente opcional de Microsoft Office 365. OneDrive para Empresas se puede integrar con SharePoint y se puede utilizar como almacenamiento para contenido cargado en un sitio web basado en la plataforma SharePoint. Tanto OneDrive como SharePoint Online funcionan con la estabilidad inherente de los productos de Microsoft.

Además de los entornos virtuales, físicos y en la nube, NAKIVO Backup & Replication le ayuda a proteger los entornos de SaaS.