您是否在使用Office 365订阅的Outlook发送大量敏感电子邮件？如果是的话，那么您很幸运。
在Office 365中引入了一个名为消息加密的内置服务，由Microsoft提供。除了加密外，该服务还可以确保您的消息不会被转发，甚至可以确保您的电子邮件送达到指定的收件人。
在本教程中，您将学习如何使用Outlook在您的Office 365账户中加密电子邮件，以确保这些电子邮件的安全性！您将学习如何使用桌面版Outlook和Web版Outlook加密电子邮件。
先决条件
本文将是一个教程。如果您想跟着操作，请确保您具备以下先决条件：
- A Microsoft 365 subscription (Personal, Family or via a corporate subscription)
- Outlook – 从官方页面下载并安装Office应用程序
桌面版Outlook加密
让我们从桌面版Outlook开始吧！假设您已在计算机上安装了Outlook，请按照以下步骤加密电子邮件：
1. 启动Outlook应用程序并登录您的Outlook或Microsoft账户。
2. 点击新建邮件，如下图所示，以创建一封新的电子邮件。这样做将打开一个独立的消息撰写窗口。
3. 在獨立的郵件撰寫視窗中，如下圖所示，點擊選項標籤。
在工具列上的掛鎖圖示下方，點擊加密，然後選擇您希望應用於此郵件的權限。
Outlook將各種”權限”歸類為”加密”的一部分，這可能會令人困惑。如果您在加密下拉選單中設定了任何”權限”，郵件將被加密。如果您選擇的”權限”不是僅加密，郵件將添加其他功能。
Outlook為您提供了四種郵件保護選項。
- 僅加密 – 只加密郵件內容，沒有其他權限。
- 禁止轉發 – 收件人可以閱讀郵件，但不能轉發、列印或複製內容。數據所有者對其郵件及所有回覆擁有完全權限。
- 機密\全部員工 – 需要保護，允許所有員工擁有完全權限。數據所有者可以追蹤和撤銷內容。
- 高度機密 \ 所有員工 – 允許所有員工查看、編輯和回覆此內容的權限。數據擁有者可以跟踪並撤銷內容。
4. 現在，發送您的電子郵件，知道它已完全受到保護。
使用 Outlook Web 版 (Outlook.com) 加密郵件
在outlook.com中加密電子郵件幾乎與使用桌面版本相同。如果您更喜歡使用 Outlook Web，請按照以下步驟進行：
1. 啟動您喜歡的網絡瀏覽器，並前往Outlook.com，使用您的 Microsoft 帳戶登錄。
2. 通過在頁面左上角點擊新郵件按鈕來撰寫郵件。
3. 在郵件編輯器的頂部，點擊加密鏈接。此操作將彈出郵件編輯器。
4. 在郵件編輯器中，您將看到頂部彈出一條消息。要修改郵件的權限，請點擊更改權限鏈接。
默認情況下，通過outlook.com發送的所有電子郵件都已加密。
5. 從彈出窗口中，點擊下拉框，選擇要設置郵件權限，然後點擊確定。
可供選擇的權限與之前在桌面版 Outlook 上演示的相同。
5. 現在，發送加密郵件！
在 Outlook 中閱讀加密郵件
您已經學會了如何使用 Outlook 發送加密郵件，但這只是其中一半。一旦發送，您還需要知道如何閱讀那些由其他人發送給您的加密郵件。
從 Office 365 收到的加密郵件
如果您正在使用 Outlook 和 Office 365，並且從 Office 365 和 Outlook 上的其他人發送了一封加密郵件給您，您將會看到消息旁邊有一個鎖形圖標，如下所示。郵件上的這把鎖表示它是加密的並且是從另一個 Office 365 帳戶發送的。
要解密它，打開郵件。沒有其他繁瑣的步驟。但如果它來自另一個電子郵件提供商呢？
從其他電子郵件提供商發送的加密郵件
不同的電子郵件提供商有不同的加密電子郵件方式。如果您通過 Outlook 將郵件發送到您的 Office 365 帳戶，您的體驗將不像 Office 365 —> Office 365 那樣流暢。
也許您已經收到了一封來自 Gmail 帳戶的加密郵件。與 Office 365 以外的提供商發送的郵件通常包含有關查看郵件內容的說明。但在這種情況下，您可以通過單擊郵件內容來閱讀郵件內容。
要驗證郵件的加密詳細信息，請點擊郵件右側的鎖形圖標。
正如您在截圖中看到的那樣，消息安全屬性窗口顯示郵件已加密並簽名。
使用 ProtonMail 手動解密郵件
如前面的例子中提到的，接收到的加密非 Outlook 郵件通常包含解密郵件的指示。這些指示取決於發件人使用的郵件提供商。
ProtonMail 是一個流行的、安全的郵件客戶端，可以將加密郵件發送到您的 Outlook 收件箱。也許您收到了一封使用 ProtonMail 發送的加密郵件，您想要閱讀它。
這些指示適用於您在桌面上使用 Outlook 還是在網絡上使用 Outlook。
1. 啟動 Outlook 應用程序或打開網絡瀏覽器，然後導航到 Outlook.com，並登錄您的 Outlook 或 Microsoft 帳戶。
2. 現在，找到並點擊 ProtonMail 加密郵件。在郵件內部，點擊 查看安全消息 按鈕。這樣一來，您的網絡瀏覽器將打開一個新標籤頁，您將進入 ProtonMail 消息解密頁面。
3. 在您的網頁瀏覽器中，您會在 ProtonMail 環境中看到一個表單。輸入發件人為加密電子郵件設定的密碼，然後點擊 解密 按鈕。
4. 如果解密成功，您將留在 ProtonMail 環境中，可以在網頁瀏覽器中閱讀加密電子郵件的內容。
您對郵件內容的訪問僅暫時有效。下次打開該郵件時，您將經歷相同的過程。
結論
在本文中，您已經學會如何使用 Outlook 和 Office 365 發送安全電子郵件，以及如何解密來自其他電子郵件提供商的電子郵件。您現在應該知道如何發送和接收電子郵件，以確保您的敏感電子郵件安全。
您偏好哪些電子郵件提供商用於電子郵件加密？