Você envia muitos emails sensíveis com o Outlook usando uma assinatura do Office 365? Se sim, você está com sorte.
Introduzido com o Office 365, a Microsoft fornece um serviço integrado para criptografar emails do Outlook. O serviço chamado Criptografia de Mensagens está integrado ao Office 365. Além da criptografia, o serviço também pode garantir que suas mensagens não possam ser encaminhadas e até mesmo garantir que seu email chegue ao destinatário pretendido.
Neste tutorial, você aprenderá como criptografar emails do Outlook de/para sua conta do Office 365 para manter esses emails seguros! Você aprenderá como criptografar emails com o Outlook em seu desktop e no Outlook na Web.
Pré-requisitos
Este artigo será um tutorial. Se você quiser acompanhar, certifique-se de ter os seguintes pré-requisitos:
- A Microsoft 365 subscription (Personal, Family or via a corporate subscription)
- Outlook – Baixe e instale os aplicativos do Office a partir da página oficial
Criptografar o Outlook no Desktop
Vamos começar com o Outlook no desktop! Supondo que você tenha o Outlook instalado em seu PC, siga estes passos para criptografar um email:
1. Inicie o aplicativo Outlook e faça login em sua conta do Outlook ou Microsoft.
2. Componha um novo email clicando em Novo Email, como mostrado abaixo. Ao fazer isso, uma nova janela de composição de mensagem será aberta.
3. Na janela separada do compositor de mensagens, clique na aba Opções como mostrado abaixo na captura de tela a seguir.
Logo abaixo do ícone de cadeado na barra de ferramentas, clique em Encriptar, seguido da permissão que deseja aplicar a este e-mail.
O Outlook agrupa várias “permissões” sob o guarda-chuva da “criptografia”, o que pode ser confuso. Se você definir qualquer “permissão” no menu suspenso Encriptar, o e-mail será encriptado. Se você escolher uma “permissão” diferente de Apenas Encriptar, outros recursos serão adicionados ao e-mail.
O Outlook oferece quatro opções para proteção de e-mail.
- Somente Encriptar – Isso apenas encripta a mensagem sem permissões adicionais.
- Não Encaminhar – Os destinatários podem ler a mensagem, mas não podem encaminhar, imprimir ou copiar o conteúdo. O proprietário dos dados tem permissão total para sua mensagem e todas as respostas.
- Confidencial \ Todos os Funcionários – Exige proteção que permite a todos os funcionários permissões completas. Os proprietários dos dados podem rastrear e revogar conteúdo.
- Altamente Confidencial \ Todos os Funcionários – Permite a todos os funcionários visualizar, editar e responder a este conteúdo. Os proprietários de dados podem rastrear e revogar conteúdo.
4. Agora, envie seu e-mail sabendo que ele está totalmente protegido.
Criptografando E-mail com Outlook na Web (Outlook.com)
A criptografia de e-mail no outlook.com é praticamente a mesma que usar a versão desktop. Siga estes passos para criptografar um e-mail se preferir usar o Outlook na Web:
1. Abra seu navegador da web favorito e acesse o Outlook.com, fazendo login com sua conta da Microsoft.
2. Componha um e-mail clicando no botão Novo e-mail no canto superior esquerdo da página.
3. No topo do editor de mensagens, clique no link Criptografar. Isso abrirá o editor de mensagens.
4. No editor de mensagens, você verá uma mensagem aparecer no topo. Para modificar as permissões para o e-mail, clique no link Alterar permissões.
Por padrão, todo e-mail enviado via outlook.com é criptografado.
5. Na janela pop-up, clique na caixa de seleção e escolha a permissão a ser definida para seu e-mail, depois clique em OK.
as permissões para escolher são as mesmas demonstradas anteriormente com o outlook no desktop.
5. agora, envie o email criptografado!
lendo email criptografado no outlook
agora você aprendeu como enviar um email criptografado com o outlook, mas isso é apenas metade da história. depois de enviado, você também precisa saber como ler esses emails se alguém mais enviar um email criptografado para você.
lendo emails criptografados enviados do office 365
se você está usando o outlook e o office 365 e recebeu um email criptografado de alguém no office 365 e outlook, você verá um cadeado ao lado da mensagem como mostrado abaixo. esse cadeado no email indica que ele está criptografado e foi enviado de outra conta do office 365.
para descriptografá-lo, abra o email. não há outras etapas a seguir. mas e se ele vier de outro provedor de email?
lendo emails criptografados enviados de outros provedores de email
diferentes provedores de email têm maneiras diferentes de criptografar emails. se você receber um email na sua conta do office 365 usando o outlook, sua experiência não será tão tranquila como do office 365 —> office 365.
talvez você tenha recebido um email criptografado de uma conta do gmail. emails recebidos de provedores diferentes do office 365 geralmente têm instruções sobre como visualizar o conteúdo do email. mas neste caso, você consegue ler o que está dentro do email clicando nele.
para verificar os detalhes de criptografia do email, clique no ícone do cadeado na parte mais à direita do email.
Como você pode ver na captura de tela, a janela Propriedades de Segurança da Mensagem mostra que o e-mail foi criptografado e assinado.
Descriptografando Manualmente o E-mail com o ProtonMail
Como mencionado no exemplo anterior, ao receber e-mails criptografados não relacionados ao Outlook, geralmente há instruções para descriptografar o e-mail. Essas instruções dependem do provedor de e-mail que o remetente usou para enviar o e-mail criptografado.
O ProtonMail é um cliente de e-mail popular e seguro que pode enviar e-mails criptografados para a sua caixa de entrada do Outlook. Talvez você tenha recebido um e-mail criptografado com ProtonMail, e gostaria de lê-lo.
Essas instruções se aplicam se você estiver usando o Outlook no desktop ou o Outlook na web.
1. Inicie o aplicativo Outlook ou abra um navegador da web e acesse Outlook.com e faça login em sua conta Outlook ou Microsoft.
2. Agora, encontre e clique no e-mail criptografado do ProtonMail. Dentro do e-mail, clique no botão Visualizar Mensagem Segura. Ao fazer isso, seu navegador abrirá uma nova guia, e você será redirecionado para uma página de descriptografia de mensagem do ProtonMail.
3. No seu navegador da web, você verá um formulário em um ambiente ProtonMail. Digite a senha que o remetente definiu para o e-mail criptografado e clique no botão DECRYPT.
4. Se a descriptografia for bem-sucedida, você permanecerá em um ambiente ProtonMail que permite ler o conteúdo do e-mail criptografado no seu navegador da web.
Seu acesso ao conteúdo do e-mail é apenas temporário. Você passará pelo mesmo processo na próxima vez que abrir o e-mail.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu a enviar e-mails seguros com o Outlook e o Office 365 e a descriptografar e-mails de outros provedores de e-mail. Agora você deve ter o conhecimento necessário para enviar e receber e-mails mantendo seus e-mails sensíveis seguros.
Quais provedores de e-mail você prefere para a criptografia de e-mail?