모든 회사는 특히 유효한 법규와 관련된 컴플라이언스 표준을 준수해야 하는 경우, 직원이 퇴사한 후에 메일박스를 어떻게 보관할지에 대해 물어볼 것입니다. 이 튜토리얼에서는 Office 365에서 PST 파일을 eDiscovery를 사용하여 내보내는 방법을 배우겠습니다.
준비되셨나요? 그럼 시작해 봅시다!
전제 조건
이 튜토리얼에는 실습이 포함되어 있습니다. 따라가려면 다음이 필요합니다:
- Microsoft Outlook (Office 365)
- Office 365 글로벌 관리자 역할 지정
- A supported web browser, such as Microsoft Edge, Firefox, Safari, and Google Chrome.
- Exchange Online PowerShell V2 모듈이 Office 365 보안 및 준수 센터에 연결되었습니다.
- 조직 관리 역할 그룹의 구성원이거나 역할 관리 역할이 부여되어야 합니다.
Office 365를 통해 eDiscovery 관리자 역할 부여
Office 365의 eDiscovery 기능을 통해 메일박스를 내보내려면 먼저 내보내기를 수행하는 사용자에게 적절한 Office 365 권한을 할당해야 합니다. 권한을 부여하는 두 가지 방법이 있습니다. Office 365 보안 및 준수 센터 및 PowerShell을 통해 권한을 부여할 수 있습니다. 하지만 먼저 Office 365 보안 및 준수 센터를 사용하여 권한을 부여하는 방법에 중점을 둡시다.
1. 선호하는 웹 브라우저를 열고 Office 365에 로그인합니다.
2. 앱 영역 내에서 이동하고 관리자를 클릭합니다.
3. 왼쪽 패널에 위치한 관리 센터 섹션에서 보안을 클릭하세요. 페이지가 Office 365 보안 및 규정 준수 센터로 리디렉션됩니다.
4. 왼쪽 패널에서 권한 메뉴를 클릭하여 모든 기존 역할의 목록을 확인하세요.
5. 그다음, 목록에서 eDiscovery 관리자 역할을 선택하여 eDiscovery 관리자 역할을 편집하세요. eDiscovery 관리자 역할은 사용자에게 사례 관리 권한을 추가할 수 있도록 해줍니다. 예를 들어, 메일박스 내보내기와 같은 작업을 수행할 수 있습니다.
6. eDiscovery 관리자 탭에서 아래로 스크롤하여 eDiscovery 관리자 섹션에 도달할 때까지 이동하세요. 이제 편집을 클릭하여 이 역할에 할당된 기존 사용자 목록을 엽니다.
7. 팝업된 새 탭에서 eDiscovery 관리자 선택을 클릭하여 사용자를 추가하세요.
8. 그다음, 추가를 선택하여 eDiscovery 관리자 역할에 할당할 사용자를 찾으세요.
9. eDiscovery 관리자 권한을 부여하려는 각 사용자를 선택한 후, 추가를 클릭하세요. 아래에서 볼 수 있듯이, 여러 사용자를 선택할 수 있습니다.
10. 이제, 사용자 할당을 완료하고 마지막으로 열려있던 탭을 닫기 위해 완료를 클릭하세요.
11. 설정을 즉시 적용하기 위해 저장을 클릭하세요.
12. 마지막으로, 권한 할당을 완료하기 위해 닫기를 클릭하세요.
PowerShell을 통한 eDiscovery 관리자 역할 부여
대안으로, 오피스 365의 개별 메뉴를 클릭하지 않고 PowerShell을 통해 더 빨리 필요한 권한을 할당할 수 있습니다.
1. 관리자 권한으로 PowerShell을 엽니다, 그런 다음 다음 명령을 실행하여 Office 365 보안 및 준수 센터에 연결합니다.
2. 다음으로, 아래에 표시된대로 Microsoft 인증 창에서 Office 365 자격 증명으로 로그인합니다.
다중 요소 인증(MFA)을 사용하는 경우 모바일 전화를 통한 신원 증명 또는 텍스트 메시지로 서인 코드를 수신하여 이 두 가지 보안 단계 중 하나를 통과해야 합니다.
3. 이미 메일박스 내보내기를 수행할 필요한 권한이 있는 사용자 목록을 나열하려면 아래 명령을 실행합니다.
아래에서 보는 바와 같이, 명령은 이미 올바른 권한을 가진 사용자가 하나 있다고 반환합니다.
4. 이제 아래의 Add-eDiscoveryCaseAdmin 명령을 실행하여 원하는 사용자에게 eDiscovery 관리자 권한을 할당합니다. 사용자 주요 이름 (UPN)을 <xyz>@contoso.com으로 대체합니다. 일반적으로 UPN은 Office 365의 사용자 메일 주소나 로그인 이름과 일치합니다.
5. 마지막으로, Office 365 보안 및 준수 센터에서 올바르게 로그아웃하기 위해 아래 명령을 실행합니다.
eDiscovery 내보내기 케이스 생성
현재 시점에서 이미 메일박스 내보내기를 수행할 필요한 권한을 부여하는 방법을 배웠습니다. 이제 구체적인 내보내기 절차로 넘어갑시다. 사용자의 모든 이메일 객체를 포함하는 메일박스를 내보내려면 미리 eDiscovery 케이스를 생성해야 합니다.
1. eDiscovery 섹션 (1)으로 이동하여 Office 365 Security & Compliance Center에서 eDiscovery 하위 항목 (2)을 선택합니다. “Case 생성”을 클릭하여 케이스를 생성할 수 있는 새로운 탭이 열립니다 (3).
2. New case 탭에서 Case name 아래에 해당하는 케이스 이름을 입력합니다. 이 예에서는 “named Mailbox Export”로 케이스를 명명하고 Save를 클릭하여 케이스를 저장합니다. 페이지가 자동으로 리디렉션되어 새로 생성된 케이스를 찾을 수 있는 케이스 개요 페이지로 이동합니다.
3. 그다음, 새로 생성된 eDiscovery 내보내기 케이스 (Mailbox Export) 앞의 Open을 클릭하여 열고 해당 속성을 설정합니다.
4. New Search를 클릭하여 새로운 탭을 열어 새로 생성된 케이스의 조건을 정의합니다.
5. Specific locations 옵션을 Locations, 하위에서 선택하고 Modify를 클릭합니다. 사용 가능한 위치 중 하나를 선택할 수 있는 새로운 탭이 열립니다.
위치에 대해, Microsoft는 서비스 기반의 분류를 의미합니다. 이것이 로컬 사이트인 것으로 가정하는 것은 올바르지 않습니다.
6. 위치 수정 탭에서 Exchange 이메일을 클릭한 다음 사용자, 그룹 또는 팀 선택을 클릭하여 현재 할당된 사용자 목록에 액세스합니다.
7. 이제 채우려면 사용자, 그룹 또는 팀 선택을 클릭합니다.
8. 검색 상자에서 사용자를 찾아 Exchange 이메일 그룹에 추가합니다. 사용자를 찾으면 목록에서 사용자 이름 옆의 확인란을 선택하고 선택을 클릭합니다.
9. 선택이 완료되었음을 나타내는 성공 메시지가 표시되면 완료를 클릭합니다.
10. 마지막으로 페이지 왼쪽 아래 모서리에있는 저장을 클릭하여 위치 할당을 최종 확정합니다. 그럼 초기 eDiscovery 검색 조건 형식으로 돌아갑니다.
키워드 검색 조건 정의
전체 메일함 내용을 검색 할 때 보통 메일함의 모든 내용을 캡처하기 위해 정의되지 않은 키워드 조건을 사용합니다(와일드카드 검색과 유사).
이전에 위치 속성을 사용하여 몇 가지 단계를 이미 정의했습니다. 이제 eDiscovery 내보내기 사례에서 키워드의 검색 조건을 설정해 보겠습니다.
1. 상태 설정 메뉴로 돌아가서, 조건 추가를 클릭하고 드롭다운에서 키워드를 선택합니다.
2. 키워드 필드를 비워 놓습니다. 이 형식은 메일함을 검색할 때 모든 객체를 포함하도록 충분합니다.
모든 이메일 객체 (예: 메일, 작업, 약속 등)을 PST 파일로 내보낼 때 포함해야 합니다. 키워드를 지정하지 않은 키워드 필터 조건을 만들어야 합니다(와일드카드 검색과 유사).
3. 저장 및 실행을 클릭하여 정의된 조건으로 검색을 시작합니다. 페이지가 생성된 사례의 eDiscovery 개요 양식으로 리디렉션됩니다.
4. 이제 결과 보기를 클릭하여 아래와 같이 검색 진행 상태를 확인합니다. 모든 메일 객체가 수집되고 내보내기 준비됩니다.
검색 상태가 검색이 완료됨으로 변경되면, 다음 섹션에서 결과를 내보냅니다.
PST 파일로 검색 결과 내보내기 및 다운로드
이제 eDiscovery 검색 결과가 완료되었으므로 결과를 내보내는 시간입니다. eDiscovery를 사용하면 하이브리드 교환 환경이 없어도 메일박스를 내보낼 수 있습니다.
- 검색 결과를 내보내려면 아래에 표시된 결과 내보내기를 선택하십시오. 양식이 열리고 내보내기 작업을 정의해야합니다 내보내기 작업.
검색 결과를 내보낼 때, 메일박스 항목은 PST 파일로 다운로드되거나 개별 메시지로 다운로드됩니다.
2. 그다음, 라디오 버튼을 선택하십시오. 모든 항목, 인식되지 않은 형식, 암호화된 항목 또는 다른 이유로 색인화되지 않은 항목, 그리고 각 메일박스에 대해 하나의 PST 파일. 이러한 옵션을 선택하면 모든 객체가 단일 PST 파일에서 사용할 수 있게됩니다. 이제 아래 왼쪽 모서리의 내보내기 버튼을 클릭하여 이 내보내기 작업을 등록하십시오.
3. 내보내기 탭을 클릭하여 모든 배치된 내보내기 주문에 대한 개요를 얻으십시오. 그런 다음 새로 작성된 내보내기 주문을 클릭하십시오. 작업 이름은 검색 이름과 구문 _내보내기로 구성됩니다. 아래에 표시된 대로
4. 상태 영역에서 현재 내보내기 상태를 검색하려면 새로 고침 버튼을 클릭하십시오. 모든 데이터와 정보가 준비되면 페이지 상단의 결과 다운로드를 클릭하여 다운로드를 시작하십시오.
나중에 필요할 때를 대비하여 내보내기 키를 메모하거나 클립보드로 복사하여 클립보드에 보관하십시오.
크로미움 기반 브라우저에서 다운로드 프로세스를 시작하면 아래에 표시된 오류 메시지가 표시됩니다. 이 오류를 피하려면 인터넷 익스플로러 브라우저로 전환하십시오.
5. 지금 전에 기록한 내보내기 키를 입력하십시오. 다운로드 경로와 파일 이름을 지정하고 시작을 클릭하여 PST 파일 다운로드를 시작하십시오.
6. 다운로드 프로세스를 완료하려면 닫기를 클릭하십시오.
7. 마지막으로, 내보내기가 성공적인지 확인하려면 Outlook에서 PST 파일을 열어보십시오.
파일을 열자마자 폴더 패널이 아래 이미지와 비슷할 수 있습니다.
결론
이제 eDiscovery를 사용하여 Office 365 PST를 내보내는 방법을 알게되었을 것입니다. Office 365 및 PowerShell을 사용하여 다양한 기준에 따라 PST를 내보낼 수 있어야합니다. 이 내보내기 변형이 100% 자동화되지 않더라도(Microsoft는 아직 완전한 PowerShell 구현이 누락되어 있습니다), 여전히 메일박스를 아카이브하는 좋은 대체 솔루션입니다.
이 새롭게 습득한 지식을 사용하여 Office 365에서 호스팅되는 회사의 전체 이메일 인프라에서 개별 메일박스 또는 특정 메일에 대한 검색 쿼리를 만들어 보는 것은 어떨까요?