Toda empresa que precisa cumprir as normas de conformidade, especialmente em relação às regulamentações legais válidas, vai perguntar como arquivar as caixas de correio após a saída de um funcionário. Neste tutorial, aprenda como exportar um arquivo PST do Office 365 com eDiscovery no Office 365.
Pronto? Vamos começar!
Pré-requisitos
Este tutorial inclui demonstrações práticas. Para acompanhar, certifique-se de ter o seguinte:
- Microsoft Outlook (Office 365)
- Atribuição da função de Administrador Global do Office 365
- A supported web browser, such as Microsoft Edge, Firefox, Safari, and Google Chrome.
- O módulo Exchange Online PowerShell V2 conectado ao Centro de Segurança e Conformidade do Office 365
- Você deve ser membro do grupo de função Gerenciamento de Organização ou ser dado o Gerenciamento de Função.
Atribuindo a Função de Administrador de eDiscovery via Office 365
Para exportar uma caixa de correio via recurso de eDiscovery do Office 365, você deve primeiro atribuir os privilégios adequados do Office 365 ao usuário que realizará a exportação. Existem duas maneiras de conceder direitos. Você pode conceder permissão via Centro de Segurança e Conformidade do Office 365 e PowerShell. Mas vamos focar em conceder direitos primeiro usando o Centro de Segurança e Conformidade do Office 365.
1. Abra seu navegador favorito e faça login no Office 365.
2. Navegue na área de Aplicativos e clique em Administração.
3. Clique em Segurança na seção Administração localizada no painel esquerdo. A página será redirecionada para o Centro de Segurança e Conformidade do Office 365.
4. Clique no menu Permissões no painel esquerdo para visualizar a lista de todos os cargos existentes.
5. Em seguida, verifique o cargo de Gerente de Descoberta Eletrônica na lista para editar os cargos de Gerente de Descoberta Eletrônica. O cargo de Gerente de Descoberta Eletrônica permite adicionar permissões de gerenciamento de casos a um usuário, como exportar uma caixa de correio.
6. Na guia Gerente de Descoberta Eletrônica, role para baixo até chegar à seção Administrador de Descoberta Eletrônica. Agora, clique em Editar para abrir uma lista dos usuários existentes atribuídos a este cargo.
7. Clique em Escolher Administrador de Descoberta Eletrônica para adicionar um usuário de uma nova aba que aparece.
8. Em seguida, selecione Adicionar para procurar um usuário para atribuir ao cargo de Administrador de Descoberta Eletrônica.
9. Marque cada usuário a quem deseja dar permissão de Administrador de Descoberta Eletrônica e clique em Adicionar. Como visto abaixo, múltiplas seleções são possíveis.
10. Agora, clique em Concluído para completar a atribuição do usuário e fechar a última aba aberta.
11. Clique em Salvar para aplicar as configurações imediatamente.
12. Por fim, clique em Fechar para completar a atribuição de privilégios.
Concedendo o Cargo de Administrador de Descoberta Eletrônica via PowerShell
Alternativamente, as permissões necessárias podem ser atribuídas mais rapidamente via PowerShell sem precisar clicar nos menus individuais do Office 365.
1. Abra o seu PowerShell como administrador, em seguida, execute o seguinte comando para se conectar ao Centro de Segurança e Conformidade do Office 365.
2. Em seguida, faça login usando suas credenciais do Office 365 na janela de autenticação da Microsoft, conforme mostrado abaixo.
Se você usa Autenticação Multifator (MFA), também precisará passar por duas etapas adicionais de segurança: prova de identidade via seu telefone celular ou recebendo um código de login como mensagem de texto.
3. Execute o comando abaixo para listar os usuários que já têm as permissões necessárias para realizar exportações de caixa de correio.
Como mostrado abaixo, o comando retorna que já existe um usuário com as permissões corretas.
4. Agora execute o comando Add-eDiscoveryCaseAdmin abaixo para atribuir as permissões de Administrador de eDiscovery ao usuário desejado. Substitua <xyz>@contoso.com pelo Nome Principal do Usuário (UPN). Normalmente, o UPN corresponde ao endereço de e-mail do usuário ou nome de login do Office 365.
5. Por fim, execute o comando abaixo para sair corretamente do Centro de Segurança e Conformidade do Office 365.
Criando um Caso de Exportação de eDiscovery
Neste ponto, você já aprendeu como conceder as permissões necessárias para realizar uma exportação de caixa de correio. Agora, vamos nos voltar para o próprio procedimento de exportação em concreto. Antes de exportar uma caixa de correio que inclui todos os objetos de e-mail de um usuário, você deve criar um caso de eDiscovery com antecedência.
1. Navegue até a seção eDiscovery (1) no Centro de Conformidade & Segurança do Office 365 e selecione o subitem eDiscovery (2). Uma nova aba se abre onde você tem a opção de criar um caso ao clicar em Criar um Caso (3).
2. Na aba Novo caso, insira um nome adequado para o caso em Nome do caso. Neste exemplo, nomeie o caso como Exportação de Caixa de Correio, conforme mostrado abaixo. Agora clique em Salvar para salvar o caso. A página redireciona automaticamente para a página de visão geral do caso, onde você encontrará o caso recém-criado.
3. Em seguida, clique em Abrir diante do caso de exportação de eDiscovery recém-criado (Exportação de Caixa de Correio) para abri-lo e definir suas propriedades.
4. Clique em Nova Pesquisa para abrir uma nova aba para definir as condições para o caso recém-criado.
5. Selecione a opção Localizações específicas em Localizações, e então clique em Modificar. Uma nova aba será aberta onde você escolherá uma das localizações disponíveis.
Por localizações, a Microsoft se refere a uma classificação baseada em serviço. A suposição de que se trata de locais físicos não é correta por essa razão.
6. Na guia Modificar locais, clique em Email Exchange e em seguida clique em Escolher usuários, grupos ou equipes para acessar a lista de usuários atualmente atribuídos.
7. Agora clique em Escolher usuários, grupos ou equipes para preenchê-lo.
8. Procure por um usuário na caixa de pesquisa para adicionar ao grupo Email Exchange. Quando encontrar um usuário, marque a caixa ao lado do nome do usuário na lista e clique em Escolher.
9. Clique em Concluído quando vir a mensagem de sucesso mostrada abaixo para completar a seleção.
10. Por fim, clique em Salvar no canto inferior esquerdo da página para finalizar a atribuição de local. Você retornará ao formulário inicial de condições de pesquisa do eDiscovery.
Definindo Condições de Pesquisa para Palavras-chave
Ao pesquisar o conteúdo completo da caixa de correio, geralmente você usa uma condição de palavra-chave indefinida para capturar tudo na caixa de correio (semelhante a uma pesquisa de wildcard).
Você já definiu alguns passos anteriormente usando a propriedade de localização. Agora, vamos definir a condição de pesquisa para palavras-chave no caso de exportação do eDiscovery para encontrar alguns itens.
1. De volta ao menu de configuração de condições, clique em Adicionar condição e selecione Palavras-chave no menu suspenso.
2. Deixe o campo de Palavras-chave vazio. Este formulário é suficiente para garantir que você inclua todos os objetos em uma caixa de correio ao pesquisar caixas de correio.
Como todos os objetos de e-mail (por exemplo, e-mails, tarefas, compromissos…) devem ser incluídos ao exportar um arquivo PST. Você deve criar uma condição de filtro de palavras-chave sem especificar uma palavra-chave (semelhante a uma pesquisa de caractere curinga).
3. Clique em Salvar e executar para continuar e iniciar a pesquisa sob as condições definidas. A página será redirecionada para o formulário de Visão Geral de eDiscovery do caso criado.
4. Agora, clique em Visualizar resultados para ver o status do progresso da pesquisa, conforme mostrado abaixo. Todos os objetos de e-mail serão coletados e preparados para exportação.
Assim que o status mudar para A pesquisa está concluída, você exporta os resultados na próxima seção.
Exportando e Baixando os Resultados da Pesquisa em um Arquivo PST
Agora que o resultado da pesquisa de eDiscovery está completo, é hora de exportar os resultados. O eDiscovery permite que você exporte uma caixa de correio sem ter um ambiente de troca híbrido configurado.
- Para exportar os resultados da pesquisa, selecione Exportar resultados mostrado abaixo. Um formulário se abre onde você deve definir as condições de exportação para criar um trabalho de exportação.
Ao exportar os resultados da pesquisa, os itens da caixa de correio são baixados em arquivos PST ou como mensagens individuais.
2. Em seguida, selecione os botões de opção Todos os itens, incluindo aqueles que têm formato não reconhecido, estão criptografados ou não foram indexados por outros motivos, e Um arquivo PST para cada caixa de correio. Ao selecionar essas opções, todos os objetos ficam disponíveis em um único arquivo PST. Agora clique no botão Exportar no canto inferior esquerdo para registrar este trabalho de exportação.
3. Clique na guia Exportações para obter uma visão geral de todas as ordens de exportação realizadas e clique na ordem de exportação recém-criada. O nome do trabalho é composto pelo nome da pesquisa e pela frase _Exportar, conforme mostrado abaixo.
4. Na área de status, clique no botão Atualizar para recuperar o status atual da exportação. Assim que todos os dados e informações estiverem prontos, clique em Baixar resultados no topo da página para iniciar o download.
Anotem a chave de exportação ou a mantenham na área de transferência clicando em Copiar para área de transferência, pois você precisará dela posteriormente.
Observe que você receberá a mensagem de erro mostrada abaixo se iniciar o processo de download em um navegador baseado em Chromium. Para evitar o erro, mude para o navegador Internet Explorer.
5. Agora insira a chave de exportação previamente anotada. Especifique o caminho de download e o nome do arquivo e clique em Iniciar para começar a baixar o arquivo PST.
6. Clique em Fechar para concluir o processo de download.
7. Por fim, abra o arquivo PST no seu Outlook para verificar se a exportação foi bem-sucedida ou não.
Assim que você abrir o arquivo, o seu painel de pastas pode parecer com a imagem abaixo.
Conclusão
Agora você deve saber como exportar um PST do Office 365 usando eDiscovery. Usando o Office 365 e o PowerShell, você deve saber como exportar PSTs com base em vários critérios. Mesmo que essa variante de exportação não possa ser 100% automatizada (A Microsoft ainda não disponibilizou uma implementação completa do PowerShell), ainda é uma boa solução alternativa para arquivar uma caixa de correio.
Com esse conhecimento recém-adquirido, que tal criar consultas de pesquisa para caixas de correio individuais ou e-mails específicos em toda a infraestrutura de e-mail de uma empresa hospedada no Office 365?