Você tem um fluxo de trabalho de automação embarcado desajeitado e antigo com uma interface confusa e provavelmente requer Java que sua equipe de RH odeia usar? Se sim, é hora de aprender como se livrar completamente de sua “solução de integração” com o Microsoft PowerAutomate.
A experiência de integração de funcionários é uma que está pronta para automação de algum tipo. Por quê? Porque segue o mesmo padrão e é frequentemente repetida (se uma organização está contratando com frequência).
Normalmente, as tarefas de integração seguem o mesmo fluxo. Exemplos podem ser assim:
- Criar uma conta de usuário
- Obter aprovação de um gerente de departamento para acesso
- Adicionar contas a vários grupos do Active Directory
- … e assim por diante
Você precisa de um sistema. Você precisa de um sistema de automação de integração para que a gerência de RH e os funcionários da gerência não precisem lidar com a logística.
Esteja você em uma pequena empresa ou empresa, organizações de todos os tamanhos podem economizar tempo e dinheiro integrando novos funcionários com automação.
Vamos ficar técnicos. Você vai aprender um exemplo de construção de ferramentas de integração para coletar dados, processar esses dados e, em última análise, economizar muito tempo com o Microsoft PowerAutomate.
Visão geral do tutorial
Não há uma tradução exata para o português fornecida, pois você solicitou apenas a tradução do texto sem explicações. Aqui está o texto traduzido:
Neste artigo, você vai aprender uma instância de muitos exemplos do Microsoft PowerAutomate. Lembre-se de que este é apenas um caso de uso para a integração de funcionários com o Microsoft PowerAutomate. O Power Automate possui milhares de conectores que permitem realizar centenas de tarefas. As tarefas de integração dependerão do seu ambiente específico.
Para este caso de uso específico, você irá criar um fluxo de automação de integração para ver uma série de tarefas sendo executadas com base em uma única linha em um documento do Excel. Este documento do Excel conterá uma linha com um exemplo de funcionário e o departamento, conforme mostrado abaixo.
Com base na linha da planilha do Excel, o fluxo que você irá criar irá:
- Gerar uma senha aleatória para uma conta de usuário do Azure Active Directory (AAD).
- Criar um usuário AAD com base no nome próprio/sobrenome do emp
- Adicionar o usuário AAD a um grupo específico com base na linha do documento do Excel.
- Procurar o gerente do departamento.
- Atribuir um gerente ao usuário AAD.
- Enviar um e-mail ao gerente do departamento solicitando aprovação de acesso a um sistema fictício.
- Aguardar aprovação.
- Conceder acesso ao sistema fictício.
- Notificar a equipe do novo funcionário no Microsoft Teams de que têm um novo membro na equipe.
Pré-requisitos
Se você planeja acompanhar a construção deste exemplo exato no Microsoft PowerAutomate, certifique-se de ter estes itens no lugar antes de começar:
- Uma assinatura do Office 365
- Um Locatário do Azure Active Directory vinculado a uma conta do Office 365
- Um grupo do Azure AD chamado Contabilidade
- Um usuário do Azure AD chamado Alice Bertram atribuído como o proprietário do grupo do grupo Azure AD Contabilidade.
- Uma conta de Automação do Azure
- Uma credencial de Automação do Azure chamada Azure AD Admin contendo um nome de usuário e senha de uma conta de usuário do Azure AD com permissão para ler e criar recursos do Azure AD
- A Microsoft Teams account
- Tenha o Microsoft Excel Flow Office-Addin instalado
No momento desta escrita, o complemento do Flow Office está um pouco instável. Houve momentos em que não iniciava sessão imediatamente para mim. Ou, quando iniciava sessão, mostrava uma tela branca onde o fluxo deveria aparecer. Os resultados podem variar.
Criando a Planilha do Excel como Gatilho
Já que neste tutorial você estará utilizando uma planilha do Excel como gatilho, primeiro certifique-se de tê-la criado. Se estiver seguindo o tutorial, precisará criar a planilha exatamente como as instruções abaixo esperam que esteja.
- Em Excel Online, crie uma planilha chamada NewEmployees.xlsx. Certifique-se de salvá-la em uma conta do OneDrive.
- Crie uma linha com cabeçalhos chamados First Name, Last Name e Department.
- Forneça um nome, sobrenome e exemplo de departamento na segunda linha.
- Destaque os dados da primeira e segunda linhas e clique em Insert e, em seguida, em Table. Você deve ser solicitado a criar uma tabela. Marque a caixa My table has headers. Você deve criar uma tabela para que o Microsoft PowerAutomate entenda quais dados passar para o fluxo.
Creating Azure Automation Runbooks to Invoke PowerShell
Infelizmente, o Microsoft PowerAutomate provavelmente não conterá ações para cada etapa que você precisa realizar em um fluxo. Por exemplo, o PowerAutomate tem ações do Azure AD para criar um usuário. Como você pode ver abaixo, no entanto, a ação requer uma senha.
Mas é provável que você não queira atribuir a mesma senha para cada usuário do Azure AD que criar. Você precisa criar uma senha aleatória.
Não há uma etapa de “criar senha aleatória” no PowerAutomate. Você precisa criar a sua própria. Você precisa de algumas ações “preenchedoras”. Uma ótima maneira de criar essas ações ad hoc é com o PowerShell. Infelizmente, no entanto, o PowerAutomate não tem uma maneira direta de invocar código PowerShell.
Para invocar código PowerShell do Microsoft PowerAutomate, você deve criar um serviço “intermediário” usando runbooks do Azure Automation. Como o Power Automate suporta nativamente a invocação e a leitura da saída de runbooks do Azure Automation, eles são uma ótima maneira de invocar código PowerShell ad hoc.
Para seguir no exemplo de integração de novos funcionários neste tutorial, você precisará criar três runbooks do Azure Automation. Clique em cada link abaixo para baixar uma exportação de cada um.
Assim que os baixou, então importe-os para a Automação do Azure. Quando estiverem importados, certifique-se de então publicá-los para disponibilizar os workbooks para o Microsoft PowerAutomate.
Importante: Certifique-se de substituir o ID do locatário em cada runbook pelo seu próprio!
Configurando Conexões
Um componente crucial do Power Automate é um conceito chamado conectores. Conectores são objetos dentro do Power Automate que permitem autenticar em vários serviços. As instâncias desses conectores são chamadas conexões. Pense em uma conexão como uma credencial para um serviço específico.
Você pode criar essas conexões enquanto cria um fluxo. Mas se você souber quais conectores precisa com antecedência, é mais fácil criar todos eles de uma vez. Para este tutorial, você precisará criar cinco deles:
- Aprovações
- Azure AD
- Automação do Azure
- Excel Online (Business)
- Microsoft Teams
Abaixo você verá cada uma das conexões que precisará configurar em Dados —> Conexões no painel do Power Automate.
Para limitar o comprimento deste tutorial, não vamos abordar como criar conexões. Para configurar conexões, certifique-se de verificar a Gerenciar conexões na documentação da Microsoft Power Automate.
Importando o Fluxo
Para economizar muito tempo na construção do seu próprio fluxo de automação de integração, baixe o fluxo pré-construído para este tutorial aqui. O Power Automate permite que você facilmente importe e exporte fluxos à vontade. Compartilhar pacotes de exportação é uma ótima maneira de compartilhar fluxos.
Para importar o fluxo no painel do Microsoft Power Automate:
- Clique em Meus fluxos e depois em Importar como mostrado abaixo.
2. Na tela Importar pacote, clique no botão Carregar.
3. Selecione o pacote que você baixou. Uma vez carregado, você será apresentado com algumas opções de configuração para definir como mostrado abaixo. Como minhas conexões não serão as mesmas que as suas, agora você deve substituir cada conexão do pacote de exemplo pelas suas conexões.
Clique em Selecionar durante a importação para cada Recurso relacionado. Quando a janela Configuração de importação aparecer, clique na conexão que você deveria ter criado anteriormente. A conexão deve aparecer sob o link Criar nova.
Se não tiver criado as conexões antecipadamente, você pode criar uma nova conexão clicando nela.
4. Depois de mapear todos os recursos no pacote de exemplo para os seus próprios, clique em Importar. O pacote deverá começar a ser importado. Uma vez concluído, você deverá ver uma mensagem como a abaixo.
5. Clique em Abrir fluxo para inspecionar o fluxo importado. Aqui você verá cada etapa neste fluxo pré-configurado.
6. Agora clique nas seguintes etapas e modifique-as para corresponder ao seu próprio ambiente:
- O acionador do Excel Online
- Encontrar o ID do Grupo do Azure AD – Iniciar Job
- Encontrar o ID do Grupo do Azure AD – Obter Saída
- Obter Gerente de Departamento de Funcionários – Iniciar Job
- Gerar Senha de Usuário Aleatória
- Obter Senha de Usuário Aleatória
- Obter ID do Grupo do Departamento – Iniciar Job
- Obter ID do Grupo do Departamento – Obter Saída
- O e-mail em Aprovação do Sistema de Conta na etapa Enviar aprovação para o gerente do departamento e aguardar aprovação.
- Notificar a Equipe
Executando o Fluxo
Depois de modificar cada etapa para corresponder às suas próprias conexões e runbooks de automação do Azure, é hora de testar o fluxo!
- Assumindo que você já instalou o suplemento do Office Flow, no Excel Online, clique na guia Dados e depois em Fluxo.
2. Certifique-se de que um funcionário está na primeira linha da tabela com um departamento. Clique em qualquer lugar da linha e depois clique no botão de reprodução à direita do Novo Funcionário Admitido fluxo. Você pode ver um exemplo de como isso se parece abaixo.
3. Se esta for a primeira vez que você está executando este fluxo a partir do Excel, você pode ver a seguinte etapa de confirmação. Se for o caso, clique em Continuar.
4. Quando o botão Executar agora aparecer, clique nele para iniciar o fluxo. O Microsoft Power Automate lerá a linha que você selecionou, passará essa informação para o fluxo e iniciará a sequência de etapas.
5. Quando iniciado, clique na Página de Execução de Fluxo para monitorar agora a execução do fluxo.
Monitorando o Fluxo
Depois de iniciar o fluxo, o Microsoft Power Automate cria um trabalho na página de Execuções de Fluxo como você pode ver abaixo.
Se você clicar no link do trabalho, então deverá ver que o trabalho está em andamento e observar cada etapa à medida que progride.
Uma vez que o fluxo teve uma etapa de aprovação manual, você deverá ver que o fluxo está pausado. Deve estar pausado na etapa Enviar aprovação para o gerente do departamento e aguardar aprovação. Nesta etapa, o Microsoft Power Automate enviou um e-mail para a gerente fictícia do departamento, Alice Bertram.
Alice precisa aprovar manualmente o acesso a uma aplicação fictícia de negócios.
Este fluxo ficará pausado neste estado até que Alice aprove este pedido.
Aprovação de Acesso
Uma vez que o fluxo tem uma etapa de aprovação no fluxo, a gerente do departamento, Alice, recebeu um e-mail. Esse e-mail se parece com o abaixo.
Alice precisa clicar no botão Aprovar (link) para aprovar este pedido. Quando ela fizer isso, ela será levada para a página do fluxo com uma janela de aprovação como mostrado abaixo. Vamos dizer que Alice está de acordo com esta aprovação, garante que o menu suspenso esteja definido como Aprovar, e clica no botão Confirmar.
A aprovação de Alice será registrada.
Agora volte ao histórico de execução do fluxo clicando em Meus fluxos, clicando nos pontos verticais à direita do nome do fluxo, e então clique em Histórico de execução.
Clique neste fluxo e você deverá ver então que a etapa de aprovação tem um marca de verificação verde. A marca de verificação verde indica que foi executado e foi bem-sucedido.
Por fim, a etapa restante do Microsoft Teams anunciaria à equipe do departamento que um novo funcionário ingressou.
Resumo
Aprendeu como criar um fluxo de integração de funcionários com o Microsoft PowerAutomate. O exemplo fornecido neste tutorial é apenas isso – um exemplo. Você pode criar e vincular uma quantidade quase infinita de tarefas com o Microsoft PowerAutomate. A integração de funcionários é apenas um exemplo do que é possível com a automação.
Use o resultado deste tutorial para si mesmo, ajuste-o para corresponder ao seu ambiente e comece a automatizar todas as coisas!
Source:
https://adamtheautomator.com/microsoft-powerautomate/