¿Tiene un flujo de trabajo de automatización a bordo antiguo y engorroso con una interfaz confusa y probablemente requiere Java que su equipo de recursos humanos odia usar? Si es así, es hora de aprender cómo deshacerse por completo de su “solución de incorporación” con Microsoft PowerAutomate.
La experiencia de incorporación de empleados es ideal para la automatización de algún tipo. ¿Por qué? Porque sigue el mismo patrón y se repite con frecuencia (si una organización contrata con frecuencia).
Típicamente, las tareas de incorporación siguen el mismo flujo. Los ejemplos pueden ser:
- Crear una cuenta de usuario
- Obtener la aprobación de un gerente de departamento para acceder
- Agregar cuentas a varios grupos de Active Directory
- … y así sucesivamente
Necesita un sistema. Necesita un sistema de automatización de incorporación para que la gestión de recursos humanos y los empleados de gestión no tengan que lidiar con la logística.
Tanto si está en una pequeña empresa como en una empresa, las organizaciones de todos los tamaños pueden ahorrar tiempo y dinero mediante la incorporación de nuevos empleados con automatización.
Vamos a ponernos técnicos. Aprenderá un ejemplo de cómo construir herramientas de incorporación para recopilar datos, procesar esos datos y, en última instancia, ahorrar mucho tiempo con Microsoft PowerAutomate.
Resumen del tutorial
En este artículo, aprenderás una instancia de muchos ejemplos de Microsoft Power Automate. Recuerda que este es solo un caso de uso para la incorporación de empleados con Microsoft Power Automate. Power Automate tiene miles de conectores que te permiten realizar cientos de tareas. Las tareas de incorporación dependerán de tu entorno específico.
Para este caso de uso en particular, crearás un flujo de trabajo de automatización de incorporación para ver todo un conjunto de tareas ejecutarse basado en una única fila en un documento de Excel. Este documento de Excel contendrá una fila con un ejemplo de empleado y su departamento, como se muestra a continuación.
Según la fila de la hoja de Excel, el flujo que crearás hará lo siguiente:
- Generará una contraseña aleatoria para una cuenta de usuario de Azure Active Directory (AAD).
- Crear un usuario de AAD basado en el nombre y apellido del empleado
- Añadir el usuario de AAD a un grupo específico según la fila del documento de Excel.
- Buscar al gerente del departamento.
- Asignar un gerente al usuario de AAD.
- Enviar un correo electrónico al gerente del departamento solicitando aprobación de acceso a un sistema ficticio.
- Esperar la aprobación.
- Conceder acceso al sistema ficticio.
- Notificar al equipo del nuevo empleado en Microsoft Teams que tienen un nuevo miembro en el equipo.
Prerrequisitos
Si planeas seguir construyendo este flujo de ejemplo exacto en Microsoft PowerAutomate, asegúrate de tener estos elementos en su lugar antes de comenzar:
- Una suscripción a Office 365
- Un inquilino de Azure Active Directory vinculado a una cuenta de Office 365
- Un grupo de Azure AD llamado Contabilidad
- Un usuario de Azure AD llamado Alice Bertram asignado como el propietario del grupo del grupo de Azure AD de Contabilidad
- Una cuenta de Automatización de Azure
- Una credencial de Automatización de Azure llamada Azure AD Admin que contenga un nombre de usuario y una contraseña de una cuenta de usuario de Azure AD con permisos para leer y crear recursos de Azure AD
- A Microsoft Teams account
- Tener el Complemento de Office de Flujo de Excel de Microsoft instalado
En el momento de escribir esto, el complemento de Flow Office es un poco defectuoso. Hubo momentos en los que no iniciaba sesión inmediatamente para mí. O, cuando iniciaba sesión, mostraba una pantalla blanca donde debería aparecer el flujo. Puede que tu experiencia varíe.
Creación de la hoja de cálculo desencadenante de Excel
Dado que en este tutorial usarás una hoja de cálculo de Excel como desencadenante, primero asegúrate de haber creado una. Si estás siguiendo el tutorial, necesitarás crear la hoja de cálculo exactamente como las siguientes instrucciones lo esperan.
- En Excel Online, crea una hoja de cálculo llamada NewEmployees.xlsx. Asegúrate de guardarlo en una cuenta de OneDrive.
- Crea una fila con encabezados llamados Nombre, Apellido y Departamento.
- Proporciona un nombre, apellido y un ejemplo de departamento en la segunda fila.
- Resalta los datos de la primera y segunda fila y haz clic en Insertar y luego en Tabla. Deberías recibir una solicitud para crear la tabla. Marca la casilla Mi tabla tiene encabezados. Debes crear una tabla para que Microsoft PowerAutomate entienda qué datos pasar al flujo.
Creación de Runbooks de Automatización de Azure para Invocar PowerShell
Lamentablemente, es probable que Microsoft PowerAutomate no contenga acciones para cada paso que necesitas tomar en un flujo. Por ejemplo, PowerAutomate tiene acciones de Azure AD para crear un usuario. Como puedes ver a continuación, sin embargo, la acción requiere una contraseña.
Pero es probable que no quieras asignar la misma contraseña para cada usuario de Azure AD que crees. Necesitas crear una contraseña aleatoria.
No hay un paso de “crear contraseña aleatoria” en PowerAutomate. Debes crear la tuya propia. Necesitas algunas acciones “de relleno”. Una excelente manera de crear estas acciones ad-hoc es con PowerShell. Lamentablemente, sin embargo, PowerAutomate no tiene una forma directa de invocar código PowerShell.
Para invocar código PowerShell desde Microsoft PowerAutomate, debes crear un servicio “intermedio” utilizando runbooks de Azure Automation. Dado que Power Automate soporta nativamente la invocación y lectura de la salida de los runbooks de Azure Automation, son una excelente manera de invocar código PowerShell ad-hoc.
Para seguir en el ejemplo de incorporación de empleados en este tutorial, necesitarás crear tres runbooks de Azure Automation. Haz clic en cada enlace a continuación para descargar una exportación de cada uno.
Una vez que los hayas descargado, luego impórtalos a Azure Automation. Cuando estén importados, asegúrate luego de publicarlos para hacer que las hojas de trabajo estén disponibles para Microsoft PowerAutomate.
Importante: ¡Asegúrate de reemplazar el ID del inquilino en cada runbook por el tuyo propio!
Configuración de Conexiones
Un componente crucial de Power Automate es un concepto llamado conectores. Los conectores son objetos dentro de Power Automate que le permiten autenticarse en varios servicios. Las instancias de esos conectores se llaman conexiones. Piensa en una conexión como una credencial para un servicio en particular.
Puedes crear estas conexiones mientras creas un flujo. Pero si sabes qué conectores necesitas de antemano, es más fácil crear todos a la vez. Para este tutorial, necesitarás crear cinco de ellos:
- Aprobaciones
- Azure AD
- Azure Automation
- Excel Online (Negocios)
- Microsoft Teams
A continuación, verás cada una de las conexiones que necesitarás configurar bajo Datos —> Conexiones en el panel de Power Automate.
Para limitar la longitud de este tutorial, no vamos a cubrir cómo crear conexiones. Para configurar conexiones, asegúrate de consultar la documentación de Microsoft Gestionar conexiones en Power Automate.
Importar el flujo
Para ahorrarte un montón de tiempo construyendo tu propio flujo de automatización de incorporación, descarga el flujo preconstruido para este tutorial aquí. Power Automate te permite importar y exportar flujos fácilmente a voluntad. Compartir paquetes de exportación es una excelente manera de compartir flujos.
Para importar el flujo en el panel de control de Microsft PowerAutomate:
- Haz clic en Mis flujos y luego en Importar como se muestra a continuación.
2. En la pantalla Importar paquete, haz clic en el botón Subir.
3. Selecciona el paquete que has descargado. Una vez cargado, se te presentarán algunas opciones de configuración para establecer como se muestra a continuación. Dado que mis conexiones no serán las mismas que las tuyas, ahora debes reemplazar cada conexión del paquete de ejemplo con tus conexiones.
Haz clic en Seleccionar durante la importación para cada Recurso relacionado. Cuando aparezca la ventana de Configuración de importación, haz clic en la conexión que deberías haber creado anteriormente. La conexión debería aparecer bajo el enlace Crear nuevo.
Si no has creado las conexiones de antemano, puedes crear una nueva haciendo clic en ella.
4. Una vez que hayas mapeado todos los recursos en el paquete de ejemplo a los tuyos, haz clic en Importar. El paquete debería comenzar a importarse. Una vez hecho, deberías ver un mensaje como el siguiente.
5. Haz clic en Abrir flujo para inspeccionar el flujo importado. Aquí verás cada paso en este flujo preconfigurado.
6. Ahora haz clic en los siguientes pasos y modifícalos para que coincidan con tu propio entorno:
- El desencadenador de Excel Online
- Buscar ID de grupo de Azure AD – Iniciar trabajo
- Buscar ID de grupo de Azure AD – Obtener salida
- Obtener gerente de departamento de empleado – Iniciar trabajo
- Generar contraseña de usuario aleatoria
- Obtener contraseña de usuario aleatoria
- Obtener ID de grupo de departamento – Iniciar trabajo
- Obtener ID de grupo de departamento – Obtener salida
- El correo electrónico en Aprobación del sistema de cuenta en el paso Enviar aprobación al gerente de departamento y esperar aprobación.
- Notificar al equipo
Ejecutando el Flujo
Una vez que hayas modificado cada paso para que coincida con tus propias conexiones y libros de ejecución de Azure Automation, ¡es hora de probar el flujo!
- Suponiendo que ya has instalado el Complemento de Office de Flow, en Excel Online, haz clic en la pestaña Datos y luego haz clic en Flujo.
2. Asegúrate de que haya un empleado en la primera fila de la tabla con un departamento. Haz clic en cualquier lugar de la fila y luego haz clic en el botón de reproducción a la derecha del Nuevo Empleado Incorporado flujo. Puedes ver un ejemplo de cómo se ve esto a continuación.
3. Si es la primera vez que ejecutas este flujo desde Excel, es posible que veas el siguiente paso de confirmación. Si es así, haz clic en Continuar.
4. Cuando aparezca el botón Ejecutar ahora, haz clic en él para iniciar el flujo. Microsoft Power Automate leerá la fila que has seleccionado, pasará esa información al flujo y comenzará la secuencia de pasos.
5. Una vez iniciado, haz clic en la Página de Ejecuciones de Flujo para monitorear la ejecución del flujo.
Monitoreando el Flujo
Una vez que hayas iniciado el flujo, Microsoft Power Automate crea un trabajo en la página de Ejecuciones de Flujo como puedes ver a continuación.
Si haces clic en el enlace del trabajo, deberías ver que el trabajo está en ejecución y notar cada paso a medida que avanza.
Dado que el flujo tenía un paso de aprobación manual, deberías ver que el flujo está pausado. Debería estar pausado en el paso Enviar aprobación al gerente del departamento y esperar la aprobación. En este paso, Microsoft Power Automate ha enviado un correo electrónico a la ficticia gerente de departamento, Alice Bertram.
Alice necesita aprobar manualmente el acceso a una aplicación ficticia de línea de negocio.
Este flujo se pausará en este estado hasta que Alice apruebe esta solicitud.
Aprobación de Acceso
Dado que el flujo tiene un paso de aprobación en el flujo, la gerente del departamento, Alice, ha recibido un correo electrónico. Ese correo electrónico se parece algo a lo siguiente.
Alice debe hacer clic en el botón Aprobar (enlace) para aprobar esta solicitud. Cuando lo haga, se abrirá la página del flujo con una ventana de aprobación como se muestra a continuación. Digamos que Alice está de acuerdo con esta aprobación, se asegura de que el menú desplegable esté configurado en Aprobar, y hace clic en el botón Confirmar.
La aprobación de Alice será registrada.
Ahora regrese al historial de ejecución del flujo haciendo clic en Mis flujos, haciendo clic en los puntos verticales a la derecha del nombre del flujo, y luego haz clic en Historial de ejecución.
Haz clic en este flujo y luego deberías ver que el paso de aprobación tiene una marca de verificación verde. La marca de verificación verde indica que se ejecutó correctamente.
Finalmente, el paso restante de Microsoft Teams anunciaría al equipo del departamento que un nuevo empleado se ha unido.
Resumen
Has aprendido cómo crear un flujo de incorporación de empleados con Microsoft PowerAutomate. El ejemplo proporcionado en este tutorial es solo eso, un ejemplo. Puedes crear y vincular una cantidad casi infinita de tareas con Microsoft PowerAutomate. La incorporación de empleados es solo un ejemplo de lo que es posible con la automatización.
¡Utiliza el resultado de este tutorial para ti mismo, ajústalo para que se adapte a tu entorno y comienza a automatizar todas las cosas!
Source:
https://adamtheautomator.com/microsoft-powerautomate/