Hai un sistema di automazione obsoleto e ingombrante a bordo con un’interfaccia confusa che probabilmente richiede Java e che il tuo team HR odia usare? In tal caso, è ora di imparare come liberarti completamente della tua “soluzione di onboarding” con Microsoft PowerAutomate.
L’esperienza di onboarding dei dipendenti è perfetta per l’automazione di qualche tipo. Perché? Perché segue lo stesso modello ed è spesso ripetuta (se un’organizzazione assume spesso).
Tipicamente, le attività di onboarding seguono lo stesso flusso. Esempi potrebbero essere:
- Creazione di un account utente
- Ottenere l’approvazione di un responsabile del dipartimento per l’accesso
- Aggiungere account a vari gruppi di Active Directory
- ….e così via
Hai bisogno di un sistema. Hai bisogno di un sistema di automazione dell’onboarding in modo che la gestione delle risorse umane e i dipendenti non debbano occuparsi della logistica.
Sia che tu sia in una piccola impresa che in un’azienda, le organizzazioni di tutte le dimensioni possono risparmiare tempo e denaro nell’onboarding dei nuovi dipendenti con l’automazione.
Andremo nel tecnico. Imparerai un esempio di costruzione di strumenti di onboarding per raccogliere dati, elaborare tali dati e risparmiare un sacco di tempo con Microsoft PowerAutomate.
Panoramica del tutorial
Nell’articolo, imparerai un’istanza di molti esempi di Microsoft PowerAutomate. Ricorda che questo è solo un singolo caso d’uso per l’integrazione dei dipendenti con Microsoft PowerAutomate. Power Automate ha migliaia di connettori che ti consentono di eseguire centinaia di compiti. I compiti di integrazione dipenderanno tutti dal tuo ambiente specifico.
Per questo caso d’uso particolare, costruirai un flusso di automazione per l’integrazione per vedere un intero flusso di compiti eseguiti basati su una singola riga in un documento Excel. Questo documento Excel conterrà una riga con un esempio di dipendente con il dipartimento come mostrato di seguito.
Basandosi sulla riga del foglio di lavoro Excel, il flusso che costruirai:
- Genererà una password casuale per un account utente di Azure Active Directory (AAD).
- Creerà un utente AAD basato sul nome/cognome dell’imp
- Aggiungerà l’utente AAD a un gruppo specifico basato sulla riga del documento Excel.
- Ricerca il responsabile per il dipartimento.
- Assegnerà un responsabile all’utente AAD.
- Invierà un’email al responsabile del dipartimento chiedendo l’approvazione dell’accesso a un sistema fittizio.
- Aspetterà l’approvazione.
- Concederà l’accesso al sistema fittizio.
- Notifierà il team del nuovo dipendente in Microsoft Teams che hanno un nuovo membro del team.
Prerequisiti
Se hai intenzione di seguire la creazione di questo esempio di flusso esatto in Microsoft Power Automate, assicurati di avere queste cose in atto prima di cominciare:
- Un abbonamento Office 365
- Un tenant di Azure Active Directory collegato a un account Office 365
- Un gruppo Azure AD chiamato Contabilità
- Un utente Azure AD chiamato Alice Bertram assegnato come proprietario del gruppo del gruppo Azure AD Contabilità.
- Un account di automazione di Azure
- Una credenziale di automazione di Azure chiamata Azure AD Admin contenente nome utente e password di un account utente di Azure AD con il permesso di leggere e creare risorse di Azure AD
- A Microsoft Teams account
- Avere installato l’add-in Microsoft Excel Flow
Al momento della scrittura di questo testo, l’add-in Flow Office è un po’ instabile. Ci sono stati momenti in cui non si è loggato immediatamente per me. Oppure, quando si è loggato, ha mostrato una schermata bianca al posto del flusso. I risultati possono variare.
Creazione del foglio di calcolo Excel Trigger
Dal momento che in questo tutorial utilizzerai un foglio di calcolo Excel come trigger, assicurati innanzitutto di averne creato uno. Se stai seguendo il tutorial, dovrai creare il foglio di calcolo esattamente come indicato nelle istruzioni sottostanti.
- In Excel Online, crea un foglio di calcolo chiamato NewEmployees.xlsx. Assicurati di salvarlo su un account OneDrive.
- Crea una riga con intestazioni chiamate Nome, Cognome e Dipartimento.
- Fornisci un nome, un cognome e un esempio di dipartimento nella seconda riga.
- Evidenzia i dati della prima e della seconda riga e fai clic su Inserisci e poi su Tabella. Dovresti essere invitato a creare una tabella. Seleziona la casella La mia tabella ha intestazioni. Devi creare una tabella per consentire a Microsoft PowerAutomate di capire quali dati passare al flusso.
Creazione di Runbook di automazione di Azure per invocare PowerShell
Purtroppo, Microsoft PowerAutomate probabilmente non conterrà azioni per ogni passaggio che devi compiere in un flusso. Ad esempio, PowerAutomate ha azioni di Azure AD per creare un utente. Come puoi vedere qui sotto, però, l’azione richiede una password.
Ma è probabile che tu non voglia assegnare la stessa password per ogni utente di Azure AD che crei. Devi creare una password casuale.
Non c’è uno step di “creazione password casuale” in PowerAutomate. Devi crearne uno tu stesso. Hai bisogno di alcune azioni “riempitive”. Un ottimo modo per creare queste azioni ad hoc è con PowerShell. Purtroppo, però, PowerAutomate non ha un modo diretto per invocare il codice PowerShell.
Per invocare il codice PowerShell da Microsoft PowerAutomate, devi creare un servizio “intermedio” utilizzando i runbook di Azure Automation. Poiché Power Automate supporta nativamente l’invocazione e la lettura dell’output dei runbook di Azure Automation, sono un ottimo modo per invocare il codice PowerShell ad hoc.
Per seguire l’esempio di onboarding dei dipendenti in questo tutorial, dovrai creare tre runbook di Azure Automation. Clicca su ciascun link qui sotto per scaricare un’esportazione di ciascuno.
Una volta scaricati, quindi importarli in Azure Automation. Quando sono importati, assicurati di pubblicarli per rendere i workbook disponibili su Microsoft PowerAutomate.
Importante: Assicurati di sostituire l’ID tenant in ogni runbook con il tuo!
Configurazione delle connessioni
Un componente cruciale di Power Automate è un concetto chiamato connettori. I connettori sono oggetti all’interno di Power Automate che consentono l’autenticazione a vari servizi. Le istanze di questi connettori sono chiamate connessioni. Pensa a una connessione come a una credenziale per un servizio specifico.
Puoi creare queste connessioni mentre stai creando un flusso. Ma se sai in anticipo quali connettori ti servono, è più facile crearli tutti in una volta. Per questo tutorial, ne avrai bisogno di cinque:
- Approvazioni
- Azure AD
- Azure Automation
- Excel Online (Business)
- Microsoft Teams
Di seguito vedrai ogni connessione che dovrai configurare sotto Dati —> Connessioni nel dashboard di Power Automate.
Per limitare la lunghezza di questo tutorial, non affronteremo come creare connessioni. Per configurare le connessioni, assicurati di consultare la documentazione di Microsoft su Gestione connessioni in Power Automate.
Importazione del flusso
Per risparmiarti un sacco di tempo nella creazione del tuo flusso di automazione dell’onboarding, scarica il flusso pre-costruito per questo tutorial qui. Power Automate ti consente di importare ed esportare flussi a tuo piacimento. Condividere pacchetti di esportazione è un ottimo modo per condividere flussi.
Per importare il flusso nella bacheca Microsoft PowerAutomate:
- Fai clic su I miei flussi e poi su Importa come mostrato di seguito.
2. Sulla schermata Importa pacchetto, fai clic sul pulsante Carica.
3. Seleziona il pacchetto che hai scaricato. Una volta caricato, ti verranno presentate alcune opzioni di configurazione da impostare come mostrato di seguito. Poiché le mie connessioni non saranno le stesse delle tue, devi ora sostituire ogni connessione del pacchetto di esempio con le tue connessioni.
Clicca su Seleziona durante l’importazione per ogni Risorsa correlata. Quando compare la finestra di Impostazione dell’importazione, fai clic sulla connessione che dovresti aver creato in precedenza. La connessione dovrebbe apparire sotto il collegamento Crea nuovo.
Se non hai creato le connessioni in anticipo, puoi crearne una nuova facendo clic su di essa.
4. Una volta mappate tutte le risorse nel pacchetto di esempio con le tue, fai clic su Importa. Il pacchetto dovrebbe quindi iniziare l’importazione. Una volta completato, dovresti vedere un messaggio come segue.
5. Fai clic su Apri flusso per ispezionare il flusso importato. Qui vedrai ogni passo in questo flusso preconfigurato.
6. Ora fai clic sui seguenti passaggi e modificali per adattarli al tuo ambiente:
- Il trigger di Excel Online
- Trova l’ID del gruppo Azure AD – Avvia lavoro
- Trova l’ID del gruppo Azure AD – Ottieni output
- Ottieni responsabile del dipartimento dell’utente – Avvia lavoro
- Genera password utente casuale
- Ottieni password utente casuale
- Ottieni l’ID del gruppo del dipartimento – Avvia lavoro
- Ottieni l’ID del gruppo del dipartimento – Ottieni output
- L’email sotto Approvazione del sistema dell’account nel passo Invia approvazione al responsabile del dipartimento e attendi l’approvazione.
- Avvisa il team
Eseguire il flusso
Una volta modificato ogni passaggio per corrispondere alle proprie connessioni e ai runbook di automazione di Azure, è il momento di testare il flusso!
- Presumendo che tu abbia già installato il componente aggiuntivo Office Flow, in Excel Online, fai clic sulla scheda Dati e poi fai clic su Flusso.
2. Assicurati che un dipendente sia nella prima riga della tabella con un dipartimento. Fai clic in qualsiasi punto della riga e poi fai clic sul pulsante di riproduzione a destra del flusso Onboarding Nuovi Dipendenti. Puoi vedere un esempio di come appare ciò di seguito.
3. Se è la prima volta che esegui questo flusso da Excel, potresti vedere il seguente passaggio di conferma. In tal caso, fai clic su Continua.
4. Quando appare il pulsante Esegui ora, fai clic su di esso per avviare il flusso. Microsoft Power Automate leggerà la riga che hai selezionato, passerà queste informazioni al flusso e inizierà la sequenza di passaggi.
5. Una volta avviato, fai clic sulla Pagina Esecuzioni Flusso per monitorare l’esecuzione del flusso.
Monitoraggio del Flusso
Una volta avviato il flusso, Microsoft Power Automate crea un lavoro sulla pagina Esecuzioni Flusso come puoi vedere qui sotto.
Se fai clic sul collegamento al lavoro, dovresti quindi vedere che il lavoro è in esecuzione e notare ciascun passaggio man mano che progredisce.
Poiché il flusso aveva un passaggio di approvazione manuale, dovresti vedere che il flusso di lavoro è in pausa. Dovrebbe essere in pausa sul passaggio Invia approvazione al responsabile del dipartimento e attendi l’approvazione. In questo passaggio, Microsoft Power Automate ha inviato una email al responsabile del dipartimento fittizio Alice Bertram.
Alice deve approvare manualmente l’accesso a un’applicazione immaginaria di linea di business.
Questo flusso si metterà in pausa in questo stato fino a quando Alice approverà questa richiesta.
Approvazione dell’accesso
Poiché il flusso ha un passaggio di approvazione nel flusso, il responsabile del dipartimento, Alice, ha ricevuto una email. Quell’email assomiglia a qualcosa del genere.
Alice deve fare clic sul pulsante Approva (link) per approvare questa richiesta. Quando lo fa, verrà portata alla pagina del flusso con una finestra di approvazione come mostrato di seguito. Supponiamo che Alice sia d’accordo con questa approvazione, assicura che la selezione a discesa sia impostata su Approva e fa clic sul pulsante Conferma.
L’approvazione di Alice verrà registrata.
Torna ora alla cronologia delle esecuzioni del flusso facendo clic su I miei flussi, facendo clic sui puntini verticali a destra del nome del flusso e quindi facendo clic su Cronologia delle esecuzioni.
Fai clic su questo flusso e dovresti vedere che il passaggio di approvazione ha un segno di spunta verde. Il segno di spunta verde indica che è stato eseguito ed è stato completato con successo.
Infine, il passaggio rimanente di Microsoft Teams annuncerà al team del dipartimento che un nuovo dipendente si è unito.
Sommario
Hai imparato come creare un flusso di integrazione dei dipendenti con Microsoft PowerAutomate. L’esempio fornito in questo tutorial è solo un esempio. Puoi creare e collegare insieme un numero quasi infinito di attività con Microsoft PowerAutomate. L’integrazione dei dipendenti è solo un esempio di ciò che è possibile con l’automazione.
Utilizza il risultato di questo tutorial per te stesso, personalizzalo per adattarlo al tuo ambiente e inizia ad automatizzare tutte le cose!
Source:
https://adamtheautomator.com/microsoft-powerautomate/