SharePoint vs. SharePoint Online: Uma Comparação Completa

SharePoint é uma plataforma de compartilhamento e colaboração de documentos desenvolvida pela Microsoft. A primeira versão do SharePoint foi lançada em 2001 como uma versão local. Em seguida, em 2011, a Microsoft lançou o SharePoint Online e o Microsoft Office 365. Após o lançamento, o SharePoint Online não era particularmente popular, mas depois de uma campanha de promoção enérgica da Microsoft, ganhou tração entre os usuários e, atualmente, é amplamente utilizado.

Então, qual é a versão atual do SharePoint e qual é a diferença entre o SharePoint Online e o SharePoint 2016? Qual versão é melhor para sua organização – SharePoint local ou SharePoint Online? Este post de blog explica ambas as versões do SharePoint para responder suas perguntas e ajudá-lo a tomar a decisão certa.

Versões do SharePoint

O SharePoint local também é chamado de SharePoint em casa. O SharePoint Server é instalado em servidores físicos em seu escritório ou data center.

A seguir está a lista das versões atuais e legadas do SharePoint Server:

• SharePoint 2001 (suporte encerrado)
• SharePoint 2003 (suporte encerrado)
• SharePoint 2007 (suporte encerrado em outubro de 2017)
• SharePoint 2010 (suporte encerrado em outubro de 2020)
• SharePoint 2013 (suporte será encerrado em 2023)
• SharePoint 2016 (suporte será encerrado em julho de 2026)
• SharePoint 2019

Como você pode ver, cada versão local do SharePoint é suportada por cerca de 10 anos. Durante o período de suporte oficial, são fornecidas atualizações de segurança e patches. Você pode continuar a usar o SharePoint Server após o término do período de suporte, mas não receberá mais novos patches.

A partir do SharePoint 2016, um modelo de implantação híbrida é suportado. Você pode usar tanto o SharePoint local quanto o SharePoint Online simultaneamente e sincronizá-los. Também é possível implantar o SharePoint no Azure, a plataforma de computação em nuvem da Microsoft.

O SharePoint Online é uma versão em nuvem do SharePoint Server que suporta multi-tenant. O primeiro faz parte do Office 365, que foi recentemente renomeado para Microsoft 365. No entanto, as versões e números de compilação não são mencionados no nome do produto, ao contrário do SharePoint Server e do Microsoft Office local. O SharePoint Online faz parte do conjunto de aplicativos e serviços do Office 365.

Exemplos de versões do Office 365:

• 8 de janeiro de 2020, Versão 1912 (Compilação 12325.20288)
• 30 de janeiro de 2020, Versão 2001 (Compilação 12430.20184)
• 10 de março de 2020, Versão 2002 (Compilação 12527.20278)
• 9 de setembro de 2020, Versão 2008 (Compilação 13127.20408)
• 8 de outubro de 2020, Versão 2009 (Compilação 13231.20368)

Então, como o SharePoint funciona? Para saber mais, leia nosso post introdutório onde comparamos o SharePoint Online com o SharePoint Server 2019.

Infraestrutura e Hospedagem

Você precisa de servidores físicos para implantar o SharePoint Server 2019. Uma topologia de fazenda é usada para executar o SharePoint Server. Uma arquitetura baseada em fazenda requer uma fazenda, que é uma coleção de servidores hospedando o SharePoint Server. O tamanho da fazenda depende do número de usuários ativos, da quantidade de dados armazenados, da carga média e da frequência de solicitações. A rede corporativa da sua empresa é usada para executar uma versão local do SharePoint, como o SharePoint Server 2019. A equipe de suporte de TI e os administradores do sistema de sua empresa serão responsáveis por manter esses servidores físicos.

Se você quiser usar o SharePoint Online, não precisará instalar nada. Ao usar o SharePoint Online, o software é executado na nuvem nos data centers da Microsoft. A única coisa que você precisa para usar o SharePoint Online é um plano de assinatura paga e uma conexão com a internet.

Instalação

Como mencionado acima, você não precisa instalar o SharePoint se sua empresa usar o SharePoint Online no Microsoft Office 365. Se você quiser instalar o SharePoint 2019, precisará instalar e configurar o Microsoft SQL Server.

A lista de requisitos para implantar o SharePoint 2019 é bastante longa. Vamos dar uma breve olhada nos principais requisitos:

• Processador de 64 bits com 8 núcleos, 16 GB de RAM, 80 GB para a unidade do sistema e armazenamento adicional para dados (para o MS SQL Server)
• Processador de 64 bits com 4 núcleos, 24 GB de RAM, 80 GB para a unidade do sistema e 100 GB na segunda unidade (SharePoint Server)Windows Server 2016 ou Windows Server 2019 Standard ou Datacenter com Desktop Experience
• Windows Server 2016 ou Windows Server 2019 Standard ou Datacenter com Desktop Experience
• Requisitos do software MS SQL Server: MS SQL Server 2016 RTM, MS SQL Server 2017 RTM, MS SQL Server 2019 ou versão mais recente que suporte o nível de compatibilidade de banco de dados 130
• Microsoft .NET Framework versão 4.7.2
• Servidor web IIS
• Servidor Active Directory em sua rede

Você pode implantar o SharePoint em um servidor (uma granja de servidor único) e, posteriormente, adicionar mais servidores à granja.

Atualizações e Novas Características do SharePoint

Ao usar o SharePoint 2019, o administrador do sistema deve realizar manutenção e instalar patches de segurança e atualizações. O administrador do sistema tem controle total sobre o SharePoint, aplicativos relacionados e infraestrutura.

Por outro lado, com o SharePoint Online, todas as atualizações de software e patches de segurança são instaladas automaticamente logo após serem lançadas pela Microsoft. A velocidade de aplicação de atualizações de software em sua conta do Microsoft Office 365 depende dos canais de atualização escolhidos para seu plano de assinatura do Office 365. A vantagem das atualizações automáticas no SharePoint Online é que problemas de segurança são corrigidos assim que possível. A desvantagem das atualizações automáticas é que, se uma atualização tiver erros, pode causar problemas e trabalho instável do SharePoint e aplicativos relacionados. Periodicamente, a Microsoft melhora seus serviços online e aplicativos e lança novas características do SharePoint Online.

Integração

O SharePoint Server 2019 oferece integração com o Microsoft Project Server 2019, Power Apps, Power Automate e Power BI. Power Apps e Power Automate precisam ser configurados via um gateway de dados para conectar dados na nuvem com dados locais. A integração com o IIS 7 (Serviços de Informações da Internet) e APIs modernas do IIS é fornecida. A integração com o Office 365 foi aprimorada no SharePoint 2019 em relação às versões anteriores do SharePoint Server.

O SharePoint Online, por outro lado, está completamente integrado com aplicativos do Microsoft Office 365, como Outlook Online, Word Online, Excel Online, OneNote e outros. A integração com aplicativos do Office 365, Grupos do Office 365, OneDrive e Microsoft Teams é excelente. A integração com o Power BI também é suportada. Além disso, você pode usar as APIs do Office 365 para desenvolver aplicativos personalizados.

Limitações do SharePoint Online

Você deve estar ciente das limitações do SharePoint Online. Algumas delas estão listadas abaixo:

• O espaço de armazenamento para alguns planos de assinatura é limitado
• Limite de 5000 itens em uma biblioteca do SharePoint
• Limite de URL de 400 caracteres
• Limite de 300.000 itens ao sincronizar dados com o cliente de sincronização do OneDrive
• Limite de retenção de 93 dias para preservar dados excluídos na Lixeira do SharePoint Online
• O tamanho máximo de arquivo em uma biblioteca de documentos é de 100 GB e 250 MB para arquivos anexados a itens de lista
• Limite de 2 milhões de usuários por site

Se uma empresa decidir cancelar um plano de assinatura do SharePoint pago, ela terá 90 dias para transferir seus dados armazenados no SharePoint Online para outro local.

Segurança das Versões do SharePoint

O SharePoint Online oferece um alto nível de segurança; a Microsoft instala atualizações e correções assim que ficam disponíveis. Além disso, os usuários do Microsoft Office 365 podem utilizar a autenticação multifatorial para proteger suas contas. No entanto, algumas organizações não confiam em serviços na nuvem e preferem armazenar seus dados em servidores físicos locais.

Ao usar o SharePoint Server, todas as medidas de segurança são aplicadas pela equipe de TI da empresa e pelos administradores do sistema. Eles devem instalar patches de segurança no SharePoint Server, MS SQL Server e Windows Server manualmente ou supervisionar as atualizações automáticas. Além disso, eles devem configurar firewalls nos roteadores da rede, instalar software antivírus nos computadores individuais e implementar outras configurações de acordo com a política de segurança da empresa. Algumas empresas preferem ter controle total sobre os servidores que armazenam seus dados e optam por implantar o SharePoint localmente.

Licenciamento e Custos

A Microsoft exige que você compre licenças para o SharePoint. Vamos dar uma olhada nas diferenças de licenciamento entre as versões do SharePoint.

SharePoint Server. É necessário uma licença para cada servidor do SharePoint em execução localmente. Além disso, pode ser necessário um Licença de Acesso de Cliente (modelo servidor/CAL). Cada usuário ou dispositivo deve ter uma CAL para acessar legalmente os serviços em execução no SharePoint Server. As CALs são específicas da versão – você pode usar CALs para o SharePoint 2016 para acessar o SharePoint 2016 ou o SharePoint 2013, mas não o SharePoint 2019. Além disso, as CALs são divididas em CALs de dispositivo e CALs de usuário.

A seguir está a lista de licenças que você pode comprar para acessar o SharePoint Server 2019:

• Licença do SharePoint Server ($5.000 por servidor ou máquina virtual)
• CAL do SharePoint Standard ($180 por licença) para recursos principais do SharePoint
• CAL do SharePoint Enterprise ($90 por licença) para um SharePoint Server totalmente funcional com todas as soluções e capacidades de negócios

As CALs não são necessárias para usuários externos que acessam conteúdo público. Neste caso, os usuários externos são licenciados pela licença do SharePoint Server 2019. A mobilidade de licença permite reatribuir uma licença do SharePoint Server de uma máquina para outra e executar o SharePoint em máquinas virtuais. Você pode comprar licenças para o SharePoint Server uma vez e usar o SharePoint pelo tempo que desejar, mesmo após o término do suporte.

SharePoint Online é licenciado com base em usuário. Você precisa comprar um plano de assinatura do Microsoft Office 365 que suporte o SharePoint Online com o número necessário de licenças de usuário. A assinatura do SharePoint Online presume pagamentos mensais. É possível pré-pagar uma assinatura de um ano para o SharePoint Online e o Microsoft Office 365.

A Microsoft oferece diferentes planos de assinatura para o SharePoint Online:

• Plano 1 do SharePoint Online ($5 por usuário/mês); inclui SharePoint, OneDrive (1 TB), Listas
• Plano 2 do SharePoint Online ($10 por usuário/mês); inclui SharePoint, OneDrive (armazenamento ilimitado), Listas
• Microsoft Office 365 E3 ($20 por usuário/mês); inclui SharePoint, OneDrive, Listas e o conjunto completo de aplicativos/recursos do Office 365.

O Plano 1 do SharePoint Online está disponível nos planos Microsoft Office 365 Enterprise E1, Business Premium e Business Essentials. O Plano 2 do SharePoint Online está incluído nos planos Office 365 Enterprise E3 e E5. Após comprar licenças para o plano de assinatura selecionado, você pode criar usuários, atribuir licenças a usuários e reatribuir uma licença de um usuário para outro.

O preço do SharePoint Online pode ser menor a curto prazo, especialmente para pequenas empresas. O suporte ao SharePoint Server 2019 requer a compra de hardware, licenças do SharePoint, licenças do Windows Server e licenças do MS SQL Server. No entanto, a longo prazo, especialmente para grandes empresas, usar o SharePoint localmente pode ser uma solução mais econômica e oferecer mais benefícios.

Interface do Usuário

Tanto o SharePoint Online quanto o SharePoint Server 2019 oferecem uma interface web unificada para os usuários. As versões anteriores ao SharePoint 2019 têm uma interface web clássica que é conveniente para a maioria dos usuários. Em 2019, a Microsoft introduziu uma interface web moderna para o Office 365 e o SharePoint Online, que também é usada para dispositivos móveis. O SharePoint 2019 (a versão local) também possui a IU moderna. No geral, não há diferença significativa entre a interface web do SharePoint Online e do SharePoint local. Felizmente, a opção Voltar para o SharePoint clássico está disponível no SharePoint 2019. Por enquanto, essa opção também está disponível no SharePoint Online, mas pode ser removida em futuras atualizações.

Ferramentas de Administração

O SharePoint Central Administration para o SharePoint 2019 é onde os administradores do sistema podem gerenciar sites, usuários, conteúdo e todas as outras opções. O site do SharePoint Central Administration é executado no SharePoint Server. A Central Administration do SharePoint 2019 é instalada no primeiro servidor em uma fazenda. Não é provisionada em todos os servidores do SharePoint na fazenda por padrão.

Com o SharePoint Online, o centro de administração do SharePoint é usado para gerenciá-lo e configurá-lo por meio de uma interface web. O centro de administração do SharePoint está integrado ao centro de administração do Office 365. Administradores globais no Office 365 têm permissões de administração do SharePoint e podem atribuir a função de administrador do SharePoint a usuários do Office 365. Você pode ler mais sobre o centro de administração do Office 365 e a Central de Administração do SharePoint em nossas postagens no blog.

O PowerShell é usado para gerenciar o SharePoint 2019 por meio da interface de linha de comando. Pode ser útil para executar tarefas repetitivas ou tarefas que podem ser automatizadas. Existem cmdlets do PowerShell para gerenciar o SharePoint Online também. No entanto, o SharePoint Server oferece melhor suporte para o PowerShell.

Migração

Você pode migrar do SharePoint 2016 para o SharePoint 2019, ou migrar do SharePoint 2016 e SharePoint 2019 para o SharePoint Online. Os arquivos de origem não são excluídos quando você migra dados do SharePoint local para o SharePoint Online. A migração pode ser realizada apenas para versões mais recentes do SharePoint. A Microsoft fornece ferramentas especiais de migração do SharePoint para este propósito.

Você pode encontrar ferramentas de migração para realizar migrações do SharePoint Server para o SharePoint Online no centro de administração do SharePoint na página de Migração. Gerenciador de Migração, Ferramenta de Migração do SharePoint (versões GUI e PowerShell), Microsoft FastTrack, Azure DataBox e Ferramenta de Avaliação do SharePoint são ferramentas da Microsoft que você pode usar para diferentes cenários de migração do SharePoint.

Backup de Dados do SharePoint

O SharePoint Online e o SharePoint Server fornecem recursos de versionamento que permitem aos usuários recuperar versões anteriores de documentos se alterações indesejadas forem feitas. A Lixeira é onde documentos excluídos e outros arquivos são armazenados depois de serem excluídos das bibliotecas e sites do SharePoint. É possível recuperar itens excluídos da Lixeira dentro de 93 dias. Você também pode restaurar um site do SharePoint excluído usando uma funcionalidade incorporada durante o período de retenção.

Ao usar o SharePoint local, você deve:

• Use RAID 1 ou RAID 10 para redundância de dados para proteger os dados em caso de falha do disco
• Realize backups do MS SQL Server
• Realize backups da aplicação web

Ao realizar um backup da fazenda, você deve fazer backup de todo o conteúdo e dados de configuração. Não há um agendador integrado para executar backups do SharePoint 2019. Você precisa criar e configurar scripts de backup, por exemplo, em PowerShell e usar o Agendador do Windows. Você pode fazer backup de uma coleção de sites no SharePoint Server usando a Administração Central do SharePoint com uma interface gráfica do usuário (GUI). Existem alguns requisitos para um backup adequado do SharePoint Server.

Se você usar o SharePoint Online, a Microsoft cuida da redundância de dados usando seus servidores e data centers. A nuvem da Microsoft usa um modelo distribuído e seus servidores estão interligados em data centers localizados em diferentes países. Essa abordagem permite à Microsoft fornecer alta disponibilidade e confiabilidade para os serviços da Microsoft (99,9%).

O SharePoint tem boas opções de recuperação nativas, mas às vezes essa funcionalidade pode não ser suficiente para recuperação de dados. Por isso, você deve usar software de terceiros para fazer backup de dados do SharePoint tanto para o SharePoint Online quanto para o SharePoint Server.

Você pode usar o NAKIVO Backup & Replication para fazer backup do SharePoint Online e de outros dados do Microsoft Office 365, como dados do Exchange Online e do OneDrive for Business, além do SharePoint Server em execução em máquinas virtuais e servidores físicos, máquinas com MS SQL Server e controladores de domínio do Active Directory. Desta forma, você pode recuperar o que precisa, independentemente da falha e mesmo que tenha sido excluído há mais de 93 dias.

Conclusão

Escolher o modelo de implantação correto do SharePoint pode ser um desafio para muitas organizações. O SharePoint Online está pronto para uso após a compra da licença de assinatura, sem a necessidade de implantar e administrar servidores físicos. O SharePoint Server implantado localmente, por outro lado, permite que você tenha controle total sobre seus servidores e dados, mas requer mais habilidade para instalação e configuração. Você pode comprar licenças apenas uma vez e usar o SharePoint Server pelo tempo que desejar. Ambas as versões do SharePoint fornecem uma interface web moderna. Embora o Microsoft Office 365, incluindo o SharePoint Online, estejam crescendo em popularidade ano após ano, muitas empresas ainda optam pelo SharePoint Server. A escolha final depende das necessidades e requisitos do seu negócio.