SharePoint vs. SharePoint Online: Een volledige vergelijking

SharePoint is een documentuitwisselings- en samenwerkingsplatform ontwikkeld door Microsoft. De eerste versie van SharePoint werd uitgebracht in 2001 als een on-premises versie. Vervolgens, in 2011, bracht Microsoft SharePoint Online en Microsoft Office 365 uit. Na de release was SharePoint Online niet bijzonder populair, maar na een gedreven promotiecampagne van Microsoft kreeg het tractie bij gebruikers en tegenwoordig wordt het veel gebruikt.

Dus, wat is de huidige versie van SharePoint en wat is het verschil tussen SharePoint Online en SharePoint 2016? Welke versie is beter voor uw organisatie – SharePoint on-premises of SharePoint Online? Deze blogpost legt beide SharePoint-versies uit om uw vragen te beantwoorden en u te helpen de juiste keuze te maken.

SharePoint Versies

SharePoint on-premises wordt ook wel in-house SharePoint genoemd. SharePoint Server is geïnstalleerd op fysieke servers in uw kantoor of datacenter.

Hieronder volgt een lijst met huidige en legacy-versies van SharePoint Server:

• SharePoint 2001 (ondersteuning beëindigd)
• SharePoint 2003 (ondersteuning beëindigd)
• SharePoint 2007 (ondersteuning beëindigd in oktober 2017)
• SharePoint 2010 (ondersteuning beëindigd in oktober 2020)
• SharePoint 2013 (ondersteuning wordt beëindigd in 2023)
• SharePoint 2016 (ondersteuning wordt beëindigd in juli 2026)
• SharePoint 2019

Zoals u kunt zien, wordt elke on-premises versie van SharePoint ongeveer 10 jaar ondersteund. Tijdens de officiële ondersteuningsperiode worden beveiligingsupdates en patches geleverd. U kunt SharePoint Server blijven gebruiken nadat de ondersteuningsperiode is verlopen, maar u ontvangt geen nieuwe patches meer.

Vanaf SharePoint 2016 wordt een hybride implementatiemodel ondersteund. U kunt zowel SharePoint on-premises als SharePoint Online gelijktijdig gebruiken en synchroniseren. Het is ook mogelijk om SharePoint in Azure te implementeren, het cloud computing-platform van Microsoft.

SharePoint Online is een cloudversie van SharePoint Server die multi-tenancy ondersteunt. De eerste maakt deel uit van Office 365, dat onlangs is hernoemd naar Microsoft 365. De versies en buildnummers worden echter niet vermeld in de productnaam, in tegenstelling tot SharePoint Server en Microsoft Office on-premises. SharePoint Online maakt deel uit van de Office 365-suite met apps en services.

Voorbeelden van Office 365-versies:

• 8 januari 2020, Versie 1912 (Build 12325.20288)
• 30 januari 2020, Versie 2001 (Build 12430.20184)
• 10 maart 2020, Versie 2002 (Build 12527.20278)
• 9 september 2020, Versie 2008 (Build 13127.20408)
• 8 oktober 2020, Versie 2009 (Build 13231.20368)

Dus, hoe werkt SharePoint? Lees meer in onze introductiepost waar we SharePoint Online vergelijken met SharePoint Server 2019.

Infrastructuur en Hosting

Je hebt fysieke servers nodig om SharePoint Server 2019 te implementeren. Een boerderijtopologie wordt gebruikt om SharePoint Server uit te voeren. Een op een boerderij gebaseerde architectuur vereist een boerderij, die een verzameling servers is die SharePoint Server hosten. De grootte van de boerderij is afhankelijk van het aantal actieve gebruikers, de hoeveelheid opgeslagen gegevens, de gemiddelde belasting en de frequentie van verzoeken. Het bedrijfsnetwerk van uw bedrijf wordt gebruikt om een on-premises versie van SharePoint uit te voeren, zoals SharePoint Server 2019. Het IT-ondersteuningsteam van uw bedrijf en systeembeheerders zullen verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van deze fysieke servers.

Als u SharePoint Online wilt gebruiken, hoeft u niets te installeren. Bij het gebruik van SharePoint Online draait de software in de cloud in de datacenters van Microsoft. Het enige wat u nodig hebt om SharePoint Online te gebruiken is een betaald abonnementsplan en een internetverbinding.

Installatie

Zoals hierboven vermeld, hoeft u SharePoint niet te installeren als uw bedrijf SharePoint Online gebruikt in Microsoft Office 365. Als u SharePoint 2019 wilt installeren, moet u Microsoft SQL Server installeren en configureren.

De lijst met vereisten voor het implementeren van SharePoint 2019 is vrij lang. Laten we kort kijken naar de belangrijkste vereisten:

• 8-core 64-bits CPU, 16 GB RAM, 80 GB voor de systeemschijf en extra opslag voor gegevens (voor MS SQL Server)
• 4-core 64-bits CPU, 24 GB RAM, 80 GB voor de systeemschijf en 100 GB op de tweede schijf (SharePoint Server)Windows Server 2016 of Windows Server 2019 Standard of Datacenter met Desktop Experience
• Windows Server2016 of Windows Server2019 Standard of Datacenter met Desktop Experience
• MS SQL Server softwarevereisten: MS SQL Server2016 RTM, MS SQL Server2017 RTM, MS SQL Server2019 of een nieuwere versie die ondersteuning biedt voor databasecompatibiliteitsniveau130
• Microsoft .NET Framework versie4.7.2
• IIS web server
• Active Directory Server in uw netwerk

U kunt SharePoint op één server (een enkele-server boerderij) implementeren en later meer servers aan de boerderij toevoegen.

Updates en Nieuwe SharePoint-functies

Bij het gebruik van SharePoint2019 moet de systeembeheerder onderhouduitvoeren en beveiligingsupdates en -patches installeren. De systeembeheerder heeft volledige controle over SharePoint, gerelateerde apps en de infrastructuur.

Aan de andere kant, met SharePoint Online, worden alle software-updates en beveiligingspatches automatisch geïnstalleerd kort nadat ze zijnuitgebracht door Microsoft. De snelheid waarmee software-updates worden toegepast op uw Microsoft Office365-account is afhankelijk van de updatekanalen die zijn gekozen voor uw Office365-abonnement. Het voordeel van automatische updates in SharePoint Online is dat beveiligingsproblemen zo snel mogelijk worden opgelost. Het nadeel van automatische updates is dat als een update fouten bevat, dit problemen kan veroorzaken en instabiel werken van SharePoint en gerelateerde apps. Periodiek verbetert Microsoft zijn online diensten en apps en brengt nieuwe SharePoint Online-functiesuit.

Integratie

SharePoint Server 2019 biedt integratie met Microsoft Project Server 2019, Power Apps, Power Automate en Power BI. Power Apps en Power Automate moeten worden geconfigureerd via een gegevensgateway om gegevens in de cloud te verbinden met on-premises gegevens. Integratie met IIS 7 (Internet Information Services) en moderne IIS-API’s wordt geleverd. De integratie met Office 365 is verbeterd in SharePoint 2019 ten opzichte van eerdere versies van SharePoint Server.

SharePoint Online daarentegen is volledig geïntegreerd met Microsoft Office 365-toepassingen zoals Outlook Online, Word Online, Excel Online, OneNote en anderen. De integratie met Office 365-toepassingen, Office 365-groepen, OneDrive en Microsoft Teams is uitstekend. De integratie met Power BI wordt ook ondersteund. Bovendien kunt u de Office 365-API’s gebruiken om aangepaste toepassingen te ontwikkelen.

Beperkingen van SharePoint Online

U moet op de hoogte zijn van de beperkingen van SharePoint Online. Enkele daarvan worden hieronder vermeld:

• Opslagruimte voor sommige abonnementsplannen is beperkt
• Limiet van 5000 items in een SharePoint-bibliotheek
• Limiet van 400 tekens voor URL
• Limiet van 300.000 items bij het synchroniseren van gegevens met de OneDrive-synchronisatieclient
• Beperking van 93 dagen voor het behouden van verwijderde gegevens in de SharePoint Online Prullenbak
• De maximale bestandsgrootte in een documentbibliotheek is 100 GB en 250 MB voor bestanden die aan lijstitems zijn gekoppeld
• Limiet van 2 miljoen gebruikers per site

Als een bedrijf besluit om een betaald SharePoint-abonnementsplan te annuleren, heeft het 90 dagen de tijd om de gegevens die zijn opgeslagen in SharePoint Online over te dragen naar een andere locatie.

Beveiliging van SharePoint-versies

SharePoint Online biedt een hoog beveiligingsniveau; Microsoft installeert updates en patches zodra ze beschikbaar komen. Bovendien kunnen gebruikers van Microsoft Office 365 multi-factor authenticatie gebruiken om hun accounts te beschermen. Desondanks vertrouwen sommige organisaties cloudservices niet en geven er de voorkeur aan hun gegevens op hun on-prem fysieke servers op te slaan.

Bij gebruik van SharePoint Server worden alle beveiligingsmaatregelen afgedwongen door het IT-team van het bedrijf en systeembeheerders. Zij moeten beveiligingspatches handmatig installeren op SharePoint Server, MS SQL Server en Windows Server of toezien op automatische updates. Daarnaast moeten zij firewalls configureren op de routers van het netwerk, antivirussoftware installeren op individuele computers en andere configuratie-instellingen implementeren volgens het beveiligingsbeleid van het bedrijf. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan volledige controle te hebben over servers waarop hun gegevens zijn opgeslagen en geven de voorkeur aan implementatie van SharePoint on-premises.

Licenties en kosten

Microsoft vereist dat u licenties koopt voor SharePoint. Laten we eens kijken naar de verschillen in licenties tussen SharePoint-versies.

SharePoint Server. Een licentie is vereist voor elke SharePoint Server die on-premises draait. Bovendien kan een Client Access License (een server/CAL-model) vereist zijn. Elke gebruiker of elk apparaat moet een CAL hebben om legaal toegang te krijgen tot services die worden uitgevoerd in SharePoint Server. CAL’s zijn versie-specifiek – je kunt CAL’s voor SharePoint 2016 gebruiken om toegang te krijgen tot SharePoint 2016 of SharePoint 2013, maar niet SharePoint 2019. Daarnaast zijn CAL’s onderverdeeld in apparaat-CAL’s en gebruiker-CAL’s.

Hieronder volgt de lijst met licenties die u kunt kopen om toegang te krijgen tot SharePoint Server 2019:

• SharePoint Server-licentie ($5.000 per server of virtuele machine)
• SharePoint Standard CAL ($180 per licentie) voor kernfuncties van SharePoint
• SharePoint Enterprise CAL ($90 per licentie) voor een volledig functionele SharePoint Server met alle bedrijfsoplossingen en mogelijkheden

CAL’s zijn niet vereist voor externe gebruikers die toegang hebben tot openbare inhoud. In dit geval zijn externe gebruikers gelicentieerd door de SharePoint Server 2019-licentie. Licentiemobiliteit stelt u in staat om een SharePoint Server-licentie van de ene machine naar de andere te verplaatsen en SharePoint op virtuele machines uit te voeren. U kunt licenties voor SharePoint Server eenmalig kopen en SharePoint gebruiken zolang u wilt, zelfs na het einde van de ondersteuning.

SharePoint Online wordt gelicentieerd op basis van het aantal gebruikers. U moet een Microsoft Office 365-abonnementsplan aanschaffen dat SharePoint Online ondersteunt met het benodigde aantal gebruikerslicenties. Het SharePoint Online-abonnement gaat uit van maandelijkse betalingen. Het is mogelijk om een éénjarig abonnement voor SharePoint Online en Microsoft Office 365 vooraf te betalen.

Microsoft biedt verschillende abonnementen voor SharePoint Online aan:

• SharePoint Online Plan 1 (€5 per gebruiker/maand); omvat SharePoint, OneDrive (1 TB), Lijsten
• SharePoint Online Plan 2 (€10 per gebruiker/maand); omvat SharePoint, OneDrive (onbeperkte opslag), Lijsten
• Microsoft Office 365 E3 (€20 per gebruiker/maand); omvat SharePoint, OneDrive, Lijsten en de volledige set Office 365-apps/functionaliteiten.

SharePoint Online Plan 1 is beschikbaar in Microsoft Office 365 Enterprise E1, Business Premium en Business Essentials. SharePoint Online Plan 2 is inbegrepen bij Office 365 Enterprise E3 en E5. Na het kopen van licenties voor het geselecteerde abonnementsplan, kunt u gebruikers aanmaken, licenties toewijzen aan gebruikers en een licentie van de ene gebruiker naar de andere opnieuw toewijzen.

De prijs voor SharePoint Online kan op korte termijn lager zijn, vooral voor kleine bedrijven. Ondersteuning van SharePoint Server 2019 vereist het kopen van hardware, SharePoint-licenties, Windows Server-licenties en MS SQL Server-licenties. Op lange termijn kan het echter, vooral voor grote bedrijven, voordeliger zijn om SharePoint on-premises te gebruiken en meer voordelen bieden.

Gebruikersinterface

Zowel SharePoint Online als SharePoint Server 2019 bieden een uniforme webinterface voor gebruikers. SharePoint-versies vóór SharePoint 2019 hebben een klassieke webinterface die handig is voor de meerderheid van de gebruikers. In 2019 introduceerde Microsoft een moderne webinterface voor Office 365 en SharePoint Online, die ook wordt gebruikt voor mobiele apparaten. SharePoint 2019 (de on-premises versie) heeft ook de moderne UI. Over het algemeen is er geen significant verschil tussen de webinterface van SharePoint Online en SharePoint on-premises. Gelukkig is de optie Terugkeren naar klassiek SharePoint beschikbaar in SharePoint 2019. Voor nu is deze optie ook beschikbaar in SharePoint Online, maar kan worden verwijderd in toekomstige updates.

Beheerdershulpprogramma’s

SharePoint Central Administration voor SharePoint 2019 is waar systeembeheerders sites, gebruikers, inhoud en alle andere opties kunnen beheren. De SharePoint Central Administration-site draait in SharePoint Server. SharePoint 2019 Central Administration is geïnstalleerd op de eerste server in een farm. Het wordt niet standaard voorzien op alle SharePoint-servers in de farm.

Bij SharePoint Online wordt het SharePoint-beheercentrum gebruikt om dit te beheren en te configureren via een webinterface. Het SharePoint-beheercentrum is geïntegreerd met het Office 365-beheercentrum. Globale beheerders in Office 365 hebben SharePoint-beheermachtigingen en kunnen de SharePoint-beheerdersrol toewijzen aan Office 365-gebruikers. U kunt meer lezen over het Office 365-beheercentrum en SharePoint Central Administration in onze blogposts.

PowerShell wordt gebruikt om SharePoint 2019 te beheren via de command line-interface. Het kan handig zijn voor het uitvoeren van repetitieve taken of taken die geautomatiseerd kunnen worden. Er zijn PowerShell-cmdlets om ook SharePoint Online te beheren. SharePoint Server biedt echter betere ondersteuning voor PowerShell.

Migratie

Je kunt migreren van SharePoint 2016 naar SharePoint 2019, of migreren van SharePoint 2016 en SharePoint 2019 naar SharePoint Online. Bronbestanden worden niet verwijderd wanneer u gegevens van SharePoint on-premises naar SharePoint Online migreert. Migratie kan alleen worden uitgevoerd naar nieuwere SharePoint-versies. Microsoft biedt speciale SharePoint-migratietools voor dit doel.

U kunt migratietools vinden om migraties van SharePoint Server naar SharePoint Online uit te voeren in het SharePoint-beheercentrum op de pagina Migratie. Migration Manager, SharePoint Migration Tool (GUI- en PowerShell-versies), Microsoft FastTrack, Azure DataBox en SharePoint Assessment Tool zijn Microsoft-tools die u kunt gebruiken voor verschillende SharePoint-migratiescenario’s.

SharePoint-gegevensback-up

SharePoint Online en SharePoint Server bieden versiebeheerfuncties waarmee gebruikers eerdere documentversies kunnen herstellen als ongewenste wijzigingen zijn aangebracht. De Prullenbak is de locatie waar verwijderde documenten en andere bestanden worden opgeslagen nadat ze zijn verwijderd uit SharePoint-bibliotheken en sites. Het is mogelijk om verwijderde items binnen 93 dagen uit de Prullenbak te herstellen. U kunt ook een verwijderde SharePoint-site herstellen door gebruik te maken van een ingebouwde functionaliteit tijdens de retentieperiode.

Als u SharePoint on-premises gebruikt, moet u:

• Gebruik RAID 1 of RAID 10 voor gegevensredundantie om gegevens te beschermen in geval van schijffout
• Voer MS SQL Server-back-ups uit
• Voer back-ups van webtoepassingen uit

Wanneer u een farmback-up uitvoert, moet u alle inhouds- en configuratiegegevens back-uppen. Er is geen ingebouwde planner om SharePoint 2019-back-ups uit te voeren. U moet back-upscripts maken en configureren, bijvoorbeeld in PowerShell, en de Windows Planner gebruiken. U kunt een siteverzameling in SharePoint Server back-uppen door SharePoint Central Administration te gebruiken met een grafische gebruikersinterface (GUI). Er zijn behoorlijk wat vereisten voor een goede back-up van SharePoint Server.

Als u SharePoint Online gebruikt, zorgt Microsoft voor gegevensredundantie door zijn servers en datacenters te gebruiken. De Microsoft-cloud maakt gebruik van een gedistribueerd model en de servers zijn verbonden met elkaar in datacenters die zich in verschillende landen bevinden. Deze aanpak stelt Microsoft in staat om hoge beschikbaarheid en betrouwbaarheid te bieden voor Microsoft-services (99,9%).

SharePoint heeft goede native herstelopties, maar soms is deze functionaliteit mogelijk niet voldoende voor gegevensherstel. Daarom moet u software van derden gebruiken om SharePoint-gegevens te back-uppen voor zowel SharePoint Online als SharePoint Server.

U kunt NAKIVO Backup & Replication gebruiken om SharePoint Online en andere Microsoft Office 365-gegevens, zoals Exchange Online en OneDrive for Business-gegevens, en SharePoint Server die op virtuele machines en fysieke servers draaien, te back-uppen, evenals machines die MS SQL Server en Active Directory-domeincontrollers draaien. Op deze manier kunt u herstellen wat u nodig heeft, ongeacht de storing, zelfs als het meer dan 93 dagen geleden is verwijderd.

Conclusie

Het kiezen van het juiste SharePoint-implementatiemodel kan een uitdaging zijn voor veel organisaties. SharePoint Online is direct klaar voor gebruik nadat de abonnementslicentie is gekocht, zonder dat er fysieke servers hoeven te worden ingezet en beheerd. SharePoint Server dat on-premises wordt ingezet, daarentegen, stelt u in staat volledige controle te hebben over uw servers en gegevens, maar vereist meer vaardigheid voor installatie en configuratie. U kunt licenties slechts één keer kopen en SharePoint Server gebruiken zolang u wilt. Beide versies van SharePoint bieden een moderne webinterface. Hoewel Microsoft Office 365, inclusief SharePoint Online, elk jaar aan populariteit wint, kiezen veel bedrijven nog steeds voor SharePoint Server. De uiteindelijke keuze hangt af van uw zakelijke behoeften en vereisten.