SharePoint vs. SharePoint Online: Una comparación completa

SharePoint es una plataforma de compartir documentos y colaboración desarrollada por Microsoft. La primera versión de SharePoint se lanzó en 2001 como una versión local. Luego, en 2011, Microsoft lanzó SharePoint Online y Microsoft Office 365. A raíz del lanzamiento, SharePoint Online no fue particularmente popular, pero después de una campaña de promoción enérgica por parte de Microsoft, ganó impulso entre los usuarios y hoy en día se usa ampliamente.

Entonces, ¿cuál es la versión actual de SharePoint y cuál es la diferencia entre SharePoint Online y SharePoint 2016? ¿Qué versión es mejor para su organización: SharePoint local o SharePoint Online? Este artículo de blog explica ambas versiones de SharePoint para responder a sus preguntas y ayudarlo a tomar la decisión correcta.

Versiones de SharePoint

SharePoint local también se conoce como SharePoint en casa. SharePoint Server se instala en servidores físicos en su oficina o centro de datos.

La siguiente es la lista de versiones actuales y pasadas de SharePoint Server:

• SharePoint 2001 (soporte terminado)
• SharePoint 2003 (soporte terminado)
• SharePoint 2007 (soporte terminado en octubre de 2017)
• SharePoint 2010 (soporte terminado en octubre de 2020)
• SharePoint 2013 (el soporte terminará en 2023)
• SharePoint 2016 (el soporte terminará en julio de 2026)
• SharePoint 2019

Como puedes ver, cada versión local de SharePoint es compatible durante aproximadamente 10 años. Durante el período oficial de soporte, se proporcionan actualizaciones de seguridad y parches. Puedes seguir utilizando SharePoint Server después de que finalice el período de soporte, pero ya no recibirás nuevos parches.

A partir de SharePoint 2016, se admite un modelo de implementación híbrida. Puedes utilizar tanto SharePoint local como SharePoint Online de forma simultánea y sincronizarlos. También es posible implementar SharePoint en Azure, la plataforma de computación en la nube de Microsoft.

SharePoint Online es una versión en la nube de SharePoint Server que admite multiinquilinato. Este último es parte de Office 365, que recientemente se cambió de nombre a Microsoft 365. Sin embargo, las versiones y números de compilación no se mencionan en el nombre del producto, a diferencia de SharePoint Server y Microsoft Office local. SharePoint Online es parte del conjunto de aplicaciones y servicios de Office 365.

Ejemplos de versiones de Office 365:

• 8 de enero de 2020, Versión 1912 (Compilación 12325.20288)
• 30 de enero de 2020, Versión 2001 (Compilación 12430.20184)
• 10 de marzo de 2020, Versión 2002 (Compilación 12527.20278)
• 9 de septiembre de 2020, Versión 2008 (Compilación 13127.20408)
• 8 de octubre de 2020, Versión 2009 (Compilación 13231.20368)

Entonces, ¿cómo funciona SharePoint? Para obtener más información, lee nuestra publicación introductoria donde comparamos SharePoint Online con SharePoint Server 2019.

Infraestructura y Alojamiento

Necesitas servidores físicos para implementar SharePoint Server 2019. Se utiliza una topología de granja para ejecutar SharePoint Server. Una arquitectura basada en granja requiere una granja, que es una colección de servidores que alojan SharePoint Server. El tamaño de la granja depende del número de usuarios activos, la cantidad de datos almacenados, la carga promedio y la frecuencia de las solicitudes. La red corporativa de tu empresa se utiliza para ejecutar una versión local de SharePoint, como SharePoint Server 2019. El equipo de soporte informático y los administradores del sistema de tu empresa serán responsables de mantener estos servidores físicos.

Si deseas utilizar SharePoint Online, no necesitarás instalar nada. Al utilizar SharePoint Online, el software se ejecuta en la nube en los centros de datos de Microsoft. Lo único que necesitas para usar SharePoint Online es un plan de suscripción pago y una conexión a internet.

Instalación

Como se mencionó anteriormente, no necesitas instalar SharePoint si tu empresa utiliza SharePoint Online en Microsoft Office 365. Si deseas instalar SharePoint 2019, deberás instalar y configurar Microsoft SQL Server.

La lista de requisitos para implementar SharePoint 2019 es bastante larga. Echemos un breve vistazo a los principales requisitos:

• Procesador de 64 bits de 8 núcleos, 16 GB de RAM, 80 GB para la unidad del sistema y almacenamiento adicional para datos (para MS SQL Server)
• Procesador de 64 bits de 4 núcleos, 24 GB de RAM, 80 GB para la unidad del sistema y 100 GB en la segunda unidad (SharePoint Server)Windows Server 2016 o Windows Server 2019 Standard o Datacenter con experiencia de escritorio
• Windows Server2016 o Windows Server2019 Standard o Datacenter con Experiencia de Escritorio
• Requisitos del software de MS SQL Server: MS SQL Server2016 RTM, MS SQL Server2017 RTM, MS SQL Server2019 o versión más reciente que admita el nivel de compatibilidad de la base de datos130
• Microsoft .NET Framework versión4.7.2
• Servidor web IIS
• Servidor de Active Directory en su red

Puede implementar SharePoint en un solo servidor (granja de servidores individuales) y agregar más servidores a la granja más adelante.

Actualizaciones y Nuevas Características de SharePoint

Al utilizar SharePoint2019, el administrador del sistema debe realizar mantenimiento e instalar parches de seguridad y actualizaciones. El administrador del sistema tiene control total sobre SharePoint, aplicaciones relacionadas e infraestructura.

Por otro lado, con SharePoint Online, todas las actualizaciones de software y parches de seguridad se instalan automáticamente poco después de que Microsoft los publique. La velocidad de aplicación de actualizaciones de software a su cuenta de Microsoft Office365 depende de los canales de actualización elegidos para su plan de suscripción a Office365. La ventaja de las actualizaciones automáticas en SharePoint Online es que los problemas de seguridad se solucionan lo antes posible. La desventaja de las actualizaciones automáticas es que si una actualización tiene errores, puede causar problemas y trabajo inestable de SharePoint y aplicaciones relacionadas. Periódicamente, Microsoft mejora sus servicios en línea y aplicaciones y lanza nuevas características de SharePoint Online.

Integración

SharePoint Server 2019 proporciona integración con Microsoft Project Server 2019, Power Apps, Power Automate y Power BI. Power Apps y Power Automate deben configurarse mediante una puerta de enlace de datos para conectar datos en la nube con datos locales. Se proporciona integración con IIS 7 (Servicios de Información de Internet) y API modernas de IIS. La integración con Office 365 se mejoró en SharePoint 2019 en comparación con las versiones anteriores de SharePoint Server.

Por otro lado, SharePoint Online está completamente integrado con aplicaciones de Microsoft Office 365 como Outlook Online, Word Online, Excel Online, OneNote y otros. La integración con aplicaciones de Office 365, Grupos de Office 365, OneDrive y Microsoft Teams es excelente. La integración con Power BI también está soportada. Además, puedes utilizar las API de Office 365 para desarrollar aplicaciones personalizadas.

Limitaciones de SharePoint Online

Debes tener en cuenta las limitaciones de SharePoint Online. Algunas de ellas se enumeran a continuación:

• El espacio de almacenamiento para algunos planes de suscripción es limitado
• Límite de 5000 elementos en una biblioteca de SharePoint
• Límite de URL de 400 caracteres
• Límite de 300,000 elementos al sincronizar datos con el cliente de sincronización de OneDrive
• Límite de retención de 93 días para preservar datos eliminados en la Papelera de reciclaje de SharePoint Online
• El tamaño máximo de archivo en una biblioteca de documentos es de 100 GB y 250 MB para archivos adjuntos a elementos de lista
• Límite de 2 millones de usuarios por sitio

Si una empresa decide cancelar un plan de suscripción pago de SharePoint, tiene 90 días para transferir sus datos almacenados en SharePoint Online a otro lugar.

Seguridad de las versiones de SharePoint

SharePoint Online ofrece un alto nivel de seguridad; Microsoft instala actualizaciones y parches tan pronto como están disponibles. Además, los usuarios de Microsoft Office 365 pueden utilizar autenticación multifactor para proteger sus cuentas. Sin embargo, algunas organizaciones no confían en los servicios en la nube y prefieren almacenar sus datos en sus servidores físicos locales.

Al utilizar SharePoint Server, todas las medidas de seguridad son aplicadas por el equipo de IT de la empresa y los administradores del sistema. Deben instalar parches de seguridad en SharePoint Server, MS SQL Server y Windows Server manualmente o supervisar las actualizaciones automáticas. Además, deben configurar firewalls en los enrutadores de la red, instalar software antivirus en las computadoras individuales e implementar otras configuraciones según la política de seguridad de la empresa. Algunas empresas prefieren tener control total sobre los servidores que almacenan sus datos y optan por implementar SharePoint localmente.

Licencias y Costos

Microsoft requiere que compres licencias para SharePoint. Veamos las diferencias de licenciamiento entre las versiones de SharePoint.

SharePoint Server. Se requiere una licencia para cada servidor de SharePoint que se ejecute en las instalaciones. Además, puede ser necesaria una Licencia de Acceso de Cliente (modelo servidor/CAL). Cada usuario o dispositivo debe tener una CAL para acceder legalmente a los servicios que se ejecutan en SharePoint Server. Las CAL son específicas de la versión; puede usar CAL para SharePoint 2016 para acceder a SharePoint 2016 o SharePoint 2013, pero no a SharePoint 2019. Además, las CAL se dividen en CAL de dispositivo y CAL de usuario.

La siguiente es la lista de licencias que puede comprar para acceder a SharePoint Server 2019:

• Licencia de SharePoint Server ($5,000 por servidor o máquina virtual)
• CAL estándar de SharePoint ($180 por licencia) para características principales de SharePoint
• CAL empresarial de SharePoint ($90 por licencia) para un servidor de SharePoint completamente funcional con todas las soluciones y capacidades empresariales

No se requieren CAL para usuarios externos que acceden a contenido público. En este caso, los usuarios externos están licenciados por la licencia de SharePoint Server 2019. La movilidad de licencias le permite reasignar una licencia de SharePoint Server de una máquina a otra y ejecutar SharePoint en máquinas virtuales. Puede comprar licencias para SharePoint Server una vez y usar SharePoint durante el tiempo que desee, incluso después del final del soporte.

SharePoint Online se licencia por usuario. Debe comprar un plan de suscripción de Microsoft Office 365 que admita SharePoint Online con el número necesario de licencias de usuario. La suscripción a SharePoint Online presupone pagos mensuales. Es posible pagar por adelantado una suscripción de un año para SharePoint Online y Microsoft Office 365.

Microsoft ofrece diferentes planes de suscripción para SharePoint Online:

• SharePoint Online Plan 1 ($5 usuario/mes); incluye SharePoint, OneDrive (1 TB), Listas
• SharePoint Online Plan 2 ($10 usuario/mes); incluye SharePoint, OneDrive (almacenamiento ilimitado), Listas
• Microsoft Office 365 E3 ($20 usuario/mes); incluye SharePoint, OneDrive, Listas y el conjunto completo de aplicaciones/características de Office 365.

SharePoint Online Plan 1 se incluye en Microsoft Office 365 Enterprise E1, Business Premium y Business Essentials. SharePoint Online Plan 2 se incluye en Office 365 Enterprise E3 y E5. Después de comprar licencias para el plan de suscripción seleccionado, puede crear usuarios, asignar licencias a usuarios y reasignar una licencia de un usuario a otro.

El precio de SharePoint Online puede ser menor a corto plazo, especialmente para empresas pequeñas. El soporte de SharePoint Server 2019 requiere comprar hardware, licencias de SharePoint, licencias de Windows Server y licencias de MS SQL Server. Sin embargo, a largo plazo, especialmente para empresas grandes, el uso de SharePoint en las instalaciones puede ser una solución más rentable y proporcionar más beneficios.

Interfaz de Usuario

Ambas SharePoint Online y SharePoint Server 2019 proporcionan una interfaz web unificada para los usuarios. Las versiones anteriores a SharePoint 2019 tienen una interfaz web clásica que es conveniente para la mayoría de los usuarios. En 2019, Microsoft introdujo una interfaz web moderna para Office 365 y SharePoint Online, que también se utiliza para dispositivos móviles. SharePoint 2019 (la versión local) también tiene la IU moderna. En general, no hay una diferencia significativa entre la interfaz web de SharePoint Online y SharePoint local. Afortunadamente, la opción Regresar a SharePoint clásico está disponible en SharePoint 2019. Por ahora, esta opción también está disponible en SharePoint Online, pero podría eliminarse en futuras actualizaciones.

Herramientas de administración

La Administración Central de SharePoint para SharePoint 2019 es donde los administradores del sistema pueden gestionar sitios, usuarios, contenido y todas las demás opciones. El sitio de Administración Central de SharePoint se ejecuta en SharePoint Server. La Administración Central de SharePoint 2019 se instala en el primer servidor de una granja. No se provisiona en todos los servidores de SharePoint en la granja de forma predeterminada.

Con SharePoint Online, el centro de administración de SharePoint se utiliza para gestionarlo y configurarlo a través de una interfaz web. El centro de administración de SharePoint está integrado con el centro de administración de Office 365. Los administradores globales en Office 365 tienen permisos de administrador de SharePoint y pueden asignar el rol de administrador de SharePoint a los usuarios de Office 365. Puedes leer más sobre el centro de administración de Office 365 y la Administración Central de SharePoint en nuestras publicaciones de blog.

PowerShell se utiliza para administrar SharePoint 2019 a través de la interfaz de línea de comandos. Puede ser útil para ejecutar tareas repetitivas o tareas que pueden ser automatizadas. También hay cmdlets de PowerShell para administrar SharePoint Online. Sin embargo, SharePoint Server ofrece un mejor soporte para PowerShell.

Migración

Puedes migrar desde SharePoint 2016 a SharePoint 2019, o migrar desde SharePoint 2016 y SharePoint 2019 a SharePoint Online. Los archivos de origen no se eliminan cuando migras datos de SharePoint local a SharePoint Online. La migración solo se puede realizar a versiones más nuevas de SharePoint. Microsoft proporciona herramientas especiales de migración de SharePoint para este propósito.

Puedes encontrar herramientas de migración para realizar migraciones desde SharePoint Server a SharePoint Online en el centro de administración de SharePoint en la página de Migración. Migration Manager, Herramienta de Migración de SharePoint (versiones GUI y PowerShell), Microsoft FastTrack, Azure DataBox y Herramienta de Evaluación de SharePoint son herramientas de Microsoft que puedes utilizar para diferentes escenarios de migración de SharePoint.

Copia de seguridad de Datos de SharePoint

SharePoint Online y SharePoint Server proporcionan características de versionado que permiten a los usuarios recuperar versiones anteriores de documentos si se realizaron cambios no deseados. La Papelera de Reciclaje es donde se almacenan los documentos eliminados y otros archivos después de que se eliminan de las bibliotecas y sitios de SharePoint. Es posible recuperar elementos eliminados de la Papelera de Reciclaje dentro de los 93 días. También puedes restaurar un sitio de SharePoint eliminado utilizando una funcionalidad incorporada durante el período de retención.

Cuando uses SharePoint local, deberías:

• Utilice RAID 1 o RAID 10 para la redundancia de datos y proteger los datos en caso de fallo del disco
• Realice copias de seguridad de MS SQL Server
• Realice copias de seguridad de la aplicación web

Cuando realice una copia de seguridad de la granja, debe respaldar todos los datos de contenido y configuración. No hay un programador integrado para ejecutar copias de seguridad de SharePoint 2019. Debe crear y configurar scripts de copia de seguridad, por ejemplo, en PowerShell y utilizar el Programador de tareas de Windows. Puede respaldar una colección de sitios en SharePoint Server utilizando SharePoint Central Administration con una interfaz gráfica de usuario (GUI). Existen varios requisitos para realizar una copia de seguridad adecuada de SharePoint Server.

Si utiliza SharePoint Online, Microsoft se encarga de la redundancia de datos mediante el uso de sus servidores y centros de datos. La nube de Microsoft utiliza un modelo distribuido y sus servidores están vinculados entre sí en centros de datos ubicados en diferentes países. Este enfoque permite a Microsoft ofrecer alta disponibilidad y confiabilidad para los servicios de Microsoft (99,9%).

SharePoint tiene buenas opciones nativas de recuperación, pero a veces esta funcionalidad puede no ser suficiente para la recuperación de datos. Por eso, debe usar software de terceros para realizar copias de seguridad de los datos de SharePoint tanto para SharePoint Online como para SharePoint Server.

Puede utilizar NAKIVO Backup & Replication para hacer copias de seguridad de SharePoint Online y otros datos de Microsoft Office 365, como los datos de Exchange Online y OneDrive for Business, y de SharePoint Server que se ejecutan en máquinas virtuales y servidores físicos, máquinas que ejecutan MS SQL Server y controladores de dominio de Active Directory. De esta manera, puede recuperar lo que necesite, independientemente del fallo y aunque haya sido eliminado hace más de 93 días.

Conclusión

Elegir el modelo de implementación adecuado de SharePoint puede ser un desafío para muchas organizaciones. SharePoint Online está listo para su uso después de adquirir la licencia de suscripción sin necesidad de implementar y administrar servidores físicos. Por otro lado, SharePoint Server implementado en las instalaciones le permite tener control total sobre sus servidores y datos, pero requiere más habilidad para la instalación y configuración. Puede comprar licencias solo una vez y usar SharePoint Server todo el tiempo que desee. Ambas versiones de SharePoint proporcionan una interfaz web moderna. Aunque Microsoft Office 365, incluido SharePoint Online, está ganando popularidad año tras año, muchas empresas aún optan por SharePoint Server. La elección final depende de las necesidades y requisitos de su empresa.