深入了解Outlook Room Finder如何使用Places服务

Outlook Room Finder使用Places服务来查找您组织建筑中可用的空闲会议室。以下是关于它如何运作的所需了解的内容。

Outlook Room Finder是什么？

多年来，我们所称之为“Outlook”的各种版本在帮助用户安排会议方面已经有了很大改进。这篇文章的重点是描述Outlook背后的工程团队在预订会议室和设备方面已经取得了可观的进展。

微软多年来一直在添加新功能，并将会议安排增强功能列入日程。Outlook Room Finder专门设计帮助用户找到地理附近合适尺寸和设备的会议室和设备。您可以在Web版Outlook、Outlook桌面应用和Outlook移动应用中使用它！

Outlook Room Finder的信息来源是哪里？等一下…

Outlook Places服务是什么？

微软在2019年底推出了Places服务，以帮助便捷地发现具有会议邮箱的会议地点。 当时的“建议日历位置”功能是其起源并为最近的创新如Room Finder奠定了基础。

Places服务使用房间邮箱的详细信息和元数据（当您添加时）作为有关位置的主要信息来源。 管理员可以使用PowerShell的“Set-Place” cmdlet更新元数据，包括城市、国家、建筑、容量和其他设备（屏幕、投影仪、Surface Hub等）。 您将在稍后更多地了解其工作原理。

OWA Room Finder的角色

Outlook Web App (OWA) Room Finder是微软的“One Outlook”愿景的一部分。它首先发布到Outlook on the Web（就像许多功能一样），因为工程团队可以更快地将生产代码发布到Web。然后功能开始在Outlook桌面应用程序、Outlook移动版等中推出。

作为微软“One Outlook”计划的一部分，Outlook桌面应用程序现在实际上使用Edge WebView2运行时中的“OWA Room Finder”代码。正如您可能还记得的那样，去年开始向所有运行Microsoft 365桌面应用程序的计算机推出这项功能。

支持的平台

Outlook Room Finder目前可在各种Outlook客户端上使用，包括Outlook on the Web和Outlook桌面应用程序。Outlook移动客户端也利用这些功能。最终，希望在今年（希望）的某个时候，“One Outlook”应用程序，也称为“Project Monarch”，也将支持这项功能。

什么信息使用“Places Service”？

机房邮箱

我们首先要讨论使用Places服务的是机房邮箱。这些是Exchange Online中的特殊邮箱，包含自定义属性，以便安排会议。

您可以使用Exchange管理中心创建机房邮箱。只需展开收件人，然后单击资源。然后，点击添加资源。

与工作区有何不同？

A workspace is a variation of a room mailbox. It is meant to describe other spaces to work including a hotel space, an individual cubicle, and small offices to temporarily inhabit. You’ll need to use PowerShell to utilize workspaces using the Set-Mailbox cmdlet. I’ll show this later on, too.

机房列表

为了使会议室查找器更加出色，您需要创建一个机房列表，这是一个包含房间和工作区的特殊分发列表。每个机房列表都包含机房邮箱，最好在同一建筑物（或城市）内。

这样一来，当用户安排需要会议室空间的会议时，他们可以选择一个大楼（房间列表），然后所有可用的会议室（房间邮箱）将被显示出来。截至目前撰写本文时，PowerShell 是您创建和操作房间列表的唯一选项。

使用房间列表镜像建筑布局

让我通过这里的一个示例带您了解一下。我在我的开发者 Microsoft 365 租户中创建了一些会议室（房间邮箱）。

Boulder 和 Sunset 在密尔沃基，Sunnygrove 和 Tropical 在芝加哥。让我们创建两个房间列表，一个用于密尔沃基，另一个用于芝加哥。

New-DistributionGroup -Name "Milwaukee Conference Rooms" -RoomList
New-DistributionGroup -Name "Chicago Conference Rooms"-RoomList

现在，我们需要将我们的 4 个会议室邮箱添加到这些列表中。再次通过 PowerShell 操作来解决！

Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member "Boulder Conference Room"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member "Sunset Conference Room"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Chicago Conference Rooms" -Member "Sunnygrove Conference Room"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Chicago Conference Rooms" -Member "Tropical Conference Room"

注意 – 在创建房间列表并将其填充为成员之后，通常需要 24 小时或更长时间，Room Finder 才能看到新信息！

楼层平面图

可能对一些组织有所帮助的另一个注意事项是 – 工作场所还支持楼层平面图，以帮助人们找到他们已预订的位置。楼层平面图可以在 Outlook 的日历功能中找到，并可在 Microsoft Search 中找到。楼层平面图及其位置是通过 Microsoft 365 管理中心的“搜索与智能”部分进行配置的。

提高建议的元数据重要性

房间邮箱中包含的默认属性可让用户安排会议。然而，当额外的元数据可供Room Finder使用时，其最有用。

微软选择创建一个独立存储来管理位置元数据和其他属性，而不是将所有用户和房间邮箱都填充所需的附加邮箱属性。

房间设备和地理坐标

Outlook Places中的元数据可以包括房间设备和地理位置。您可以包含适合您业务的自定义功能，比如需要凭证访问的会议室，或者是否配备了大型餐饮。其他设备可能包括Surface Hub或Teams Rooms设备。

提醒一下，使用地理坐标通常用于楼层平面图。您可以访问此链接了解如何在您的组织中设置这一点。

更新元数据的工作原理

您可以使用Set-Place cmdlet在房间邮箱中填充这些额外信息。让我演示一下。

Set-Place -Identity "Boulder Conference Room" -Building "HQ" -Floor 2
Set-Place -Identity "Sunset Conference Room" -Building "HQ" -Floor 2
Set-Place -Identity "Sunnygrove Conference Room" -Building "Downtown" -Floor 1
Set-Place -Identity "Tropical Conference Room" -Building "Downtown" -Floor 1

Outlook Room Finder的工作原理

如何获取房间列表

在管理上，您可以使用PowerShell来确定您租户中的所有会议室邮箱。

Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox | fl DisplayName, RecipientTypeDetails

当然，您可以通过包括有关城市、建筑物和楼层的Places元数据来为我们的讨论提供更多相关信息。

Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox | Sort DisplayName | Get-Place | ft DisplayName,City,Building,Floor

会议室建议如何工作

当使用Outlook会议室查找器时，它首先会检查您最后选择的建筑物，认为您现在可能会使用类似的会议室。如果用户以前没有使用过一个，会议室查找器会显示您的租户中的前20个会议室。

这些“建议”并不是地理位置相关的，也不特定于某个位置。这个列表的获取没有使用机器学习或人工智能。

如何按名称搜索会议室

在创建会议时，点击“搜索会议室或位置”字段。如果您知道附近会议室的名称，可以开始输入它们的名称，Outlook应该会建议一个合适（且可用）的会议室。会议室查找器利用先前输入的元数据以及当前会议室的免打扰信息来提供准确的建议。

使用过滤器查找会议室

用户可以使用过滤器查找符合他们位置以及不同会议室配备情况的会议室。可以在会议室查找器体验中通过筛选器筛选投影仪、屏幕、视频会议设备等项目。

通过指定房间类型查找房间

如果您正在使用工作空间，您可以在“房间查找器”中指定房间类型。您可以选择会议室或工作空间。让我们继续创建一个工作空间。

New-Mailbox -Room "Colorado Space" | Set-Mailbox -Type Workspace

接下来，我们将使用Set-Place cmdlet来添加一些元数据。

Set-Place -Identity "Colorado Space" -City "Milwaukee" -Floor 2 -Building "HQ"

（几乎）最后一步是将新工作空间添加到现有房间列表中。

Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member [email protected]

最后，让我们强制执行工作空间的容量限制，并将工作空间的最短预订时长设置为三个小时。

Set-CalendarProcessing "Colorado Space" -EnforceCapacity $True -MinimumDurationInMinutes 180

如何查找当前房间可用性

只要您已经设置了会议室的“工作时间”，Outlook将仅通过考虑每个人的空闲信息来推荐会议时间。在设置会议时，添加的主要项目是参与者和会议的时长。暂时不要担心实际时间。

Outlook将利用会议时长、参与者和可能的会议室/工作空间来提供建议的会议日期和时间。现在所有新的房间列表、会议室、工作空间都已经由Microsoft 365中的所有必要后台进程处理了，让我们看看现在在安排新会议时如何运作。

首先，我将在Outlook Web版中创建一个新会议，填写标题、一些与会者，并将时长设置为一小时。

现在，由于会议将在密尔沃基举行，让我们将建筑设置为“密尔沃基”，我们将看到我们的新房间列表，“密尔沃基会议室”。我将点击那个。

现在新的房间列表已经处理完毕，您可以看到我们可以选择新的会议室。

我们可以选择博尔德或日落会议室。而且，正如您所见，容量和功能都已列出，方便我们选择。

那么，假设我们有10位客人需要接待。如果我将容量增加到10，您会注意到“博尔德会议室”从列表中动态消失了，因为它只能容纳8位参会者。

接下来，如果我转到“功能”并选择“视频”，现在博尔德会议室不见了，因为它没有这些功能。

此外，我们还可以谈谈“工作空间”。如果我想为这一天预订一个工作空间，我可以将“类型”字段更改为工作空间，然后我们的“科罗拉多空间”就可以选择了。

我如何创建可用性信息？

为了确保所有资源的可用性准确无误，您需要仔细检查会议室的工作时间和时区信息。首先，使用Get-MailboxCalendarConfiguration命令验证它们的当前设置。

Get-MailboxCalendarConfiguration -Identity "Boulder Conference Room"

我们需要使用Set-MailboxCalendarConfiguration来更新时区和工作时间。我们将把时区更改为中部，并将开始时间设为上午7:00。

Set-MailboxCalendarConfiguration -Identity "Boulder Conference Room" -WorkingHoursTimeZone "Central Standard Time" -WorkingHoursStartTime 07:00:00

结论

Outlook Room Finder是一个非常有帮助和实用的功能，特别是随着“混合模式”在整个2022年在工作场所变得更加普及。然而，在初始设置中，很多这些设置是缺失的，使得Room Finder功能不够有用。希望这个指南能够帮助您更好地了解这一功能，以提升员工的工作效率和使用体验。

顺便提一下，Outlook 即将迎来另一个非常受欢迎的新功能 — 会议 RSVP 增强功能。在接受会议邀请时，您将能够选择“是”，然后选择“线上”或“线下”。此功能计划于 2022 年第二季度发布到 Outlook 网页版。