O Outlook Room Finder usa o serviço Places para encontrar salas de conferência gratuitas disponíveis no prédio da sua organização. Aqui está o que você precisa saber sobre como ele funciona.
O que é o Outlook Room Finder?
Ao longo dos anos, as várias iterações do que chamamos de ‘Outlook’ têm melhorado na ajuda aos usuários para agendar reuniões. A importância deste post é descrever como as equipes de engenharia por trás do Outlook fizeram progressos consideráveis em torno da reserva de salas de conferência e equipamentos.
A Microsoft tem adicionado novos recursos ao longo dos anos e mantido melhorias na programação de reuniões no roteiro. O Outlook Room Finder foi construído especificamente para ajudar os usuários a localizar salas de conferência e equipamentos de tamanho apropriado e equipados nas proximidades geograficamente. Você pode usar o Outlook na Web, o aplicativo desktop do Outlook e o aplicativo móvel do Outlook!
De onde o Outlook Room Finder obtém suas informações? Um momento…
O que é o serviço Outlook Places?
A Microsoft lançou o Places Service no final de 2019 para facilitar a descoberta de locais de reunião com caixas de correio de sala. A funcionalidade de ‘locais sugeridos de calendário’ na época foi o ponto de partida e lançou as bases para inovações mais recentes como o Room Finder.
O Places Service utiliza os detalhes e metadados (quando adicionados) das caixas de correio de sala como a principal fonte de informações sobre os locais. Os administradores podem atualizar os metadados usando o cmdlet PowerShell ‘Set-Place’, incluindo cidade, país, edifício, capacidade e outros equipamentos (telas, projetores, Surface Hubs, etc.). Você aprenderá mais sobre como isso funciona mais tarde.
O papel do OWA Room Finder
O Outlook Web App (OWA) Room Finder faz parte da visão ‘One Outlook’ da Microsoft. Foi lançado pela primeira vez no Outlook na Web (como muitos recursos) porque as equipes de engenharia podem enviar código de produção mais rapidamente para a web. Os recursos começam a ser implementados no aplicativo de desktop do Outlook, no Outlook para dispositivos móveis, etc.
Como parte da iniciativa ‘One Outlook’ da Microsoft, o aplicativo de desktop do Outlook agora realmente utiliza o código ‘OWA Room Finder’ usando o tempo de execução Edge WebView2. Como você deve se lembrar, isso começou a ser implementado em todos os computadores que executam aplicativos de desktop do Microsoft 365 no ano passado.
Plataformas suportadas
O Outlook Room Finder está atualmente disponível em vários clientes do Outlook, incluindo o Outlook na Web e o aplicativo de desktop do Outlook. Os clientes móveis do Outlook também utilizam esses recursos. Eventualmente, ainda este ano (esperançosamente), o aplicativo One Outlook, também codinome “Project Monarch”, também dará suporte a essa funcionalidade.
Quais informações utilizam o Serviço de Locais?
Caixas de correio da sala
Os primeiros itens que discutiremos e que utilizam o Serviço de Locais são as caixas de correio da sala. Estas são caixas de correio especiais no Exchange Online que incorporam atributos personalizados para permitir uma reunião agendada.
Você pode criar uma caixa de correio da sala usando o Centro de Administração do Exchange. Basta expandir Destinatários e clicar em Recursos. Em seguida, clique em Adicionar um recurso.
Qual a diferença em relação aos espaços de trabalho?
A workspace is a variation of a room mailbox. It is meant to describe other spaces to work including a hotel space, an individual cubicle, and small offices to temporarily inhabit. You’ll need to use PowerShell to utilize workspaces using the Set-Mailbox cmdlet. I’ll show this later on, too.
Listas de sala
Para destacar o Localizador de Sala, você vai querer criar uma Lista de Sala, que é uma lista de distribuição especial para salas e espaços de trabalho. Cada lista de sala contém caixas de correio da sala, idealmente no mesmo prédio (ou cidade).
Dessa forma, quando um usuário estiver agendando uma reunião com a necessidade de espaço de conferência, ele pode selecionar um prédio (lista de salas) e todas as salas de conferência disponíveis (caixas de correio de sala) serão exibidas. Até o momento desta redação, o PowerShell é sua única opção para criar e trabalhar com listas de salas.
Usando listas de salas para espelhar o layout de um prédio
Deixe-me te mostrar um exemplo aqui. Eu criei algumas salas de conferência (caixas de correio de sala) em meu locatário de Microsoft 365 para desenvolvedores.
Boulder e Sunset estão em Milwaukee, e Sunnygrove e Tropical estão em Chicago. Vamos criar duas listas de salas, uma para Milwaukee e outra para Chicago.
New-DistributionGroup -Name "Milwaukee Conference Rooms" -RoomList New-DistributionGroup -Name "Chicago Conference Rooms"-RoomList
Agora, precisamos adicionar nossas 4 caixas de correio de sala de conferência a essas listas. Mais PowerShell para o resgate!
Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member "Boulder Conference Room" Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member "Sunset Conference Room" Add-DistributionGroupMember -Identity "Chicago Conference Rooms" -Member "Sunnygrove Conference Room" Add-DistributionGroupMember -Identity "Chicago Conference Rooms" -Member "Tropical Conference Room"
Nota – Muitas vezes, levará 24 horas ou mais após a criação de listas de salas e população delas com membros antes que o Localizador de Salas veja as novas informações!
Plantas baixas
Outra observação que pode ajudar algumas organizações – Locais de trabalho também suportam plantas baixas para auxiliar as pessoas a acharem um local que tenham reservado. As plantas baixas estão disponíveis no recurso de Calendário no Outlook e podem ser encontradas na Pesquisa da Microsoft. As plantas baixas e suas localizações são configuradas através da seção de Pesquisa e Inteligência do centro de administração do Microsoft 365.
A importância dos metadados para melhorar as sugestões
Os atributos padrão incluídos nas caixas de correio de sala permitem aos usuários agendar reuniões. No entanto, o Localizador de Salas é mais útil quando metadados adicionais estão disponíveis para ele.
Em vez de popular TODAS as caixas de correio de usuário e sala com as propriedades de caixa de correio adicionais necessárias aqui, a Microsoft optou por criar uma loja separada para gerenciar metadados de localização e outros atributos.
Equipamento da sala e geocoordenadas
Os metadados no Outlook Places podem incluir equipamentos da sala e localizações geográficas. Você pode incluir recursos personalizados que se adequem ao seu negócio, como uma sala de conferência que requer acesso com crachá, ou se está equipada para grandes refeições servidas. Outros equipamentos podem incluir um Surface Hub ou dispositivos Teams Rooms.
Apenas um lembrete, o uso de geocoordenadas é usado com plantas de andares acima. Você pode visitar este link para saber mais sobre como configurar isso em sua organização.
Como a atualização de metadados funciona
Você usa o cmdlet Set-Place para popular essas informações adicionais nas caixas de correio de sala. Deixe-me demonstrar.
Set-Place -Identity "Boulder Conference Room" -Building "HQ" -Floor 2 Set-Place -Identity "Sunset Conference Room" -Building "HQ" -Floor 2 Set-Place -Identity "Sunnygrove Conference Room" -Building "Downtown" -Floor 1 Set-Place -Identity "Tropical Conference Room" -Building "Downtown" -Floor 1
Como o Localizador de Salas do Outlook funciona
Como obter uma lista de salas
Administrativamente, você pode usar o PowerShell para determinar todas as caixas de correio de sala em seu locatário.
Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox | fl DisplayName, RecipientTypeDetails
Claro, você pode exibir informações mais relevantes para nossa discussão, incluindo os metadados dos locais, como cidade, prédio e andar.
Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox | Sort DisplayName | Get-Place | ft DisplayName,City,Building,Floor
Como funcionam as sugestões de salas
Ao usar o Localizador de Salas do Outlook, ele primeiro verifica o último prédio selecionado, considerando plausível que você usaria uma sala de conferência semelhante agora. Se o usuário nunca utilizou um anteriormente, o Localizador de Salas exibirá as primeiras 20 salas em seu locatário.
Essas ‘sugestões’ não são geográficas e não são específicas a uma localização. Aprendizado de Máquina ou Inteligência Artificial definitivamente não são utilizados na recuperação dessa lista.
Como pesquisar uma sala pelo nome
Ao criar uma reunião, clique no campo ‘Pesquisar uma sala ou localização’. Se você souber os nomes das salas de conferência próximas, pode começar a digitar o nome delas, e o Outlook deve sugerir uma sala de conferência apropriada (e disponível). O Localizador de Salas utiliza os metadados previamente inseridos e as informações de disponibilidade atual em suas salas de conferência (caixas de correio de sala) para fazer sugestões precisas.
Usando filtros para encontrar salas
Os usuários podem usar filtros para encontrar salas apropriadas à sua localização e aos equipamentos presentes em diversas salas de conferência. Itens como projetores, telas, dispositivos de videoconferência, etc., podem ser filtrados na experiência do Localizador de Salas.
Encontre uma sala especificando o tipo de sala
Se você estiver utilizando espaços de trabalho, você poderá especificar um tipo de sala no Localizador de Salas. Você poderá escolher entre sala de conferência e espaço de trabalho. Vamos criar um espaço de trabalho.
New-Mailbox -Room "Colorado Space" | Set-Mailbox -Type Workspace
Em seguida, usaremos o cmdlet Set-Place para adicionar mais metadados.
Set-Place -Identity "Colorado Space" -City "Milwaukee" -Floor 2 -Building "HQ"
O (quase) último passo é adicionar o novo espaço de trabalho a uma lista de salas existente.
Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member [email protected]
Finalmente, vamos impor os limites de capacidade do espaço de trabalho e definir uma duração mínima de reserva para o espaço de três horas.
Set-CalendarProcessing "Colorado Space" -EnforceCapacity $True -MinimumDurationInMinutes 180
Como encontrar a disponibilidade atual da sala
Desde que você tenha cuidado com as ‘horas de trabalho’ para suas salas de conferência, o Outlook só fará sugestões de horários para reuniões levando em consideração as informações de disponibilidade de todos. Ao configurar sua reunião, os itens-chave a serem adicionados são os participantes e a duração da reunião. Não se preocupe com o horário real ainda.
O Outlook utilizará o tempo de duração da reunião, os participantes e as possíveis salas de conferência/espaços de trabalho para sugerir datas e horários para a reunião. Agora que todas as novas listas de salas, salas de conferência e espaços de trabalho foram processados por todos os processos de segundo plano necessários no Microsoft 365, vamos ver como tudo isso funciona agora ao agendar uma nova reunião.
Em primeiro lugar, vou criar uma nova reunião no Outlook na Web, preencher o título, alguns participantes e definir a duração para uma hora.
Agora, como esta reunião ocorrerá em Milwaukee, vamos definir o Prédio como ‘Milwaukee’ e veremos nossa nova lista de salas, ‘Salas de Conferência de Milwaukee’. Vou clicar nisso.
Agora que a nova lista de salas foi processada, você pode ver que podemos escolher entre nossas novas salas de conferência.
Podemos escolher entre as salas de conferência Boulder ou Sunset. E, como você pode ver, a capacidade e os recursos são listados para nossa conveniência.
Então, digamos que temos 10 convidados para acomodar. Se eu aumentar a Capacidade para 10, você notará que a ‘Sala de Conferência Boulder’ desaparece da lista dinamicamente, pois só tem capacidade para oito participantes.
Em seguida, se eu for para Recursos e selecionar “Vídeo”, agora a sala de conferência Boulder está faltando, pois não possui essa capacidade.
E, por que não abordamos Workspaces. Se eu quiser reservar um Workspace para o dia, posso mudar o campo ‘Tipo’ para Workspace e aí está nosso ‘Espaço Colorado’ pronto para escolher.
Como posso criar informações de disponibilidade?
Para manter a precisão da disponibilidade de todos os seus recursos, você vai querer verificar as horas de funcionamento e as informações do fuso horário das suas salas de conferência. Primeiro, verifique as configurações atuais usando o comando Get-MailboxCalendarConfiguration
Get-MailboxCalendarConfiguration -Identity "Boulder Conference Room"
Precisaremos atualizar o fuso horário e as horas de funcionamento usando Set-MailboxCalendarConfiguration. Vamos mudar o fuso horário para Central e o horário de início para as 7:00 da manhã.
Set-MailboxCalendarConfiguration -Identity "Boulder Conference Room" -WorkingHoursTimeZone "Central Standard Time" -WorkingHoursStartTime 07:00:00
Conclusão
O Localizador de Salas do Outlook é um recurso extremamente útil e prático para seus usuários, especialmente à medida que o ‘modo híbrido’ se torna mais prevalente no ambiente de trabalho ao longo de 2022. No entanto, de fábrica, muitas dessas configurações estão ausentes, o que torna o Localizador de Salas não tão útil. Esperançosamente, este guia oferece um ótimo ponto de partida para este recurso, visando aumentar a eficiência e a experiência do usuário final para seus funcionários.
Por acaso, outra funcionalidade muito bem-vinda está chegando ao Outlook – melhorias no RSVP para reuniões. Ao aceitar um pedido de reunião, será possível clicar em Sim e, em seguida, escolher ‘Virtualmente’ ou ‘Presencialmente’. Isso está agendado para ser lançado no Outlook na Web em algum momento do 2º trimestre de 2022.
Source:
https://petri.com/deep-dive-understanding-how-outlook-room-finder-uses-the-places-service/