Outlook Room Finder gebruikt de Plaatsen-service om vrije vergaderruimtes te vinden die beschikbaar zijn in het gebouw van uw organisatie. Hier is wat u moet weten over hoe het werkt.
Wat is de Outlook Room Finder?
In de loop der jaren zijn de verschillende iteraties van wat we ‘Outlook’ noemen beter geworden in het helpen van gebruikers bij het plannen van vergaderingen. Het belang van deze post is om te beschrijven hoe de technische teams achter Outlook aanzienlijke vooruitgang hebben geboekt bij het reserveren van vergaderruimtes en apparatuur.
Microsoft voegt al jaren nieuwe functies toe en heeft vergaderplanningverbeteringen op de routekaart gehouden. De Outlook Room Finder is speciaal gebouwd om gebruikers te helpen bij het vinden van passend formaat en uitgeruste vergaderruimtes en apparatuur in de buurt geografisch. U kunt Outlook gebruiken op het web, de Outlook-desktop-app en de Outlook mobiele app!
Waar haalt de Outlook Room Finder zijn informatie vandaan? Een moment…
Wat is de Outlook Plaatsen-service?
Microsoft heeft het Places Service aan het einde van 2019 gelanceerd om het ontdekken van vergaderlocaties met kamerpostvakken te faciliteren. Het ‘voorgestelde kalenderlocaties’ -feature was destijds de aanzet en legde de basis voor meer recente innovaties zoals Room Finder.
Het Places Service gebruikt de gegevens en metadata (wanneer u deze toevoegt) van kamerpostvakken als belangrijkste informatiebron over locaties. Beheerders kunnen metadata bijwerken met behulp van de PowerShell ‘Set-Place’ cmdlet, inclusief stad, land, gebouw, capaciteit en ander materiaal (schermen, projectoren, Surface Hubs, enz.). U zult later meer te weten komen over hoe dit werkt.
De rol van de OWA Room Finder
De Outlook Web App (OWA) Room Finder maakt deel uit van de visie van Microsoft’s ‘One Outlook’. Het werd eerst uitgebracht voor Outlook on the Web (net als veel andere functies) omdat de engineeringteams sneller productiecode naar het web kunnen pushen. Functies worden vervolgens uitgerold naar de Outlook-desktopapplicatie, Outlook mobiel, enzovoort.
Als onderdeel van het initiatief ‘One Outlook’ van Microsoft maakt de Outlook-desktopapplicatie nu daadwerkelijk gebruik van de ‘OWA Room Finder’-code met behulp van de Edge WebView2-runtime. Zoals je je misschien herinnert, werd dit vorig jaar uitgerold naar alle computers die Microsoft 365 desktop-apps draaien.
Ondersteunde platforms
De Outlook Room Finder is momenteel beschikbaar op verschillende Outlook-clients, waaronder Outlook on the Web en de Outlook-desktopapplicatie. De Outlook mobiele clients maken ook gebruik van deze functies. Hopelijk zal ergens dit jaar de One Outlook-applicatie, ook met de codenaam “Project Monarch”, deze functionaliteit ook ondersteunen.
Welke informatie maakt gebruik van de Places Service?
Kamerbrievenbussen
De eerste items die we zullen bespreken die de Places Service gebruiken, zijn kamerbrievenbussen. Dit zijn speciale brievenbussen in Exchange Online die aangepaste attributen bevatten om een planningsvergadering mogelijk te maken.
Je kunt een kamerbrievenbus maken met de Exchange-beheercentrum. Breid gewoon Ontvangers uit en klik op Hulpbronnen. Klik vervolgens op Een hulpbron toevoegen.
Wat is het verschil met werkruimten?
A workspace is a variation of a room mailbox. It is meant to describe other spaces to work including a hotel space, an individual cubicle, and small offices to temporarily inhabit. You’ll need to use PowerShell to utilize workspaces using the Set-Mailbox cmdlet. I’ll show this later on, too.
Kamerlijsten
Om de Room Finder te laten uitblinken, wil je een kamerlijst maken, wat een speciale distributielijst is voor kamers en werkruimten. Elke kamerlijst bevat kamerbrievenbussen, idealiter in hetzelfde gebouw (of stad).
Op die manier kan een gebruiker bij het plannen van een vergadering met de behoefte aan conferentieruimte een gebouw selecteren (ruimtelijst), waarna alle beschikbare conferentieruimtes (ruimtepostbussen) worden weergegeven. Op het moment van schrijven is PowerShell uw enige optie voor het maken en werken met ruimtelijsten.
Het gebruik van ruimtelijsten om een gebouwindeling te spiegelen
Laat me hier een voorbeeld geven. Ik heb een aantal conferentieruimtes (ruimtepostbussen) aangemaakt in mijn ontwikkelaars-Microsoft 365-tenant.
Boulder en Sunset zijn in Milwaukee, en Sunnygrove en Tropical zijn in Chicago. Laten we twee ruimtelijsten aanmaken, één voor Milwaukee en één voor Chicago.
New-DistributionGroup -Name "Milwaukee Conference Rooms" -RoomList New-DistributionGroup -Name "Chicago Conference Rooms"-RoomList
Nu moeten we onze 4 conferentieruimtepostbussen aan deze lijsten toevoegen. Meer PowerShell om te hulp te schieten!
Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member "Boulder Conference Room" Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member "Sunset Conference Room" Add-DistributionGroupMember -Identity "Chicago Conference Rooms" -Member "Sunnygrove Conference Room" Add-DistributionGroupMember -Identity "Chicago Conference Rooms" -Member "Tropical Conference Room"
Let op – Het kan vaak 24 uur of langer duren nadat ruimtelijsten zijn aangemaakt en gevuld met leden voordat Room Finder de nieuwe informatie ziet!
Vloerplannen
Nog een opmerking die sommige organisaties kan helpen – Werkplekken ondersteunen ook vloerplannen om mensen te helpen een locatie te vinden die ze hebben geboekt. Vloerplannen zijn beschikbaar in de Agenda-functie in Outlook en zijn te vinden in Microsoft Search. De vloerplannen en hun locaties worden geconfigureerd via de sectie Zoeken & intelligentie van het Microsoft 365-beheercentrum.
Het belang van metadata voor het verbeteren van suggesties
De standaardattributen die zijn opgenomen in ruimtemailboxen stellen gebruikers in staat om vergaderingen in te plannen. Echter, de Room Finder is het meest nuttig wanneer aanvullende metadata beschikbaar is.
In plaats van ALLE gebruikers- en ruimtemailboxen in te vullen met de aanvullende mailboxeigenschappen die hier nodig zijn, heeft Microsoft ervoor gekozen om in plaats daarvan een aparte opslagplaats te maken voor het beheren van locatiemetadata en andere attributen.
Ruimteapparatuur en geocoördinaten
De metadata in Outlook Places kan ruimteapparatuur en geografische locaties bevatten. U kunt aangepaste functies toevoegen die geschikt zijn voor uw bedrijf, zoals een vergaderruimte die toegang vereist via een badge, of als het is uitgerust voor grote, verzorgde maaltijden. Andere apparatuur kan een Surface Hub of Teams Rooms-apparaten omvatten.
Als herinnering, het gebruik van geocoördinaten wordt gebruikt bij plattegronden op hoger niveau. U kunt deze link bezoeken om meer te weten te komen over hoe dit in uw organisatie in te stellen.
Hoe het bijwerken van metadata werkt
U kunt de Set-Place cmdlet gebruiken om deze aanvullende informatie in ruimtemailboxen in te vullen. Laat me dat demonstreren.
Set-Place -Identity "Boulder Conference Room" -Building "HQ" -Floor 2 Set-Place -Identity "Sunset Conference Room" -Building "HQ" -Floor 2 Set-Place -Identity "Sunnygrove Conference Room" -Building "Downtown" -Floor 1 Set-Place -Identity "Tropical Conference Room" -Building "Downtown" -Floor 1
Hoe de Outlook Room Finder werkt
Hoe een lijst van ruimten te krijgen
Administratief kun je PowerShell gebruiken om alle vergaderruimte-postbussen in je tenant te bepalen.
Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox | fl DisplayName, RecipientTypeDetails
Natuurlijk kun je meer relevante informatie tonen in onze discussie door de Plaatsen metadata toe te voegen, waaronder stad, gebouw en verdieping.
Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox | Sort DisplayName | Get-Place | ft DisplayName,City,Building,Floor
Hoe suggesties voor vergaderruimtes werken
Wanneer de Outlook Room Finder wordt gebruikt, controleert deze eerst het laatst geselecteerde gebouw, met de gedachte dat je nu waarschijnlijk een vergelijkbare vergaderruimte zou gebruiken. Als de gebruiker er nog geen eerder heeft gebruikt, toont de Room Finder de eerste 20 kamers in je tenant.
Deze ‘suggesties’ zijn niet geografisch en niet specifiek voor een locatie. Machine learning of AI wordt zeker niet gebruikt bij het ophalen van deze lijst.
Hoe je een kamer op naam kunt zoeken
Als je een vergadering maakt, klik je in het veld ‘Zoeken naar een kamer of locatie’. Als je de namen van nabijgelegen vergaderruimtes kent, kun je beginnen met het typen van hun naam en Outlook zou een geschikte (en beschikbare) vergaderruimte moeten voorstellen. Room Finder maakt gebruik van de eerder ingevoerde metadata en de huidige beschikbaarheidsinformatie in je vergaderruimtes (kamerpostbussen) om nauwkeurige suggesties te doen.
Gebruik van filters om kamers te vinden
Gebruikers kunnen filters gebruiken om kamers te vinden die geschikt zijn voor hun locatie en welke voorzieningen verschillende vergaderruimtes hebben. Items zoals projectoren, schermen, videoconferentieapparaten, enzovoort, kunnen worden gefilterd in de Room Finder-ervaring.
Vind een kamer door een kamertype te specificeren
Als je werkruimtes gebruikt, kun je een kamertype specificeren in de Kamerzoeker. Je kunt kiezen tussen een vergaderruimte en werkruimte. Laten we nu een werkruimte creëren.
New-Mailbox -Room "Colorado Space" | Set-Mailbox -Type Workspace
Vervolgens zullen we de cmdlet Set-Place gebruiken om wat meer metadata toe te voegen.
Set-Place -Identity "Colorado Space" -City "Milwaukee" -Floor 2 -Building "HQ"
De (bijna) laatste stap is om de nieuwe werkruimte toe te voegen aan een bestaande kamerslijst.
Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member [email protected]
Als laatste gaan we de capaciteitslimieten van de werkruimte afdwingen en een minimumboekingsduur van drie uur instellen voor de werkruimte.
Set-CalendarProcessing "Colorado Space" -EnforceCapacity $True -MinimumDurationInMinutes 180
Hoe de huidige kamerbeschikbaarheid te controleren
Zolang je de ‘werktijden’ voor je vergaderruimtes hebt geregeld, zal Outlook alleen suggesties doen voor vergadertijden door rekening te houden met de beschikbare/in gebruik zijnde informatie van iedereen. Bij het instellen van je vergadering, zijn de belangrijkste items om toe te voegen de deelnemers en de duur van de vergadering. Maak je nog geen zorgen over de daadwerkelijke tijd.
Outlook zal de vergaderlengte, de deelnemers en de mogelijke vergader- en werkruimtes gebruiken om voorgestelde vergaderdatums en -tijden te maken. Nu alle nieuwe kamerslijsten, vergaderruimtes, werkruimtes zijn verwerkt door alle noodzakelijke achtergrondprocessen in Microsoft 365, laten we nu zien hoe dit allemaal werkt bij het plannen van een nieuwe vergadering.
Eerst maak ik een nieuwe vergadering in Outlook op het web, vul de titel in, voeg enkele deelnemers toe en stel de duur in op één uur.
Nu, aangezien deze bijeenkomst plaatsvindt in Milwaukee, laten we het Gebouw instellen op ‘Milwaukee’ en we zullen onze nieuwe kamerlijst zien, ‘Milwaukee Conferentiezalen’. Ik klik daarop.
Nu de nieuwe kamerlijst is verwerkt, kunt u zien dat we kunnen kiezen uit onze nieuwe conferentiezalen.
We kunnen kiezen tussen de Boulder of Sunset conferentiezalen. En, zoals u kunt zien, worden de capaciteit en functies voor onze gemak weergegeven.
Dus, laten we zeggen dat we 10 gasten moeten huisvesten. Als ik de Capaciteit op 10 zet, zult u merken dat de ‘Boulder Conferentiezaal’ van de lijst verdwijnt dynamisch omdat deze slechts een capaciteit heeft voor acht deelnemers.
Vervolgens, als ik naar Functies ga en ‘Video’ selecteer, is nu de Boulder conferentiezaal weg omdat deze die mogelijkheden niet heeft.
En, waarom gaan we niet in op Werkruimtes. Als ik een Werkruimte voor de dag wilde reserveren, kan ik het veld ‘Type’ wijzigen in Werkruimte en daar is onze ‘Colorado Space’ klaar om te kiezen.
Hoe kan ik beschikbaarheidsinformatie creëren?
Om de beschikbaarheid van al uw resources nauwkeurig te houden, is het raadzaam om de werkuren en tijdzone informatie van uw vergaderruimtes te controleren. Controleer eerst de huidige instellingen met behulp van het Get-MailboxCalendarConfiguration commando
Get-MailboxCalendarConfiguration -Identity "Boulder Conference Room"
We moeten de tijdzone en de werkuren bijwerken met behulp van Set-MailboxCalendarConfiguration. We zullen de tijdzone wijzigen naar Central en de starttijd naar 7:00 uur.
Set-MailboxCalendarConfiguration -Identity "Boulder Conference Room" -WorkingHoursTimeZone "Central Standard Time" -WorkingHoursStartTime 07:00:00
Conclusie
De Outlook Room Finder is een uiterst nuttige functie voor uw gebruikers, vooral nu ‘hybride modus’ steeds gebruikelijker wordt op de werkvloer in 2022. Echter, out-of-the-box ontbreken veel van deze instellingen, waardoor de Room Finder niet zo nuttig is. Hopelijk biedt deze handleiding u een geweldige start in deze functie om de efficiëntie en de gebruikerservaring voor uw werknemers te verbeteren.
Overigens komt er nog een zeer welkome functie naar Outlook – RSVP-verbeteringen voor vergaderingen. Bij het accepteren van een vergaderverzoek kunt u op Ja klikken en vervolgens ‘Virtueel’ of ‘In persoon’ kiezen. Dit staat gepland om ergens in het tweede kwartaal van 2022 aan Outlook op het web te worden vrijgegeven.
Source:
https://petri.com/deep-dive-understanding-how-outlook-room-finder-uses-the-places-service/