Как разделить имена в Excel: 3 легкие метода

Учебники

Если вы сталкиваетесь с грозистыми электронными таблицами с данными о клиентах или продуктах, то знаете, что управление именмин в правильное число колонок может быть настоящим разкрасем. К счастью, Excel предлагает множество вариантов для разделения имён на колонки, чтобы создать более чистую и привлекательную электронную таблицу.

Я провел много времени с работой с данными, и разделение имён – задача, с которой я сталкивался более чем на счет. Это одна из тех навыков, которые, возможно, кажутся незначительными на первый взгляд, но они становятся решающими в работе с крупными наборами данных. Отделение имён в первую и последнюю части может преобразовать загроможденную электронную таблицу в хорошо организованный документ с информацией.

Так, в этой статье я покажу вам несколько методов, как разделить имена в Excel с помощью функций и формул Excel, и вы можете выбрать тот, который вам нравится больше. Перед началом работы подумайте о выполнении навыков базовых знаний Excel, чтобы развить ключевые навыки, такие как подготовка данных, написание формул и создание визуализаций – без необходимости предшествующего опыта.

Разделить имена в Excel с помощью текста в колонки

Если у вас есть колонка, в которой все имена следуют одинаковому шаблону (например, имя и фамилия или имя, отчество и фамилия),最简单的方法 разделить их на отдельные колонки использовать функцию Text to Columns.

Разделить имя и фамилию в Excel

Первым делом разделим имена с помощью разделителя пробела. Follow these steps:

  • Выберите колонку с именами.
  • Перейти вДанные > Инструменты для данных > Текст в колонки.

Выбор опции “Текст в колонки”. Иллюстрация автором

  • Появится трёхступенчатый мастер.
  • На первом шаге выберите опцию со разделителями и нажмите Далее

Выбор опции с разделителями. Иллюстрация автором.

  • Выберите ваш разделитель в соответствии с вашими данными (запятая, пробел или запятая), затем нажмите Далее. В моей ситуации имена разделены пробелом, поэтому я выбрал разделитель Пробел.
  • После этого поле Просмотр данных покажет, как будут выглядеть проанализированные данные.

Выбор разделителя Пробел. Иллюстрация автора.

  • Наконец, установите Данные форматы и введите местонахождение для поля Пузначительного расположения. Чтобы завершить процесс, нажмите Окончить. По умолчанию общее формат подходит для большинства случаев. Обратите внимание, если уже есть какие-либо данные в колонке, они будут удалены.

Выбор формата данных “Общее”. Иллюстрация автором.

Здесь вы можете видеть, что полное имя разделено на три колонки—Имя, Отчество, иФамилия.

Данные после разделения с использованием функции “Текст в колонки”. Иллюстрация автором.

Разделите имена в Excel запятой и другими разделителями.

Вы также можете использовать возможность Текст в колонки если имена разделены запятыми, как в этом примере. Может быть также запятая, табуляция или любой другой разделитель вместо запятой, но метод разделения останется тем же.

Таблица с именami в Excel. Иллюстрация автором.

Вы должны следовать тем же шагам:

  • Выберите колонки с именами.
  • Перейдите на вкладку Данные > Средства работы с данными > Текст в колонки. 
  • На трехступенчатом окне мастера установки выберите Опцию разделителями и нажмите Далее.
  • Во втором шаге выберите за разделитель запятую, нажмите Далее и Завершить в последнем шаге.

Примечание: Если в окне есть что-то другое в качестве недоступного разделителя, то выберите другое вариант и указайте свой разделитель в поле.

Выбор запятой в качестве разделителя. Иллюстрация автора.

И все done. Excel успешно разделил мои запятой разделительные имена на отдельные колонки. Now they look much cleaner and are easier to handle.

Данные после разделения имён. Иллюстрация автора.

Разделение имён и адресов электронной почты в Excel

Посмотрим на другой пример: у меня есть список адресов электронной почты, и я хочу разделить имена и домены. Для этого я использую функцию Текст в столбцы, она самая простая и удобная. 

Таблица с адресами электронной почты. Изображение автора. 

Для этого просто следуйте тем же шагам, что и выше, но выберите Другое вариант в @ и указайте разделитель. Нажмите Далее и Завершить.

Выбор опции “Другое” и指定分隔符。图片由作者提供。 

Теперь вы можете увидеть, что Excel разделяет имена и доменные именаДоменные имена из адресов электронной почтыЭлектронная почта.

Разделение имён и доменов электронной почты. Image by Author.

Разделение имён в Excel с помощью пользовательских формул.

Текст в столбцах отлично подходит для одноразового разделения, но если вы хотите保持 свои данные гибкими и актуальными, рассмотрите использование формул для разделения имён. Как только вы поймете, как работают эти формулы, вам удивится, как вы делили имена без них.

Отделить фамилию и имя в Excel

Вы можете комбинировать функции LEFT() и SEARCH(), чтобы извлечь фамилию из полного имени в ячейке. Для демонстрации этого я использую следующую формулу на наборе имён:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Использование формул LEFT() и SEARCH() для разделения полных имён. Иллюстрация автором.

Формула идентифицирует позицию первого пробела в ячейке с использованием функции SEARCH(). Затем она вычитает 1 из этой позиции, чтобы определить длину имени. После этого функция LEFT() извлекает указанное количество символов с начала ячейки, извлекая имя.

Если вы хотите извлечь фамилию из полного имени, вы можете комбинировать функции LEN() вместе с RIGHT() и SEARCH(). Для этого я использую следующую формулу в том же наборе данных: 

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))

В этом формуле, LEN() вычисляет общее количество символов в полном имя. После этого, SEARCH() определяет позицию первого пробела внутри имени.В конечном итоге, функция RIGHT() извлекает это количество символов с конца текстового строки и извлекает фамилию.

Использование LEN() для извлечения имени из полного имени. Иллюстрация автором.

Отделить отчество и приставки

Сейчас, если вы хотите разделить фамилию на имя, отчество , и фамилию, вы не сможете сделать это просто с помощью формулы LEN() или SEARCH(). Вам нужно создать три колонки и использовать различные формулы, чтобы извлечь каждую часть имени. 

например, у меня есть колонка с именем и я хочу разделить имена на три колонки: первое, второе и третье. Я могу сделать это, применяя формулу в трех различных колонках.

  • извлечь первое имя: =LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

  • Выделить middle name: =MID(A2, SEARCH(" ", A2) + 1, SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2)+1) - SEARCH(" ", A2)-1)

  • Выделить фамилию: =RIGHT(A2,LEN(A2) - SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2,1)+1))

Разделите имена на имя, отчество и фамилию. Изображение автора.

Вы можете применить аналогичный метод к именам с суффиксами, например:

  • Извлечь имя: =LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

  • Выдержка фамилии: =MID(A2, SEARCH(" ",A2) + 1, SEARCH(",",A2) - SEARCH(" ",A2)-1)

  • Извлечь суффикс: =RIGHT(A2, LEN(A2) - SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ",A2)+1))

Получение имени, отчества и приставки. Иллюстрация автором.

И вот так. Вам потребуется немного практики, чтобы освоить这些 формулы, и вы будете готовы.

Разделение имён в Excel с помощью Flash Fill

Flash Fill – это еще один функция в Excel, которая автоматически распознает популяции в данных и заполняет остальное на основе этих популяций. Вы можете использовать это, чтобы разделить имена на отдельные колонки.

既然 Flash Fill включен по умолчанию, вам нужно сделать следующее:

  • Вставить новую колонку next to the Full Name колонки. 
  • Введите имя в вторую ячейку. If Excel detects a pattern (which it often does), it will automatically complete the first names in the rest of the cells.
  • Нажмите Enter, и вы сделаете это.

Получение имени пользователя с использованием Flash Fill. Изображение автора.

Если Flash Fill не автоматически заполняет данные, вы можете вручную активировать его, нажав Flash Fill на вкладке Data Tab. Если это не работает, перейдите к File > Options > Advanced и проверьте Automatically Flash Fill.

Последние мысли

Теперь вы узнали несколько способов (Текст в Столбцы, формулы и Ползунок Пополнение) разделить имена в Excel. Каждый метод имеет свои преимущества, но выбирайте тот, который соответствует сложности вашей датасета и особым потребностям.

Но есть еще многое другое, что можно исследовать в Excel. Если вы хотите создать твердую основу, начните с курса Введение в Excel. Если вы готовы перейти к технической манипуляции данными, отличными шагами будут курс Анализ данных в Excel и трек навыков Основы Excel.

Если вы используете Excel для специализированных задач, курс Финансовая модель в Excel поможет вам овладеть сложными вычислениями и финансовыми прогнозами. Если ваше внимание сосредоточено на подготовке данных к анализу, вам нужен курс Подготовка данных в Excel, чтобы убедиться, что ваши данные чисты и структурированы правильно.

Таким образом, попробуйте продолжить свой learning journey. Excel – это полезное средство, и с этими навыками вы сможете справиться с любой информационной проблемой, которая вас ждет.

Source:
https://www.datacamp.com/tutorial/separate-names-excel