SharePoint vs. SharePoint Online: Uma Comparação Completa

A plataforma de compartilhamento de documentos e colaboração SharePoint é um produto desenvolvido pela Microsoft. A primeira versão do SharePoint foi lançada em 2001 como uma versão baseada em local. Em 2011, a Microsoft lançou o SharePoint Online e o Microsoft Office 365. Após o lançamento, o SharePoint Online não foi particularmente popular, mas após uma campanha promocional animada pela Microsoft, ganhou popularidade entre os usuários e, hoje em dia, é amplamente utilizado.

Versões do SharePoint

O SharePoint local, também conhecido como SharePoint no local, é instalado em servidores físicos em sua escritório ou centro de dados.

A seguir está a lista de versões atuais e herdadas do SharePoint Server:

• SharePoint 2001 (suporte encerrado)
• SharePoint 2003 (suporte encerrado)
• SharePoint 2007 (suporte encerrado em outubro de 2017)
• SharePoint 2010 (suporte encerrado em outubro de 2020)
• SharePoint 2013 (suporte será encerrado em 2023)
• SharePoint 2016 (suporte será encerrado em julho de 2026)
• SharePoint 2019

Como pode ver, cada versão local do SharePoint é suportada por cerca de 10 anos. Durante o período de suporte oficial, são fornecidas atualizações de segurança e correções. Pode continuar a usar o SharePoint Server depois de terminado o período de suporte, mas deixará de receber novas correções.

A partir do SharePoint 2016, é suportado um modelo de implementação híbrida. Pode usar tanto o SharePoint local como o SharePoint Online simultaneamente e sincronizá-los. Também é possível implementar o SharePoint no Azure, a plataforma de computação em nuvem da Microsoft.

O SharePoint Online é uma versão em nuvem do SharePoint Server que suporta multi-inquilinato. O primeiro faz parte do Office 365, que foi recentemente renomeado para Microsoft 365. No entanto, as versões e números de compilação não são mencionados no nome do produto, ao contrário do SharePoint Server e do Microsoft Office local. O SharePoint Online faz parte do conjunto de aplicativos e serviços do Office 365.

Exemplos de versões do Office 365:

• 8 de janeiro de 2020, Versão 1912 (Compilação 12325.20288)
• 30 de janeiro de 2020, Versão 2001 (Compilação 12430.20184)
• 10 de março de 2020, Versão 2002 (Compilação 12527.20278)
• 9 de setembro de 2020, Versão 2008 (Compilação 13127.20408)
• 8 de outubro de 2020, Versão 2009 (Compilação 13231.20368)

Então, como funciona o SharePoint? Para saber mais, leia o nosso artigo introdutório onde comparamos o SharePoint Online com o SharePoint Server 2019.

Infraestrutura e Hospedagem

Você precisa de servidores físicos para implantar o SharePoint Server 2019. Uma topologia de fazenda é usada para executar o SharePoint Server. Uma arquitetura baseada em fazenda requer uma fazenda, que é uma coleção de servidores hospedando o SharePoint Server. O tamanho da fazenda depende do número de usuários ativos, da quantidade de dados armazenados, da carga média e da frequência de solicitações. A rede corporativa da sua empresa é usada para executar uma versão local do SharePoint, como o SharePoint Server 2019. A equipe de suporte de TI e os administradores de sistema da sua empresa serão responsáveis por manter esses servidores físicos.

Se você deseja usar o SharePoint Online, não precisará instalar nada. Ao usar o SharePoint Online, o software é executado na nuvem nos data centers da Microsoft. A única coisa que você precisa para usar o SharePoint Online é um plano de assinatura paga e uma conexão com a internet.

Instalação

Conforme mencionado acima, você não precisa instalar o SharePoint se sua empresa usar o SharePoint Online no Microsoft Office 365. Se você deseja instalar o SharePoint 2019, precisará instalar e configurar o Microsoft SQL Server.

A lista de requisitos para implantar o SharePoint 2019 é bastante longa. Vamos dar uma breve olhada nos principais requisitos:

• CPU de 64 bits com 8 núcleos, 16 GB de RAM, 80 GB para a unidade do sistema e armazenamento adicional para dados (para o MS SQL Server)
• CPU de 64 bits com 4 núcleos, 24 GB de RAM, 80 GB para a unidade do sistema e 100 GB na segunda unidade (SharePoint Server)Windows Server 2016 ou Windows Server 2019 Standard ou Datacenter com Experiência de Desktop
• Windows Server 2016 ou Windows Server 2019 Standard ou Datacenter com Desktop Experience
• Requisitos do software MS SQL Server: MS SQL Server 2016 RTM, MS SQL Server 2017 RTM, MS SQL Server 2019 ou versão mais recente que suporte o nível de compatibilidade de banco de dados 130
• Microsoft .NET Framework versão 4.7.2
• Servidor web IIS
• Servidor Active Directory em sua rede

Você pode implantar o SharePoint em um servidor (uma fazenda de servidores única) e, posteriormente, adicionar mais servidores à fazenda.

Atualizações e Novas Características do SharePoint

Ao usar o SharePoint 2019, o administrador do sistema deve realizar manutenção e instalar patches de segurança e atualizações. O administrador do sistema tem controle total sobre o SharePoint, aplicativos relacionados e infraestrutura.

Por outro lado, com o SharePoint Online, todas as atualizações de software e patches de segurança são instalados automaticamente logo após serem lançados pela Microsoft. A velocidade de aplicação de atualizações de software para sua conta do Microsoft Office 365 depende dos canais de atualização escolhidos para o seu plano de assinatura do Office 365. A vantagem das atualizações automáticas no SharePoint Online é que problemas de segurança são corrigidos o mais rápido possível. A desvantagem das atualizações automáticas é que, se uma atualização tiver bugs, ela pode causar problemas e trabalho instável do SharePoint e aplicativos relacionados. Periodicamente, a Microsoft melhora seus serviços online e aplicativos e lança novas características do SharePoint Online.

Integração

O SharePoint Server 2019 oferece integração com o Microsoft Project Server 2019, Power Apps, Power Automate e Power BI. Power Apps e Power Automate precisam ser configurados por meio de um gateway de dados para conectar dados na nuvem com dados locais. A integração com o IIS 7 (Serviços de Informações da Internet) e APIs modernas do IIS é fornecida. A integração com o Office 365 foi melhorada no SharePoint 2019 em relação às versões anteriores do SharePoint Server.

O SharePoint Online, por outro lado, está completamente integrado com aplicativos do Microsoft Office 365, como Outlook Online, Word Online, Excel Online, OneNote e outros. A integração com aplicativos do Office 365, Grupos do Office 365, OneDrive e Microsoft Teams é excelente. A integração com o Power BI também é suportada. Além disso, você pode usar as APIs do Office 365 para desenvolver aplicativos personalizados.

Limitações do SharePoint Online

Você deve estar ciente das limitações do SharePoint Online. Algumas delas estão listadas abaixo:

• Espaço de armazenamento para alguns planos de assinatura é limitado
• Limite de 5000 itens em uma biblioteca do SharePoint
• Limite de URL de 400 caracteres
• Limite de 300.000 itens ao sincronizar dados com o cliente de sincronização do OneDrive
• Limite de retenção de 93 dias para preservar dados excluídos na Lixeira do SharePoint Online
• O tamanho máximo do arquivo em uma biblioteca de documentos é de 100 GB e 250 MB para arquivos anexados a itens de lista
• Limite de 2 milhões de usuários por site

Se uma empresa decidir cancelar um plano de assinatura paga do SharePoint, ela tem 90 dias para transferir seus dados armazenados no SharePoint Online para outro local.

Segurança das Versões do SharePoint

O SharePoint Online oferece um alto nível de segurança; a Microsoft instala atualizações e correções assim que ficam disponíveis. Além disso, os usuários do Microsoft Office 365 podem usar a autenticação de vários fatores para proteger suas contas. No entanto, algumas organizações não confiam em serviços na nuvem e preferem armazenar seus dados em servidores físicos locais.

Ao usar o SharePoint Server, todas as medidas de segurança são aplicadas pela equipe de TI da empresa e pelos administradores do sistema. Eles devem instalar patches de segurança no SharePoint Server, MS SQL Server e Windows Server manualmente ou supervisionar as atualizações automáticas. Além disso, eles devem configurar firewalls nos roteadores da rede, instalar software antivírus em computadores individuais e implementar outras configurações de acordo com a política de segurança da empresa. Algumas empresas preferem ter controle total sobre os servidores que armazenam seus dados e optam por implantar o SharePoint localmente.

Licenciamento e Custos

A Microsoft requer que você compre licenças para o SharePoint. Vamos dar uma olhada nas diferenças de licenciamento entre as versões do SharePoint.

SharePoint Server. É necessário uma licença para cada servidor do SharePoint Server em execução no local. Além disso, pode ser necessária uma Licença de Acesso de Cliente (modelo servidor/CAL). Cada usuário ou dispositivo deve ter uma CAL para acessar legalmente os serviços em execução no SharePoint Server. As CALs são específicas da versão – você pode usar CALs para o SharePoint 2016 para acessar o SharePoint 2016 ou o SharePoint 2013, mas não o SharePoint 2019. Além disso, as CALs são divididas em CALs de dispositivo e CALs de usuário.

A seguir está a lista de licenças que você pode comprar para acessar o SharePoint Server 2019:

• Licença do SharePoint Server ($5.000 por servidor ou máquina virtual)
• CAL do SharePoint Standard ($180 por licença) para recursos principais do SharePoint
• CAL do SharePoint Enterprise ($90 por licença) para um SharePoint Server totalmente funcional com todas as soluções e capacidades empresariais

As CALs não são necessárias para usuários externos que acessam conteúdo público. Neste caso, os usuários externos são licenciados pela licença do SharePoint Server 2019. A mobilidade da licença permite que você reatribua uma licença do SharePoint Server de uma máquina para outra e execute o SharePoint em máquinas virtuais. Você pode comprar licenças para o SharePoint Server uma vez e usar o SharePoint pelo tempo que desejar, mesmo após o término do suporte.

O SharePoint Online é licenciado com base no usuário. Você tem que comprar um plano de assinatura do Microsoft Office 365 que suporte o SharePoint Online com o número necessário de licenças de usuário. A assinatura do SharePoint Online presume pagamentos mensais. É possível pré-pagar uma assinatura de um ano para o SharePoint Online e o Microsoft Office 365.

A Microsoft oferece diferentes planos de assinatura para o SharePoint Online:

• Plano SharePoint Online 1 ($5 por usuário/mês); inclui SharePoint, OneDrive (1 TB), Listas
• Plano SharePoint Online 2 ($10 por usuário/mês); inclui SharePoint, OneDrive (armazenamento ilimitado), Listas
• Microsoft Office 365 E3 ($20 por usuário/mês); inclui SharePoint, OneDrive, Listas e o conjunto completo de aplicativos/recursos do Office 365.

O Plano SharePoint Online 1 está incluído no Microsoft Office 365 Enterprise E1, Business Premium e Business Essentials. O Plano SharePoint Online 2 está incluído no Office 365 Enterprise E3 e E5. Depois de comprar licenças para o plano de assinatura selecionado, você pode criar usuários, atribuir licenças aos usuários e reatribuir uma licença de um usuário para outro.

O preço do SharePoint Online pode ser menor a curto prazo, especialmente para pequenas empresas. O suporte ao SharePoint Server 2019 requer a compra de hardware, licenças do SharePoint, licenças do Windows Server e licenças do MS SQL Server. No entanto, a longo prazo, especialmente para grandes empresas, usar o SharePoint localmente pode ser uma solução mais econômica e proporcionar mais benefícios.

Interface do usuário

Ambos o SharePoint Online e o SharePoint Server 2019 fornecem uma interface web unificada para os usuários. As versões anteriores do SharePoint anteriores ao SharePoint 2019 têm uma interface web clássica que é conveniente para a maioria dos usuários. Em 2019, a Microsoft introduziu uma interface web moderna para o Office 365 e o SharePoint Online, que também é usada para dispositivos móveis. O SharePoint 2019 (a versão local) também possui a IU moderna. No geral, não há diferença significativa entre a interface web do SharePoint Online e do SharePoint local. Felizmente, a opção Voltar ao SharePoint clássico está disponível no SharePoint 2019. Por enquanto, essa opção também está disponível no SharePoint Online, mas pode ser removida em futuras atualizações.

Ferramentas de Administração

A Administração Central do SharePoint para o SharePoint 2019 é onde os administradores do sistema podem gerenciar sites, usuários, conteúdo e todas as outras opções. O site de Administração Central do SharePoint é executado no SharePoint Server. A Administração Central do SharePoint 2019 é instalada no primeiro servidor de uma fazenda. Não é provisionada em todos os servidores do SharePoint na fazenda por padrão.

Com o SharePoint Online, o centro de administração do SharePoint é usado para gerenciá-lo e configurá-lo por meio de uma interface web. O centro de administração do SharePoint está integrado ao centro de administração do Office 365. Os administradores globais no Office 365 têm permissões de administração do SharePoint e podem atribuir a função de administrador do SharePoint a usuários do Office 365. Você pode ler mais sobre o centro de administração do Office 365 e a Administração Central do SharePoint em nossas postagens no blog.

O PowerShell é usado para gerenciar o SharePoint 2019 por meio da interface de linha de comando. Pode ser útil para executar tarefas repetitivas ou automatizadas. Existem cmdlets do PowerShell para gerenciar o SharePoint Online também. No entanto, o SharePoint Server oferece melhor suporte para o PowerShell.

Migração

Você pode migrar do SharePoint 2016 para o SharePoint 2019, ou migrar do SharePoint 2016 e SharePoint 2019 para o SharePoint Online. Os arquivos de origem não são excluídos ao migrar dados do SharePoint local para o SharePoint Online. A migração só pode ser realizada para versões mais recentes do SharePoint. A Microsoft fornece ferramentas especiais de migração do SharePoint para esse fim.

Você pode encontrar ferramentas de migração para realizar migrações do SharePoint Server para o SharePoint Online no centro de administração do SharePoint na página de Migração. Gerenciador de Migração, Ferramenta de Migração do SharePoint (versões GUI e PowerShell), Microsoft FastTrack, Azure DataBox e Ferramenta de Avaliação do SharePoint são ferramentas da Microsoft que você pode usar para diferentes cenários de migração do SharePoint.

Backup de Dados do SharePoint

O SharePoint Online e o SharePoint Server fornecem recursos de versionamento que permitem aos usuários recuperar versões anteriores de documentos se forem feitas alterações indesejadas. A Lixeira é onde os documentos excluídos e outros arquivos são armazenados após serem excluídos das bibliotecas e sites do SharePoint. É possível recuperar itens excluídos da Lixeira dentro de 93 dias. Você também pode restaurar um site do SharePoint excluído usando uma funcionalidade integrada durante o período de retenção.

Ao usar o SharePoint local, você deve:

• Use RAID 1 ou RAID 10 para redundância de dados para proteger dados em caso de falha de disco
• Realizar backups do MS SQL Server
• Realizar backups da aplicação web

Ao realizar um backup de farm, você deve fazer backup de todos os dados de conteúdo e configuração. Não há agendador integrado para executar backups do SharePoint 2019. Você precisa criar e configurar scripts de backup, por exemplo, em PowerShell e usar o Agendador de Tarefas do Windows. Você pode fazer backup de uma coleção de sites no SharePoint Server usando a Central de Administração do SharePoint com uma interface gráfica do usuário (GUI). Existem vários requisitos para um backup adequado do SharePoint Server.

Se você usar o SharePoint Online, a Microsoft cuidará da redundância de dados usando seus servidores e data centers. A nuvem da Microsoft usa um modelo distribuído e seus servidores estão interligados em data centers localizados em diferentes países. Essa abordagem permite à Microsoft fornecer alta disponibilidade e confiabilidade para os serviços da Microsoft (99,9%).

O SharePoint tem boas opções nativas de recuperação, mas às vezes essa funcionalidade pode não ser suficiente para a recuperação de dados. Por isso, você deve usar software de terceiros para fazer backup dos dados do SharePoint tanto para o SharePoint Online quanto para o SharePoint Server.

Você pode usar o NAKIVO Backup & Replication para fazer backup do SharePoint Online e de outros dados do Microsoft Office 365, como dados do Exchange Online e do OneDrive for Business, e do SharePoint Server em execução em máquinas virtuais e servidores físicos, máquinas executando o MS SQL Server e controladores de domínio do Active Directory. Dessa forma, você pode recuperar o que precisa, independentemente da falha e mesmo se tiver sido excluído há mais de 93 dias.

Conclusão

Escolher o modelo de implantação correto do SharePoint pode ser um desafio para muitas organizações. O SharePoint Online está pronto para uso após a compra da licença de assinatura, sem a necessidade de implantar e administrar servidores físicos. Por outro lado, o SharePoint Server implantado localmente permite que você tenha controle total sobre seus servidores e dados, mas requer mais habilidade para instalação e configuração. Você pode comprar licenças apenas uma vez e usar o SharePoint Server pelo tempo que desejar. Ambas as versões do SharePoint fornecem uma interface web moderna. Embora o Microsoft Office 365, incluindo o SharePoint Online, estejam crescendo em popularidade ano após ano, muitas empresas ainda optam pelo SharePoint Server. A escolha final depende das necessidades e requisitos do seu negócio.