SharePoint vs. SharePoint Online: Un confronto completo

SharePoint è una piattaforma di condivisione documenti e collaborazione sviluppata da Microsoft. La prima versione di SharePoint è stata rilasciata nel lontano 2001 come versione on-premises. Successivamente, nel 2011, Microsoft ha rilasciato SharePoint Online e Microsoft Office 365. A seguito del rilascio, SharePoint Online non era particolarmente popolare, ma dopo una vivace campagna promozionale da parte di Microsoft, ha guadagnato terreno tra gli utenti e oggi è ampiamente utilizzato.

Quindi, qual è la versione attuale di SharePoint e qual è la differenza tra SharePoint Online e SharePoint 2016? Quale versione è migliore per la tua organizzazione: SharePoint on-premises o SharePoint Online? Questo post del blog spiega entrambe le versioni di SharePoint per rispondere alle tue domande e aiutarti a fare la scelta giusta.

Versioni di SharePoint

SharePoint on-premises è anche chiamato SharePoint interno. SharePoint Server è installato su server fisici nel tuo ufficio o centro dati.

Ecco l’elenco delle versioni attuali e legacy di SharePoint Server:

• SharePoint 2001 (supporto terminato)
• SharePoint 2003 (supporto terminato)
• SharePoint 2007 (supporto terminato nell’ottobre 2017)
• SharePoint 2010 (supporto terminato nell’ottobre 2020)
• SharePoint 2013 (il supporto sarà terminato nel 2023)
• SharePoint 2016 (il supporto sarà terminato nel luglio 2026)
• SharePoint 2019

Come puoi vedere, ogni versione on-premises di SharePoint è supportata per circa 10 anni. Durante il periodo ufficiale di supporto, vengono forniti aggiornamenti di sicurezza e patch. Puoi continuare a utilizzare SharePoint Server dopo che il periodo di supporto è terminato, ma non riceverai più nuove patch.

A partire da SharePoint 2016, è supportato un modello di distribuzione ibrido. Puoi utilizzare contemporaneamente sia SharePoint on-premises che SharePoint Online e sincronizzarli. È anche possibile distribuire SharePoint in Azure, la piattaforma di cloud computing di Microsoft.

SharePoint Online è una versione cloud di SharePoint Server che supporta il multi-tenancy. Quest’ultima fa parte di Office 365, che è stata recentemente rinominata Microsoft 365. Tuttavia, le versioni e i numeri di build non sono menzionati nel nome del prodotto, a differenza di SharePoint Server e di Microsoft Office on-premises. SharePoint Online fa parte della suite di app e servizi di Office 365.

Esempi di versioni di Office 365:

• 8 gennaio 2020, Versione 1912 (Build 12325.20288)
• 30 gennaio 2020, Versione 2001 (Build 12430.20184)
• 10 marzo 2020, Versione 2002 (Build 12527.20278)
• 9 settembre 2020, Versione 2008 (Build 13127.20408)
• 8 ottobre 2020, Versione 2009 (Build 13231.20368)

Allora, come funziona SharePoint? Per saperne di più, leggi il nostro post introduttivo dove confrontiamo SharePoint Online con SharePoint Server 2019.

Infrastruttura e Hosting

È necessario avere server fisici per distribuire SharePoint Server 2019. Una topologia a farm viene utilizzata per eseguire SharePoint Server. Un’architettura basata su farm richiede un farm, che è una raccolta di server che ospitano SharePoint Server. Le dimensioni del farm dipendono dal numero di utenti attivi, dalla quantità di dati archiviati, dal carico medio e dalla frequenza delle richieste. La rete aziendale della tua azienda viene utilizzata per eseguire una versione in locale di SharePoint, come SharePoint Server 2019. Il team di supporto IT e gli amministratori di sistema della tua azienda saranno responsabili della manutenzione di questi server fisici.

Se desideri utilizzare SharePoint Online, non sarà necessario installare nulla. Quando si utilizza SharePoint Online, il software viene eseguito nel cloud nei data center di Microsoft. L’unica cosa di cui hai bisogno per utilizzare SharePoint Online è un piano di abbonamento a pagamento e una connessione internet.

Installazione

Come già accennato, non è necessario installare SharePoint se la tua azienda utilizza SharePoint Online in Microsoft Office 365. Se desideri installare SharePoint 2019, dovrai installare e configurare Microsoft SQL Server.

L’elenco dei requisiti per distribuire SharePoint 2019 è piuttosto lungo. Diamo un’occhiata breve ai requisiti principali:

• CPU a 64 bit con 8 core, 16 GB di RAM, 80 GB per l’unità di sistema e spazio di archiviazione aggiuntivo per i dati (per MS SQL Server)
• CPU a 64 bit con 4 core, 24 GB di RAM, 80 GB per l’unità di sistema e 100 GB sul secondo disco (SharePoint Server)Windows Server 2016 o Windows Server 2019 Standard o Datacenter con esperienza desktop
• Windows Server 2016 o Windows Server 2019 Standard o Datacenter con Desktop Experience
• Requisiti del software MS SQL Server: MS SQL Server 2016 RTM, MS SQL Server 2017 RTM, MS SQL Server 2019 o versione più recente che supporti il livello di compatibilità del database 130
• Microsoft .NET Framework versione 4.7.2
• Server web IIS
• Server Active Directory nella rete

È possibile distribuire SharePoint su un server (un’unica farm server) e successivamente aggiungere altri server alla farm.

Aggiornamenti e Nuove Funzionalità di SharePoint

Quando si utilizza SharePoint 2019, l’amministratore del sistema dovrebbe eseguire la manutenzione e installare patch e aggiornamenti di sicurezza. L’amministratore del sistema ha il pieno controllo su SharePoint, app correlate e infrastruttura.

D’altra parte, con SharePoint Online, tutti gli aggiornamenti del software e le patch di sicurezza vengono installati automaticamente poco dopo che vengono rilasciati da Microsoft. La velocità con cui vengono applicati gli aggiornamenti del software al tuo account Microsoft Office 365 dipende dai canali di aggiornamento scelti per il piano di abbonamento a Office 365. Il vantaggio degli aggiornamenti automatici in SharePoint Online è che i problemi di sicurezza vengono risolti il più rapidamente possibile. La svantaggio degli aggiornamenti automatici è che se un aggiornamento ha bug, può causare problemi e lavoro instabile di SharePoint e app correlate. Periodicamente, Microsoft migliora i suoi servizi online e app e rilascia nuove funzionalità di SharePoint Online.

Integrazione

SharePoint Server 2019 fornisce integrazione con Microsoft Project Server 2019, Power Apps, Power Automate e Power BI. Power Apps e Power Automate devono essere configurati tramite un gateway dati per collegare i dati nel cloud con i dati in locale. È prevista l’integrazione con IIS 7 (Servizi informazioni Internet) e le moderne API di IIS. L’integrazione con Office 365 è stata migliorata in SharePoint 2019 rispetto alle versioni precedenti del server SharePoint.

SharePoint Online, d’altra parte, è completamente integrato con le applicazioni di Microsoft Office 365 come Outlook Online, Word Online, Excel Online, OneNote e altre. L’integrazione con le applicazioni di Office 365, i gruppi di Office 365, OneDrive e Microsoft Teams è eccellente. È supportata anche l’integrazione con Power BI. Inoltre, è possibile utilizzare le API di Office 365 per sviluppare applicazioni personalizzate.

Limitazioni di SharePoint Online

Dovresti essere consapevole delle limitazioni di SharePoint Online. Alcune di esse sono elencate di seguito:

• Lo spazio di archiviazione per alcuni piani di abbonamento è limitato
• Limite di 5000 elementi in una libreria SharePoint
• Limite di URL di 400 caratteri
• Limite di 300.000 elementi durante la sincronizzazione dei dati con il client di sincronizzazione di OneDrive
• Limite di conservazione di 93 giorni per la conservazione dei dati eliminati nel Cestino di SharePoint Online
• La dimensione massima del file in una libreria documenti è di 100 GB e 250 MB per i file allegati agli elementi dell’elenco
• Limite di 2 milioni di utenti per sito

Se un’azienda decide di annullare un piano di abbonamento a pagamento di SharePoint, ha 90 giorni per trasferire i suoi dati archiviati in SharePoint Online in un’altra posizione.

Sicurezza delle versioni di SharePoint

SharePoint Online offre un alto livello di sicurezza; Microsoft installa gli aggiornamenti e le patch non appena diventano disponibili. Inoltre, gli utenti di Microsoft Office 365 possono utilizzare l’autenticazione a più fattori per proteggere i propri account. Tuttavia, alcune organizzazioni non si fidano dei servizi cloud e preferiscono memorizzare i propri dati sui propri server fisici in loco.

Utilizzando SharePoint Server, tutte le misure di sicurezza sono imposte dal team IT dell’azienda e dagli amministratori di sistema. Dovrebbero installare manualmente le patch di sicurezza su SharePoint Server, MS SQL Server e Windows Server o supervisionare gli aggiornamenti automatici. Inoltre, dovrebbero configurare i firewall sui router di rete, installare software antivirus sui computer individuali e implementare altre impostazioni di configurazione in base alla politica di sicurezza dell’azienda. Alcune aziende preferiscono avere il pieno controllo sui server che memorizzano i loro dati e preferiscono distribuire SharePoint in loco.

Licenze e Costi

Microsoft richiede di acquistare licenze per SharePoint. Esaminiamo le differenze di licenza tra le versioni di SharePoint.

Server SharePoint. È richiesta una licenza per ciascun Server SharePoint in esecuzione in locale. Inoltre, potrebbe essere richiesta una Licenza di Accesso Cliente (modello server/CAL). Ciascun utente o dispositivo deve avere una CAL per accedere legalmente ai servizi in esecuzione in Server SharePoint. Le CAL sono specifiche per la versione: è possibile utilizzare le CAL per SharePoint 2016 per accedere a SharePoint 2016 o SharePoint 2013, ma non a SharePoint 2019. Oltre a ciò, le CAL sono suddivise in CAL per dispositivo e CAL per utente.

Ecco l’elenco delle licenze che è possibile acquistare per accedere a SharePoint Server 2019:

• Licenza Server SharePoint ($5.000 per server o macchina virtuale)
• CAL Standard di SharePoint ($180 per licenza) per le funzionalità di base di SharePoint
• CAL Enterprise di SharePoint ($90 per licenza) per un Server SharePoint completamente funzionale con tutte le soluzioni aziendali e le funzionalità

Le CAL non sono necessarie per gli utenti esterni che accedono a contenuti pubblici. In questo caso, gli utenti esterni sono autorizzati dalla licenza di Server SharePoint 2019. La mobilità della licenza consente di ri-assegnare una licenza di Server SharePoint da una macchina all’altra e di eseguire SharePoint su macchine virtuali. È possibile acquistare le licenze per Server SharePoint una volta sola e utilizzare SharePoint quanto desiderato, anche dopo la fine del supporto.

SharePoint Online è concessa in licenza sulla base di utente. È necessario acquistare un piano di abbonamento a Microsoft Office 365 che supporti SharePoint Online con il numero necessario di licenze utente. L’abbonamento a SharePoint Online prevede pagamenti mensili. È possibile prepagare un abbonamento annuale per SharePoint Online e Microsoft Office 365.

Microsoft offre diversi piani di abbonamento per SharePoint Online:

• SharePoint Online Piano 1 (5 dollari utente/mese); include SharePoint, OneDrive (1 TB), Liste
• SharePoint Online Piano 2 (10 dollari utente/mese); include SharePoint, OneDrive (archiviazione illimitata), Liste
• Microsoft Office 365 E3 (20 dollari utente/mese); include SharePoint, OneDrive, Liste e l’intero set di app/caratteristiche di Office 365.

SharePoint Online Piano 1 è incluso in Microsoft Office 365 Enterprise E1, Business Premium e Business Essentials. SharePoint Online Piano 2 è incluso in Office 365 Enterprise E3 ed E5. Dopo aver acquistato le licenze per il piano di abbonamento selezionato, è possibile creare utenti, assegnare licenze agli utenti e ri-assegnare una licenza da un utente a un altro.

Il prezzo di SharePoint Online potrebbe essere inferiore nel breve termine, specialmente per le piccole aziende. Il supporto di SharePoint Server 2019 richiede l’acquisto di hardware, licenze SharePoint, licenze Windows Server e licenze MS SQL Server. Tuttavia, nel lungo termine, specialmente per le grandi aziende, utilizzare SharePoint in locale potrebbe essere una soluzione più conveniente e offrire maggiori vantaggi.

Interfaccia Utente

Entrambe SharePoint Online e SharePoint Server 2019 forniscono un’interfaccia web unificata per gli utenti. Le versioni di SharePoint precedenti a SharePoint 2019 hanno un’interfaccia web classica che è conveniente per la maggior parte degli utenti. Nel 2019, Microsoft ha introdotto un’interfaccia web moderna per Office 365 e SharePoint Online, che viene anche utilizzata per i dispositivi mobili. SharePoint 2019 (la versione on-premises) ha anche l’UI moderna. Nel complesso, non ci sono differenze significative tra l’interfaccia web di SharePoint Online e SharePoint on-premises. Fortunatamente, l’opzione Torna a SharePoint classico è disponibile in SharePoint 2019. Al momento, questa opzione è disponibile anche in SharePoint Online, ma potrebbe essere rimossa in futuri aggiornamenti.

Strumenti di amministrazione

La SharePoint Central Administration per SharePoint 2019 è dove gli amministratori di sistema possono gestire siti, utenti, contenuti e tutte le altre opzioni. Il sito di amministrazione centrale di SharePoint gira in SharePoint Server. La SharePoint 2019 Central Administration è installata sul primo server in un farm. Non è predisposta su tutti i server SharePoint nel farm per impostazione predefinita.

Con SharePoint Online, il centro amministrativo di SharePoint viene utilizzato per gestire e configurare tramite un’interfaccia web. Il centro amministrativo di SharePoint è integrato con il centro amministrativo di Office 365. Gli amministratori globali in Office 365 hanno autorizzazioni di amministrazione di SharePoint e possono assegnare il ruolo di amministratore di SharePoint agli utenti di Office 365. Puoi leggere di più sul centro amministrativo di Office 365 e sulla SharePoint Central Administration nei nostri post sul blog.

PowerShell viene utilizzato per gestire SharePoint 2019 tramite l’interfaccia della riga di comando. Può essere utile per eseguire attività ripetitive o attività che possono essere automatizzate. Ci sono cmdlet di PowerShell per gestire anche SharePoint Online. Tuttavia, SharePoint Server offre un migliore supporto per PowerShell.

Migrazione

È possibile migrare da SharePoint 2016 a SharePoint 2019, o migrare da SharePoint 2016 e SharePoint 2019 a SharePoint Online. I file di origine non vengono eliminati quando si migrano i dati da SharePoint in locale a SharePoint Online. La migrazione può essere eseguita solo verso le versioni più recenti di SharePoint. Microsoft fornisce strumenti speciali di migrazione per SharePoint a questo scopo.

È possibile trovare strumenti di migrazione per eseguire migrazioni da SharePoint Server a SharePoint Online nel centro amministrativo di SharePoint nella pagina di migrazione. Migration Manager, Strumento di migrazione SharePoint (versioni GUI e PowerShell), Microsoft FastTrack, Azure DataBox e Strumento di valutazione di SharePoint sono strumenti Microsoft che è possibile utilizzare per diversi scenari di migrazione di SharePoint.

Backup dei dati di SharePoint

SharePoint Online e SharePoint Server forniscono funzionalità di versionamento che consentono agli utenti di recuperare versioni precedenti di documenti se sono state apportate modifiche indesiderate. Il Cestino è dove vengono archiviati i documenti eliminati e altri file dopo che sono stati eliminati dalle librerie e dai siti di SharePoint. È possibile recuperare gli elementi eliminati dal Cestino entro 93 giorni. È anche possibile ripristinare un sito SharePoint eliminato utilizzando una funzionalità integrata durante il periodo di conservazione.

Quando si utilizza SharePoint in locale, si dovrebbe:

• Utilizza RAID 1 o RAID 10 per la ridondanza dei dati al fine di proteggere i dati in caso di guasto del disco
• Esegui il backup di MS SQL Server
• Esegui il backup dell’applicazione web

Quando esegui un backup del server, dovresti eseguire il backup di tutti i contenuti e i dati di configurazione. Non c’è un pianificatore integrato per eseguire i backup di SharePoint 2019. È necessario creare e configurare script di backup, ad esempio in PowerShell e utilizzare il Pianificatore di Windows. Puoi eseguire il backup di una raccolta siti in SharePoint Server utilizzando la Gestione centrale di SharePoint con un’interfaccia utente grafica (GUI). Ci sono diverse requisiti per un corretto backup di SharePoint Server.

Se utilizzi SharePoint Online, Microsoft si occupa della ridondanza dei dati utilizzando i suoi server e i data center. Il cloud Microsoft utilizza un modello distribuito e i suoi server sono collegati tra loro in data center situati in paesi diversi. Questo approccio consente a Microsoft di fornire un’elevata disponibilità e affidabilità per i servizi Microsoft (99,9%).

SharePoint ha buone opzioni di ripristino native, ma a volte questa funzionalità potrebbe non essere sufficiente per il ripristino dei dati. Ecco perché dovresti utilizzare software di terze parti per eseguire il backup dei dati di SharePoint sia per SharePoint Online che per SharePoint Server.

Puoi utilizzare NAKIVO Backup & Replication per eseguire il backup di SharePoint Online e di altri dati di Microsoft Office 365, come i dati di Exchange Online e di OneDrive for Business, e di SharePoint Server in esecuzione su macchine virtuali e server fisici, macchine in esecuzione su MS SQL Server e controller di dominio Active Directory. In questo modo, puoi recuperare ciò di cui hai bisogno in caso di guasto e anche se è stato eliminato più di 93 giorni fa.

Conclusione

Scegliere il modello di distribuzione di SharePoint giusto può essere una sfida per molte organizzazioni. SharePoint Online è pronto per l’uso dopo l’acquisto della licenza di sottoscrizione senza la necessità di distribuire e amministrare server fisici. SharePoint Server distribuito in locale, d’altra parte, ti consente di avere il pieno controllo sui tuoi server e sui dati ma richiede più competenze per l’installazione e la configurazione. Puoi acquistare le licenze una sola volta e utilizzare SharePoint Server per tutto il tempo che desideri. Entrambe le versioni di SharePoint forniscono un’interfaccia web moderna. Anche se Microsoft Office 365, inclusi SharePoint Online, sta crescendo in popolarità anno dopo anno, molte aziende optano ancora per SharePoint Server. La scelta finale dipende dalle esigenze e dai requisiti della tua azienda.