Come creare moduli PDF compilabili su Linux con ONLYOFFICE

Il PDF (Portable Document Format) è stato inventato molti anni fa da Adobe. Attualmente è il formato più popolare per la condivisione di informazioni grazie alla sua facilità d’uso, sicurezza, affidabilità e compatibilità con tutti i dispositivi che utilizziamo quotidianamente.

Questo formato garantisce che un file non alteri la sua struttura originale in nessun caso quando lo apriamo, ad esempio, su computer, tablet, smartphone, ecc. Inoltre, il PDF permette di aggiungere campi che altri utenti possono compilare con le informazioni richieste.

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Tenendo conto di tutti i vantaggi sopra menzionati, ti daremo alcuni consigli su come creare moduli compilabili in formato PDF su Linux senza utilizzare il software Adobe. In questo post, imparerai come creare un file PDF compilabile con ONLYOFFICE.

Informazioni su ONLYOFFICE Forms

A partire dalla versione 7.0 della suite ONLYOFFICE open-source, gli utenti possono creare e modificare moduli compilabili noti anche come OFORMs. Questa funzionalità è progettata per semplificare il lavoro con documenti elettronici di vario tipo.

Consente di creare, modificare e collaborare a documenti con campi compilabili online o localmente sul tuo PC o laptop e inviarli ad altri utenti in modo che possano compilare i campi successivamente. In questo modo, puoi risparmiare del tempo durante la creazione di documenti standard ottimizzando il processo di flusso di lavoro dei documenti elettronici.

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Le OFORMs si basano sui tradizionali controlli di contenuto che puoi trovare in Microsoft Office e offrono la flessibilità dei moduli Adobe. Tuttavia, i moduli ONLYOFFICE dispongono di proprietà dei campi più avanzate, il che implica un grado più elevato di personalizzazione.

Dopo questa breve introduzione, passiamo dalla teoria alla pratica.

Passaggio 1: Ottieni ONLYOFFICE Desktop Editors

Il modo più semplice per iniziare a creare e modificare moduli compilabili su Linux è installare ONLYOFFICE Desktop Editors. Questa suite office gratuita funziona su quasi tutte le distribuzioni Linux e può essere utilizzata anche per la modifica di documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni.

Se hai un server Linux, potrebbe essere una buona idea installare ONLYOFFICE Docs, una suite per ufficio online che può essere integrata con vari piattaforme di condivisione file e servizi DMS, come Nexcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence, Chamilo, ecc.

Sia ONLYOFFICE Desktop Editors che ONLYOFFICE si basano sullo stesso motore e offrono la stessa interfaccia utente, quindi la creazione di moduli PDF compilabili offline non è diversa dalla procedura online.

Passaggio 2: Creare un modello di modulo in ONLYOFFICE

Dopo aver avviato ONLYOFFICE Desktop Editors, è necessario creare un modello di modulo. Puoi farlo da zero cliccando sul modello Modulo. In questo caso, si aprirà un nuovo file .docxf nell’editor di testo. Questo formato viene utilizzato in ONLYOFFICE per creare modelli di modulo compilabili.

Un’altra opzione disponibile è scegliere un documento .docx esistente. Clicca su Apri file locale e seleziona il file richiesto sull’unità disco rigido del tuo computer o laptop. Il file verrà convertito automaticamente in .docxf.

Inoltre, puoi scaricare un modello di modulo dalla libreria di ONLYOFFICE. Tutti i modelli sono disponibili gratuitamente, quindi puoi scegliere quello di cui hai bisogno.

Una volta creato un modello di modulo, sei pronto per procedere con la modifica.

Passaggio 3: Aggiungi i campi del modulo e regola le proprietà

Inserisci il testo richiesto e formattalo come preferisci. Quando hai finito il processo di modifica, è il momento di aggiungere alcuni campi che gli altri utenti potranno compilare in seguito. Puoi accedere a vari tipi di campo sulla scheda Moduli nella barra degli strumenti superiore.

Al momento, puoi aggiungere:

• Campo di testo, un campo che visualizza testo o righe di testo;
• ComboBox, un campo che combina le caratteristiche di un campo di testo e un elenco a discesa;
• Elenco a discesa, un campo che visualizza un elenco di opzioni disponibili;
• Casella di controllo, un campo che indica se un’opzione è selezionata;
• Pulsante radio, un campo che permette di selezionare da un insieme di opzioni mutualmente esclusive;
• Immagine è un campo che consente all’utente di inserire un’immagine.

Ogni campo ha delle proprietà che è possibile regolare in modo flessibile in base alle proprie esigenze. Per tutti i tipi di campi, è possibile specificare:

• Segnaposto, una casella che contiene il titolo di un campo;
• Suggerimento, una nota che aiuta gli utenti a capire cosa devono fare, ad esempio inserire un’immagine, scegliere un’opzione, inserire del testo, ecc.

Inoltre, è possibile cambiare i colori del bordo e dello sfondo così come contrassegnare i campi come obbligatori. Nei campi di testo, è anche possibile impostare un limite di caratteri o aggiungere una combinazione di caratteri.

Assicurati di aver aggiunto tutti i campi richiesti nel tuo documento e di aver regolato le loro proprietà.

Passaggio 4: Anteprima del Modulo

Per vedere la revisione finale del tuo modulo, apri la scheda Modulo e clicca su Visualizza Modulo. Questa opzione ti consente di vedere il modulo allo stesso modo in cui lo vedranno gli altri utenti.

Nella modalità Anteprima, non puoi modificare il file ma puoi compilare i campi. Questo è ciò che gli altri utenti saranno in grado di fare quando condividerai con loro il modulo PDF compilabile.

Se noti degli errori o qualcosa che necessita di modifica, clicca nuovamente su Visualizza Modulo per tornare alla modalità di modifica.

Passaggio 4: Salva il Modulo come PDF

L’ultimo passo è salvare il file .docxf come PDF. Per impostazione predefinita, è possibile salvare il documento come file .oform. Questo formato è progettato per moduli pronti all’uso. I documenti Oform possono essere facilmente condivisi e compilati online.

Quando tutto è pronto, vai alla scheda File e clicca su Salva come. Ti verrà offerta la scelta del formato dalla lista. Seleziona PDF e salva il file sul disco rigido del tuo PC o laptop.

Congratulazioni! Hai appena creato con successo un modulo PDF compilabile utilizzando ONLYOFFICE Desktop Editors. Ora puoi condividere il tuo modulo con altri utenti. Possono aprirlo con qualsiasi editor PDF o addirittura un browser web, compilare i campi richiesti e salvare il modulo completato come file PDF.

In questo modo, puoi creare qualsiasi documento di cui hai bisogno, ad esempio contratti di vendita, accordi legali, moduli di ammissione, questionari, rapporti finanziari e così via. Scarica l’ultima versione di ONLYOFFICE Desktop Editors per la tua distribuzione Linux dal sito web ufficiale e crea moduli PDF compilabili con facilità.