SharePoint vs SharePoint Online : une comparaison complète

SharePoint est une plateforme de partage de documents et de collaboration développée par Microsoft. La première version de SharePoint a été publiée en 2001 sous forme de version sur site. Ensuite, en 2011, Microsoft a publié SharePoint Online et Microsoft Office 365. Suite à la publication, SharePoint Online n’était pas particulièrement populaire, mais après une campagne de promotion énergique de Microsoft, il a gagné du terrain parmi les utilisateurs, et de nos jours, il est largement utilisé.

Alors, quelle est la version actuelle de SharePoint et quelle est la différence entre SharePoint Online et SharePoint 2016? Quelle version est meilleure pour votre organisation – SharePoint sur site ou SharePoint Online? Cet article de blog explique les deux versions de SharePoint pour répondre à vos questions et vous aider à faire le bon choix.

Les versions de SharePoint

SharePoint sur site est également appelé SharePoint interne. SharePoint Server est installé sur des serveurs physiques dans votre bureau ou centre de données.

Voici la liste des versions actuelles et obsolètes de SharePoint Server:

• SharePoint 2001 (support terminé)
• SharePoint 2003 (support terminé)
• SharePoint 2007 (support terminé en octobre 2017)
• SharePoint 2010 (support terminé en octobre 2020)
• SharePoint 2013 (le support sera interrompu en 2023)
• SharePoint 2016 (le support sera interrompu en juillet 2026)
• SharePoint 2019

Comme vous pouvez le voir, chaque version sur site de SharePoint est prise en charge pendant environ 10 ans. Pendant la période de support officiel, des mises à jour de sécurité et des correctifs sont fournis. Vous pouvez continuer à utiliser SharePoint Server après la fin de la période de support, mais vous ne recevrez plus de nouveaux correctifs.

À partir de SharePoint 2016, un modèle de déploiement hybride est pris en charge. Vous pouvez utiliser à la fois SharePoint sur site et SharePoint Online simultanément et les synchroniser. Il est également possible de déployer SharePoint dans Azure, la plate-forme de cloud computing de Microsoft.

SharePoint Online est une version cloud de SharePoint Server qui prend en charge la multi-locataire. Le premier fait partie de Microsoft 365, qui a récemment été renommé Microsoft 365. Cependant, les versions et les numéros de build ne sont pas mentionnés dans le nom du produit, contrairement à SharePoint Server et à Microsoft Office sur site. SharePoint Online fait partie de la suite d’applications et de services Office 365.

Exemples de versions Office 365:

• 8 janvier 2020, Version 1912 (Build 12325.20288)
• 30 janvier 2020, Version 2001 (Build 12430.20184)
• 10 mars 2020, Version 2002 (Build 12527.20278)
• 9 septembre 2020, Version 2008 (Build 13127.20408)
• 8 octobre 2020, Version 2009 (Build 13231.20368)

Alors, comment fonctionne SharePoint? Pour en savoir plus, lisez notre article introductif où nous comparons SharePoint Online avec SharePoint Server 2019.

Infrastructure et Hébergement

Vous avez besoin de serveurs physiques pour déployer SharePoint Server 2019. Une topologie de ferme est utilisée pour exécuter SharePoint Server. Une architecture basée sur les fermes nécessite une ferme, qui est une collection de serveurs hébergeant SharePoint Server. La taille de la ferme dépend du nombre d’utilisateurs actifs, de la quantité de données stockées, de la charge moyenne et de la fréquence des demandes. Le réseau d’entreprise de votre société est utilisé pour exécuter une version sur site de SharePoint, telle que SharePoint Server 2019. L’équipe de support informatique de votre société et les administrateurs système seront chargés de la maintenance de ces serveurs physiques.

Si vous souhaitez utiliser SharePoint Online, vous n’aurez pas besoin d’installer quoi que ce soit. Lorsque vous utilisez SharePoint Online, le logiciel s’exécute dans le cloud dans les centres de données de Microsoft. La seule chose dont vous avez besoin pour utiliser SharePoint Online est un plan d’abonnement payant et une connexion Internet.

Installation

Comme mentionné précédemment, vous n’avez pas besoin d’installer SharePoint si votre entreprise utilise SharePoint Online dans Microsoft Office 365. Si vous souhaitez installer SharePoint 2019, vous devrez installer et configurer Microsoft SQL Server.

La liste des exigences pour déployer SharePoint 2019 est assez longue. Jetons un bref coup d’œil aux principales exigences :

• Processeur 64 bits 8 cœurs, 16 Go de RAM, 80 Go pour le lecteur système et stockage supplémentaire pour les données (pour MS SQL Server)
• Processeur 64 bits 4 cœurs, 24 Go de RAM, 80 Go pour le lecteur système et 100 Go sur le deuxième lecteur (SharePoint Server)Windows Server 2016 ou Windows Server 2019 Standard ou Datacenter avec expérience utilisateur sur le bureau
• Windows Server 2016 ou Windows Server 2019 Standard ou Datacenter avec Expérience Bureau
• Exigences logicielles MS SQL Server : MS SQL Server 2016 RTM, MS SQL Server 2017 RTM, MS SQL Server 2019 ou version plus récente qui prend en charge le niveau de compatibilité de la base de données 130
• Microsoft .NET Framework version 4.7.2
• Serveur web IIS
• Serveur Active Directory dans votre réseau

Vous pouvez déployer SharePoint sur un seul serveur (une ferme de serveurs mono-serveur) et plus tard ajouter plus de serveurs à la ferme.

Mises à jour et Nouvelles Fonctionnalités SharePoint

Lorsque vous utilisez SharePoint 2019, l’administrateur système doit effectuer des opérations de maintenance et installer des correctifs de sécurité et des mises à jour. L’administrateur système a un contrôle total sur SharePoint, les applications connexes et l’infrastructure.

D’autre part, avec SharePoint Online, toutes les mises à jour logicielles et les correctifs de sécurité sont installés automatiquement peu de temps après leur sortie par Microsoft. La rapidité d’application des mises à jour logicielles sur votre compte Microsoft Office 365 dépend des canaux de mise à jour choisis pour votre plan d’abonnement Office 365. L’avantage des mises à jour automatiques dans SharePoint Online est que les problèmes de sécurité sont corrigés dès que possible. Le désavantage des mises à jour automatiques est que si une mise à jour a des bogues, elle peut causer des problèmes et un fonctionnement instable de SharePoint et des applications connexes. Régulièrement, Microsoft améliore ses services en ligne et applications et publie de nouvelles fonctionnalités SharePoint Online.

Intégration

SharePoint Server 2019 offre une intégration avec Microsoft Project Server 2019, Power Apps, Power Automate et Power BI. Power Apps et Power Automate doivent être configurés via une passerelle de données pour connecter les données dans le cloud avec les données sur site. L’intégration avec IIS 7 (Services d’information Internet) et les API IIS modernes est fournie. L’intégration avec Office 365 a été améliorée dans SharePoint 2019 par rapport aux versions précédentes de SharePoint Server.

SharePoint Online, en revanche, est entièrement intégré aux applications Microsoft Office 365 telles que Outlook Online, Word Online, Excel Online, OneNote et autres. L’intégration avec les applications Office 365, les groupes Office 365, OneDrive et Microsoft Teams est excellente. L’intégration avec Power BI est également prise en charge. De plus, vous pouvez utiliser les API Office 365 pour développer des applications personnalisées.

Limitations de SharePoint Online

Vous devez être conscient des limitations de SharePoint Online. Certaines d’entre elles sont répertoriées ci-dessous :

• L’espace de stockage pour certains plans d’abonnement est limité
• Limite de 5000 éléments dans une bibliothèque SharePoint
• Limite d’URL de 400 caractères
• Limite de 300 000 éléments lors de la synchronisation des données avec le client de synchronisation OneDrive
• Limite de conservation de données supprimées dans la Corbeille SharePoint Online de 93 jours
• La taille maximale des fichiers dans une bibliothèque de documents est de 100 Go et de 250 Mo pour les fichiers joints aux éléments de liste
• Limite de 2 millions d’utilisateurs par site

Si une entreprise décide d’annuler un abonnement payant à SharePoint, elle dispose de 90 jours pour transférer ses données stockées dans SharePoint Online vers un autre emplacement.

Sécurité des versions de SharePoint

SharePoint Online offre un niveau élevé de sécurité ; Microsoft installe les mises à jour et correctifs dès qu’ils sont disponibles. De plus, les utilisateurs de Microsoft Office 365 peuvent utiliser l’authentification multi-facteurs pour protéger leurs comptes. Néanmoins, certaines organisations ne font pas confiance aux services cloud et préfèrent stocker leurs données sur leurs propres serveurs physiques sur site.

Lors de l’utilisation de SharePoint Server, toutes les mesures de sécurité sont mises en œuvre par l’équipe informatique de l’entreprise et les administrateurs système. Ils doivent installer manuellement les correctifs de sécurité sur SharePoint Server, MS SQL Server et Windows Server ou superviser les mises à jour automatiques. De plus, ils doivent configurer des pare-feu sur les routeurs du réseau, installer des logiciels antivirus sur les ordinateurs individuels et mettre en œuvre d’autres paramètres de configuration conformément à la politique de sécurité de l’entreprise. Certaines entreprises préfèrent avoir un contrôle total sur les serveurs stockant leurs données et préfèrent déployer SharePoint sur site.

Licence et Coûts

Microsoft exige que vous achetiez des licences pour SharePoint. Examinons les différences de licence entre les versions de SharePoint.

SharePoint Server. Une licence est requise pour chaque serveur SharePoint s’exécutant sur site. De plus, un accès client (un modèle serveur/CAL) peut être requis. Chaque utilisateur ou appareil doit avoir un CAL pour accéder légalement aux services exécutés dans SharePoint Server. Les CAL sont spécifiques à la version – vous pouvez utiliser des CAL pour SharePoint 2016 pour accéder à SharePoint 2016 ou SharePoint 2013, mais pas à SharePoint 2019. En outre, les CAL sont divisés en CAL d’appareil et en CAL d’utilisateur.

Voici la liste des licences que vous pouvez acheter pour accéder à SharePoint Server 2019:

• Licence SharePoint Server (5 000 $ par serveur ou machine virtuelle)
• CAL standard de SharePoint (180 $ par licence) pour les fonctionnalités principales de SharePoint
• CAL Enterprise de SharePoint (90 $ par licence) pour un serveur SharePoint entièrement fonctionnel avec toutes les solutions métier et capacités

Les CAL ne sont pas nécessaires pour les utilisateurs externes accédant à du contenu public. Dans ce cas, les utilisateurs externes sont autorisés par la licence de SharePoint Server 2019. La mobilité des licences vous permet de réaffecter une licence de SharePoint Server d’une machine à une autre et d’exécuter SharePoint sur des machines virtuelles. Vous pouvez acheter des licences pour SharePoint Server une fois et utiliser SharePoint aussi longtemps que vous le souhaitez, même après la fin du support.

SharePoint Online est autorisé sur une base par utilisateur. Vous devez acheter un abonnement Microsoft Office 365 qui prend en charge SharePoint Online avec le nombre nécessaire de licences utilisateur. L’abonnement SharePoint Online présume des paiements mensuels. Il est possible de prépayer un abonnement d’un an pour SharePoint Online et Microsoft Office 365.

Microsoft propose différents plans d’abonnement pour SharePoint Online :

• Plan SharePoint Online 1 (5 $ par utilisateur/mois) ; comprend SharePoint, OneDrive (1 To), Listes
• Plan SharePoint Online 2 (10 $ par utilisateur/mois) ; comprend SharePoint, OneDrive (stockage illimité), Listes
• Microsoft Office 365 E3 (20 $ par utilisateur/mois) ; comprend SharePoint, OneDrive, Listes et l’ensemble complet des applications/fonctionnalités Office 365.

Le Plan SharePoint Online 1 est disponible dans Microsoft Office 365 Enterprise E1, Business Premium et Business Essentials. Le Plan SharePoint Online 2 est inclus dans Office 365 Enterprise E3 et E5. Après avoir acheté des licences pour le plan d’abonnement sélectionné, vous pouvez créer des utilisateurs, attribuer des licences aux utilisateurs et réattribuer une licence d’un utilisateur à un autre.

Le prix de SharePoint Online peut être moins élevé à court terme, notamment pour les petites entreprises. Le support de SharePoint Server 2019 nécessite l’achat de matériel, de licences SharePoint, de licences Windows Server et de licences MS SQL Server. Cependant, à long terme, notamment pour les grandes entreprises, l’utilisation de SharePoint sur site peut être une solution plus rentable et offrir davantage d’avantages.

Interface Utilisateur

SharePoint Online et SharePoint Server 2019 fournissent une interface Web unifiée aux utilisateurs. Les versions précédentes de SharePoint avant SharePoint 2019 disposent d’une interface Web classique qui est pratique pour la majorité des utilisateurs. En 2019, Microsoft a introduit une interface Web moderne pour Office 365 et SharePoint Online, qui est également utilisée pour les appareils mobiles. SharePoint 2019 (la version sur site) dispose également de l’interface utilisateur moderne. Globalement, il n’y a pas de différence significative entre l’interface Web de SharePoint Online et SharePoint sur site. Heureusement, l’option Retour à l’ancien SharePoint est disponible dans SharePoint 2019. Pour l’instant, cette option est également disponible dans SharePoint Online, mais pourrait être supprimée dans les futures mises à jour.

Outils d’administration

SharePoint Central Administration pour SharePoint 2019 est l’endroit où les administrateurs système peuvent gérer les sites, les utilisateurs, le contenu et toutes les autres options. Le site d’administration central de SharePoint s’exécute dans SharePoint Server. L’administration centrale de SharePoint 2019 est installée sur le premier serveur d’une ferme. Elle n’est pas provisionnée sur tous les serveurs SharePoint de la ferme par défaut.

Avec SharePoint Online, le centre d’administration SharePoint est utilisé pour le gérer et le configurer via une interface Web. Le centre d’administration SharePoint est intégré au centre d’administration Office 365. Les administrateurs globaux d’Office 365 ont des autorisations d’administration SharePoint et peuvent attribuer le rôle d’administrateur SharePoint aux utilisateurs d’Office 365. Vous pouvez en savoir plus sur le centre d’administration Office 365 et l’administration centrale de SharePoint dans nos articles de blog.

PowerShell est utilisé pour gérer SharePoint 2019 via l’interface de ligne de commande. Il peut être utile pour exécuter des tâches répétitives ou des tâches pouvant être automatisées. Il existe des cmdlets PowerShell pour gérer SharePoint Online également. Cependant, SharePoint Server offre un meilleur support pour PowerShell.

Migration

Vous pouvez migrer de SharePoint 2016 vers SharePoint 2019, ou migrer de SharePoint 2016 et SharePoint 2019 vers SharePoint Online. Les fichiers source ne sont pas supprimés lorsque vous migrez des données de SharePoint sur site vers SharePoint Online. La migration ne peut être effectuée que vers les versions plus récentes de SharePoint. Microsoft fournit des outils spéciaux de migration SharePoint à cette fin.

Vous pouvez trouver des outils de migration pour effectuer des migrations de SharePoint Server vers SharePoint Online dans le centre d’administration SharePoint sur la page Migration. Migration Manager, Outil de migration SharePoint (versions GUI et PowerShell), Microsoft FastTrack, Azure DataBox et Outil d’évaluation SharePoint sont des outils Microsoft que vous pouvez utiliser pour différents scénarios de migration SharePoint.

Sauvegarde des données SharePoint

SharePoint Online et SharePoint Server fournissent des fonctionnalités de versionnage qui permettent aux utilisateurs de récupérer des versions précédentes de documents si des modifications indésirables ont été apportées. La Corbeille est l’endroit où les documents supprimés et autres fichiers sont stockés après avoir été supprimés des bibliothèques et des sites SharePoint. Il est possible de récupérer les éléments supprimés de la Corbeille dans un délai de 93 jours. Vous pouvez également restaurer un site SharePoint supprimé en utilisant une fonctionnalité intégrée pendant la période de rétention.

Lors de l’utilisation de SharePoint sur site, vous devez :

• Utilisez RAID 1 ou RAID 10 pour la redondance des données afin de protéger les données en cas de défaillance du disque
• Effectuez des sauvegardes de MS SQL Server
• Effectuez des sauvegardes d’applications Web

Lorsque vous effectuez une sauvegarde de ferme, vous devez sauvegarder toutes les données de contenu et de configuration. Il n’y a pas de planificateur intégré pour exécuter les sauvegardes de SharePoint 2019. Vous devez créer et configurer des scripts de sauvegarde, par exemple, en PowerShell et utiliser le Planificateur de tâches de Windows. Vous pouvez sauvegarder une collection de sites dans SharePoint Server en utilisant l’Administration centrale de SharePoint avec une interface utilisateur graphique (GUI). Il y a plusieurs exigences pour une sauvegarde correcte de SharePoint Server.

Si vous utilisez SharePoint Online, Microsoft se charge de la redondance des données en utilisant ses serveurs et ses centres de données. Le cloud Microsoft utilise un modèle distribué et ses serveurs sont liés les uns aux autres dans des centres de données situés dans différents pays. Cette approche permet à Microsoft de fournir une disponibilité et une fiabilité élevées pour les services Microsoft (99,9%).

SharePoint dispose de bonnes options de récupération natives, mais parfois cette fonctionnalité peut ne pas être suffisante pour la récupération de données. C’est pourquoi vous devriez utiliser un logiciel tiers pour sauvegarder les données de SharePoint pour SharePoint Online et SharePoint Server.

Vous pouvez utiliser NAKIVO Backup & Replication pour sauvegarder les données de SharePoint Online et d’autres données de Microsoft Office 365, telles que les données d’Exchange Online et de OneDrive for Business, ainsi que SharePoint Server s’exécutant sur des machines virtuelles et des serveurs physiques, des machines exécutant MS SQL Server et des contrôleurs de domaine Active Directory. De cette manière, vous pouvez récupérer ce dont vous avez besoin en cas de défaillance, même si cela a été supprimé il y a plus de 93 jours.

Conclusion

Choisir le bon modèle de déploiement SharePoint peut être un défi pour de nombreuses organisations. SharePoint Online est prêt à être utilisé après l’achat d’une licence d’abonnement sans avoir besoin de déployer et d’administrer des serveurs physiques. SharePoint Server déployé sur site, en revanche, vous permet d’avoir un contrôle total sur vos serveurs et vos données, mais nécessite plus de compétences pour l’installation et la configuration. Vous pouvez acheter des licences une seule fois et utiliser SharePoint Server aussi longtemps que vous le souhaitez. Les deux versions de SharePoint fournissent une interface web moderne. Bien que Microsoft Office 365, y compris SharePoint Online, gagne en popularité d’année en année, de nombreuses entreprises optent encore pour SharePoint Server. Le choix final dépend de vos besoins et exigences commerciales.