Outlook Room Finder verwendet den Places-Dienst, um freie Konferenzräume in Ihrem Gebäude zu finden. Hier ist, was Sie über das Funktionsprinzip wissen müssen.
Was ist der Outlook Room Finder?
Im Laufe der Jahre haben die verschiedenen Iterationen von dem, was wir als ‚Outlook‘ bezeichnen, sich verbessert, um Benutzern bei der Terminplanung zu helfen. Die Bedeutung dieses Beitrags liegt darin, zu beschreiben, wie die Ingenieurteams hinter Outlook erhebliche Fortschritte bei der Reservierung von Konferenzräumen und -ausstattung gemacht haben.
Microsoft hat jahrelang neue Funktionen hinzugefügt und die Verbesserungen bei der Terminplanung für Besprechungen im Fahrplan behalten. Der Outlook Room Finder wurde speziell entwickelt, um Benutzern zu helfen, angemessen dimensionierte und ausgestattete Konferenzräume und -ausstattung in der Nähe geografisch zu finden. Sie können Outlook im Web, der Outlook-Desktop-App und der Outlook-Mobile-App verwenden!
Woher bezieht der Outlook Room Finder seine Informationen? Einen Moment…
Was ist der Outlook Places-Dienst?
Microsoft hat den Places Service Ende 2019 herausgebracht , um die Entdeckung von Besprechungsorten mit Raum-Mailboxen zu erleichtern. Die Funktion „Vorgeschlagene Kalenderorte“ war damals der Ursprung und hat den Grundstein für neuere Innovationen wie den Raumfinder gelegt.
Der Places Service verwendet die Details und Metadaten (wenn Sie diese hinzufügen) von Raum-Mailboxen als Hauptinformationsquelle über die Standorte. Administratoren können Metadaten mit dem PowerShell-Befehl „Set-Place“ aktualisieren, einschließlich Stadt, Land, Gebäude, Kapazität und anderen Ausstattungen (Bildschirme, Beamer, Surface Hubs usw.). Mehr über die Funktionsweise erfahren Sie später.
Die Rolle des OWA-Raumfinders
Die Outlook Web App (OWA) Raumsuchfunktion ist Teil von Microsofts Vision von ‚Ein Outlook‘. Sie wurde zunächst für Outlook auf dem Web veröffentlicht (wie viele Features), weil die Engineering-Teams Produktionscode schneller an das Web bringen können. Anschließend beginnt die Ausdehnung der Features in die Desktop-App von Outlook, die Outlook-Mobile-App usw.
Als Teil von Microsofts ‚Ein Outlook‘-Initiative nutzt der Outlook-Desktop-App nun tatsächlich den ‚OWA Raumsuchcode‘ mit dem Edge WebView2-Laufzeitumgebung. Wie ihr vielleicht erinnern könnt, begann dies letztes Jahr auf allen Computern, die Microsoft 365 Desktop-Apps ausführen.
Unterstützte Plattformen
Die Outlook-Raumsuchfunktion ist derzeit auf verschiedenen Outlook-Clients verfügbar, einschließlich Outlook on the Web und der Outlook-Desktop-App. Die Outlook-Mobil-Clients nutzen diese Features auch. Schließlich wird die Funktionalität dieses Jahres (hoffentlich) auch in der One Outlook-App unterstützt, die ebenfalls als ‚Projekt Monarch‘ bezeichnet wird.
Welche Informationen verwendet das Places Service?
Raum-Mailboxen
Die ersten Elemente, über die wir sprechen werden und die den Orte-Service nutzen, sind Raum-Mailboxen. Dies sind spezielle Mailboxen in Exchange Online, die benutzerdefinierte Attribute enthalten, um planbare Meetings zu ermöglichen.
Sie können eine Raum-Mailbox über das Exchange Admin Center erstellen. Klicken Sie einfach auf Empfänger und dann auf Ressourcen. Klicken Sie anschließend auf Eine Ressource hinzufügen.
Was ist der Unterschied zu Arbeitsbereichen?
A workspace is a variation of a room mailbox. It is meant to describe other spaces to work including a hotel space, an individual cubicle, and small offices to temporarily inhabit. You’ll need to use PowerShell to utilize workspaces using the Set-Mailbox cmdlet. I’ll show this later on, too.
Raumlisten
Um den Raumfinder optimal zu nutzen, sollten Sie eine Raumliste erstellen, die eine spezielle Verteilerliste für Räume und Arbeitsbereiche ist. Jede Raumliste enthält Raum-Mailboxen, idealerweise im selben Gebäude (oder in derselben Stadt).
Auf diese Weise kann ein Benutzer, der ein Meeting mit dem Bedarf an Konferenzraum plant, ein Gebäude (Raumliste) auswählen, und alle verfügbaren Konferenzräume (Raum-Postfächer) werden angezeigt. Zum Zeitpunkt dieser Niederschrift ist PowerShell Ihre einzige Option zum Erstellen und Arbeiten mit Raumlisten.
Verwendung von Raumlisten zur Spiegelung eines Gebäudelayouts
Lassen Sie mich Ihnen hier ein Beispiel zeigen. Ich habe einige Konferenzräume (Raum-Postfächer) in meinem Entwickler-Microsoft-365-Mandanten erstellt.
Boulder und Sunset sind in Milwaukee, und Sunnygrove und Tropical sind in Chicago. Lass uns zwei Raumlisten erstellen, eine für Milwaukee und eine für Chicago.
New-DistributionGroup -Name "Milwaukee Conference Rooms" -RoomList New-DistributionGroup -Name "Chicago Conference Rooms"-RoomList
Jetzt müssen wir unsere 4 Konferenzraum-Postfächer zu diesen Listen hinzufügen. Mehr PowerShell kommt zur Rettung!
Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member "Boulder Conference Room" Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member "Sunset Conference Room" Add-DistributionGroupMember -Identity "Chicago Conference Rooms" -Member "Sunnygrove Conference Room" Add-DistributionGroupMember -Identity "Chicago Conference Rooms" -Member "Tropical Conference Room"
Hinweis – Es kann oft 24 Stunden oder länger dauern, nachdem Raumlisten erstellt und mit Mitgliedern befüllt wurden, bevor der Raumfinder die neuen Informationen sieht!
Grundrisse
Eine weitere Anmerkung, die einigen Organisationen helfen könnte – Arbeitsplätze unterstützen auch Grundrisse, um Personen bei der Suche nach einem gebuchten Standort zu unterstützen. Grundrisse sind im Kalender-Feature in Outlook verfügbar und können in der Microsoft-Suche gefunden werden. Die Grundrisse und ihre Standorte werden über den Abschnitt Suche & Intelligenz im Microsoft 365 Admin Center konfiguriert.
Die Bedeutung von Metadaten zur Verbesserung von Vorschlägen
Die standardmäßig in Raum-Mailboxen enthaltenen Attribute ermöglichen es Benutzern, Besprechungen zu planen. Allerdings ist der Raumfinder am nützlichsten, wenn zusätzliche Metadaten verfügbar sind.
Anstatt ALLE Benutzer- und Raum-Mailboxen mit den hier benötigten zusätzlichen Mailbox-Eigenschaften zu füllen, entschied sich Microsoft stattdessen, einen separaten Speicher zu erstellen, um Standort-Metadaten und andere Attribute zu verwalten.
Raumausrüstung und Geokoordinaten
Die Metadaten in Outlook Places können Raumausrüstung und geografische Standorte enthalten. Sie können benutzerdefinierte Funktionen hinzufügen, die für Ihr Unternehmen geeignet sind, wie beispielsweise einen Konferenzraum, der einen Badgezugriff erfordert, oder ob er für große, vom Caterer gelieferte Mahlzeiten ausgestattet ist. Zur Ausrüstung könnten auch ein Surface Hub oder Teams Rooms-Geräte gehören.
Nur zur Erinnerung: Die Verwendung von Geokoordinaten erfolgt bei Grundrissen weiter oben. Sie können diesen Link besuchen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie dies in Ihrer Organisation einrichten können.
Wie die Aktualisierung von Metadaten funktioniert
Sie verwenden das Set-Place-Cmdlet, um diese zusätzlichen Informationen in Raum-Mailboxen zu hinterlegen. Lassen Sie mich das demonstrieren.
Set-Place -Identity "Boulder Conference Room" -Building "HQ" -Floor 2 Set-Place -Identity "Sunset Conference Room" -Building "HQ" -Floor 2 Set-Place -Identity "Sunnygrove Conference Room" -Building "Downtown" -Floor 1 Set-Place -Identity "Tropical Conference Room" -Building "Downtown" -Floor 1
Wie der Outlook Raumfinder funktioniert
Wie man eine Liste von Räumen erhält
Administrativ können Sie PowerShell verwenden, um alle Besprechungsräume in Ihrem Mandanten zu bestimmen.
Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox | fl DisplayName, RecipientTypeDetails
Natürlich können Sie durch die Einbeziehung der Ortsmetadaten wie Stadt, Gebäude und Stockwerk weitere relevante Informationen zu unserer Diskussion anzeigen.
Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox | Sort DisplayName | Get-Place | ft DisplayName,City,Building,Floor
Wie Raumvorschläge funktionieren
Wenn der Outlook-Raumfinder verwendet wird, überprüft er zunächst das zuletzt ausgewählte Gebäude, in dem Sie einen ähnlichen Konferenzraum verwenden könnten. Wenn der Benutzer zuvor keinen verwendet hat, zeigt der Raumfinder die ersten 20 Räume in Ihrem Mandanten an.
Diese „Vorschläge“ sind nicht geografisch und nicht spezifisch für einen Ort. Maschinelles Lernen oder KI werden definitiv nicht verwendet, um diese Liste abzurufen.
Wie man nach einem Raum nach Namen sucht
Beim Erstellen einer Besprechung klicken Sie auf das Feld „Nach einem Raum oder Ort suchen“. Wenn Sie die Namen der nahegelegenen Konferenzräume kennen, können Sie mit der Eingabe ihres Namens beginnen, und Outlook sollte einen geeigneten (und verfügbaren) Konferenzraum vorschlagen. Der Raumfinder verwendet zuvor eingegebene Metadaten und die aktuellen Frei/Gebucht-Informationen in Ihren Konferenzräumen (Raumbriefkästen), um genaue Vorschläge zu machen.
Verwendung von Filtern zum Suchen von Räumen
Benutzer können Filter verwenden, um Räume zu finden, die ihrem Standort und der Ausstattung verschiedener Konferenzräume entsprechen. Dinge wie Beamer, Bildschirme, Videokonferenzgeräte usw. können im Raumfinder-Erlebnis gefiltert werden.
Finden Sie einen Raum, indem Sie einen Raumtyp angeben
Wenn Sie Arbeitsbereiche nutzen, können Sie im Raumfinder einen Raumtyp angeben. Sie können zwischen Konferenzraum und Arbeitsbereich wählen. Gehen wir also weiter und erstellen einen Arbeitsbereich.
New-Mailbox -Room "Colorado Space" | Set-Mailbox -Type Workspace
Als nächstes verwenden wir das Cmdlet Set-Place, um weitere Metadaten hinzuzufügen.
Set-Place -Identity "Colorado Space" -City "Milwaukee" -Floor 2 -Building "HQ"
Der (fast) letzte Schritt besteht darin, den neuen Arbeitsbereich einer vorhandenen Raumliste hinzuzufügen.
Add-DistributionGroupMember -Identity "Milwaukee Conference Rooms" -Member [email protected]
Zum Schluss legen wir die Kapazitätsgrenzen des Arbeitsbereichs fest und setzen die Mindestdauer für die Buchung des Arbeitsbereichs auf drei Stunden.
Set-CalendarProcessing "Colorado Space" -EnforceCapacity $True -MinimumDurationInMinutes 180
So finden Sie die aktuelle Raumverfügbarkeit
Solange Sie sich um die ‚Arbeitszeiten‘ für Ihre Konferenzräume kümmern, schlägt Outlook nur Termine vor, indem es die Frei-/Gebucht-Informationen aller berücksichtigt. Beim Einrichten Ihres Meetings sind die Schlüsselelemente, die hinzugefügt werden müssen, die Teilnehmer und die Dauer des Meetings. Machen Sie sich noch keine Sorgen über die tatsächliche Zeit.
Outlook wird die Meetingdauer, die Teilnehmer und die potenziellen Konferenzräume/Arbeitsbereiche nutzen, um vorgeschlagene Termine für Meetings zu machen. Jetzt, da alle neuen Raumlisten, Konferenzräume, Arbeitsbereiche von allen notwendigen Hintergrundprozessen in Microsoft 365 verarbeitet wurden, schauen wir uns an, wie das jetzt funktioniert, wenn ein neues Meeting geplant wird.
Zuerst werde ich ein neues Meeting in Outlook im Web erstellen, den Titel ausfüllen, einige Teilnehmer hinzufügen und die Dauer auf eine Stunde setzen.
Nun, da diese Besprechung in Milwaukee stattfinden wird, setzen wir das Gebäude auf „Milwaukee“ und wir werden unsere neue Raumliste „Milwaukee Konferenzräume“ sehen. Ich klicke darauf.
Nun, da die neue Raumliste verarbeitet wurde, können Sie sehen, dass wir zwischen unseren neuen Konferenzräumen wählen können.
Wir können entweder den Boulder oder den Sunset Konferenzraum auswählen. Und wie Sie sehen können, sind die Kapazität und die Ausstattung für unsere Bequemlichkeit aufgelistet.
Nehmen wir an, wir müssen 10 Gästen Platz bieten. Wenn ich die Kapazität auf 10 erhöhe, wird der „Boulder Conference Room“ dynamisch aus der Liste verschwinden, da er nur eine Kapazität für acht Teilnehmer hat.
Als nächstes, wenn ich zu den Features gehe und „Video“ auswähle, fehlt jetzt der Boulder Konferenzraum, da er diese Fähigkeiten nicht hat.
Und warum berühren wir nicht die Arbeitsbereiche. Wenn ich einen Arbeitsbereich für den Tag reservieren möchte, kann ich das Feld „Typ“ in Arbeitsbereich ändern und da ist unser „Colorado Space“ bereit zur Auswahl.
Wie kann ich Verfügbarkeitsinformationen erstellen?
Um die Verfügbarkeit all Ihrer Ressourcen genau zu halten, möchten Sie die Arbeitszeiten und Zeitzoneninformationen für Ihre Konferenzräume überprüfen. Überprüfen Sie zunächst die aktuellen Einstellungen mithilfe des Befehls Get-MailboxCalendarConfiguration
Get-MailboxCalendarConfiguration -Identity "Boulder Conference Room"
Wir müssen die Zeitzone und die Arbeitszeiten mit Set-MailboxCalendarConfiguration aktualisieren. Wir werden die Zeitzone auf Zentral und die Startzeit auf 07:00 Uhr ändern.
Set-MailboxCalendarConfiguration -Identity "Boulder Conference Room" -WorkingHoursTimeZone "Central Standard Time" -WorkingHoursStartTime 07:00:00
Abschluss
Der Outlook-Raumfinder ist eine äußerst hilfreiche und nützliche Funktion für Ihre Benutzer, insbesondere da der „Hybridmodus“ im Laufe des Jahres 2022 am Arbeitsplatz immer verbreiteter wird. Standardmäßig fehlen jedoch viele dieser Einstellungen, was den Raumfinder weniger hilfreich macht. Hoffentlich gibt Ihnen dieser Leitfaden einen guten Start in diese Funktion, um die Effizienz und Benutzererfahrung für Ihre Mitarbeiter zu steigern.
Übrigens, eine weitere sehr willkommene Funktion kommt zu Outlook – RSVP-Verbesserungen für Besprechungen. Wenn Sie eine Besprechungseinladung annehmen, können Sie auf Ja klicken und dann ‚Virtuell‘ oder ‚Persönlich‘ wählen. Dies soll im 2. Quartal 2022 in Outlook im Web veröffentlicht werden.
Source:
https://petri.com/deep-dive-understanding-how-outlook-room-finder-uses-the-places-service/