你是否管理你的团队日程安排？你使用什么工具？你知道Microsoft Teams的Shifts吗？我相信在某个时候你也使用过Excel电子表格作为日程安排工具。使用Excel并没有什么可羞愧的，我相信每个处理日程安排的人都会这样做。
将Excel用于管理班次太过繁琐，因为它并没有专门设计用于此目的。老实说，尽量避免使用Excel作为日程安排工具，尤其是在有更好的工具可以使用的情况下。
如果你的组织购买了包含Microsoft Teams的Office 365订阅，那么你很幸运，因为现在你可以转而使用Microsoft Teams的Shifts应用程序。
在本文中，你将学习如何使用Microsoft Teams中的Shifts来创建、发布和管理团队的日程安排的基础知识。
什么是Microsoft Teams的Shifts应用程序，它适用于谁？
简而言之，Shifts是预装在Microsoft Teams中的日程管理工具应用程序。Shifts提供了一个精简的界面，允许团队负责人创建、发布和管理前线工作人员的班次和班次分配。
前线工作人员是那些参与组织日常运营的人员。他们通常是客户与您的组织之间的最初联系人。
开始之前
在你繼續之前，本文章將有一些你可以跟著操作的示例。而這些示例需要：
- 使用 Microsoft Teams（非免費版）。如果你尚未擁有，或者想要在測試環境中試用，你可以申請一個Office 365 試用訂閱。
- 使用 Microsoft Teams 的客戶端應用程式；桌面版、網頁版、手機版。
尋找 Shifts 應用程式
當你第一次探索 Shifts 應用程式時，你可能會困惑如何找到 Shifts 應用程式。下面的示例將展示如何在手機應用程式和桌面應用程式中啟動 Microsoft Teams Shifts 應用程式，包括 Teams 網頁應用程式。
無論是在桌面客戶端還是在瀏覽器中，啟動 Shifts 的方法完全相同。首先，打開 Teams 桌面版或Teams 網頁應用程式。然後，在左側窗格中，點擊由省略號表示的更多新增的應用按鈕。一旦彈出選單顯示，點擊Shifts。
下圖顯示了如何使用 Teams 手機應用程式在手機設備上訪問 Shifts 應用程式。你必須點擊更多按鈕，然後點擊Shifts應用程式。
您可能已經注意到，從上面的圖片中，無論是桌面應用程序還是移動應用程序中的按鈕放置非常相似。然而，方向上有所不同。Microsoft Teams的開發人員和設計師在盡可能保持桌面和移動體驗一致性方面做得非常出色。
創建團隊日程表
在您可以為團隊創建日程表之前，主要要求是您必須是一個團隊的擁有者。如果您還沒有團隊，您需要創建一個團隊，或者加入一個現有的團隊並要求被添加為該團隊的擁有者。
當您確定擁有團隊所有權後，可以開始為您的團隊創建日程表。
首先，啟動Shifts應用程序。您將看到您目前擁有的團隊列表。點擊團隊名稱旁邊的創建按鈕。在下面的示例中，選擇了工程團隊。
點擊創建按鈕後，下一步是確認適合所創建日程表的團隊的時區。如果團隊成員分布在不同的時區，則由您來制定使用哪個時區的策略。
I the example below, the time zone selected is UTC+8, and the closest city chosen is Manila. Once you’ve made your selection, click on the Confirm button.
然後，等待團隊的日程表創建完成。完成日程表創建後，您將看到一條歡迎導覽消息。根據您的喜好，您可以點擊開始導覽或跳過。在下面的示例中，將跳過導覽。
添加群組名稱和群組成員
現在，您已經建立了一個團隊日程表，您需要在日程表中創建一個群組並將成員添加到該群組中。為了更好地理解團隊日程表的層次結構，請參考下面的圖表。
如上圖所示，一個團隊日程表可以包含一個或多個群組。而且，每個群組可以有多個成員。
在創建團隊日程表之後，會自動創建一個群組。創建的群組沒有名稱。因此，為群組添加一個描述性的名稱是有意義的。
在下面的示例中，首個創建的群組將被命名為“開發人員”，指明該群組的成員是屬於工程團隊的開發人員。
團隊日程表的創建者會自動被添加為自動創建的第一個群組的成員。
現在，您的群組已經命名適當，是時候將成員添加到其中了。將成員添加到群組中可以確保您可以指派班次給他們。
要將成員添加到群組中，請點擊群組名稱旁邊的添加成員到群組按鈕。
然後，您可以像下面顯示的那樣將人員添加到群組中。您需要輸入要添加的人員的姓名或電子郵件地址，然後點擊添加。完成添加人員到群組後，請點擊關閉。
在這一點上，您已成功創建了您的第一個團隊排班，一個具有成員和空班次的命名組。把它想像成一個新的空白畫布，您將在其中開始策劃團隊的班次覆蓋計劃。
創建和分配班次排程
您可以使用幾種方法來創建和分配班次和休假排程。在接下來的章節中，您將更多地了解這些方法。
分配班次
班次可以是開放的班次。開放的班次是尚未分配給您的團隊可以申請的班次。否則，班次將直接分配給團隊成員。
要添加班次排程，請單擊要分配排程的人所在行的日期上的更多選項按鈕。然後，點擊添加班次。
接下來，您需要設置正在創建的開放班次的參數。您可以更改以下內容：
- 表示班次的顏色。
- 正在創建的開放班次數量。
- 班次覆蓋的日期和時間。
- 自定義標籤。這將顯示在班次的時間之前。
- 作為無薪休息計算的分鐘數。
- 最多500個字符的班次備註。
- 您可能想要與此特定班次一起跟踪的任何其他班次活動。
當您完成了班次的定義，請點擊保存。請參閱下面的示例演示，了解如何添加班次排程。
現在，您已成功地創建並分配了團隊成員的班次。您可以重複相同的步驟，為更多的人添加排班或添加更多的天數。
複製班次
您可以複製一個現有的排班給另一個可以在同一個班次上工作的團隊成員，而不是手動添加班次給您的團隊。
要複製一個班次，請點擊要複製的特定班次上的更多選項按鈕，然後將其粘貼到另一個班次槽。您可以參考下面的示範了解如何複製和粘貼班次。
上面只是演示了如何將單個班次的排班從一個成員複製到另一個成員。但是，您也可以複製多個班次並將它們粘貼到多個天數中。
在下面的示例中，成員將在整個週期內工作相同的班次。為了節省手動工作的時間，可以將相同的排班複製到整個週期。
此外，可以使用複製排班功能將整週的相同班次排班複製到未來的日期。
只需點擊位於右上角的複製排班按鈕。然後，選擇是否包括Microsoft Teams Shifts的備註、休假、活動和空缺班次。最後，選擇要複製排班的目標日期。點擊複製按鈕開始複製過程。
發佈排班
在這個時候，假設您已經創建並完成了您的團隊日程表。然而，這些日程表尚未顯示在您的團隊成員的視圖中，原因是日程表尚未發布。
要發布日程表，點擊屏幕右上角的分享給團隊按鈕。接下來，選擇要發布的日程表日期範圍。然後，您可以選擇是向整個團隊還是只向受到影響的成員發送通知。
日程表發布後，團隊成員將在他們的手機應用程序中收到有關新發布的工作日程的通知。您可以從下面的屏幕截圖中看到示例通知和已發布的日程表。
從上面的屏幕截圖中可以看出，工作人員現在可以看到即將到來的輪班。
導入日程表
除了創建和複製輪班外，還可以使用文件將日程表導入到Shifts應用程序中。這個選項使您能夠離線使用Excel創建日程表，保存文件，然後將日程表導入Shifts中。
Shifts應用程序使用標准模板來導入日程表。您可以直接從Shifts下載此模板。
要下載日程表模板，從Shifts應用程序中，點擊屏幕右上角的更多選項按鈕。點擊導入日程表，然後點擊標有下載模板的鏈接。
下載完模板文件後，打開它。您必須仔細閱讀模板中包含的指示列表，如下面的屏幕截圖所示。遵循這些指示有助於確保時間表上傳成功。
然後，轉到班次工作表並進行修改，以創建您的團隊的班次列表。在下面的示例中，正在創建的時間表是5月4日至5月8日的時間表。請注意，只有班次備註列是可選的。
在確定時間表後，使用您選擇的文件名保存文件。在此示例中，文件保存為c：\ demo \ schedule-may4-to-may8.xlsx。
現在，時間表文件已保存，您可以繼續導入它。返回到導入時間表頁面，然後點擊上傳文件按鈕。
接下來，找到並選擇保存的時間表文件。然後，點擊打開。時間表導入過程應該開始。此時，您只需要等待導入完成。
時間表導入完成後，時間表將自動發布，並通知團隊成員。
在班次中管理時間表
到目前為止，您已經學會了如何在班次中創建團隊時間表並使時間表發布供團隊使用。在本節中，您將學習管理團隊時間表的基礎知識。
批准和拒絕請求
團隊成員可以請求休假或調換班次，甚至可以將自己的班次提供給其他團隊成員。這些請求會進入團隊負責人的審批隊列中。
在下面的示例中，工人Jane Porter請求休假。該請求將進入待審批狀態。
作為團隊排班的負責人，您可以前往請求隊列以批准或拒絕請求。在下面的示例中，休假請求已獲批准。
查看排班
團隊排班有兩種視圖。這些視圖允許您按人員或班次查看班次。
人員視圖是您在本文中一直看到的默認視圖。此視圖顯示了作為群組成員的人員列表，您可以查看其分配的班次。
班次視圖顯示了班次列表，以及每個班次分配了多少人。當您需要檢查班次是否已安排好時，這很有用。
要在人員和班次之間切換視圖，請點擊排班表右上部分的視圖菜單。然後，點擊人員或班次菜單項目以在兩個視圖之間切換。下面的演示向您展示了如何在人員和班次視圖之間切換。
導出排班
有時候，您可能需要離線查看、審查或分析團隊排班。幸運的是，Shifts提供了將排班導出為可以在Excel中查看的文件的功能。
要匯出行程，點擊行程右上角的「更多選項」選單，然後點擊「匯出行程」。接下來，在匯出對話框中，選擇要匯出的行程日期範圍。
您也可以自訂匯出選項，如關閉或啟用「包含班次備註」、「包含每日工時」和「包含休假時間」。完成選擇後，點擊「匯出」按鈕。
啟用時間時鐘
Shifts 的另一個優秀功能是時間時鐘。啟用時間時鐘可以更精確地查看團隊成員所使用的班次和休息時間。
此外，時間時鐘功能還可用於允許員工僅在特定授權位置（例如辦公室位置）打卡。
要啟用時間時鐘，進入團隊行程的「設定」，向下捲動頁面直到看到「時間時鐘」部分。點擊「開始設定」，然後點擊「下一步」。
在「時間時鐘設定」頁面中，您可以選擇「包含位置偵測」。如果啟用位置偵測，您需要添加授權位置（包括 GPS 和座標）。如果不想啟用此功能，請取消勾選，然後點擊「開啟」。
啟用時間時鐘後，團隊成員將能夠使用他們的移動設備，追蹤他們的班次和休息時間。
下面的截圖顯示，時間時鐘選項現在可用於這個團隊成員。
下面的截圖顯示了團隊成員在打卡時時間時鐘的外觀。
下一個截圖顯示了團隊成員在休息期間時間時鐘顯示的內容。
導出時間時鐘報告
啟用時間時鐘並開始使用後，作為團隊擁有者，您自然會希望查看打卡報告。
要導出時間追蹤報告，您需要回到團隊排班設定，然後點擊導出
導出的時間追蹤報告可以在Excel中打開。下面是時間追蹤報告的一部分的截圖。
結論
在本文中，您了解了如何使用Microsoft Teams中的Shifts應用程序來創建和管理團隊的排班。使用Shifts應用程序，您可以為團隊成員分配班次，並在發布更改時通知他們。
Shifts應用程序方便團隊擁有者或經理批准和拒絕排班更改的請求。然後，Shifts將自動反映這些更改，無需手動干預。
您還了解到，通過使用時間時鐘功能，可以更準確地跟踪工人的工時。如果啟用了位置檢測，Shifts還可以作為團隊的打卡應用程序。
本文並非關於使用Shifts應用程式的全面指南，而是旨在引起您的興趣並向您介紹Shifts應用程式。我希望您在本文中獲得的知識能幫助您開始轉向使用Microsoft Teams Shifts作為您首選的排班工具。
進一步閱讀
Source:
https://adamtheautomator.com/microsoft-teams-shifts/