Você gerencia o cronograma da sua equipe? Qual ferramenta você está usando? Você conhece o Microsoft Teams Shifts? Tenho certeza de que em algum momento você já usou planilhas do Excel como ferramenta de agendamento. Não há vergonha nisso, e acredito que todos que lidaram com a criação de cronogramas também fizeram isso.
O uso do Excel para gerenciar turnos é muito manual, já que não foi projetado explicitamente para esse fim. E, francamente, você deve parar de usar o Excel como ferramenta de agendamento sempre que possível, especialmente quando há uma ferramenta melhor projetada para isso.
Se sua organização paga uma assinatura do Office 365 que inclui o Microsoft Teams, então você está com sorte, porque agora você pode fazer a transição para o uso do aplicativo Microsoft Teams Shifts.
Neste artigo, você aprenderá o básico do uso do Shifts no Microsoft Teams para criar, publicar e gerenciar o cronograma da sua equipe.
O que é o aplicativo Microsoft Teams Shifts e para quem ele é destinado?
Em poucas palavras, o Shifts é uma ferramenta de gerenciamento de cronograma que vem pré-carregada no Microsoft Teams. O Shifts oferece uma interface refinada que permite aos proprietários de equipe criar, publicar e gerenciar turnos e atribuições de turno de trabalhadores da linha de frente.
Os trabalhadores da linha de frente são aqueles envolvidos nas operações diárias de uma organização. Eles são tipicamente o ponto de contato inicial entre um cliente e sua organização.
Antes de começar
Antes de prosseguir, este artigo terá exemplos com os quais você pode acompanhar. E esses exemplos requerem:
- Acesso ao Microsoft Teams (não gratuito). Se você ainda não possui isso, ou se deseja experimentar usando um ambiente de teste, você pode solicitar uma assinatura de avaliação do Office 365.
- Acesso às aplicações cliente do Microsoft Teams; desktop, web, móvel.
Encontrar o aplicativo Shifts
Quando você está explorando o aplicativo Shifts pela primeira vez, pode ficar confuso sobre como encontrar o aplicativo Shifts. Os exemplos abaixo mostram como iniciar o aplicativo Shifts do Microsoft Teams usando aplicativos móveis e desktop, incluindo o aplicativo web do Teams.
Do cliente desktop ou do navegador, a maneira de abrir o Shifts é exatamente a mesma. Primeiro, abra o desktop do Teams ou o aplicativo web do Teams. Em seguida, no painel esquerdo, clique no botão Mais aplicativos adicionados, representado por três pontos. Uma vez que o menu suspenso é exibido, clique em Shifts.
A imagem abaixo mostra como acessar o aplicativo Shifts usando o aplicativo móvel do Teams em dispositivos móveis. Você deve tocar no botão Mais, em seguida, clique no aplicativo Shifts.
Você pode ter percebido, a partir da imagem acima, que a disposição dos botões nos aplicativos para desktop e mobile é muito semelhante. No entanto, há uma diferença na orientação. Os desenvolvedores e designers do Microsoft Teams fizeram um excelente trabalho ao manter a experiência no desktop e no mobile o mais consistente possível.
Criando um Cronograma de Equipe
O requisito principal antes de criar um cronograma para uma equipe é ser o proprietário de uma equipe. Se você ainda não tem uma equipe, precisará criar uma equipe ou entrar em uma equipe existente e pedir para ser adicionado como proprietário dessa equipe.
Quando você tiver confirmado sua propriedade da equipe, poderá começar a criar um cronograma para a equipe.
Primeiro, abra o aplicativo Shifts. Você verá a lista de equipes que você possui. Clique no botão Criar ao lado do nome da equipe. No exemplo mostrado abaixo, a equipe Engenharia está selecionada.
Após clicar no botão Criar, o próximo passo é confirmar o fuso horário adequado para a equipe para a qual você está criando o cronograma. Se os membros da equipe estão espalhados por diferentes fusos horários, cabe a você estrategizar qual fuso horário deve ser usado.
I the example below, the time zone selected is UTC+8, and the closest city chosen is Manila. Once you’ve made your selection, click on the Confirm button.
Em seguida, aguarde a conclusão da criação do cronograma para a equipe. Uma vez concluída a criação do cronograma, você verá uma mensagem de boas-vindas ao tour. Dependendo da sua preferência, você pode clicar em Iniciar tour ou Pular. No exemplo abaixo, o tour será pulado.
Adicionando um Nome de Grupo e Membros do Grupo
Agora que você criou um cronograma de equipe, precisará criar um grupo dentro do cronograma e também adicionar membros a esse grupo. Para entender melhor a hierarquia quando se trata de cronogramas de equipe, consulte o diagrama abaixo.
Como pode ver no diagrama acima, um cronograma de equipe pode ter um ou mais grupos nele. E, cada grupo pode ter vários membros.
Após criar um cronograma de equipe, um grupo é criado automaticamente. O grupo que foi criado não tem um nome. Portanto, faz sentido adicionar um nome que seja descritivo do grupo.
No exemplo abaixo, o primeiro grupo criado será nomeado como Desenvolvedores, indicando que os membros do grupo são os desenvolvedores que pertencem à equipe de Engenharia.
O criador do cronograma de equipe é automaticamente adicionado como membro do primeiro grupo que foi criado automaticamente.
Agora que seu grupo está adequadamente nomeado, é hora de adicionar membros a ele. Adicionar membros ao grupo garante que haja pessoas às quais você pode atribuir turnos.
Para adicionar membros ao grupo, clique no botão Adicionar membro ao grupo ao lado do nome do grupo.
Você será então autorizado a adicionar pessoas ao grupo, como mostrado abaixo. Você deve digitar o nome ou endereço de e-mail da pessoa a ser adicionada e, em seguida, clicar em Adicionar. Quando terminar de adicionar pessoas ao grupo, clique em Fechar.
Neste ponto, você terá criado com sucesso sua primeira agenda de equipe, um grupo nomeado com membros do grupo e turnos vazios. Pense nisso como uma nova tela em branco onde você começará a planejar a cobertura de turnos da sua equipe.
Criando e Atribuindo Escalas de Turno
Há várias maneiras de criar e atribuir turnos e folgas. Nas próximas seções, você aprenderá mais sobre esses métodos.
Atribuindo Turnos
Os turnos podem ser um turno aberto. Turnos abertos são turnos que ainda não foram atribuídos e que sua equipe pode solicitar. Caso contrário, os turnos são atribuídos diretamente aos membros da equipe.
Para adicionar uma escala de turno, clique no botão Mais opções no dia que está na linha da pessoa para quem a escala será atribuída. Em seguida, clique em Adicionar turno.
Em seguida, você precisará configurar os parâmetros do turno aberto que está criando. Você pode alterar coisas como:
- A cor para representar o turno.
- Quantos espaços de turno aberto você está criando.
- A data e hora cobertas pelo turno.
- Rótulos personalizados. Isso será mostrado em vez do horário do turno.
- O número de minutos contados como pausa não remunerada.
- Nota de turno de até 500 caracteres.
- Quaisquer atividades adicionais de turno que você possa querer rastrear junto com este turno específico.
Quando terminar de definir o turno, clique em Salvar. Veja o exemplo de demonstração abaixo de como adicionar uma escala de turno.
Agora, você criou e atribuiu com sucesso os turnos às pessoas em sua equipe. Você pode repetir os mesmos passos para adicionar um cronograma a mais pessoas ou para adicionar mais dias.
Copiando Turnos
Em vez de adicionar manualmente turnos à sua equipe, você pode simplesmente copiar um cronograma existente para outro membro da equipe que pode trabalhar no mesmo turno.
Para copiar um turno, clique no botão Mais opções no turno específico a ser copiado e depois cole em outro intervalo de turno. Você pode consultar a demonstração abaixo sobre como copiar e colar um turno.
O acima apenas demonstra como copiar um único cronograma de turno de um membro para outro. Mas você também pode copiar vários turnos e colá-los em vários dias.
No exemplo abaixo, os membros estarão trabalhando nos mesmos turnos respectivos durante toda a semana. Para economizar tempo no esforço manual, o mesmo cronograma pode ser copiado para o resto da semana.
Além disso, o mesmo cronograma de turnos para a semana pode ser copiado para datas futuras usando a função de cópia de cronograma.
Basta clicar no botão Copiar cronograma localizado na área superior direita. Em seguida, escolha se deseja ou não incluir as observações dos turnos do Microsoft Teams, Tempo livre, Atividades, Turnos abertos. Por fim, escolha a data de destino para o cronograma copiado. Clique no botão Copiar para iniciar o processo de cópia.
Publicando Cronogramas
Neste ponto, suponha que você já tenha criado e finalizado o cronograma da sua equipe. No entanto, esses cronogramas ainda não serão refletidos na visualização dos membros da sua equipe, simplesmente porque o cronograma ainda não foi publicado.
Para publicar o cronograma, clique no botão Compartilhar com a equipe no canto superior direito da tela. Em seguida, escolha o intervalo de datas do cronograma que você deseja publicar. Depois, você pode escolher se deseja enviar uma notificação para toda a equipe ou apenas para aqueles afetados pelo cronograma publicado.
Assim que o cronograma for publicado, os membros da equipe receberão uma notificação em seus aplicativos móveis sobre o cronograma de trabalho recém-publicado. Uma notificação de exemplo e o cronograma publicado podem ser vistos na captura de tela abaixo.
Como você pode ver na captura de tela acima, o trabalhador agora pode ver os próximos turnos a partir do cronograma publicado.
Importação de Cronogramas
Além de criar e copiar turnos, os cronogramas também podem ser importados usando um arquivo no aplicativo Shifts. Essa opção permite que você crie cronogramas offline usando o Excel, salve o arquivo e, posteriormente, importe o cronograma para o Shifts.
O aplicativo Shifts usa um modelo padrão para a importação de cronogramas. Esse modelo pode ser baixado diretamente do Shifts.
Para baixar o modelo de cronograma, no aplicativo Shifts, clique no botão Mais opções no canto superior direito. Clique em Importar Cronograma, em seguida, clique no link que diz Baixar modelo.
Abra o arquivo de modelo uma vez que tenha sido baixado. Você deve ler cuidadosamente a lista de instruções que estão incluídas no modelo, como você pode ver na captura de tela abaixo. Seguir essas instruções ajuda a garantir que o envio do cronograma seja bem-sucedido.
Em seguida, vá para a planilha de Turnos e modifique para criar a lista de turnos para sua equipe. No exemplo abaixo, o cronograma sendo criado é para os dias 4 a 8 de maio. Note que apenas a coluna de Notas do Turno é opcional.
Depois de finalizar o cronograma, salve o arquivo usando um nome de arquivo de sua escolha. Neste exemplo, o arquivo é salvo como c:\demo\cronograma-maio4-a-maio8.xlsx.
Agora que o arquivo do cronograma está salvo, você pode prosseguir para importá-lo. Volte para a página de importação do cronograma e clique no botão Enviar arquivo.
Em seguida, localize e selecione o arquivo do cronograma que você salvou. Depois, clique em Abrir. O processo de importação do cronograma deve começar. Neste ponto, você só precisa esperar que a importação termine.
Após o cronograma ter sido importado, ele será automaticamente publicado, e os membros da equipe serão notificados.
Gerenciando Cronogramas em Turnos
Até agora, você aprendeu como criar um cronograma de equipe em Turnos e fazer com que o cronograma seja publicado para consumo de sua equipe. Nesta seção, você aprenderá o básico de gerenciar o cronograma de sua equipe.
Aprovando e Rejeitando Solicitações
Os membros da equipe podem solicitar folga ou troca de turno, ou até mesmo oferecer seu turno a outra pessoa na equipe. Essas solicitações vão para a fila do proprietário da equipe para aprovação.
No exemplo abaixo, a trabalhadora Jane Porter solicita folga. A solicitação será colocada como pendente para status final de aprovação.
Na sua visualização, como proprietário do cronograma da equipe, você pode ir para a fila de Solicitações para aprovar ou rejeitar a solicitação. No exemplo abaixo, a solicitação de folga é aprovada.
Visualizando Cronogramas
Há dois tipos de visualizações para o cronograma da sua equipe. Essas visualizações permitem ver os turnos por pessoa ou por turno.
A visualização de Pessoas é a visualização padrão que você tem visto neste artigo. Esta visualização mostra a lista de pessoas como membros dos grupos onde você pode ver seus turnos atribuídos.
A visualização de Turno mostra a lista de turnos, juntamente com quantas pessoas estão atribuídas a cada turno. Isso é útil quando você precisa revisar se os turnos estão cobertos ou não.
Para mudar entre as visualizações de Pessoas e Turno, clique no menu Visualizar na parte superior direita do cronograma. Em seguida, clique no item de menu Pessoas ou Turno para alternar entre as duas visualizações. A demonstração abaixo mostra como alternar entre as visualizações de Pessoas e Turno.
Exportando Cronogramas
Às vezes, você pode precisar visualizar, revisar ou analisar o cronograma da equipe offline. Felizmente, os Turnos incluem uma função para exportar o cronograma para um arquivo que pode ser visualizado no Excel.
Para exportar um cronograma, clique no menu Mais opções no canto superior direito do cronograma, depois clique em Exportar cronograma. Em seguida, quando a caixa de diálogo de exportação aparecer, selecione o intervalo de datas do cronograma que você deseja exportar.
Você também pode personalizar a exportação desativando ou ativando opções para incluir observações de turno, incluir horas diárias e incluir folga. Quando terminar sua seleção, clique no botão Exportar.
Ativando o Relógio de Ponto
Outra excelente característica dos Turnos é o Relógio de Ponto. Ativar o relógio de ponto permite uma visão mais detalhada dos horários de turno e pausa consumidos por um membro da equipe.
Além disso, a função do relógio de ponto também pode ser usada para permitir que os trabalhadores façam o registro de entrada em um local especificamente autorizado apenas (por exemplo, um local de escritório).
Para ativar o relógio de ponto, vá para as Configurações do cronograma da equipe, role para baixo até ver a seção de Relógio de Ponto. Clique em Começar configuração, depois clique em Próximo.
Na página de Configuração do Relógio de Ponto, você tem a opção de Incluir detecção de localização. Se você ativar a detecção de localização, precisará adicionar um local autorizado (incluindo GPS e coordenadas). Se não quiser ativar esse recurso, deixe desmarcado e clique em Ativar.
Após ativar o relógio de ponto, os membros da equipe terão acesso ao relógio de ponto e poderão começar a registrar seus horários de turno e pausa usando seus dispositivos móveis.
A captura de tela abaixo mostra que a opção de Relógio de Ponto está agora disponível para este membro da equipe.
A captura de tela abaixo mostra como é o relógio de ponto quando o membro da equipe está registrando o ponto.
A próxima captura de tela mostra o que o relógio de ponto exibe enquanto o membro da equipe está consumindo seus minutos de intervalo.
Exportando o Relatório do Relógio de Ponto
Após ativar o relógio de ponto e os membros da equipe começarem a usá-lo, é lógico que você, como proprietário da equipe, queira visualizar o relatório de entrada/saída do relógio.
Para exportar o relatório de controle de tempo, você precisa voltar ao agendamento da equipe Configurações, e então clicar em Exportar
O relatório de controle de tempo exportado pode então ser aberto no Excel. Abaixo está a captura de tela da parte do relatório de controle de tempo.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu o básico sobre como usar o aplicativo Shifts no Microsoft Teams para criar e gerenciar escalas para equipes. Usando o aplicativo Shifts, você pode atribuir escalas aos membros de sua equipe e notificá-los sobre alterações quando forem publicadas.
O aplicativo Shifts torna conveniente para proprietários ou gerentes de equipe aprovar ou rejeitar solicitações de alterações de escala. Em seguida, essas alterações são refletidas no Shifts sem intervenção manual necessária.
Você também aprendeu que com o uso da função de relógio de ponto, as horas dos trabalhadores podem ser rastreadas com mais precisão. E, se a detecção de localização estiver ativada, o Shifts também pode atuar como o aplicativo de entrada/saída de tempo para sua equipe.
Este artigo não é um guia definitivo para usar o aplicativo Shifts, mas sim tem o objetivo de despertar seu interesse e apresentar o aplicativo Shifts a você. Espero que o conhecimento adquirido neste artigo o ajude a iniciar sua transição para usar o Microsoft Teams Shifts como sua ferramenta principal de agendamento.
Leitura Adicional
Source:
https://adamtheautomator.com/microsoft-teams-shifts/