Nextcloud – это платформа с открытым исходным кодом для совместной работы, которая позволяет создавать безопасное хранилище файлов с функциями совместного использования и синхронизации. Можно сказать, что Nextcloud – идеальное решение для управления файлами, так как эта платформа позволяет делиться файлами и папками на вашем компьютере и мгновенно синхронизировать их с вашим сервером Nextcloud.
Однако Nextcloud полезен не только для фотографий и мультимедийных файлов. Эта платформа предлагает много возможностей для работы с офисными документами. В этой статье вы узнаете, как работать с документами в вашем экземпляре Nextcloud.
Организация централизованного облачного хранилища
С Nextcloud вы можете создать удобное хранилище, где вы сможете хранить и управлять всеми своими текстовыми документами, таблицами и презентациями. Вы можете загружать их вручную или импортировать офисные файлы из сторонних хранилищ, установив соответствующие приложения из встроенного магазина приложений.
Например, можно интегрировать Dropbox, OneDrive и Google Drive. Таким образом, вы можете импортировать ваши офисные документы и другие данные в хранилище Netxcloud.
Управление документами легко.
Nextcloud позволяет управлять документами различными способами. Вы можете создавать папки и подпапки, чтобы хранить документы разных типов отдельно. Например, вы можете создать папку для презентаций и одну для электронных таблиц. Также вы можете легко переименовывать, копировать или перемещать офисные файлы, выбрав необходимую опцию из контекстного меню при щелчке правой кнопкой мыши.
Чтобы быстро получить доступ к необходимым документам, вы можете отметить их как избранные. Когда вам нужно будет работать с ними, просто щелкните по значку Избранные на панели слева, и вы увидите все доступные документы с этим статусом.
Еще одна полезная функция – возможность назначать теги. Если вы хотите создать тег, вам просто нужно открыть файл через вид Детали в контекстном меню. Затем введите то, что вы хотите использовать в качестве тега. Вы можете назначить несколько тегов одному файлу. Все теги используются всеми пользователями на вашем сервере Nextcloud.
Более того, все пользователи Nextcloud могут оставлять комментарии. Вы можете использовать вид Детали, чтобы добавить свои комментарии к документу или прочитать оставленные другими. Комментарии видны пользователям, которые имеют доступ к файлу.
Доступ к вашим документам с компьютера и мобильного устройства
Nextcloud поставляется с полной поддержкой WebDAV, так что вы можете легко подключаться и синхронизироваться со своими документами из хранилища Nextcloud через этот протокол. Вы можете подключаться к устройствам Linux, Windows и macOS, а также к мобильным приложениям для Android и iOS.
После подключения вы можете синхронизировать свой настольный ПК или смартфон с вашим сервером Nextcloud. Это особенно полезно, когда вы постоянно в движении и нуждаетесь в доступе к своим документам из разных мест.
Поделиться документами с другими
То, что делает Nextcloud великолепным, это его возможности для безопасного обмена файлами. Как пользователь Nextcloud, вы можете делиться файлами и даже папками с общедоступными ссылками, другими пользователями и группами, кругами и беседами Talk.
При совместном использовании документа, электронной таблицы или презентации вы можете разрешить редактирование файла с помощью решений по совместному редактированию Nextcloud, таких как ONLYOFFICE.
Дополнительные параметры обмена для файлов офисного формата:
- Скрыть загрузку – эта опция удаляет кнопку загрузки, делая невозможным скачивание файла.
- Защитить паролем – эта опция позволяет установить пароль.
- Установить срок действия – эта опция автоматически отключает обмен в определенный день.
- Примечание для получателя – эта опция позволяет отправить сообщение получателю.
- Отменить обмен – эта опция предназначена для отмены обмена.
- Добавить еще одну ссылку – эта опция позволяет создать различные общедоступные ссылки с разными правами.
В Nextcloud также доступен внутренний обмен.
Шифруйте свои документы
Если вы работаете с конфиденциальной информацией, вам определенно пригодится эта функция. Дело в том, что Nextcloud поставляется с приложением для шифрования на стороне сервера. После его включения все ваши файлы Nextcloud автоматически шифруются на стороне сервера.
Приложение для шифрования использует ваш логин в качестве пароля для вашего уникального ключа шифрования, поэтому вам ничего делать не нужно. Просто войдите в свой экземпляр Nextcloud и управляйте своими офисными документами, как обычно. Не забывайте, что вы можете в любой момент изменить свой пароль.
Вы можете включить шифрование на стороне сервера в настройках администратора.
Редактирование и совместная работа над документами с ONLYOFFICE
Nextcloud легко интегрируется с некоторыми офисными пакетами, позволяя вам создавать и редактировать офисные документы онлайн. Одним из лучших решений является пакет офисных приложений с открытым исходным кодом для редактирования и совместной работы над документами – ONLYOFFICE Docs. После интеграции ONLYOFFICE Docs возможно редактирование файлов DOCX, XLSX, PPTX, CSV и TXT, а также просмотр PDF-файлов.
С этим онлайн-офисным пакетом вы можете совместно работать с другими пользователями Nextcloud в реальном времени. Для этой цели ONLYOFFICE Docs предоставляет полный набор функций совместной работы, включая два режима совместного редактирования (быстрый и строгий), управление версиями и историей версий, отслеживание изменений, комментарии, упоминания пользователей и общение через встроенный чат.
Реальное совместное редактирование документов даже возможно между различными федеративными экземплярами Nextcloud, подключенными к единственному серверу документов ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).
Прочтите это руководство, чтобы узнать, как интегрировать ONLYOFFICE Docs с Nextcloud.
Создавайте и заполняйте онлайн-формы
Помимо традиционных текстовых документов, электронных таблиц и презентаций, ONLYOFFICE Docs также позволяет работать с заполняемыми формами. Другими словами, вы можете создавать, редактировать и совместно работать над документами с заполняемыми полями. Эти поля могут быть разных типов. Например, текстовые поля, переключатели, выпадающие списки, флажки, комбинированные списки и изображения.
При создании заполняемой формы вы можете добавлять столько полей, сколько нужно, и настраивать их свойства. ONLYOFFICE Docs работает с DOCXF, собственным форматом для шаблонов форм. Таким образом, когда вы создаете форму, вы создаете файл DOCX, который можно редактировать, а также делиться им с другими для совместной работы.
Когда ваша DOCXF форма готова, вы можете сохранить ее как OFORM. Это еще одно расширение файла, разработанное командой ONLYOFFICE. Этот формат используется для готовых заполняемых форм. Основное отличие OFORM заключается в том, что такой файл нельзя редактировать, кроме как вводить данные в поля.
Когда вы открываете файл OFORM, вы не увидите никаких инструментов редактирования. Вы сможете перемещаться по существующим полям и вводить необходимые данные. Когда файл OFORM будет завершен, вы сможете сохранить его в формате PDF и скачать его прямо из интерфейса редактора.
Используйте дополнительные разрешения на совместное использование
Помимо стандартных разрешений на обмен файлами, ONLYOFFICE Docs предлагает набор расширенных прав доступа, которые вы можете использовать при совместном использовании офисного файла с другими пользователями:
- С полным доступом вы можете делать все, что хотите.
- С только просмотром вы можете открыть файл для просмотра, но редактирование запрещено.
- С комментированием вы можете просматривать файл и оставлять комментарии к нему.
- С обзором вы можете использовать режим отслеживания изменений.
- С пользовательским фильтром другие пользователи не смогут изменить установленный фильтр при редактировании общей таблицы.
Nextcloud позволяет вам делиться офисными файлами с помощью перетаскивания в разговоре. Все участники чата получат доступ к общему файлу.
Преобразуйте офисные документы в форматы OOXML
ONLYOFFICE Docs также поставляется с функциями конвертации. Таким образом, если у вас есть офисные документы, отличные от OOXML, вы можете конвертировать их одним щелчком. Список совместимых форматов для конвертации действительно длинный и включает DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.
Без преобразования в OOXML вы можете открыть такие файлы только для просмотра. Если вы хотите преобразовать файл в формате, отличном от OOXML, щелкните правой кнопкой мыши по нему и выберите опцию Преобразовать с помощью ONLYOFFICE. После этого вы сможете открыть и редактировать его без ограничений.
Защитите ваши документы
Когда речь заходит о защите документов, у ONLYOFFICE Docs есть несколько действительно интересных функций. Самый простой способ предотвратить несанкционированный доступ к вашему документу — установить надежный пароль. При открытии документа вам придется вводить пароль каждый раз. Это очень удобно, если существует риск того, что кто-то может получить доступ к вашему устройству, когда вы временно отсутствуете.
Еще одна функция безопасности — возможность добавления водяных знаков. ONLYOFFICE Docs позволяют добавлять текстовый водяной знак или использовать изображение для защиты ваших офисных файлов. В настройках ONLYOFFICE вы также можете решить, хотите ли вы, чтобы водяные знаки отображались при совместном использовании файлов с функцией Secure view.
Для опытных пользователей есть что-то более сложное. ONLYOFFICE Docs используют JSON Web Token (JWT), поэтому вы можете включить эту технологию и настроить свой токен для обеспечения самого высокого уровня безопасности. Прочтите официальную документацию, если хотите узнать о JWT в ONLYOFFICE Docs.
Как видите, Nextcloud – отличная платформа для управления документами и обмена файлами. Однако она становится намного мощнее, когда вы интегрируете её с ONLYOFFICE Docs. Объединенное решение способно выполнять все офисные задачи и позволяет создать безопасную совместную среду на вашем локальном компьютере.
Source:
https://www.tecmint.com/work-with-documents-in-nextcloud/